發(fā)票管理辦法退回紅字關(guān)于發(fā)票管理辦法中退回紅字發(fā)票相關(guān)操作規(guī)范與管理指引一、引言親愛的同事們，發(fā)票管理在我們企業(yè)的財(cái)務(wù)運(yùn)作中起著至關(guān)重要的作用。準(zhǔn)確、規(guī)范地處理發(fā)票，不僅關(guān)乎企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，更與稅務(wù)合規(guī)緊密相連。今天，我們聚焦于發(fā)票管理辦法中的退回紅字發(fā)票這一重要環(huán)節(jié)，為大家詳細(xì)闡述相關(guān)的操作規(guī)范與管理要求，希望大家通過這份文檔，能夠更加清晰地了解如何正確處理退回紅字發(fā)票的各類事務(wù)，確保我們的工作既符合法律法規(guī)，又能高效有序地進(jìn)行。二、退回紅字發(fā)票相關(guān)概念與背景知識(shí)（一）紅字發(fā)票的定義簡單來說，紅字發(fā)票就是負(fù)數(shù)發(fā)票。當(dāng)我們?cè)谌粘＝?jīng)營活動(dòng)中，發(fā)生銷售退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，且不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓時(shí)，就需要開具紅字發(fā)票來沖減原來已開具的藍(lán)字發(fā)票的金額。比如說，咱們給客戶銷售了一批貨物并開具了發(fā)票，但后來客戶發(fā)現(xiàn)貨物有質(zhì)量問題，部分退貨，這時(shí)候就可能要用到紅字發(fā)票來調(diào)整相應(yīng)的銷售額和稅額。（二）退回紅字發(fā)票的情形1.銷售退回：客戶將已購買的商品全部或部分退還給我們。例如，客戶購買了100件商品，使用后發(fā)現(xiàn)其中10件存在質(zhì)量問題，將這10件退回，我們就需要針對(duì)這10件商品對(duì)應(yīng)的金額開具紅字發(fā)票。2.開票有誤：在開具藍(lán)字發(fā)票時(shí)，可能由于各種原因，如填寫錯(cuò)誤購貨方信息、商品名稱、數(shù)量、金額等，在發(fā)票已跨月或者已抄稅等不符合發(fā)票作廢條件的情況下，就需要開具紅字發(fā)票進(jìn)行更正。比如，把客戶公司名稱寫錯(cuò)了，且發(fā)票已經(jīng)交給客戶，次月才發(fā)現(xiàn)這個(gè)錯(cuò)誤，就只能通過開具紅字發(fā)票來糾正。3.應(yīng)稅服務(wù)中止：如果我們?yōu)榭蛻籼峁┠稠?xiàng)服務(wù)，在服務(wù)過程中，由于一些原因?qū)е路?wù)無法繼續(xù)進(jìn)行，需要中止服務(wù)，對(duì)于已經(jīng)開具發(fā)票但尚未提供完服務(wù)的部分，就需要開具紅字發(fā)票沖減相應(yīng)的收入和稅額。（三）相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求根據(jù)國家稅收相關(guān)法律法規(guī)，特別是《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其實(shí)施細(xì)則，以及增值稅相關(guān)政策規(guī)定，企業(yè)開具紅字發(fā)票必須嚴(yán)格遵循規(guī)定的流程和要求。違規(guī)開具紅字發(fā)票可能導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，不僅會(huì)面臨稅務(wù)機(jī)關(guān)的處罰，還可能影響企業(yè)的納稅信用等級(jí)。所以，大家務(wù)必高度重視，嚴(yán)格按照規(guī)定操作。三、退回紅字發(fā)票的操作流程（一）購買方已抵扣情形下的操作流程1.購買方申請(qǐng)開具紅字信息表購買方如果已經(jīng)將藍(lán)字發(fā)票進(jìn)行了抵扣，需要在增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（以下簡稱《信息表》）。在填開《信息表》時(shí)，要填寫相對(duì)應(yīng)的藍(lán)字專用發(fā)票信息，且《信息表》中的“開具紅字發(fā)票理由”要如實(shí)填寫，比如“銷售退回”“開票有誤”等具體原因。希望大家在填寫《信息表》時(shí)一定要仔細(xì)核對(duì)各項(xiàng)信息，確保準(zhǔn)確無誤。因?yàn)橐坏┬畔⒂姓`，可能會(huì)導(dǎo)致紅字發(fā)票開具出現(xiàn)問題，影響后續(xù)的財(cái)務(wù)處理和稅務(wù)申報(bào)。2.稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)校驗(yàn)稅務(wù)機(jī)關(guān)通過網(wǎng)絡(luò)接收購買方上傳的《信息表》，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)通過后，生成帶有“紅字發(fā)票信息表編號(hào)”的《信息表》，并將信息同步至納稅人端系統(tǒng)中。這個(gè)過程一般是自動(dòng)完成的，但如果遇到系統(tǒng)故障等特殊情況，可能需要一定時(shí)間來處理，大家要耐心等待。3.銷售方開具紅字發(fā)票銷售方憑稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)校驗(yàn)通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在發(fā)票管理系統(tǒng)中以銷項(xiàng)負(fù)數(shù)開具。