白酒門店物料管理制度總則1.目的為加強(qiáng)白酒門店物料管理，規(guī)范物料的采購、存儲(chǔ)、使用、核銷等流程，確保物料的合理配置與有效利用，滿足門店運(yùn)營需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司旗下所有白酒門店的物料管理工作。3.物料定義本制度所指物料包括但不限于白酒產(chǎn)品、包裝材料、促銷贈(zèng)品、辦公用品、陳列道具等與門店運(yùn)營相關(guān)的各類物品。職責(zé)分工1.門店店長全面負(fù)責(zé)門店物料的管理工作，確保物料的安全、完整與合理使用。根據(jù)門店銷售情況和實(shí)際需求，提報(bào)物料采購計(jì)劃。組織實(shí)施物料的驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、盤點(diǎn)等工作，并做好相關(guān)記錄。監(jiān)督物料的使用情況，杜絕浪費(fèi)和不合理損耗。2.采購部門根據(jù)門店提報(bào)的采購計(jì)劃，負(fù)責(zé)物料的統(tǒng)一采購工作，確保采購物料的質(zhì)量符合要求，價(jià)格合理。與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，簽訂采購合同，跟蹤采購進(jìn)度，確保物料按時(shí)、按量供應(yīng)。建立供應(yīng)商檔案，評(píng)估供應(yīng)商的供貨能力和信譽(yù)，定期進(jìn)行供應(yīng)商考核。3.倉庫管理部門（如有）負(fù)責(zé)物料的存儲(chǔ)管理，確保物料存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔、有序。對(duì)入庫物料進(jìn)行驗(yàn)收、核對(duì)，辦理入庫手續(xù)，建立物料庫存臺(tái)賬。根據(jù)門店需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)放物料，并做好發(fā)放記錄。定期對(duì)物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，及時(shí)處理盤盈、盤虧等情況。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)物料采購費(fèi)用的審核與核算，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。對(duì)物料的庫存情況進(jìn)行監(jiān)督，參與物料盤點(diǎn)工作，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。根據(jù)物料管理制度，對(duì)相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行賬務(wù)處理，提供財(cái)務(wù)報(bào)表和分析數(shù)據(jù)。物料采購管理1.采購計(jì)劃制定門店店長應(yīng)定期分析門店銷售數(shù)據(jù)和物料庫存狀況，結(jié)合市場動(dòng)態(tài)和促銷活動(dòng)計(jì)劃，提前[X]周提報(bào)物料采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等詳細(xì)信息。采購部門收到門店采購計(jì)劃后，應(yīng)進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合公司庫存情況和采購預(yù)算，對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。如遇特殊情況需要緊急采購的物料，門店店長應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通，并填寫緊急采購申請(qǐng)單，說明采購原因、物料信息等，經(jīng)審批后由采購部門優(yōu)先安排采購。2.供應(yīng)商選擇與管理采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)等方式選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格和良好的信譽(yù)。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面表現(xiàn)，調(diào)整供應(yīng)商合作策略，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰或整改。3.采購流程采購部門根據(jù)審核后的采購計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)詳細(xì)注明物料信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時(shí)反饋發(fā)貨信息給采購部門。采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保物料按時(shí)、按量到貨。物料到貨前，采購部門應(yīng)通知倉庫管理部門（如有）做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。倉庫管理部門根據(jù)采購訂單和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨物料進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，同時(shí)填寫物料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，記錄驗(yàn)收情況。驗(yàn)收合格的物料，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，將物料錄入庫存臺(tái)賬，并更新庫存信息。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物料，應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。物料存儲(chǔ)管理1.