青島項(xiàng)目資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)青島項(xiàng)目資料管理，確保項(xiàng)目資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，為項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及后期維護(hù)提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于青島地區(qū)所有公司投資、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)的各類項(xiàng)目，包括但不限于房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目、工業(yè)項(xiàng)目等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：資料應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營(yíng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收、運(yùn)營(yíng)維護(hù)全過(guò)程的各類資料，確保無(wú)遺漏。3.規(guī)范性原則：資料的形成、整理、歸檔應(yīng)符合國(guó)家及地方相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部規(guī)定。4.及時(shí)性原則：資料應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)展同步收集、整理，及時(shí)歸檔，確保資料的時(shí)效性。二、管理職責(zé)（一）項(xiàng)目管理部門1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)項(xiàng)目資料的收集、整理、審核和歸檔工作。2.制定項(xiàng)目資料收集計(jì)劃，并監(jiān)督實(shí)施。3.對(duì)項(xiàng)目各參建單位的資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。（二）參建單位1.負(fù)責(zé)各自工作范圍內(nèi)項(xiàng)目資料的收集、整理、編制和保管，并按要求向項(xiàng)目管理部門移交。2.配備專人負(fù)責(zé)資料管理工作，確保資料管理工作的順利開(kāi)展。3.接受項(xiàng)目管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督，及時(shí)整改資料管理中存在的問(wèn)題。（三）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料的集中統(tǒng)一歸檔管理，建立健全項(xiàng)目檔案管理制度。2.對(duì)歸檔資料進(jìn)行審核、整理、編目、上架，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.提供項(xiàng)目資料的查閱、借閱服務(wù)，并做好記錄。三、資料分類與歸檔范圍（一）前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)等。2.項(xiàng)目規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等。3.項(xiàng)目設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)合同、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件及審查意見(jiàn)等。（二）工程建設(shè)文件1.工程招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。2.工程承包合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同等。3.工程施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等。4.工程施工圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知、工程洽商記錄等。5.工程施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄、分部工程驗(yàn)收記錄、單位工程竣工驗(yàn)收記錄等。6.工程質(zhì)量事故報(bào)告及處理記錄。7.工程進(jìn)度計(jì)劃及實(shí)際進(jìn)度記錄。8.工程安全管理資料，包括安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄、安全事故報(bào)告及處理記錄等。（三）設(shè)備文件1.設(shè)備采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議。2.設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等。3.設(shè)備質(zhì)量證明文件，如合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。（四）竣工文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工備案表等。2.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專業(yè)竣工圖。3.工程竣工結(jié)算資料，包括工程結(jié)算書、工程量清單、造價(jià)分析等。（五）運(yùn)營(yíng)維護(hù)文件1.項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)管理制度、操作規(guī)程等。2.設(shè)備設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、維護(hù)記錄、維修記錄等。3.項(xiàng)目運(yùn)行數(shù)據(jù)記錄，如能耗數(shù)據(jù)、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)等。4.項(xiàng)目應(yīng)急預(yù)案及演練記錄。四、資料收集與整理（一）收集要求1.各參建單位應(yīng)按照項(xiàng)目資料收集計(jì)劃，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集各自工作范圍內(nèi)的項(xiàng)目資料。2.資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子資料，應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，并與紙質(zhì)資料內(nèi)容一致。（二）整理要求1.資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類資料應(yīng)按照時(shí)間順序或邏輯順序排列。2.資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.對(duì)于每份資料，應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包含資料名稱、編號(hào)、日期、編制單位等信息。五、資料審核與歸檔（一）審核要求1.項(xiàng)目管理部門應(yīng)組織對(duì)參建單位提交的項(xiàng)目資料進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給參建單位，要求其限期整改。3.審核通過(guò)的資料，應(yīng)加蓋審核章，并注明審核日期。（二）歸檔要求1.經(jīng)審核合格的項(xiàng)目資料，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)歸檔資料進(jìn)行整理、編目、上架，建立項(xiàng)目檔案。3.項(xiàng)目檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。六、資料查閱與借閱（一）查閱要求1.因工作需要查閱項(xiàng)目資料的，應(yīng)填寫《項(xiàng)目資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱內(nèi)容、目的、時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交項(xiàng)目管理部門審核。3.項(xiàng)目管理部門審核通過(guò)后，開(kāi)具《項(xiàng)目資料查閱介紹信》，查閱人員憑介紹信到檔案管理部門查閱資料。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案室。如需復(fù)印資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱要求1.因工作需要借閱項(xiàng)目資料的，應(yīng)填寫《項(xiàng)目資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱內(nèi)容、目的、時(shí)間、歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交項(xiàng)目管理部門審核。3.項(xiàng)目管理部門審核通過(guò)后，開(kāi)具《項(xiàng)目資料借閱介紹信》，借閱人員憑介紹信到檔案管理部門借閱資料。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失資料。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還資料，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。七、資料保密與安全（一）保密要求1.項(xiàng)目資料涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。2.參與項(xiàng)目資料管理的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自對(duì)外披露項(xiàng)目資料的內(nèi)容。（二）安全要求1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。2.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案安全隱患。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.項(xiàng)目管理部門應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、審核、歸檔等情況。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任單位限期整改。3.責(zé)任單位應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真整改存在的問(wèn)題，并將整改情況及時(shí)反饋給項(xiàng)目管理部門。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立項(xiàng)目資料管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各參建單位的資料管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括資料管理工作的組織實(shí)施、資料質(zhì)量、資料歸