紅字專用發(fā)票應(yīng)與《信息表》一一對(duì)應(yīng)。這里要特別提醒大家，銷售方開具紅字發(fā)票時(shí)，一定要確保發(fā)票內(nèi)容與《信息表》完全一致，包括發(fā)票代碼、號(hào)碼、金額、稅額等關(guān)鍵信息。（二）購買方未抵扣且發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)無法退回情形下的操作流程1.銷售方申請(qǐng)開具紅字信息表若購買方未將藍(lán)字發(fā)票用于申報(bào)抵扣，且發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)無法退回給銷售方，銷售方應(yīng)在發(fā)票管理系統(tǒng)中填開并上傳《信息表》。此時(shí)，銷售方在填開《信息表》時(shí)應(yīng)填寫相對(duì)應(yīng)的藍(lán)字專用發(fā)票信息，并在“開具紅字發(fā)票理由”欄注明具體原因，如“購買方拒收”等，并詳細(xì)說明拒收原因。2.稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)校驗(yàn)及后續(xù)操作同購買方已抵扣情形下稅務(wù)機(jī)關(guān)的校驗(yàn)流程一樣，系統(tǒng)校驗(yàn)通過后，銷售方憑帶有“紅字發(fā)票信息表編號(hào)”的《信息表》開具紅字專用發(fā)票。我們鼓勵(lì)銷售方在遇到這種情況時(shí)，及時(shí)與購買方溝通，了解拒收原因，盡量避免類似問題再次發(fā)生，同時(shí)也要按照規(guī)定流程及時(shí)申請(qǐng)開具紅字信息表和紅字發(fā)票。（三）購買方未抵扣且發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)退回情形下的操作流程1.銷售方直接開具紅字發(fā)票當(dāng)購買方未將藍(lán)字發(fā)票用于申報(bào)抵扣，并且將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)退回給銷售方時(shí)，銷售方可以在發(fā)票管理系統(tǒng)中填開并上傳《信息表》，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)校驗(yàn)通過后，直接開具紅字專用發(fā)票。在這種情況下，銷售方要對(duì)退回的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)妥善保管，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)。同時(shí)，在開具紅字發(fā)票后，要將紅字發(fā)票的相關(guān)信息及時(shí)記錄在財(cái)務(wù)賬目中，確保賬實(shí)相符。四、退回紅字發(fā)票的管理要點(diǎn)（一）記錄與存檔管理1.建立詳細(xì)的紅字發(fā)票臺(tái)賬我們要建立專門的紅字發(fā)票臺(tái)賬，對(duì)每一筆紅字發(fā)票的開具情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。臺(tái)賬內(nèi)容應(yīng)包括紅字發(fā)票對(duì)應(yīng)的藍(lán)字發(fā)票信息（如發(fā)票代碼、號(hào)碼、開票日期等）、開具紅字發(fā)票的原因、紅字發(fā)票的代碼和號(hào)碼、開具日期、涉及金額和稅額等。通過建立臺(tái)賬，方便我們隨時(shí)查詢和統(tǒng)計(jì)紅字發(fā)票的開具情況，也有助于財(cái)務(wù)分析和稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控。希望各部門負(fù)責(zé)發(fā)票管理的同事，及時(shí)、準(zhǔn)確地將紅字發(fā)票信息錄入臺(tái)賬，確保臺(tái)賬數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.相關(guān)資料的存檔除了紅字發(fā)票本身，與紅字發(fā)票開具相關(guān)的資料，如《信息表》、購買方的拒收證明（如有）、銷售退回的相關(guān)證明材料（如退貨單、雙方協(xié)商一致的書面協(xié)議等），都要妥善存檔。這些資料是證明紅字發(fā)票開具合法性和真實(shí)性的重要依據(jù)，存檔期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定執(zhí)行，一般為10年。在存檔過程中，要注意資料的分類整理，便于日后查閱。（二）稅務(wù)申報(bào)與處理1.紅字發(fā)票稅額的申報(bào)處理在進(jìn)行增值稅納稅申報(bào)時(shí)，要準(zhǔn)確處理紅字發(fā)票對(duì)應(yīng)的稅額。對(duì)于一般納稅人，開具紅字專用發(fā)票后，應(yīng)根據(jù)紅字發(fā)票上注明的稅額，在增值稅納稅申報(bào)表的相應(yīng)欄次中進(jìn)行沖減。例如，在“銷項(xiàng)稅額”欄次中填寫負(fù)數(shù)，以沖減當(dāng)期的銷項(xiàng)稅額。小規(guī)模納稅人如果發(fā)生開具紅字發(fā)票的情況，同樣要在相應(yīng)的銷售額和應(yīng)納稅額欄次中進(jìn)行調(diào)整。大家在申報(bào)時(shí)一定要仔細(xì)核對(duì)紅字發(fā)票數(shù)據(jù)，確保申報(bào)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，避免因申報(bào)錯(cuò)誤導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2.