辦公用品管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，提高辦公用品使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的辦公用品管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公用品實(shí)行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一管理，確保辦公用品的合理使用和有效控制。2.按需領(lǐng)用原則：各部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，合理申請(qǐng)領(lǐng)用辦公用品，避免浪費(fèi)。3.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約辦公，提高辦公用品的使用效率，降低辦公成本。二、管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定辦公用品管理的相關(guān)制度和流程，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)辦公用品的采購、驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放等日常管理工作。3.定期對(duì)辦公用品的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.對(duì)各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，提出改進(jìn)建議。（二）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核辦公用品采購預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷。2.對(duì)辦公用品的采購成本進(jìn)行核算和控制。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求的統(tǒng)計(jì)和申報(bào)。2.嚴(yán)格按照規(guī)定使用和保管辦公用品，不得隨意浪費(fèi)或轉(zhuǎn)借他人。3.配合行政部門做好辦公用品的盤點(diǎn)工作。三、辦公用品分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類1.書寫工具：包括鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆、記號(hào)筆等。2.紙制品：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本、文件夾等。3.文件管理用品：檔案盒、檔案袋、標(biāo)簽、訂書機(jī)、訂書釘、回形針、膠水、膠帶等。4.桌面用品：計(jì)算器、電話機(jī)、電腦鼠標(biāo)、鍵盤、茶杯、茶葉等。（二）辦公設(shè)備類1.電腦及周邊設(shè)備：臺(tái)式電腦、筆記本電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)等。2.辦公家具：辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等。（三）其他辦公用品1.清潔用品：掃帚、拖把、抹布、清潔劑等。2.耗材類：硒鼓、墨盒、色帶、打印紙等。（四）辦公用品標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)公司實(shí)際情況，制定各類辦公用品的配備標(biāo)準(zhǔn)和使用期限，具體標(biāo)準(zhǔn)見附件[X]。2.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)配備和使用辦公用品，如需超出標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)。四、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)于每月[X]日前將次月辦公用品需求計(jì)劃報(bào)行政部門。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.行政部門根據(jù)各部門需求計(jì)劃，結(jié)合辦公用品庫存情況，編制公司月度辦公用品采購計(jì)劃。（二）采購實(shí)施1.行政部門按照采購計(jì)劃進(jìn)行辦公用品的采購。采購應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.對(duì)于批量采購的辦公用品，應(yīng)簽訂采購合同，明確采購數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行采購，確保采購的辦公用品符合質(zhì)量要求和使用需求。（三）驗(yàn)收與入庫1.辦公用品到貨后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面。2.驗(yàn)收合格的辦公用品應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。五、庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制庫存盤點(diǎn)表，如實(shí)反映庫存辦公用品的數(shù)量、金額、存放地點(diǎn)等情況。3.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）庫存保管1.辦公用品應(yīng)存放在專門的倉庫或儲(chǔ)物間，保持通風(fēng)、干燥、整潔。2.倉庫應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保庫存辦公用品的安全。3.對(duì)庫存辦公用品應(yīng)進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。（三）庫存預(yù)警1.行政部門應(yīng)根據(jù)辦公用品的使用頻率、采購周期等因素，設(shè)定庫存預(yù)警線。2.當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒采購人員及時(shí)采購。六、發(fā)放管理（一）領(lǐng)用流程1.各部門員工如需領(lǐng)用辦公用品，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.申請(qǐng)表提交至行政部門，行政部門根據(jù)庫存情況進(jìn)行審核。如庫存充足，應(yīng)及時(shí)發(fā)放；如庫存不足，應(yīng)告知申請(qǐng)人并說明預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。3.行政部門發(fā)放辦公用品時(shí)，應(yīng)在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并登記發(fā)放臺(tái)賬，注明領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。（二）特殊辦公用品領(lǐng)用1.對(duì)于價(jià)值較高、使用頻率較低的特殊辦公用品，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，各部門如需領(lǐng)用，應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可領(lǐng)用。2.特殊辦公用品領(lǐng)用后，應(yīng)建立專門的使用檔案，記錄使用情況、維修保養(yǎng)記錄等信息。七、使用與保管（一）使用要求1.員工應(yīng)按照辦公用品的使用說明正確使用辦公用品，不得隨意損壞或丟棄。2.對(duì)于辦公文具類用品，應(yīng)節(jié)約使用，如紙張應(yīng)雙面打印、復(fù)印，減少浪費(fèi)。3.對(duì)于辦公設(shè)備類用品，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）保管責(zé)任1.員工領(lǐng)用的辦公用品由個(gè)人負(fù)責(zé)保管，如有丟失、損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門辦公用品的保管工作，確保辦公用品的安全和完整。八、維修與報(bào)廢管理（一）維修管理1.辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫設(shè)備維修申請(qǐng)表，報(bào)行政部門。2.行政部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備故障情況，聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一結(jié)算。3.對(duì)于維修后的設(shè)備，應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，確保設(shè)備正常運(yùn)行，并做好維修記錄。（二）報(bào)廢管理1.辦公用品出現(xiàn)損壞、老化等情況，無法繼續(xù)使用時(shí)，使用部門應(yīng)填寫辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表，報(bào)行政部門。2.行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢辦公用品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。3.對(duì)于符合報(bào)廢條件的辦公用品，應(yīng)進(jìn)行報(bào)廢處理，并填寫報(bào)廢清單，注明報(bào)廢辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息。4.報(bào)廢辦公用品應(yīng)統(tǒng)一回收，由行政部門按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，嚴(yán)禁私自處理。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司辦公用品管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品采購費(fèi)用、使用情況等進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。（二）檢查內(nèi)容1.辦公用品的采購、驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.各部門辦公用品的使用情況是否合理，有無浪費(fèi)現(xiàn)象。3.辦公用品的庫存管理是否規(guī)范，賬實(shí)是否相符。4.辦公用品的維修與報(bào)廢管理是否嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的部門和