公司招標(biāo)文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招標(biāo)文件管理，規(guī)范招標(biāo)活動流程，提高招標(biāo)工作質(zhì)量和效率，確保公司利益最大化，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司范圍內(nèi)各類項(xiàng)目的招標(biāo)活動，包括但不限于工程建設(shè)、物資采購、服務(wù)外包等。（三）基本原則1.合法性原則：招標(biāo)文件的編制和實(shí)施應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保招標(biāo)活動合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有潛在投標(biāo)人應(yīng)一視同仁，不得偏袒或歧視任何一方，保證招標(biāo)過程公平公正。3.公開透明原則：招標(biāo)信息應(yīng)全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地向社會公開，接受公眾監(jiān)督。4.擇優(yōu)原則：通過科學(xué)合理的評審標(biāo)準(zhǔn)，選擇最符合公司需求、綜合實(shí)力最強(qiáng)的投標(biāo)人。二、職責(zé)分工（一）招標(biāo)管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善招標(biāo)文件管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織招標(biāo)項(xiàng)目的策劃和實(shí)施，包括確定招標(biāo)方式、編制招標(biāo)文件等。3.協(xié)調(diào)與其他部門的溝通協(xié)作，確保招標(biāo)工作順利進(jìn)行。4.對招標(biāo)過程進(jìn)行全程監(jiān)督，處理招標(biāo)過程中的投訴和質(zhì)疑。（二）需求部門1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提出招標(biāo)項(xiàng)目申請，并提供詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格、服務(wù)要求等相關(guān)資料。2.參與招標(biāo)文件的編制和評審工作，對技術(shù)條款、商務(wù)條款等提出專業(yè)意見。3.協(xié)助招標(biāo)管理部門進(jìn)行招標(biāo)項(xiàng)目的開標(biāo)、評標(biāo)等工作。（三）法務(wù)部門1.對招標(biāo)文件進(jìn)行合法性審查，確保文件內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。2.參與招標(biāo)過程中的重大決策，提供法律咨詢和建議。3.處理招標(biāo)活動中的法律糾紛和訴訟事項(xiàng)。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核招標(biāo)文件中的預(yù)算編制、付款方式等財(cái)務(wù)條款，確保公司財(cái)務(wù)利益。2.提供與招標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和分析，協(xié)助評估投標(biāo)人的財(cái)務(wù)狀況。三、招標(biāo)文件編制（一）編制流程1.需求調(diào)研：招標(biāo)管理部門與需求部門溝通，了解項(xiàng)目具體需求，收集相關(guān)技術(shù)資料、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等。2.初稿起草：招標(biāo)管理部門根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，組織人員起草招標(biāo)文件初稿，明確招標(biāo)項(xiàng)目的基本情況、招標(biāo)范圍、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。3.內(nèi)部評審：招標(biāo)文件初稿完成后，由招標(biāo)管理部門組織需求部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行內(nèi)部評審。各部門根據(jù)職責(zé)對文件內(nèi)容進(jìn)行審查，提出修改意見和建議。4.修改完善：招標(biāo)管理部門根據(jù)內(nèi)部評審意見，對招標(biāo)文件進(jìn)行修改完善，形成送審稿。5.審核批準(zhǔn)：送審稿提交公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，經(jīng)批準(zhǔn)后的招標(biāo)文件方可正式發(fā)布。（二）內(nèi)容要求1.基本信息：包括招標(biāo)項(xiàng)目名稱、編號、招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)（如有）、招標(biāo)范圍、項(xiàng)目概況等。2.投標(biāo)人資格要求：明確投標(biāo)人應(yīng)具備的資質(zhì)條件、業(yè)績要求、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)等方面的要求。