公司異地公章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司異地公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在異地設(shè)立的分支機(jī)構(gòu)、辦事處、項(xiàng)目部等涉及使用公司公章的所有場(chǎng)所和業(yè)務(wù)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：公章的使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保公章存放和使用過程中的安全，防止公章被盜用、冒用或遺失。3.審批規(guī)范原則：明確公章使用的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用公章。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反公章管理規(guī)定的行為，追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、公章的種類及用途（一）種類公司異地公章主要包括：公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。（二）用途1.公司公章：用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章：在特定情況下代表法定代表人行使職權(quán)。三、公章的刻制與啟用（一）刻制1.異地分支機(jī)構(gòu)、辦事處、項(xiàng)目部等如需刻制公司公章，必須由公司總部統(tǒng)一安排，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理刻章手續(xù)。2.刻章申請(qǐng)應(yīng)提交書面報(bào)告，說明刻章的原因、用途、種類等，并經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)。3.選擇具有資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行刻制，確保公章的質(zhì)量和安全性。（二）啟用1.新刻制的公章在啟用前，必須進(jìn)行登記備案，記錄公章的名稱、編號(hào)、刻制日期、啟用日期等信息。2.由公司總部統(tǒng)一發(fā)放至異地使用部門，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)。3.公章啟用后，原公章同時(shí)廢止。如有需要，應(yīng)及時(shí)將廢止公章交回公司總部妥善保管。四、公章的保管（一）保管人員1.異地公章應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公章管理規(guī)定。2.保管人員應(yīng)經(jīng)過公司總部的嚴(yán)格審核和授權(quán)，不得隨意更換。如因工作需要更換保管人員，必須辦理交接手續(xù)。（二）保管場(chǎng)所1.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并放置在有專人值守的辦公室或場(chǎng)所。2.保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全措施，確保公章的安全存放。（三）保管要求1.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公章保管制度，不得擅自將公章帶出保管場(chǎng)所。如因工作需要攜帶公章外出，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并采取必要的安全措施。2.公章保管人員不得將公章借給他人使用，不得在空白紙張、文件上加蓋公章。3.定期對(duì)公章進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保公章的清晰、完整和可用。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或遺失跡象，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。五、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行，不得超出規(guī)定范圍使用。2.合同專用章僅用于簽訂各類合同，不得用于其他用途。3.財(cái)務(wù)專用章僅用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，不得挪作他用。4.法定代表人章應(yīng)根據(jù)法定代表人的授權(quán)使用，不得擅自使用。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用部門或個(gè)人應(yīng)填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用章的事由、文件名稱、文號(hào)、用章內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批：根據(jù)用章的性質(zhì)和金額大小，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人審批，重要事項(xiàng)由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項(xiàng)由公司法定代表人審批。3.蓋章：經(jīng)審批同意后，由公章保管人員對(duì)照《公章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件進(jìn)行蓋章，并在《公章使用登記表》上登記蓋章的日期、文件名稱、文號(hào)、蓋章人等信息。4.存檔：蓋章后的文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，以備查閱。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用公章，但無法按照正常審批流程進(jìn)行審批時(shí)，使用部門或個(gè)人應(yīng)通過電話、郵件等方式向公司總部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，經(jīng)同意后可先使用公章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.如因業(yè)務(wù)需要在空白紙張、文件上加蓋公章，必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，并在蓋章后注明用途、使用范圍和有效期限等信息。六、公章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致異地公章不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。2.停用申請(qǐng)應(yīng)由使用部門或保管人員提出，經(jīng)公司總部審核批準(zhǔn)后，將公章收回并妥善保管。（二）銷毀1.對(duì)于停用的公章，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前應(yīng)進(jìn)行登記備案，記錄公章的名稱、編號(hào)、停用日期等信息。2.銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保公章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)。3.銷毀后的相關(guān)記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備審計(jì)和查詢。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司總部應(yīng)定期對(duì)異地公章的管理情況進(jìn)行檢查，包括公章的保管、使用、審批等環(huán)節(jié)。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)異地公章管理進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如工商行政管理部門、稅務(wù)部門等。積極配合相關(guān)部門的工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的公章管理資料。2.如有必要，可聘請(qǐng)專業(yè)的審計(jì)機(jī)構(gòu)或律師事務(wù)所對(duì)公司異地公章管理進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)或法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確保公章管理符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用公章的。2.超越規(guī)定范圍使用公章的。3.將公章借給他人使用或在空白紙張、文件上加蓋公章的。4.因保管不善導(dǎo)致公章被盜用、冒用或遺失的。5.違反公章管理規(guī)定的其他行為。（二）責(zé)任追究措施1.對(duì)于違規(guī)使用公章的行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。九、附則（一）解釋