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文檔簡介

分級材料采購管理辦法一、總則(一)目的為了加強(qiáng)公司材料采購管理,規(guī)范采購行為,確保采購工作的高效、有序進(jìn)行,保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展,特制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及的各類材料采購活動,包括原材料、輔助材料、零部件、辦公用品等。(三)基本原則1.合法性原則:采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則:在保證材料質(zhì)量的前提下,通過科學(xué)管理和有效運作,降低采購成本,提高采購效益。3.公開公平公正原則:采購過程應(yīng)公開透明,遵循公平競爭原則,確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機(jī)會參與,保證采購結(jié)果的公正性。4.質(zhì)量優(yōu)先原則:優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商,確保所采購材料符合公司生產(chǎn)經(jīng)營要求。5.歸口管理原則:明確各部門在材料采購管理中的職責(zé),實行歸口管理,避免多頭采購和管理混亂。二、職責(zé)分工(一)采購部門1.負(fù)責(zé)制定采購計劃,根據(jù)各部門需求和庫存情況,合理安排采購數(shù)量和時間。2.組織實施采購活動,尋找、篩選、評估供應(yīng)商,建立供應(yīng)商檔案。3.負(fù)責(zé)采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行和跟蹤,協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。4.收集市場信息,掌握材料價格動態(tài),為公司采購決策提供參考。(二)需求部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求,提出準(zhǔn)確的材料采購申請,明確材料規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與供應(yīng)商的評估和選擇,提供技術(shù)支持和質(zhì)量反饋。3.協(xié)助采購部門進(jìn)行采購合同的驗收工作,確保所采購材料符合要求。(三)質(zhì)量管理部門1.制定材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范,參與采購合同中質(zhì)量條款的審核。2.負(fù)責(zé)對采購材料進(jìn)行檢驗和驗收,出具檢驗報告,確保材料質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。3.對不合格材料的處理進(jìn)行監(jiān)督,跟蹤整改情況。(四)財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算,監(jiān)督采購資金的使用。2.參與采購合同的審核,確保合同付款條款合理合規(guī)。3.辦理采購款項的支付手續(xù),進(jìn)行賬務(wù)處理。(五)審計部門1.對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督,檢查采購流程的合規(guī)性和采購結(jié)果的合理性。2.對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理,提出審計意見和建議。三、采購分級管理(一)分級標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)材料對公司生產(chǎn)經(jīng)營的重要性、采購金額大小等因素,將材料采購分為以下三個級別:1.一級采購:金額較大、對公司生產(chǎn)經(jīng)營影響重大的關(guān)鍵材料,如主要原材料、核心零部件等。2.二級采購:金額適中、對生產(chǎn)有一定影響的重要材料,如輔助原材料、常用零部件等。3.三級采購:金額較小、通用性較強(qiáng)的一般性材料,如辦公用品、勞保用品等。(二)各級采購管理要求1.一級采購采購計劃需經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批,確保采購決策符合公司戰(zhàn)略和整體利益。采用公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)等競爭性采購方式,嚴(yán)格按照招標(biāo)程序進(jìn)行操作,確保選擇最優(yōu)供應(yīng)商。采購合同簽訂前需經(jīng)法務(wù)部門審核,確保合同條款合法合規(guī),明確雙方權(quán)利義務(wù)。采購過程中需進(jìn)行嚴(yán)格的跟蹤和監(jiān)控,及時解決出現(xiàn)的問題,確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。2.二級采購采購計劃由采購部門負(fù)責(zé)人審核后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批??刹捎酶偁幮哉勁?、詢價等采購方式,選擇合適的供應(yīng)商。采購合同簽訂前需經(jīng)采購部門內(nèi)部審核,確保合同條款合理可行。加強(qiáng)采購過程中的溝通協(xié)調(diào),及時反饋采購進(jìn)展情況。3.三級采購采購計劃由采購部門根據(jù)實際需求自行安排,報部門負(fù)責(zé)人備案??刹捎弥苯硬少彙⒍c采購等方式,簡化采購流程,提高采購效率。建立簡易的供應(yīng)商評估機(jī)制,定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價,確保供應(yīng)商質(zhì)量穩(wěn)定。四、采購流程(一)采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求,填寫《材料采購申請表》,詳細(xì)注明材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等信息。2.將申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審核,審核通過后報采購部門。(二)采購審批1.采購部門收到申請表后,根據(jù)采購分級管理要求進(jìn)行審批。一級采購申請經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。二級采購申請經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。三級采購申請由采購部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后,采購部門將申請表返回需求部門,并開始采購操作。(三)供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購材料的特點和要求,通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商,如供應(yīng)商目錄、行業(yè)展會、網(wǎng)絡(luò)搜索、同行推薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選,篩選內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。3.對于符合基本條件的供應(yīng)商,采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實地考察或要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行檢測。