技術(shù)文件動態(tài)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司技術(shù)文件的有效管理，確保技術(shù)文件的完整性、準確性、及時性和保密性，使其更好地服務(wù)于公司的生產(chǎn)、研發(fā)、質(zhì)量控制等各項工作，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有與技術(shù)相關(guān)的文件，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗標準、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)報告、技術(shù)協(xié)議等。（三）職責分工1.技術(shù)部門負責技術(shù)文件的歸口管理，制定和修訂技術(shù)文件管理制度，并組織實施。負責組織技術(shù)文件的編制、審核、批準、發(fā)放、回收、歸檔等工作。負責對技術(shù)文件的使用情況進行監(jiān)督和檢查，及時處理技術(shù)文件管理過程中出現(xiàn)的問題。2.其他部門負責本部門所產(chǎn)生技術(shù)文件的收集、整理、初步審核，并提交給技術(shù)部門進行歸口管理。負責按照技術(shù)文件的要求進行生產(chǎn)、操作、檢驗等工作，并對技術(shù)文件的適用性提出反饋意見。3.質(zhì)量管理部門負責對技術(shù)文件的質(zhì)量進行監(jiān)督和檢查，確保技術(shù)文件符合質(zhì)量管理體系的要求。參與技術(shù)文件的評審和驗證工作，對技術(shù)文件在質(zhì)量控制方面的合理性提出意見和建議。4.檔案管理部門負責技術(shù)文件的歸檔管理，按照檔案管理的要求對技術(shù)文件進行分類、編號、存儲和保管，確保技術(shù)文件的安全和完整。負責為技術(shù)文件的查閱、借閱等提供服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。（四）管理原則1.合法性原則：技術(shù)文件的制定、修訂和管理必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部的規(guī)章制度。2.系統(tǒng)性原則：技術(shù)文件應(yīng)涵蓋公司技術(shù)工作的各個方面，形成一個完整的體系，確保各項技術(shù)活動有章可循。3.準確性原則：技術(shù)文件的內(nèi)容應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)可靠，能夠真實反映公司的技術(shù)水平和生產(chǎn)實際情況。4.及時性原則：技術(shù)文件應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)進步和市場需求及時進行修訂和更新，確保其時效性。5.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的技術(shù)文件，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。二、技術(shù)文件的分類與編號（一）分類1.產(chǎn)品設(shè)計文件：包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、設(shè)計計算書、設(shè)計說明書、產(chǎn)品標準等，用于指導(dǎo)產(chǎn)品的設(shè)計和開發(fā)。2.工藝文件：包括工藝流程圖、工藝卡片、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等，用于指導(dǎo)產(chǎn)品的生產(chǎn)制造過程。3.檢驗文件：包括檢驗標準、檢驗規(guī)程、檢驗記錄表格等，用于對產(chǎn)品質(zhì)量進行檢驗和控制。4.技術(shù)規(guī)范：包括原材料標準、零部件標準、設(shè)備維護保養(yǎng)規(guī)范等，用于規(guī)范公司的技術(shù)活動和生產(chǎn)運營。5.技術(shù)報告：包括研發(fā)項目報告、技術(shù)總結(jié)報告、質(zhì)量分析報告等，用于總結(jié)公司的技術(shù)工作成果和經(jīng)驗教訓(xùn)。6.技術(shù)協(xié)議：包括與供應(yīng)商、客戶簽訂的技術(shù)合作協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓協(xié)議等，明確雙方在技術(shù)方面的權(quán)利和義務(wù)。（二）編號1.技術(shù)文件編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，由公司代碼、文件類別代碼、年份代碼、順序號等部分組成。2.公司代碼：采用公司名稱的英文縮寫或特定代碼表示。3.文件類別代碼：根據(jù)技術(shù)文件的分類，分別用不同的字母或數(shù)字表示，如“PD”表示產(chǎn)品設(shè)計文件，“GY”表示工藝文件，“JY”表示檢驗文件等。4.年份代碼：采用四位數(shù)字表示文件編制或修訂的年份。5.順序號：按照文件編制或修訂的先后順序，從0001開始依次編號。6.示例：某產(chǎn)品設(shè)計圖紙的編號為“ABCPD20230010”，其中“ABC”為公司代碼，“PD”為產(chǎn)品設(shè)計文件類別代碼，“2023”為年份代碼，“0010”為順序號。三、技術(shù)文件的編制與審核（一）編制要求1.技術(shù)文件的編制應(yīng)依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)、行業(yè)標準、公司技術(shù)要求和實際工作需要進行，確保文件內(nèi)容的科學性、合理性和可行性。2.編制人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉公司的生產(chǎn)工藝和技術(shù)流程，能夠準確理解和傳達技術(shù)信息。3.技術(shù)文件應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和規(guī)范，包括文件編號、名稱、編制日期、審核日期、批準日期、版本號、頁碼等，確保文件的規(guī)范性和完整性。4.技術(shù)文件的內(nèi)容應(yīng)清晰、準確、簡潔，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的語言，必要時應(yīng)配有圖表、注釋等輔助說明。（二）審核流程1.