倉庫規(guī)劃與布局根據(jù)物料的性質(zhì)、用途、出入庫頻率等因素，合理規(guī)劃倉庫存儲(chǔ)空間，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如白酒存儲(chǔ)區(qū)、包裝材料存儲(chǔ)區(qū)、促銷贈(zèng)品存儲(chǔ)區(qū)、辦公用品存儲(chǔ)區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。按照物料的類別和規(guī)格，進(jìn)行分類存放，遵循先進(jìn)先出、便于存取的原則，確保物料存儲(chǔ)整齊、有序，便于查找和管理。2.庫存管理要求倉庫管理部門應(yīng)建立健全庫存管理制度，定期對(duì)庫存物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為[X]月/季/年，盤點(diǎn)結(jié)束后應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，說明盤點(diǎn)情況、盤盈盤虧原因及處理結(jié)果等。嚴(yán)格控制物料庫存數(shù)量，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象。根據(jù)門店銷售數(shù)據(jù)和市場需求預(yù)測，設(shè)定各類物料的安全庫存水平，當(dāng)庫存低于安全庫存時(shí)，及時(shí)提報(bào)補(bǔ)貨申請(qǐng)。加強(qiáng)倉庫安全管理，設(shè)置必要的消防器材和安全設(shè)施，確保倉庫環(huán)境安全。同時(shí)，做好防潮、防蟲、防盜等工作，防止物料損壞或丟失。3.庫存賬務(wù)處理倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)記錄物料的出入庫情況，更新庫存臺(tái)賬。庫存臺(tái)賬應(yīng)詳細(xì)記錄物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、出入庫時(shí)間、憑證號(hào)、經(jīng)手人等信息，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與倉庫管理部門核對(duì)庫存賬目，對(duì)庫存差異進(jìn)行核實(shí)和處理。如發(fā)現(xiàn)庫存賬目與實(shí)際庫存不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，調(diào)整賬目，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。物料使用管理1.物料領(lǐng)用制度門店員工因工作需要領(lǐng)用物料時(shí)，應(yīng)填寫物料領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息，經(jīng)門店店長審批后到倉庫管理部門（如有）領(lǐng)取物料。倉庫管理部門根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放物料，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，以便追溯物料流向。對(duì)于限量領(lǐng)用的物料，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放，不得超領(lǐng)。如因特殊原因需要超領(lǐng)，領(lǐng)用人應(yīng)說明原因并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可發(fā)放。2.物料使用規(guī)范門店員工應(yīng)嚴(yán)格按照物料的使用說明和操作規(guī)程使用物料，確保物料的正常使用和安全。對(duì)于白酒產(chǎn)品的展示和銷售，應(yīng)遵循產(chǎn)品陳列規(guī)范，保持產(chǎn)品外觀整潔、美觀，不得隨意損壞或污染物料。加強(qiáng)物料使用過程中的管理，避免浪費(fèi)和不合理損耗。對(duì)于可回收利用的物料，如包裝材料、促銷贈(zèng)品等，應(yīng)妥善保管，回收利用；對(duì)于廢棄物料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處理，不得隨意丟棄。門店店長應(yīng)定期檢查物料使用情況，對(duì)浪費(fèi)物料或違規(guī)使用物料的行為進(jìn)行糾正和處罰。同時(shí)，鼓勵(lì)員工節(jié)約物料，提出合理的物料使用建議，對(duì)節(jié)約物料表現(xiàn)突出的員工給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。3.物料核銷管理物料使用后，門店員工應(yīng)及時(shí)辦理物料核銷手續(xù)。核銷時(shí)，應(yīng)填寫物料核銷申請(qǐng)表，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時(shí)間、使用用途等信息，并附上相關(guān)證明材料，如銷售記錄、活動(dòng)報(bào)告等。門店店長負(fù)責(zé)對(duì)物料核銷申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)物料使用情況的真實(shí)性和合理性。審核通過后，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門根據(jù)物料核銷申請(qǐng)表和相關(guān)憑證，對(duì)物料費(fèi)用進(jìn)行核銷，確保費(fèi)用支出與實(shí)際使用情況相符。同時(shí)，定期對(duì)物料核銷情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為物料管理決策提供依據(jù)。物料盤點(diǎn)管理1.盤點(diǎn)計(jì)劃制定倉庫管理部門（如有）應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定和門店實(shí)際情況，制定物料盤點(diǎn)計(jì)劃。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)明確盤點(diǎn)時(shí)間、范圍、人員安排、盤點(diǎn)方法等內(nèi)容。在盤點(diǎn)前，倉庫管理部門應(yīng)通知各相關(guān)部門和人員做好準(zhǔn)備工作，包括清理倉庫、整理物料、核對(duì)賬目等。