辦公軟件審批管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公軟件的審批管理，確保辦公軟件的選型、采購(gòu)、使用等環(huán)節(jié)符合公司需求和相關(guān)法律法規(guī)要求，提高辦公效率，保障信息安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有辦公軟件的審批管理，包括但不限于操作系統(tǒng)、辦公套件、專業(yè)軟件等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：辦公軟件的審批管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定。2.必要性原則：根據(jù)工作實(shí)際需求，合理選擇和配置辦公軟件，避免資源浪費(fèi)。3.安全性原則：優(yōu)先選用具備安全保障功能的辦公軟件，確保公司信息資產(chǎn)的安全。4.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足工作需求的前提下，綜合考慮軟件的價(jià)格、功能、維護(hù)成本等因素，選擇性價(jià)比高的辦公軟件。二、辦公軟件選型審批（一）需求調(diào)研1.使用部門發(fā)起：各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公軟件需求調(diào)研表》，詳細(xì)描述所需軟件的功能、性能、使用人數(shù)、使用場(chǎng)景等信息。2.信息收集與整理：信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)收集各部門的需求調(diào)研表，并進(jìn)行匯總整理，分析需求的合理性和可行性。3.需求評(píng)估：信息技術(shù)部門組織相關(guān)人員對(duì)需求進(jìn)行評(píng)估，結(jié)合公司戰(zhàn)略目標(biāo)、業(yè)務(wù)流程、現(xiàn)有信息化系統(tǒng)等因素，確定辦公軟件的選型范圍。（二）選型推薦1.供應(yīng)商推薦：信息技術(shù)部門根據(jù)需求評(píng)估結(jié)果，推薦符合要求的辦公軟件供應(yīng)商及產(chǎn)品。推薦的供應(yīng)商應(yīng)具備良好的信譽(yù)、技術(shù)實(shí)力和售后服務(wù)能力。2.產(chǎn)品介紹與演示：信息技術(shù)部門組織供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品介紹和演示，各部門相關(guān)人員參加。通過(guò)產(chǎn)品演示，了解軟件的功能、操作界面、性能等方面的情況，為選型決策提供參考。3.選型小組組建：成立由信息技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)人員組成的選型小組，負(fù)責(zé)對(duì)推薦的辦公軟件進(jìn)行綜合評(píng)估和選型。（三）選型評(píng)估1.功能評(píng)估：選型小組根據(jù)需求調(diào)研表，對(duì)各推薦軟件的功能進(jìn)行逐一評(píng)估，確保軟件功能滿足公司工作需求。2.性能評(píng)估：對(duì)推薦軟件的性能指標(biāo)進(jìn)行測(cè)試和評(píng)估，如響應(yīng)速度、穩(wěn)定性、兼容性等，確保軟件在公司現(xiàn)有硬件環(huán)境下能夠正常運(yùn)行。3.安全性評(píng)估：審查推薦軟件的安全功能和安全機(jī)制，確保軟件具備數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、漏洞管理等安全措施，保障公司信息安全。4.價(jià)格評(píng)估：財(cái)務(wù)部門對(duì)各推薦軟件的價(jià)格進(jìn)行評(píng)估，包括軟件采購(gòu)費(fèi)用、實(shí)施費(fèi)用、維護(hù)費(fèi)用等，綜合考慮軟件的性價(jià)比。5.售后服務(wù)評(píng)估：了解推薦軟件供應(yīng)商的售后服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)質(zhì)量、響應(yīng)時(shí)間等情況，確保在軟件使用過(guò)程中能夠得到及時(shí)有效的技術(shù)支持和維護(hù)服務(wù)。（四）選型決策1.選型報(bào)告撰寫：選型小組根據(jù)選型評(píng)估結(jié)果，撰寫《辦公軟件選型報(bào)告》，詳細(xì)闡述各推薦軟件的優(yōu)缺點(diǎn)、選型理由等內(nèi)容。2.決策審批：《辦公軟件選型報(bào)告》提交公司管理層進(jìn)行審批。管理層根據(jù)公司實(shí)際情況和選型報(bào)告的建議，做出最終的選型決策。3.選型結(jié)果通知：信息技術(shù)部門將選型決策結(jié)果通知各相關(guān)部門，并組織開展后續(xù)的采購(gòu)等工作。三、辦公軟件采購(gòu)審批（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.采購(gòu)需求確認(rèn)：根據(jù)選型決策結(jié)果，使用部門填寫《辦公軟件采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)軟件的名稱、版本、數(shù)量、采購(gòu)預(yù)算等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)審批：《辦公軟件采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交信息技術(shù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。信息技術(shù)部門審核采購(gòu)軟件的技術(shù)可行性和兼容性，財(cái)務(wù)部門審核采購(gòu)預(yù)算的合理性。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購(gòu)流程1.采購(gòu)方式選擇：根據(jù)公司采購(gòu)管理制度和辦公軟件的特點(diǎn)，選擇合適的采購(gòu)方式，如公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等。2.采購(gòu)合同簽訂：確定采購(gòu)方式后，與選定的軟件供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確軟件的名稱、版本、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款，確保雙方權(quán)益得到保障。