技術(shù)文件編制完成后，編制人員應(yīng)首先進行自我審核，檢查文件內(nèi)容是否完整、準確、規(guī)范，邏輯是否清晰，有無錯別字和數(shù)據(jù)錯誤等。2.自我審核通過后，編制人員將技術(shù)文件提交給所在部門負責人進行部門審核。部門負責人應(yīng)從技術(shù)合理性、與部門工作的協(xié)調(diào)性、文件格式規(guī)范性等方面進行審核，并簽署審核意見。3.部門審核通過后，技術(shù)文件提交給技術(shù)部門進行歸口審核。技術(shù)部門應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員對文件進行全面審核，重點審核文件與公司整體技術(shù)戰(zhàn)略的一致性、技術(shù)內(nèi)容的正確性、與其他相關(guān)技術(shù)文件的協(xié)調(diào)性等，并簽署審核意見。4.對于涉及重大技術(shù)問題或跨部門的技術(shù)文件，技術(shù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，共同研究討論文件內(nèi)容，確保文件的科學性和可行性。會審?fù)ㄟ^后，各部門負責人在會審記錄上簽字確認。5.技術(shù)文件審核過程中，審核人員應(yīng)填寫審核意見表，詳細記錄審核中發(fā)現(xiàn)的問題及修改建議。編制人員應(yīng)根據(jù)審核意見及時對技術(shù)文件進行修改完善，直至審核通過。（三）批準1.經(jīng)審核通過的技術(shù)文件，由技術(shù)部門負責人提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)進行批準。公司主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對技術(shù)文件的必要性、可行性、合規(guī)性等進行全面審查，并簽署批準意見。2.對于涉及公司重大技術(shù)決策、關(guān)鍵技術(shù)環(huán)節(jié)或?qū)旧a(chǎn)經(jīng)營有重大影響的技術(shù)文件，需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議批準。3.技術(shù)文件批準后，由技術(shù)部門負責在文件上加蓋“受控文件”章，并注明批準日期和版本號。未經(jīng)批準的技術(shù)文件不得發(fā)放和使用。四、技術(shù)文件的發(fā)放與使用（一）發(fā)放范圍1.技術(shù)文件的發(fā)放范圍應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、使用部門和工作需要確定，確保相關(guān)人員能夠及時獲取所需的技術(shù)文件。2.產(chǎn)品設(shè)計文件主要發(fā)放給研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、銷售部門等與產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)、銷售相關(guān)的部門；工藝文件主要發(fā)放給生產(chǎn)部門、設(shè)備管理部門、質(zhì)量部門等與產(chǎn)品制造過程相關(guān)的部門；檢驗文件主要發(fā)放給質(zhì)量部門、生產(chǎn)部門等與產(chǎn)品質(zhì)量檢驗相關(guān)的部門；技術(shù)規(guī)范主要發(fā)放給采購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門等與原材料采購、生產(chǎn)運營、質(zhì)量控制相關(guān)的部門；技術(shù)報告主要發(fā)放給公司內(nèi)部相關(guān)部門及管理層；技術(shù)協(xié)議主要發(fā)放給涉及協(xié)議簽訂的部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（二）發(fā)放方式1.技術(shù)文件的發(fā)放采用紙質(zhì)文件發(fā)放和電子文件發(fā)放相結(jié)合的方式。對于需要長期保存和經(jīng)常查閱的重要技術(shù)文件，應(yīng)發(fā)放紙質(zhì)文件；對于便于電子存儲和查閱的技術(shù)文件，可發(fā)放電子文件。2.紙質(zhì)技術(shù)文件由技術(shù)部門統(tǒng)一打印、編號、蓋章后，按照發(fā)放清單發(fā)放給各使用部門。發(fā)放清單應(yīng)詳細記錄文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、簽收人等信息，并由發(fā)放人和簽收人簽字確認。3.電子技術(shù)文件由技術(shù)部門負責上傳至公司內(nèi)部的文件管理系統(tǒng)或共享文件夾中，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。各使用部門可根據(jù)權(quán)限在系統(tǒng)中查閱和下載所需的技術(shù)文件。技術(shù)部門應(yīng)定期對電子文件進行備份，確保文件的安全性和完整性。（三）使用管理1.各使用部門應(yīng)指定專人負責技術(shù)文件的接收、保管和發(fā)放工作，確保技術(shù)文件的妥善管理和正確使用。2.使用人員應(yīng)按照技術(shù)文件的要求進行操作和工作，不得擅自修改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借、丟失技術(shù)文件。如需復(fù)印或轉(zhuǎn)借技術(shù)文件，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.使用人員在使用技術(shù)文件過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或與實際工作不符，應(yīng)及時向技術(shù)部門反饋。技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)反饋情況及時對技術(shù)文件進行修訂和更新，并重新發(fā)放給相關(guān)部門。4.技術(shù)文件的使用情況應(yīng)進行記錄，包括文件的查閱日期、查閱人、使用目的等信息。記錄應(yīng)保存一定期限，以便于追溯和查詢。五、技術(shù)文件的修訂與廢止（一）修訂原因1.法律法規(guī)、行業(yè)標準發(fā)生變化，導(dǎo)致公司技術(shù)文件需要相應(yīng)修訂。2.公司產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)工藝、設(shè)備等發(fā)生變更，需要對技術(shù)文件進行更新。3.