杭州社保文件管理辦法總則目的為了加強(qiáng)杭州地區(qū)社保文件的科學(xué)管理，確保社保文件的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保障社保業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，維護(hù)參保人員的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家和地方有關(guān)法律法規(guī)以及社保行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合杭州社保工作實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于杭州市各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、參與社保業(yè)務(wù)的相關(guān)部門以及涉及社保文件管理的各類組織和個(gè)人。社保文件包括但不限于參保登記、繳費(fèi)記錄、待遇核發(fā)、檔案資料、政策文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等與社保業(yè)務(wù)相關(guān)的紙質(zhì)和電子文件。管理原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家和地方有關(guān)法律法規(guī)，確保社保文件管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：社保文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確管理職責(zé)和權(quán)限，保證文件管理的規(guī)范性和一致性。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止社保文件的丟失、損壞、泄露，確保文件信息的安全。4.便于利用原則：以方便社保業(yè)務(wù)辦理和服務(wù)參保人員為目標(biāo)，優(yōu)化文件管理流程，提高文件利用效率。文件的形成與收集文件形成要求1.社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中，各部門和崗位應(yīng)按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和流程及時(shí)形成社保文件。文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，表述清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.紙質(zhì)文件應(yīng)使用規(guī)范的紙張和筆墨，書(shū)寫(xiě)工整、清晰；電子文件應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的格式，確保文件的可讀性和可存儲(chǔ)性。收集范圍1.參保登記文件：包括參保單位和個(gè)人的登記申請(qǐng)表、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、身份證復(fù)印件、就業(yè)證明等相關(guān)資料。2.繳費(fèi)記錄文件：繳費(fèi)申報(bào)表、繳費(fèi)憑證、銀行對(duì)賬單、欠費(fèi)催繳通知等。3.待遇核發(fā)文件：待遇申請(qǐng)審批表、待遇計(jì)算表、生存證明、養(yǎng)老金調(diào)整記錄等。4.檔案資料文件：參保人員的人事檔案、病歷資料、工傷認(rèn)定資料、勞動(dòng)能力鑒定報(bào)告等。5.政策文件：國(guó)家和地方出臺(tái)的社保政策法規(guī)、實(shí)施細(xì)則、通知公告等。6.統(tǒng)計(jì)報(bào)表文件：社保業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)分析報(bào)告、業(yè)務(wù)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等。收集方法和時(shí)間1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)社保文件的收集工作，按照業(yè)務(wù)流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)收集相關(guān)文件。2.對(duì)于日常業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的文件，應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后及時(shí)收集整理；對(duì)于定期產(chǎn)生的文件，如統(tǒng)計(jì)報(bào)表，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間周期進(jìn)行收集。3.對(duì)于新參保單位和個(gè)人的文件，應(yīng)在參保登記時(shí)一次性收集齊全；對(duì)于參保信息變更的文件，應(yīng)在變更手續(xù)辦理完畢后及時(shí)補(bǔ)充收集。文件的整理與歸檔整理要求1.社保文件應(yīng)按照業(yè)務(wù)類別、時(shí)間順序、保管期限等進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。2.紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行裝訂、編目，編寫(xiě)文件編號(hào)和卷內(nèi)目錄；電子文件應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立文件索引和元數(shù)據(jù)。歸檔范圍和期限1.歸檔范圍包括本辦法規(guī)定的所有社保文件。2.社保文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（1650年）和短期（15年及以下）三種。具體保管期限按照國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。歸檔流程1.各部門在文件整理完畢后，應(yīng)填寫(xiě)《社保文件歸檔申請(qǐng)表》，連同整理好的文件一并移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的文件進(jìn)行審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.審核通過(guò)的文件，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。文件的保管與安全保管設(shè)施和環(huán)境1.社保文件應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房或存儲(chǔ)設(shè)備中。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等安全設(shè)施，保持適宜的溫度和濕度。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)中，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。安全管理制度1.建立嚴(yán)格的檔案出入庫(kù)管理制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、復(fù)制、借出社保文件。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全保密教育，簽訂保密協(xié)議，防止文件信息泄露。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房和存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。應(yīng)急處置措施1.制定社保文件安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害或其他突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置流程。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保社保文件的安全。文件的利用與服務(wù)利用范圍和權(quán)限1.社保文件的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，僅限于與社保業(yè)務(wù)相關(guān)的查詢、審核、統(tǒng)計(jì)等工作。2.參保單位和個(gè)人有權(quán)查詢本人的社保文件信息，但應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行申請(qǐng)。3.社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、復(fù)制社保文件的，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；外部單位和個(gè)人因司法調(diào)查、審計(jì)等需要查閱社保文件的，應(yīng)持相關(guān)法律文書(shū)和介紹信，經(jīng)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。利用流程1.申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)《社保文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、范圍和期限等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的，應(yīng)及時(shí)提供文件查閱服務(wù)；對(duì)于需要復(fù)制文件的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制和登記。3.查閱和復(fù)制社保文件時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得在文件上涂改、損壞或泄露文件信息。服務(wù)質(zhì)量要求1.檔案管理部門應(yīng)建立文件利用服務(wù)記錄，及時(shí)了解申請(qǐng)人的需求和意見(jiàn)，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。2.對(duì)于申請(qǐng)人的查詢申請(qǐng)，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)；對(duì)于緊急需求，應(yīng)優(yōu)先處理。文件的鑒定與銷毀鑒定組織和方法1.成立社保文件鑒定小組，由社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.定期對(duì)保管期限已滿的社保文件進(jìn)行鑒定，采用直接鑒定法，逐卷逐件審查文件的保存價(jià)值。銷毀范圍和程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的社保文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀文件前，應(yīng)填寫(xiě)《社保文件銷毀申請(qǐng)表》，列出銷毀文件的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)鑒定小組審核同意后，報(bào)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.銷毀文件時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保文件銷毀徹底，防止文件信息泄露。監(jiān)督與檢查監(jiān)督主體和職責(zé)1.杭州市社保行政主管部門負(fù)責(zé)對(duì)全市社保文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)本單位的社保文件管理工作進(jìn)行自查自糾。檢查內(nèi)容和方式1.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括社保文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作情況。2.檢查方式包括定期檢查、不定期抽查和專項(xiàng)檢查等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)單位限期整改。責(zé)任追究1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定