公司大宗采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司大宗采購行為，加強大宗采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，防范采購風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各子公司的大宗采購活動，包括但不限于物資采購、工程采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：大宗采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司內(nèi)部規(guī)章制度和流程進(jìn)行采購操作。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.公開、公平、公正原則：采購活動應(yīng)公開透明，確保供應(yīng)商公平參與競爭，公正對待所有供應(yīng)商。5.誠實守信原則：采購方和供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，負(fù)責(zé)對大宗采購項目進(jìn)行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議大宗采購管理制度和流程。2.審批大宗采購項目的采購計劃、采購預(yù)算、采購方式等。3.對重大采購項目進(jìn)行決策，協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，作為大宗采購的執(zhí)行機構(gòu)。采購部門的職責(zé)包括：1.制定和執(zhí)行大宗采購管理制度和流程。2.編制大宗采購計劃，根據(jù)采購需求確定采購方式。3.組織實施采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。4.負(fù)責(zé)采購項目的驗收工作，確保采購物資、工程或服務(wù)符合要求。5.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，評估供應(yīng)商績效。6.收集、整理采購信息，分析采購數(shù)據(jù)，為公司決策提供支持。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資、工程或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并對采購結(jié)果進(jìn)行驗收。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，辦理采購款項的支付手續(xù)。3.審計部門：負(fù)責(zé)對大宗采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結(jié)果的合理性等。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃、項目進(jìn)度安排等，提前編制采購需求計劃。采購需求計劃應(yīng)明確采購物資、工程或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.采購部門收到需求部門的采購需求計劃后，應(yīng)進(jìn)行匯總、分析和審核。結(jié)合公司庫存情況、市場供應(yīng)情況等，編制年度采購計劃和月度采購計劃。年度采購計劃應(yīng)報采購決策委員會審批，月度采購計劃應(yīng)報采購部門負(fù)責(zé)人審批。（二）采購計劃的調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、項目調(diào)整、不可抗力等原因需要調(diào)整采購計劃的，需求部門應(yīng)及時提出調(diào)整申請，并說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。2.采購部門收到調(diào)整申請后，應(yīng)進(jìn)行審核。如調(diào)整涉及采購預(yù)算、采購方式等重大變更的，應(yīng)報采購決策委員會審批。經(jīng)審批同意后，采購部門應(yīng)及時調(diào)整采購計劃，并通知相關(guān)部門。四、采購方式選擇（一）公開招標(biāo)1.公開招標(biāo)是指招標(biāo)人以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標(biāo)。適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項目。2.采購部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請書、投標(biāo)須知、技術(shù)規(guī)格、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。3.采購部門應(yīng)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商投標(biāo)。投標(biāo)截止時間前，采購部門應(yīng)接收供應(yīng)商的投標(biāo)文件。4.采購部門應(yīng)組織開標(biāo)、評標(biāo)活動。評標(biāo)委員會由公司內(nèi)部相關(guān)人員和外部專家組成，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，推薦中標(biāo)候選人。5.采購部門應(yīng)根據(jù)評標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。同時，向未中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出未中標(biāo)通知書，并說明未中標(biāo)原因。（二）邀請招標(biāo)1.邀請招標(biāo)是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)。適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較少的項目，或者涉及國家安全、國家秘密、搶險救災(zāi)等不適宜公開招標(biāo)的項目。2.采購部門應(yīng)根據(jù)項目特點和供應(yīng)商情況，確定邀請招標(biāo)的供應(yīng)商名單。邀請招標(biāo)的供應(yīng)商數(shù)量不得少于三家。3.采購部門應(yīng)向邀請的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，告知投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間和地點等信息。4.采購部門應(yīng)組織開標(biāo)、評標(biāo)活動，評標(biāo)委員會由公司內(nèi)部相關(guān)人員和外部專家組成。評標(biāo)委員會按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，推薦中標(biāo)候選人。5.采購部門應(yīng)根據(jù)評標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。同時，向未中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出未中標(biāo)通知書，并說明未中標(biāo)原因。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購人或者采購代理機構(gòu)直接邀請三家以上供應(yīng)商就采購事宜進(jìn)行談判的采購方式。適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項目，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，不能事先計算出價格總額的項目。2.采購部門應(yīng)成立談判小組，談判小組由公司內(nèi)部相關(guān)人員和外部專家組成。談判小組應(yīng)制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等。3.采購部門應(yīng)邀請符合條件的供應(yīng)商參加談判。談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件和技術(shù)方案。4.談判小組應(yīng)根據(jù)談判情況，要求供應(yīng)商進(jìn)行二次報價或最終報價。談判小組對供應(yīng)商的報價文件和技術(shù)方案進(jìn)行評審，確定成交供應(yīng)商。5.采購部門應(yīng)與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，并將采購結(jié)果通知其他參加談判的供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應(yīng)商進(jìn)行采購的方式。適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。2.采購部門應(yīng)填寫單一來源采購申請表，說明采購理由、采購內(nèi)容、供應(yīng)商名稱等信息。單一來源采購申請表應(yīng)報采購決策委員會審批。3.經(jīng)審批同意后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購內(nèi)容、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。4.采購部門應(yīng)將單一來源采購情況向公司內(nèi)部進(jìn)行公示，接受監(jiān)督。（五）詢價1.詢價是指采購人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎(chǔ)上進(jìn)行比較并確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式。