4.根據(jù)考察和檢測結(jié)果,對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估,建立供應(yīng)商評估檔案,評估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇的重要依據(jù)。(四)采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判,就材料價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商,達(dá)成一致意見。2.根據(jù)談判結(jié)果,起草采購合同,合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù),確保合法合規(guī)、條款清晰、責(zé)任明確。3.采購合同經(jīng)相關(guān)部門審核后,由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。(五)采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同要求,及時向供應(yīng)商下達(dá)訂單,明確交貨時間、地點、數(shù)量等信息。2.跟蹤訂單執(zhí)行情況,定期與供應(yīng)商溝通,了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等,確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。3.對于可能影響交貨期的問題,及時與供應(yīng)商協(xié)商解決,并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施,如調(diào)整生產(chǎn)計劃、尋找替代供應(yīng)商等。(六)驗收與付款1.材料到貨前,采購部門通知質(zhì)量管理部門、需求部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備。2.材料到貨后,由質(zhì)量管理部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范進(jìn)行檢驗和驗收,出具檢驗報告。驗收合格的材料,需求部門辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的材料,采購部門及時與供應(yīng)商溝通,協(xié)商處理方式,如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。3.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告,辦理采購款項的支付手續(xù)。付款時需審核相關(guān)憑證,確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。五、采購風(fēng)險管理(一)風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險:市場價格波動、原材料供應(yīng)短缺等可能導(dǎo)致采購成本增加或無法按時獲取所需材料。2.供應(yīng)商風(fēng)險:供應(yīng)商違約、產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等可能影響公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進(jìn)行。3.合同風(fēng)險:采購合同條款不明確、不合理,可能導(dǎo)致公司在合同履行過程中出現(xiàn)糾紛,遭受經(jīng)濟(jì)損失。4.內(nèi)部管理風(fēng)險:采購流程不規(guī)范、審批環(huán)節(jié)失控、信息溝通不暢等可能引發(fā)采購腐敗、效率低下等問題。(二)風(fēng)險評估1.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估,分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果,確定風(fēng)險等級,為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。(三)風(fēng)險應(yīng)對1.市場風(fēng)險應(yīng)對建立市場價格監(jiān)測機(jī)制,及時掌握市場價格動態(tài),通過套期保值、簽訂長期合同等方式鎖定采購價格。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系,拓寬采購渠道,降低因供應(yīng)商單一而導(dǎo)致的供應(yīng)短缺風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)供應(yīng)商管理,定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核,淘汰不合格供應(yīng)商。在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償條款,對供應(yīng)商違約行為進(jìn)行約束。建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制,當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)問題時,能夠及時采取替代措施,確保材料供應(yīng)。3.合同風(fēng)險應(yīng)對采購合同簽訂前,組織相關(guān)部門進(jìn)行嚴(yán)格審核,確保合同條款合法合規(guī)、嚴(yán)密準(zhǔn)確。加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理,及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。建立合同糾紛處理機(jī)制,當(dāng)出現(xiàn)合同糾紛時,能夠及時采取有效措施進(jìn)行處理,維護(hù)公司合法權(quán)益。4.內(nèi)部管理風(fēng)險應(yīng)對完善采購管理制度和流程,明確各部門職責(zé)和操作規(guī)范,加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督和制約。加強(qiáng)采購人員培訓(xùn),提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平,防止采購腐敗行為的發(fā)生。建立采購信息管理系統(tǒng),實現(xiàn)采購信息的實時共享和動態(tài)跟蹤,提高采購效率和透明度。六、監(jiān)督與考核(一)監(jiān)督機(jī)制1.審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督,檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.設(shè)立舉報信箱和舉報電話,接受公司內(nèi)部員工和外部供應(yīng)商的監(jiān)督舉報,對舉報內(nèi)容進(jìn)行及時調(diào)查處理。3.采購部門定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作進(jìn)展情況,接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。(二)考核辦法1.制定采購工作考核指標(biāo)體系,包括采購成本控制、采購質(zhì)量、采購進(jìn)度、供應(yīng)商管理等方面。2.定期對采購部門和相關(guān)人員的采購工

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