行政辦公設(shè)備采購流程制度?

行政辦公設(shè)備采購流程制度一、總則1.目的為加強(qiáng)本高端賓館行政辦公設(shè)備采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、透明、合規(guī)，保障辦公設(shè)備及時供應(yīng)，滿足賓館各部門工作需求，提高賓館整體運(yùn)營效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于賓館內(nèi)部各部門行政辦公設(shè)備的采購活動。行政辦公設(shè)備包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、辦公桌椅、文件柜、投影儀等用于日常辦公的設(shè)備。3.原則-合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。-需求導(dǎo)向原則：以滿足賓館各部門實際辦公需求為出發(fā)點，合理確定采購設(shè)備的種類、數(shù)量和規(guī)格。-質(zhì)量優(yōu)先原則：在保證設(shè)備質(zhì)量的前提下，綜合考慮價格、性能、售后服務(wù)等因素，選擇性價比高的產(chǎn)品。-公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有供應(yīng)商機(jī)會均等，杜絕不正當(dāng)競爭和違規(guī)操作。-效益原則：注重采購成本控制，提高資金使用效益，避免資源浪費(fèi)。二、采購組織與職責(zé)1.采購領(lǐng)導(dǎo)小組-組成：由賓館總經(jīng)理擔(dān)任組長，副總經(jīng)理及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。-職責(zé)：負(fù)責(zé)審議并批準(zhǔn)年度行政辦公設(shè)備采購預(yù)算；對重大采購項目進(jìn)行決策；協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題；監(jiān)督采購制度的執(zhí)行情況。2.采購部門-設(shè)立：在賓館行政部門下設(shè)專門的采購組，配備專業(yè)的采購人員。-職責(zé)：負(fù)責(zé)制定行政辦公設(shè)備采購計劃；收集、整理和分析供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫；組織采購項目的招標(biāo)、談判、詢價等采購活動；簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況；負(fù)責(zé)采購設(shè)備的驗收工作；定期向采購領(lǐng)導(dǎo)小組匯報采購工作進(jìn)展情況。3.使用部門-職責(zé)：根據(jù)工作需要，提出行政辦公設(shè)備采購申請；協(xié)助采購部門制定采購技術(shù)規(guī)格和驗收標(biāo)準(zhǔn)；參與采購項目的評審工作；負(fù)責(zé)采購設(shè)備的安裝、調(diào)試和日常維護(hù)保養(yǎng)工作；對采購設(shè)備的使用效果進(jìn)行反饋評價。4.財務(wù)部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)審核行政辦公設(shè)備采購預(yù)算和采購資金的安排；參與采購合同的審核，監(jiān)督采購資金的支付；對采購項目進(jìn)行財務(wù)核算和審計監(jiān)督。5.審計部門-職責(zé)：對行政辦公設(shè)備采購活動進(jìn)行全過程審計監(jiān)督，包括采購計劃、采購方式、采購程序、合同執(zhí)行等方面；檢查采購過程中是否存在違規(guī)違紀(jì)行為，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。三、采購預(yù)算編制1.預(yù)算申報每年[具體時間]，各使用部門根據(jù)本部門業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實際工作需求，結(jié)合現(xiàn)有辦公設(shè)備狀況，填寫《行政辦公設(shè)備采購預(yù)算申請表》，詳細(xì)列出擬采購設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計單價、采購金額等信息，并說明采購理由。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購部門。2.預(yù)算審核采購部門收到各使用部門提交的采購預(yù)算申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行匯總、整理和初步審核。審核內(nèi)容包括設(shè)備需求的合理性、規(guī)格型號的準(zhǔn)確性、預(yù)算金額的合理性等。采購部門根據(jù)審核情況，與使用部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，對預(yù)算申請進(jìn)行必要的調(diào)整。初步審核通過后，采購部門將匯總的采購預(yù)算申請?zhí)峤恢霖攧?wù)部門。財務(wù)部門對采購預(yù)算進(jìn)行進(jìn)一步審核，重點審核預(yù)算金額是否符合賓館年度財務(wù)預(yù)算安排，資金來源是否落實。財務(wù)部門結(jié)合賓館整體財務(wù)狀況和資金情況，對采購預(yù)算提出審核意見，并反饋給采購部門。3.預(yù)算審批采購部門根據(jù)財務(wù)部門的審核意見，對采購預(yù)算進(jìn)行修改完善后，提交至采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議。采購領(lǐng)導(dǎo)小組召開專門會議，對年度行政辦公設(shè)備采購預(yù)算進(jìn)行全面審議。審議內(nèi)容包括采購項目的必要性、預(yù)算金額的合理性、資金安排的可行性等。經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過的采購預(yù)算，報賓館總經(jīng)理批準(zhǔn)后正式生效。四、采購申請與審批1.采購申請在年度采購預(yù)算范圍內(nèi)，各使用部門根據(jù)實際工作需要，填寫《行政辦公設(shè)備采購申請表》。申請表應(yīng)包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購金額、申請采購時間、用途等詳細(xì)信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。對于緊急采購需求，使用部門應(yīng)在申請表中注明緊急原因。2.申請審批使用部門將填寫好的采購申請表提交至采購部門。