與稅務(wù)機(jī)關(guān)的溝通協(xié)調(diào)如果在紅字發(fā)票開具、稅務(wù)申報(bào)等過程中遇到問題，要及時(shí)與主管稅務(wù)機(jī)關(guān)溝通協(xié)調(diào)。比如，當(dāng)遇到稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)校驗(yàn)不通過但又無法確定原因的情況，或者對(duì)紅字發(fā)票相關(guān)政策存在疑問時(shí)，不要自行處理，應(yīng)主動(dòng)向稅務(wù)機(jī)關(guān)咨詢，按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)意見進(jìn)行操作。我們鼓勵(lì)大家積極與稅務(wù)機(jī)關(guān)保持良好的溝通關(guān)系，這有助于我們更好地理解和執(zhí)行稅收政策，保障企業(yè)的稅務(wù)合規(guī)。（三）內(nèi)部溝通與協(xié)作1.銷售部門與財(cái)務(wù)部門的協(xié)作銷售部門在發(fā)生銷售退回、客戶拒收等可能導(dǎo)致開具紅字發(fā)票的情況時(shí)，要及時(shí)將相關(guān)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門。比如，銷售部門收到客戶的退貨申請(qǐng)后，應(yīng)第一時(shí)間告知財(cái)務(wù)部門，同時(shí)提供退貨的相關(guān)證明材料。財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售部門提供的信息，判斷是否符合開具紅字發(fā)票的條件，并按照規(guī)定流程進(jìn)行操作。希望銷售部門和財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)溝通協(xié)作，建立有效的信息傳遞機(jī)制，避免因信息不暢導(dǎo)致紅字發(fā)票開具不及時(shí)或錯(cuò)誤。2.采購部門與財(cái)務(wù)部門的協(xié)作對(duì)于采購業(yè)務(wù)中涉及的紅字發(fā)票，采購部門同樣要與財(cái)務(wù)部門密切配合。如果采購貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題需要退貨，采購部門要協(xié)助財(cái)務(wù)部門獲取購買方（即我們企業(yè)）已抵扣或未抵扣等相關(guān)信息，以便財(cái)務(wù)部門按照正確的流程申請(qǐng)開具紅字信息表和紅字發(fā)票。同時(shí)，采購部門要跟進(jìn)退貨的物流情況，確保貨物順利退回，與財(cái)務(wù)部門共同完成整個(gè)紅字發(fā)票處理流程。五、常見問題及解答（一）開具紅字發(fā)票后，是否需要收回原藍(lán)字發(fā)票？1.購買方已抵扣的情況購買方已將藍(lán)字發(fā)票用于申報(bào)抵扣的，原藍(lán)字發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)無需退回給銷售方。但購買方應(yīng)在填開《信息表》的當(dāng)期，在增值稅納稅申報(bào)表附表二“進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出”欄次，按照《信息表》中注明的稅額進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出。2.購買方未抵扣且發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)退回的情況這種情況下，銷售方應(yīng)收回原藍(lán)字發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，并在上面注明“作廢”字樣留存。如果原藍(lán)字發(fā)票已經(jīng)跨月，不能直接作廢，只能通過開具紅字發(fā)票來沖減。（二）紅字發(fā)票開具錯(cuò)誤怎么辦？如果紅字發(fā)票開具錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)作廢該紅字發(fā)票（如果符合作廢條件），并重新按照正確的信息開具。如果紅字發(fā)票已經(jīng)跨月無法作廢，應(yīng)按照開具紅字發(fā)票的流程，再次開具紅字發(fā)票沖減錯(cuò)誤的紅字發(fā)票，然后再開具正確的紅字發(fā)票。在處理這類問題時(shí)，要及時(shí)與稅務(wù)機(jī)關(guān)溝通，確保操作符合規(guī)定。（三）小規(guī)模納稅人如何開具紅字發(fā)票？小規(guī)模納稅人開具紅字發(fā)票的流程相對(duì)簡單一些。如果是自行開具增值稅專用發(fā)票的小規(guī)模納稅人，發(fā)生銷售退回、開票有誤等情形，需要開具紅字專用發(fā)票的，可參照一般納稅人的相關(guān)流程，在發(fā)票管理系統(tǒng)中填開并上傳《信息表》，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)校驗(yàn)通過后，開具紅字專用發(fā)票。如果是小規(guī)模納稅人到稅務(wù)機(jī)關(guān)代開的增值稅專用發(fā)票，發(fā)生需要開具紅字發(fā)票的情況，應(yīng)持《信息表》等相關(guān)資料到稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理紅字發(fā)票代開事宜。對(duì)于小規(guī)模納稅人自行開具的增值稅普通發(fā)票，直接在開票系統(tǒng)中開具紅字發(fā)票沖減即可。