投資項目歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司投資項目檔案管理，規(guī)范投資項目檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保投資項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為公司投資決策、項目管理和后續(xù)發(fā)展提供有效支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有投資項目從項目前期調(diào)研、立項、實施到竣工驗收等全過程形成的各類文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則投資項目檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則歸檔的文件材料應(yīng)真實反映投資項目的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.同步管理原則投資項目檔案管理工作應(yīng)與項目建設(shè)進度同步，做到項目進展到哪里，檔案管理工作就跟進到哪里。4.便于利用原則檔案的整理和保管應(yīng)便于查詢、檢索和利用，滿足公司內(nèi)部各部門及相關(guān)單位對投資項目檔案的使用需求。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善投資項目檔案管理的具體細(xì)則和流程。2.負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查投資項目各參與部門的檔案收集、整理和歸檔工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.集中統(tǒng)一保管投資項目檔案，建立健全檔案管理制度和檢索工具，做好檔案的日常維護和安全管理工作。4.按照規(guī)定向公司內(nèi)部各部門及相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.定期對投資項目檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.組織開展投資項目檔案管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高公司員工的檔案意識。（二）投資項目主管部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門投資項目檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案材料的齊全、完整和真實。2.明確本部門投資項目檔案管理的責(zé)任人，督促責(zé)任人按照檔案管理要求及時完成檔案整理和移交工作。3.配合檔案管理部門做好投資項目檔案的驗收、鑒定和銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.在項目建設(shè)過程中，指導(dǎo)和監(jiān)督項目各參與方做好各自形成文件材料的收集和整理工作，確保項目檔案的全面性。（三）項目參與部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在投資項目實施過程中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的真實、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理部門的要求和時間節(jié)點，及時將整理好的檔案移交至項目主管部門或檔案管理部門。3.配合檔案管理部門和項目主管部門做好檔案的審核、驗收和利用等工作，提供相關(guān)的說明和解釋。三、歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.項目前期文件項目建議書、可行性研究報告及批復(fù)文件。項目評估、咨詢報告及相關(guān)會議紀(jì)要。項目立項申請、審批文件及相關(guān)手續(xù)辦理材料。2.項目合同文件投資合作協(xié)議、股東協(xié)議、公司章程等。項目融資合同、貸款協(xié)議、擔(dān)保合同等?？辈煸O(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購合同等。其他與項目相關(guān)的合同文件。3.項目實施過程文件項目設(shè)計文件，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等。項目施工過程中的各類技術(shù)文件，如施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知等。項目質(zhì)量控制文件，如質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量驗收記錄、質(zhì)量事故處理文件等。項目進度管理文件，如項目進度計劃、進度報告、進度調(diào)整文件等。項目安全管理文件，如安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故處理文件等。項目成本管理文件，如項目預(yù)算、成本核算、費用支付憑證等。項目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告等。項目監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理工作總結(jié)等。項目會議文件，包括項目啟動會、協(xié)調(diào)會、推進會等會議紀(jì)要。項目往來文件，如與政府部門、合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等的函件、通知、報告等。4.項目竣工驗收文件項目竣工驗收申請報告及批復(fù)文件。項目竣工驗收報告，包括工程總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、質(zhì)量評估報告等。項目竣工決算報告及審計報告。項目竣工圖，包括總平面圖、建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖。項目設(shè)備清單、設(shè)備調(diào)試報告、設(shè)備驗收文件等。項目環(huán)保、消防、安全等專項驗收文件。5.其他文件項目相關(guān)的榮譽證書、獎勵文件等。項目影像資料，如項目建設(shè)過程中的照片、視頻等。其他與項目有關(guān)的重要文件材料。（二）歸檔要求1.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，圖樣準(zhǔn)確，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。2.文件材料應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。3.歸檔文件材料應(yīng)按照形成規(guī)律和有機聯(lián)系進行分類整理，一般可分為項目前期、項目實施、項目竣工驗收等類別，并按照時間順序排列。4.歸檔文件材料應(yīng)編制頁碼，頁碼應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確，標(biāo)注在文件材料正面的右下角、背面的左下角。5.歸檔文件材料應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目，字跡應(yīng)清晰、工整。6.歸檔文件材料應(yīng)裝訂整齊，采用線繩三孔左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。四、歸檔流程（一）收集1.項目各參與部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，按照歸檔范圍及時收集本部門在項目實施過程中形成的各類文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹、偽造或銷毀。3.對于重要文件材料的原件，應(yīng)妥善保管，如需提供復(fù)印件，應(yīng)注明原件保存處，并加蓋提供單位公章。（二）整理1.項目各參與部門收集的文件材料應(yīng)及時進行整理，按照歸檔要求進行分類、編號、編目、裝訂等工作。2.整理過程中應(yīng)認(rèn)真核對文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的文件材料應(yīng)及時補充或更正。3.項目主管部門應(yīng)對本部門及各參與部門整理好的檔案進行初步審核，確保檔案整理質(zhì)量符合要求。（三）移交1.項目各參與部門應(yīng)在項目完成或階段性工作結(jié)束后，按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交至項目主管部門。2.項目主管部門對接收的檔案進行審核后，應(yīng)及時移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門在接收檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，對不符合要求的檔案應(yīng)退回項目主管部門或相關(guān)部門進行補充完善。（四）歸檔1.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)按照檔案分類方案進行歸檔，將檔案存入專門的檔案庫房或檔案存儲設(shè)備中。2.歸檔后的檔案應(yīng)建立健全檔案檢索工具，如目錄索引、電子檔案數(shù)據(jù)庫等，便于查詢和利用。五、檔案保管與利用（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色、變質(zhì)等不符合保管要求的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。（二）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門及相關(guān)單位因工作需要查閱投資項目檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核后，根據(jù)檔案的密級和保管期限，確定是否提供查閱以及查閱的范圍和方式，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記薄上進行登記，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借或銷毀檔案，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.檔案查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認(rèn)真核對，確保檔案完整無損。6.因特殊情況需要借閱檔案時，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。7.借閱檔案的期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。8.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或拆卷，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對投資項目檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織項目主管部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及有關(guān)專家組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司的實際情況，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。4.檔案鑒定意見應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照檔案鑒定意見進行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案