適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.采購部門應(yīng)成立詢價小組，詢價小組由公司內(nèi)部相關(guān)人員組成。詢價小組應(yīng)制定詢價文件，明確詢價內(nèi)容、詢價要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等。3.采購部門應(yīng)向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件。4.詢價小組對供應(yīng)商的報價文件進(jìn)行評審，確定成交供應(yīng)商。詢價小組應(yīng)選擇報價最低且符合采購要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。5.采購部門應(yīng)與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，并將采購結(jié)果通知其他參加詢價的供應(yīng)商。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件。供應(yīng)商準(zhǔn)入條件應(yīng)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.采購部門應(yīng)收集供應(yīng)商的相關(guān)資料，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績證明等。采購部門應(yīng)對供應(yīng)商的資料進(jìn)行審核，符合準(zhǔn)入條件的供應(yīng)商納入供應(yīng)商庫。3.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商庫進(jìn)行清理和更新，淘汰不符合要求的供應(yīng)商，補充新的合格供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評估與選擇1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，采用定性和定量相結(jié)合的方法對供應(yīng)商進(jìn)行評估。2.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商等級分類制度，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商等不同等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，采購部門應(yīng)給予一定的優(yōu)惠政策，如優(yōu)先采購、延長付款期限等。對于不合格供應(yīng)商，采購部門應(yīng)限制其參與公司采購活動。3.在進(jìn)行大宗采購時，采購部門應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和要求，從供應(yīng)商庫中選擇合適的供應(yīng)商。采購部門應(yīng)優(yōu)先選擇優(yōu)秀供應(yīng)商和合格供應(yīng)商，對于重大采購項目，應(yīng)采用多家供應(yīng)商聯(lián)合投標(biāo)的方式，降低采購風(fēng)險。（三）供應(yīng)商績效管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商績效管理制度，對供應(yīng)商的績效進(jìn)行跟蹤和評價。供應(yīng)商績效評價指標(biāo)應(yīng)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.采購部門應(yīng)定期向供應(yīng)商反饋績效評價結(jié)果，對于績效表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)給予表揚和獎勵；對于績效表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，采購部門應(yīng)暫?；蛉∠浜献髻Y格。3.采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商績效評價結(jié)果，調(diào)整供應(yīng)商的合作策略和采購份額，促進(jìn)供應(yīng)商不斷提高自身績效水平。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門應(yīng)在確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商后，及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括合同名稱、合同編號、采購內(nèi)容、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，明確、具體、可操作性強。3.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交財務(wù)部門、法律部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門主要審核合同的付款方式、付款期限等條款是否符合公司財務(wù)制度；法律部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性等條款是否符合法律法規(guī)要求。經(jīng)審核同意后，采購部門方可與供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）合同履行1.采購合同簽訂后，采購部門和供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)及時向供應(yīng)商支付貨款，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求交付貨物或提供服務(wù)。2.在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同的，采購部門和供應(yīng)商應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原采購合同的補充文件，與原采購合同具有同等法律效力。3.采購部門應(yīng)建立合同履行跟蹤制度，定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和評估。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，采購部門應(yīng)及時采取措施，要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任，如支付違約金、賠償損失等。（三）合同驗收1.采購項目完成后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對采購物資、工程或服務(wù)進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容應(yīng)包括采購物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、性能等方面，工程的質(zhì)量、進(jìn)度、安全等方面，服務(wù)的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、效果等方面。2.驗收人員應(yīng)按照驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收程序進(jìn)行驗收，填寫驗收報告。驗收報告應(yīng)包括驗收項目、驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收結(jié)果、驗收人員簽字等內(nèi)容。如驗收合格，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認(rèn)；如驗收不合格，驗收人員應(yīng)在驗收報告上注明不合格原因，并要求供應(yīng)商限期整改。3.采購部門應(yīng)將驗收報告存檔，作為支付貨款和評價供應(yīng)商績效的依據(jù)。如因驗收不合格導(dǎo)致公司遭受損失的，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（四）合同結(jié)算1.采購部門應(yīng)按照采購合同約定的付款方式和付款期限，及時向財務(wù)部門提交付款申請。付款申請應(yīng)包括采購合同編號、采購內(nèi)容、付款金額、付款理由等信息。2.財務(wù)部門收到付款申請后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購合同的簽訂情況、合同履行情況、驗收情況、發(fā)票開具情況等。經(jīng)審核同意后，財務(wù)部門方可辦理付款手續(xù)。3.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購合同一致，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、采購內(nèi)容、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、稅額等信息。采購部門應(yīng)將發(fā)票作為付款憑證，妥善保管。七、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對大宗采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結(jié)果的合理性、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督制度，加強對采購人員的管理和監(jiān)督。采購人員應(yīng)遵守職業(yè)道德規(guī)范，廉潔奉公，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。3.公司其他部門應(yīng)配合審計部門和采購部門的工作，對大宗采購活動