3.技術(shù)規(guī)格：詳細(xì)描述招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收規(guī)范等，確保投標(biāo)人能夠準(zhǔn)確理解項(xiàng)目需求。4.商務(wù)條款：包括投標(biāo)報(bào)價(jià)要求、付款方式、交貨期或服務(wù)期、售后服務(wù)要求、合同條款等。5.評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)：制定科學(xué)合理的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，明確評審因素、分值分配及評分方法，確保評標(biāo)過程公平公正。6.投標(biāo)文件格式：規(guī)定投標(biāo)文件應(yīng)包含的內(nèi)容、格式要求及裝訂方式等。（三）注意事項(xiàng)1.招標(biāo)文件內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或相互矛盾的條款。2.技術(shù)規(guī)格應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，不得設(shè)置不合理的限制條件或排斥潛在投標(biāo)人。3.商務(wù)條款應(yīng)合理公平，不得損害投標(biāo)人的合法權(quán)益，同時(shí)要充分考慮公司利益。4.評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)具有可操作性和客觀性，能夠有效篩選出最符合公司需求的投標(biāo)人。四、招標(biāo)文件發(fā)布（一）發(fā)布渠道1.公司官網(wǎng)：在公司官方網(wǎng)站上發(fā)布招標(biāo)公告，向社會公開招標(biāo)信息。2.專業(yè)招標(biāo)平臺：根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和需求，選擇合適的專業(yè)招標(biāo)平臺發(fā)布招標(biāo)文件。3.其他媒體：根據(jù)需要，可在相關(guān)行業(yè)媒體、報(bào)紙、雜志等上發(fā)布招標(biāo)信息。（二）公告內(nèi)容招標(biāo)公告應(yīng)包含以下內(nèi)容：1.招標(biāo)人名稱、地址、聯(lián)系方式。2.招標(biāo)項(xiàng)目名稱、編號、概況。3.招標(biāo)范圍、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款等主要內(nèi)容。4.投標(biāo)人資格要求。5.招標(biāo)文件獲取方式、時(shí)間、地點(diǎn)及售價(jià)。6.投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)。7.聯(lián)系方式及其他需要說明的事項(xiàng)。（三）招標(biāo)文件獲取1.潛在投標(biāo)人應(yīng)按照招標(biāo)公告要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通過指定方式獲取招標(biāo)文件。2.獲取招標(biāo)文件時(shí)，潛在投標(biāo)人應(yīng)提供有效的身份證明文件，并填寫相關(guān)獲取登記表。3.招標(biāo)文件售價(jià)應(yīng)合理，不得高于編制和印刷成本。五、投標(biāo)文件接收與開標(biāo)（一）投標(biāo)文件接收1.招標(biāo)管理部門應(yīng)在投標(biāo)截止時(shí)間前，指定專人負(fù)責(zé)接收投標(biāo)文件，并做好記錄。2.接收投標(biāo)文件時(shí)，應(yīng)檢查投標(biāo)文件的密封情況、包裝完整性等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)記錄并處理。3.對逾期送達(dá)或未按要求密封的投標(biāo)文件，招標(biāo)人應(yīng)拒收。（二）開標(biāo)1.開標(biāo)應(yīng)在招標(biāo)文件規(guī)定的開標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)公開進(jìn)行。2.開標(biāo)由招標(biāo)管理部門主持，邀請所有投標(biāo)人代表參加，也可邀請公證機(jī)構(gòu)等進(jìn)行現(xiàn)場公證。3.開標(biāo)時(shí)，應(yīng)首先檢查投標(biāo)文件的密封情況，確認(rèn)無誤后當(dāng)眾拆封，宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報(bào)價(jià)、交貨期或服務(wù)期等主要內(nèi)容。4.開標(biāo)過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。六、評標(biāo)（一）評標(biāo)委員會組建1.評標(biāo)委員會由招標(biāo)人代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，成員人數(shù)為五人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。2.評標(biāo)專家應(yīng)從公司建立的專家?guī)熘须S機(jī)抽取，特殊項(xiàng)目可根據(jù)需要邀請外部專家。