技術(shù)文件在實施過程中發(fā)現(xiàn)存在錯誤、漏洞或不合理之處，需要進行修訂。4.公司業(yè)務(wù)發(fā)展、市場需求變化，對技術(shù)文件提出新的要求。（二）修訂流程1.技術(shù)文件的修訂由使用部門或技術(shù)部門提出修訂申請，填寫《技術(shù)文件修訂申請表》，詳細說明修訂的原因、內(nèi)容和要求。2.修訂申請?zhí)峤唤o技術(shù)部門后，技術(shù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對申請進行評估和審核，確定是否需要修訂以及修訂的必要性和可行性。3.審核通過后，技術(shù)部門安排編制人員對技術(shù)文件進行修訂。修訂過程應(yīng)按照本辦法第三章“技術(shù)文件的編制與審核”的要求進行，確保修訂后的技術(shù)文件符合相關(guān)規(guī)定和要求。4.修訂后的技術(shù)文件經(jīng)審核、批準后，按照本辦法第四章“技術(shù)文件的發(fā)放與使用”的規(guī)定進行發(fā)放和使用。同時，技術(shù)部門應(yīng)及時更新公司內(nèi)部的文件管理系統(tǒng)或共享文件夾中的電子文件，確保各部門獲取的是最新版本的技術(shù)文件。（三）廢止管理1.當技術(shù)文件不再適用或已被新的技術(shù)文件替代時，由技術(shù)部門提出廢止申請，填寫《技術(shù)文件廢止申請表》，說明廢止的原因和文件名稱、編號等信息。2.廢止申請?zhí)峤唤o公司主管領(lǐng)導(dǎo)進行審批，經(jīng)批準后，技術(shù)部門負責在公司內(nèi)部發(fā)布廢止通知，并收回已發(fā)放的紙質(zhì)技術(shù)文件。3.對于電子技術(shù)文件，技術(shù)部門應(yīng)及時從公司內(nèi)部的文件管理系統(tǒng)或共享文件夾中刪除，確保系統(tǒng)中不存在廢止的技術(shù)文件。4.廢止的技術(shù)文件應(yīng)按照公司檔案管理的要求進行歸檔保存，以備查閱和追溯。六、技術(shù)文件的歸檔與保管（一）歸檔要求1.技術(shù)文件形成過程中，各部門應(yīng)及時將相關(guān)文件整理齊全，按照文件類別和編號順序進行分類裝訂，并編制文件目錄。2.歸檔的技術(shù)文件應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，紙張質(zhì)量應(yīng)符合檔案保存要求。3.電子技術(shù)文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，并確保文件的可讀性和可追溯性。電子文件的元數(shù)據(jù)信息應(yīng)完整準確，包括文件名稱、編號、日期、作者、版本號等。（二）保管期限1.技術(shù)文件的保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為13年，適用于一般性的技術(shù)文件，如臨時的工藝調(diào)整記錄、短期的檢驗報告等。中期保管期限為310年，適用于與公司生產(chǎn)經(jīng)營有一定關(guān)聯(lián)的技術(shù)文件，如產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的部分工藝文件、階段性的技術(shù)總結(jié)報告等。長期保管期限為10年以上，適用于對公司具有重要價值和長期參考意義的技術(shù)文件，如產(chǎn)品設(shè)計圖紙、核心工藝文件、技術(shù)協(xié)議等。2.對于涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的技術(shù)文件，保管期限應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，確保文件在規(guī)定期限內(nèi)得到妥善保管，防止信息泄露。（三）保管方式1.紙質(zhì)技術(shù)文件由檔案管理部門按照檔案管理的要求進行分類存放，建立檔案庫房，確保庫房環(huán)境符合檔案保管條件，具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.檔案管理部門應(yīng)對紙質(zhì)技術(shù)文件進行定期盤點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保文件的安全和完整。3.電子技術(shù)文件由檔案管理部門負責備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)進行異地備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子文件存儲管理系統(tǒng)，對電子文件進行分類、索引和檢索，方便查詢和利用。七、技術(shù)文件的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱技術(shù)文件，應(yīng)填寫《技術(shù)文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，提交給所在部門負責人審批。2.部門負責人審批通過后，申請人持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的技術(shù)文件，并安排專人在指定地點進行查閱，查閱過程中不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案庫房。3.查閱人員應(yīng)愛護技術(shù)文件，不得在文件上涂改、標記、污損，查閱完畢后應(yīng)及時將文件歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認。（二）借閱1.因工作需要借閱技術(shù)文件的，應(yīng)填寫《技術(shù)文件借閱申請表》，詳細說明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，提交給所在部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，申請表提交給技術(shù)部門負責人進行審批。技術(shù)部門負責人應(yīng)從文件的保密性、借閱必要性等方面進行審查，并簽署審批意見。3.審批通過后，申請人持申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的技術(shù)文件，并與借閱人簽訂《技術(shù)文件借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、歸還時間、保密責任等。4.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門