采購部門對申請表進(jìn)行審核，主要審核申請內(nèi)容是否符合采購預(yù)算，設(shè)備規(guī)格型號是否明確，采購時間是否合理等。審核通過后，采購申請表依次報分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。對于預(yù)算外的采購申請，使用部門需詳細(xì)說明采購原因和資金來源，經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，報總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，采購申請表返回至采購部門，作為采購工作的依據(jù)。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商篩選與評估采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，選擇具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證和售后服務(wù)的供應(yīng)商作為潛在供應(yīng)商。采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行測試評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等方面。根據(jù)考察和評估結(jié)果，編制《供應(yīng)商評估報告》，確定合格供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫建立與維護(hù)采購部門建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，將合格供應(yīng)商的基本信息、評估報告、合作記錄等資料進(jìn)行整理歸檔。定期對供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和維護(hù)，及時記錄供應(yīng)商的供貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面的信息，以便對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理。3.供應(yīng)商合作與考核采購部門根據(jù)采購需求，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行合作。在合作過程中，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作、增加采購量等獎勵；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，視情節(jié)輕重采取警告、減少采購量、終止合作等措施。六、采購方式選擇1.公開招標(biāo)對于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、市場競爭充分的行政辦公設(shè)備采購項目，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式。采購部門按照國家相關(guān)法律法規(guī)和賓館的招標(biāo)管理規(guī)定，編制招標(biāo)文件，在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。招標(biāo)過程應(yīng)嚴(yán)格遵循開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)的程序，確保公平、公正、公開。2.邀請招標(biāo)對于技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求，只有少數(shù)潛在供應(yīng)商可供選擇的采購項目，或受時間、地點等條件限制，不宜采用公開招標(biāo)方式的項目，可以采用邀請招標(biāo)方式。采購部門從合格供應(yīng)商名單中選擇不少于三家符合條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請書，邀請其參與投標(biāo)。邀請招標(biāo)的程序與公開招標(biāo)基本相同，但在招標(biāo)公告發(fā)布環(huán)節(jié)有所簡化。3.競爭性談判對于采購項目技術(shù)規(guī)格不能事先確定，或者采購項目時間緊迫，需要盡快完成采購的情況，可以采用競爭性談判方式。采購部門成立談判小組，與符合條件的供應(yīng)商就采購項目的技術(shù)規(guī)格、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行談判。談判小組根據(jù)供應(yīng)商的響應(yīng)情況和談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商。4.詢價采購對于采購規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的行政辦公設(shè)備采購項目，可以采用詢價采購方式。采購部門向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報出產(chǎn)品價格、交貨期等信息。采購部門根據(jù)供應(yīng)商的報價情況，選擇報價合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。5.單一來源采購對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的行政辦公設(shè)備，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目，可以采用單一來源采購方式。采用單一來源采購方式的，采購部門應(yīng)向采購領(lǐng)導(dǎo)小組說明采購理由，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行采購。在采購過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分協(xié)商，確保采購價格合理、質(zhì)量可靠、售后服務(wù)有保障。七、采購合同管理1.合同起草與審核采購部門根據(jù)采購項目的具體情況和采購談判結(jié)果，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方當(dāng)事人的基本信息、設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、售后服務(wù)、違約責(zé)任等條款。