3.評標(biāo)委員會成員應(yīng)遵守職業(yè)道德，客觀公正地履行職責(zé)。（二）評標(biāo)程序1.初步評審：評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件進(jìn)行初步評審，審查投標(biāo)文件是否符合招標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性要求，包括投標(biāo)資格、投標(biāo)報(bào)價(jià)、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款等方面。對不符合要求的投標(biāo)文件，應(yīng)予以否決。2.詳細(xì)評審：對通過初步評審的投標(biāo)文件，評標(biāo)委員會按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)評審，對各投標(biāo)人的技術(shù)方案、商務(wù)條款、價(jià)格等進(jìn)行綜合評估和比較。3.評標(biāo)報(bào)告：評標(biāo)委員會完成評標(biāo)后，應(yīng)向招標(biāo)人提交評標(biāo)報(bào)告，推薦中標(biāo)候選人名單，并說明推薦理由。評標(biāo)報(bào)告應(yīng)包括評標(biāo)基本情況和數(shù)據(jù)表、評標(biāo)委員會成員名單、開標(biāo)記錄、符合要求的投標(biāo)一覽表、否決投標(biāo)情況說明、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評標(biāo)方法或者評標(biāo)因素一覽表、經(jīng)評審的價(jià)格或者評分比較一覽表、經(jīng)評審的投標(biāo)人排序、推薦的中標(biāo)候選人名單與簽訂合同前要處理的事宜、澄清、說明、補(bǔ)正事項(xiàng)紀(jì)要等內(nèi)容。（三）評標(biāo)紀(jì)律1.評標(biāo)委員會成員應(yīng)嚴(yán)格遵守評標(biāo)紀(jì)律，不得泄露評標(biāo)過程中的任何信息。2.評標(biāo)過程中，評標(biāo)委員會成員不得與投標(biāo)人私下接觸，不得接受投標(biāo)人的賄賂或其他不正當(dāng)利益。3.評標(biāo)委員會成員應(yīng)獨(dú)立評審，不得相互串通或誘導(dǎo)其他成員發(fā)表傾向性意見。七、中標(biāo)通知與合同簽訂（一）中標(biāo)通知1.招標(biāo)人根據(jù)評標(biāo)委員會推薦的中標(biāo)候選人名單，確定中標(biāo)人，并向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書。2.中標(biāo)通知書應(yīng)明確中標(biāo)項(xiàng)目名稱、中標(biāo)金額、中標(biāo)范圍、交貨期或服務(wù)期等主要內(nèi)容。3.中標(biāo)通知書對招標(biāo)人和中標(biāo)人具有法律效力，中標(biāo)人應(yīng)按照中標(biāo)通知書要求與招標(biāo)人簽訂合同。（二）合同簽訂1.中標(biāo)人應(yīng)在中標(biāo)通知書發(fā)出之日起規(guī)定時(shí)間內(nèi)，與招標(biāo)人簽訂合同。合同內(nèi)容應(yīng)與招標(biāo)文件和投標(biāo)文件一致，不得擅自變更。2.簽訂合同前，招標(biāo)管理部門應(yīng)組織需求部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等對合同條款進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求和公司利益。3.合同簽訂后，應(yīng)按照公司合同管理規(guī)定進(jìn)行備案和歸檔。八、招標(biāo)文件歸檔與保管（一）歸檔范圍1.招標(biāo)文件編制過程中形成的各類文件，包括需求調(diào)研資料、招標(biāo)文件初稿、內(nèi)部評審意見、審核批準(zhǔn)文件等。2.招標(biāo)公告、招標(biāo)文件獲取登記表、投標(biāo)文件、開標(biāo)記錄、評標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等招標(biāo)過程中產(chǎn)生的文件。3.合同簽訂過程中形成的文件，包括合同文本、合同審核意見等。（二）保管要求1.招標(biāo)管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)招標(biāo)文件的歸檔與保管工作，確保文件的完整性和安全性。2.文件應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行整理歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.招標(biāo)文件的保管期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為項(xiàng)目結(jié)束后[X]年。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)對招標(biāo)文件管理情況進(jìn)行定期審計(jì)和不定期檢查，重點(diǎn)檢查招標(biāo)程序的合規(guī)性、文件編制的準(zhǔn)確性、評標(biāo)過程