3.采購(gòu)驗(yàn)收：軟件到貨后，信息技術(shù)部門組織相關(guān)人員按照采購(gòu)合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括軟件的功能、性能、數(shù)量、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收合格后，填寫《辦公軟件采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。四、辦公軟件使用審批（一）使用申請(qǐng)1.新軟件使用申請(qǐng)：對(duì)于新采購(gòu)的辦公軟件，使用部門應(yīng)填寫《辦公軟件使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明軟件的使用目的、使用人員范圍、使用計(jì)劃等信息。2.現(xiàn)有軟件升級(jí)申請(qǐng)：對(duì)于現(xiàn)有辦公軟件的升級(jí)，使用部門應(yīng)填寫《辦公軟件升級(jí)申請(qǐng)表》，說(shuō)明升級(jí)的必要性、升級(jí)內(nèi)容、升級(jí)預(yù)算等信息。3.使用申請(qǐng)審批：《辦公軟件使用申請(qǐng)表》或《辦公軟件升級(jí)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交信息技術(shù)部門進(jìn)行審核。信息技術(shù)部門審核軟件使用的合理性、兼容性以及對(duì)公司信息系統(tǒng)的影響等情況。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）使用授權(quán)1.用戶賬號(hào)創(chuàng)建：信息技術(shù)部門根據(jù)使用申請(qǐng)審批結(jié)果，為使用人員創(chuàng)建相應(yīng)的軟件使用賬號(hào)，并分配合理的權(quán)限。2.使用培訓(xùn)：在軟件使用前，信息技術(shù)部門組織對(duì)使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉軟件的功能和操作方法，確保能夠正確使用軟件。（三）使用監(jiān)督與管理1.使用情況跟蹤：信息技術(shù)部門定期對(duì)辦公軟件的使用情況進(jìn)行跟蹤，了解使用人員的使用頻率、使用效果等信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.違規(guī)使用處理：對(duì)于違反辦公軟件使用規(guī)定的行為，如擅自更改軟件配置、將軟件用于非工作目的等，信息技術(shù)部門有權(quán)采取相應(yīng)的措施，如限制賬號(hào)使用、刪除違規(guī)數(shù)據(jù)等，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。五、辦公軟件維護(hù)與更新審批（一）維護(hù)計(jì)劃制定1.維護(hù)需求分析：信息技術(shù)部門定期對(duì)辦公軟件的運(yùn)行情況進(jìn)行分析，收集使用人員的反饋意見，確定軟件的維護(hù)需求。2.維護(hù)計(jì)劃制定：根據(jù)維護(hù)需求分析結(jié)果，制定辦公軟件的年度維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)時(shí)間、維護(hù)人員等信息。維護(hù)計(jì)劃應(yīng)包括軟件的漏洞修復(fù)、性能優(yōu)化、功能升級(jí)等方面。（二）維護(hù)審批1.維護(hù)申請(qǐng)?zhí)峤唬盒畔⒓夹g(shù)部門根據(jù)維護(hù)計(jì)劃，填寫《辦公軟件維護(hù)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明維護(hù)的原因、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)預(yù)算等信息。2.維護(hù)審批流程：《辦公軟件維護(hù)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)人審核維護(hù)計(jì)劃的合理性和必要性，審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）更新審批1.軟件更新申請(qǐng)：對(duì)于辦公軟件的重大更新或升級(jí)，信息技術(shù)部門應(yīng)填寫《辦公軟件更新申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明更新的內(nèi)容、更新的原因、更新的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等信息。2.更新審批流程：《辦公軟件更新申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員對(duì)更新的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，審核更新的必要性和可行性。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如涉及重大更新，還需提交公司管理層進(jìn)行決策。六、辦公軟件報(bào)廢審批（一）報(bào)廢申請(qǐng)1.報(bào)廢原因分析：當(dāng)辦公軟件出現(xiàn)嚴(yán)重故障、無(wú)法滿足工作需求、軟件廠商停止技術(shù)支持等情況時(shí)，使用部門或信息技術(shù)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)軟件進(jìn)行評(píng)估，確定是否需要報(bào)廢。2.報(bào)廢申請(qǐng)?zhí)顚懀喝缧鑸?bào)廢辦公軟件，使用部門或信息技術(shù)部門填寫《辦公軟件報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢軟件的名稱、版本、購(gòu)買時(shí)間、報(bào)廢原因等信息。（二）報(bào)廢審批1.報(bào)廢申請(qǐng)審批：《辦公軟件報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交信息技術(shù)部門進(jìn)行審核。信息技術(shù)部門審核報(bào)廢軟件的實(shí)際情況和報(bào)廢的必要性，審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.報(bào)廢處理