合同起草完成后，采購部門將合同文本提交至財務(wù)部門、法務(wù)部門（如有）和使用部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門重點審核合同的付款方式、資金安排等條款；法務(wù)部門審核合同的合法性、合規(guī)性和風(fēng)險防范條款；使用部門審核合同中關(guān)于設(shè)備規(guī)格型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式等條款是否符合實際需求。各部門提出審核意見后，采購部門根據(jù)意見對合同進(jìn)行修改完善。2.合同簽訂與備案修改后的合同文本經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批通過后，由采購部門代表賓館與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，并由雙方當(dāng)事人簽字蓋章。合同簽訂后，采購部門將合同副本分別送財務(wù)部門、使用部門和審計部門備案，作為后續(xù)付款、驗收和審計監(jiān)督的依據(jù)。3.合同執(zhí)行與變更采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按照合同約定的時間、地點和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)履行交貨義務(wù)。在合同執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要變更合同內(nèi)容，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同審核和審批程序進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，變更后的合同應(yīng)重新進(jìn)行備案。4.合同結(jié)算與歸檔采購設(shè)備驗收合格后，采購部門根據(jù)合同約定的付款方式和時間，向財務(wù)部門提交付款申請。財務(wù)部門審核付款申請及相關(guān)憑證無誤后，按照財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。采購合同履行完畢后，采購部門將合同及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，包括合同文本、招標(biāo)（談判、詢價）文件、供應(yīng)商報價單、驗收報告、付款憑證等。歸檔資料應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查閱和審計。八、采購驗收管理1.驗收準(zhǔn)備采購部門在收到供應(yīng)商的交貨通知后，及時通知使用部門做好驗收準(zhǔn)備工作。使用部門根據(jù)采購合同和技術(shù)規(guī)格要求，制定詳細(xì)的驗收方案，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法和驗收人員。驗收人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉設(shè)備的性能和使用要求。2.驗收實施設(shè)備到貨后，采購部門、使用部門和供應(yīng)商共同進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等方面。驗收人員按照驗收方案對設(shè)備進(jìn)行逐一檢查和測試，填寫《行政辦公設(shè)備驗收報告》。報告應(yīng)詳細(xì)記錄驗收情況，包括驗收項目、驗收結(jié)果、存在的問題等。對于需要安裝調(diào)試的設(shè)備，供應(yīng)商應(yīng)負(fù)責(zé)在規(guī)定時間內(nèi)完成安裝調(diào)試工作，驗收人員對安裝調(diào)試后的設(shè)備進(jìn)行運(yùn)行測試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.驗收結(jié)果處理如果驗收結(jié)果符合合同要求，驗收人員在驗收報告上簽字確認(rèn)，采購部門將驗收報告提交至財務(wù)部門，作為付款依據(jù)。如果驗收過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，驗收人員應(yīng)及時記錄問題，并要求供應(yīng)商限期整改或更換設(shè)備。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)采取有效措施解決問題，重新進(jìn)行驗收。如供應(yīng)商未能在規(guī)定時間內(nèi)解決問題，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。九、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對行政辦公設(shè)備采購活動進(jìn)行全面監(jiān)督，定期聽取采購部門的工作匯報，檢查采購制度的執(zhí)行情況。采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購人員的管理和監(jiān)督，規(guī)范采購行為。審計部門應(yīng)定期對行政辦公設(shè)備采購項目進(jìn)行審計，審計內(nèi)容包括采購預(yù)算的執(zhí)行情況、采購方式的選擇是否合規(guī)、采購程序是否合法、合同執(zhí)行情況以及資金使用情況等。審計部門發(fā)現(xiàn)問題后，應(yīng)及時向采購領(lǐng)導(dǎo)小組報告，并提出整改建議。2.投訴處理賓館設(shè)立專門的投訴渠道，接受內(nèi)部員工和供應(yīng)商對行政辦公設(shè)備采購活動的投訴和舉報。對于投訴和舉報內(nèi)容，審計部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實。如經(jīng)查實存在違規(guī)違紀(jì)行為，應(yīng)按照賓館的相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，并將處理結(jié)果向投訴人或舉報人反饋。十、培訓(xùn)與支持1.采購人員培訓(xùn)采購部門定期組織采購人員參加相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括國家法律法規(guī)、采購政策、采購技巧、合同管理、供應(yīng)商管理等方面的知識和技能。通過培訓(xùn)，提高采購人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，確保采購工作的規(guī)范、高效開展。2.使用部門培訓(xùn)對于新采購的行政辦公設(shè)備，采購部門應(yīng)協(xié)調(diào)供應(yīng)商或?qū)I(yè)技術(shù)人員為使用部門提供操作培訓(xùn)