同時(shí)，準(zhǔn)備好必要的盤點(diǎn)工具和表格，如盤點(diǎn)清單、盤存單等。2.盤點(diǎn)實(shí)施按照盤點(diǎn)計(jì)劃組織實(shí)施盤點(diǎn)工作，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)物料進(jìn)行逐一清點(diǎn)、核對(duì)，確保盤點(diǎn)結(jié)果的準(zhǔn)確性。盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)記錄并查明原因。對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)詳細(xì)記錄在盤存單上，并注明原因。盤存單應(yīng)由盤點(diǎn)人員簽字確認(rèn)，作為盤點(diǎn)結(jié)果的依據(jù)。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)盤存單編制盤點(diǎn)報(bào)告，匯總盤點(diǎn)情況，分析盤盈盤虧原因，并提出處理建議。盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)提交門店店長審核，店長審核通過后報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。對(duì)于盤盈的物料，應(yīng)查明原因，如屬于供應(yīng)商多發(fā)貨、入庫時(shí)計(jì)量錯(cuò)誤等原因，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理；如無法查明原因，應(yīng)作為營業(yè)外收入入賬。對(duì)于盤虧的物料，應(yīng)查明責(zé)任，如屬于人為原因造成的損失，應(yīng)由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償；如屬于自然損耗等不可抗力因素造成的損失，經(jīng)批準(zhǔn)后作為營業(yè)外支出處理。物料報(bào)廢管理1.報(bào)廢申請(qǐng)對(duì)于已損壞、過期、變質(zhì)或不再使用的物料，門店應(yīng)填寫物料報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并附上相關(guān)證明材料，如損壞照片、檢驗(yàn)報(bào)告等。門店店長對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)報(bào)廢原因的真實(shí)性和合理性。審核通過后，提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.報(bào)廢審批上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)物料報(bào)廢申請(qǐng)表和相關(guān)證明材料進(jìn)行審批，對(duì)于金額較大或涉及重要物料的報(bào)廢申請(qǐng)，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)估和審議。經(jīng)審批同意報(bào)廢的物料，應(yīng)注明報(bào)廢批準(zhǔn)文號(hào)和日期，并返回門店執(zhí)行報(bào)廢處理。3.報(bào)廢處理門店按照公司規(guī)定的報(bào)廢處理方式對(duì)物料進(jìn)行處理，如銷毀、變賣、捐贈(zèng)等。對(duì)于需要銷毀的物料，應(yīng)選擇安全、環(huán)保的方式進(jìn)行銷毀，確保物料不會(huì)造成環(huán)境污染或安全隱患。在報(bào)廢處理過程中，應(yīng)做好記錄，包括報(bào)廢日期、處理方式、處理數(shù)量、經(jīng)手人等信息，以備核查。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)報(bào)廢審批文件和處理記錄，對(duì)報(bào)廢物料進(jìn)行賬務(wù)核銷處理。物料損耗管理1.損耗界定與標(biāo)準(zhǔn)明確物料損耗的界定范圍，包括正常損耗和非正常損耗。正常損耗是指在物料采購、存儲(chǔ)、使用過程中因合理原因產(chǎn)生的損耗，如產(chǎn)品的自然揮發(fā)、包裝材料的正常破損等；非正常損耗是指因人為原因、管理不善或意外事故等導(dǎo)致的物料損失，如被盜、丟失、損壞等。制定各類物料的損耗標(biāo)準(zhǔn)，如白酒產(chǎn)品的損耗率控制在[X]%以內(nèi)，包裝材料的損耗率控制在[X]%以內(nèi)等。損耗標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)物料性質(zhì)、存儲(chǔ)條件、使用方式等因素綜合確定，并定期進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整。2.損耗原因分析與控制定期對(duì)物料損耗情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，查找損耗原因，如發(fā)現(xiàn)存在非正常損耗情況，應(yīng)及時(shí)查明責(zé)任人，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改。對(duì)于因管理不善導(dǎo)致的損耗，應(yīng)加強(qiáng)管理流程和制度建設(shè)，完善相關(guān)環(huán)節(jié)的控制措施；對(duì)于因人為原因?qū)е碌膿p耗，應(yīng)加強(qiáng)員工培訓(xùn)和教育，提高員工的責(zé)任意識(shí)和操作技能。通過優(yōu)化物料采購計(jì)劃、合理控制庫存水平、加強(qiáng)倉庫管理等措施，降低物料的正常損耗率。同時(shí)，建立損耗預(yù)警機(jī)制，當(dāng)物料損耗接近或超過損耗標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制。3.損耗處理對(duì)于正常損耗范圍內(nèi)的物料，經(jīng)審批后計(jì)入成本費(fèi)用；對(duì)于非正常損耗的物料，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并要求責(zé)任人賠償相應(yīng)的損失。如責(zé)任人無法賠償或賠償不