科技公司資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資料管理，確保公司資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和保密性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門(mén)及員工在工作過(guò)程中所涉及的各類(lèi)資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的資料管理部門(mén)負(fù)責(zé)資料的收集、整理、存儲(chǔ)、保管和提供利用。2.分類(lèi)管理原則根據(jù)資料的性質(zhì)、來(lái)源、用途等進(jìn)行分類(lèi)，便于管理和查找。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，確保公司資料不被泄露、篡改或丟失。4.方便利用原則在確保安全保密的前提下，充分考慮資料利用的便利性，提高工作效率。二、資料管理職責(zé)（一）資料管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善公司資料管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)資料的收集、整理、分類(lèi)、編目、存儲(chǔ)和保管。3.建立資料檢索系統(tǒng)，方便資料的查詢和利用。4.定期對(duì)公司資料進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)公司資料的安全保密工作，制定保密措施，防止資料泄露。6.對(duì)各部門(mén)資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查資料管理情況。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)資料的收集、整理、分類(lèi)和保管，并定期向資料管理部門(mén)移交。2.按照公司資料管理制度的要求，規(guī)范本部門(mén)資料的管理流程，確保資料的質(zhì)量。3.配合資料管理部門(mén)做好公司資料的清查、盤(pán)點(diǎn)等工作。4.在工作中需要查閱、借閱公司資料時(shí)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司資料管理制度，愛(ài)護(hù)公司資料。2.及時(shí)將工作中產(chǎn)生的資料按照要求整理、歸檔，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.在工作中需要查閱、借閱公司資料時(shí)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并妥善保管，按時(shí)歸還。4.發(fā)現(xiàn)公司資料存在問(wèn)題或安全隱患時(shí)，及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人或資料管理部門(mén)報(bào)告。三、資料分類(lèi)與編號(hào)（一）資料分類(lèi)1.行政文件類(lèi)：包括公司發(fā)布的各類(lèi)規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示等。2.人事檔案類(lèi)：包括員工個(gè)人檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。3.財(cái)務(wù)資料類(lèi)：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)資料類(lèi)：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目策劃書(shū)、技術(shù)文檔、業(yè)務(wù)合同等。5.客戶資料類(lèi)：包括客戶信息、客戶需求記錄、客戶反饋等。6.其他資料類(lèi)：不屬于以上分類(lèi)的其他資料。（二）資料編號(hào)1.資料編號(hào)采用分類(lèi)代碼+順序號(hào)的方式。2.分類(lèi)代碼按照資料分類(lèi)設(shè)置，具體如下：行政文件類(lèi)：XZ人事檔案類(lèi)：RS財(cái)務(wù)資料類(lèi)：CW業(yè)務(wù)資料類(lèi)：YW客戶資料類(lèi)：KH其他資料類(lèi)：QT3.順序號(hào)為四位數(shù)字，從0001開(kāi)始依次編號(hào)。4.例如，一份行政文件的編號(hào)為XZ0001，一份人事檔案的編號(hào)為RS0002。四、資料收集與整理（一）資料收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整。2.資料收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：上級(jí)部門(mén)下發(fā)的文件、通知等。本部門(mén)工作中產(chǎn)生的各類(lèi)文件、報(bào)表、記錄等。與外部單位往來(lái)的文件、信函、合同等。員工個(gè)人提交的工作報(bào)告、總結(jié)、建議等。3.資料收集人員應(yīng)及時(shí)將收集到的資料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的資料，并按照資料分類(lèi)進(jìn)行存放。（二）資料整理1.資料管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)移交的資料進(jìn)行進(jìn)一步整理。2.整理內(nèi)容包括：對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，填寫(xiě)資料目錄清單，確保資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.對(duì)紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保資料的整齊、牢固；對(duì)電子資料，應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并命名規(guī)范，便于查找。五、資料存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.公司資料采用紙質(zhì)存儲(chǔ)和電子存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。2.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，按照資料分類(lèi)進(jìn)行排列，便于查找。3.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照資料分類(lèi)建立文件夾，進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。（二）保管要求1.資料管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司資料進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)紙質(zhì)資料，應(yīng)注意防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)電子資料，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放。4.資料存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品。5.嚴(yán)格限制非資料管理人員進(jìn)入資料存儲(chǔ)場(chǎng)所，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)資料管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。六、資料查閱與借閱（一）查閱1.公司員工因工作需要查閱公司資料的，應(yīng)填寫(xiě)《資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、編號(hào)、查閱目的等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到資料管理部門(mén)查閱。2.資料管理部門(mén)應(yīng)按照申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)的資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保資料不被損壞、涂改或丟失。3.查閱人員不得擅自將查閱的資料帶出資料存儲(chǔ)場(chǎng)所，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)資料管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱1.公司員工因工作需要借閱公司資料的，應(yīng)填寫(xiě)《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱期限等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和資料管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)在借閱期限屆滿前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印或摘錄。4.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還借閱的資料，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向資料管理部門(mén)說(shuō)明情況，并辦理延期手續(xù)。5.資料管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)借閱的資料進(jìn)行催還，對(duì)逾期未還的，應(yīng)及時(shí)通知借閱人員歸還，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。七、資料保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要信息的資料。2.公司尚未公開(kāi)的發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃、計(jì)劃等資料。3.客戶信息、合作伙伴信息等資料。4.其他需要保密的資料。（二）保密措施1.對(duì)保密資料應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明“保密”字樣。2.資料管理部門(mén)應(yīng)與接觸保密資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對(duì)保密資料的查閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行，確保資料不被泄露。4.存儲(chǔ)保密資料的場(chǎng)所應(yīng)采取必要的安全保密措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等。5.對(duì)涉及保密資料的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期更換密碼。6.嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸或存儲(chǔ)公司保密資料。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司定期對(duì)資料保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)違反資料保密制度的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。八、資料銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的資料。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、變更等原因不再需要的資料。3.其他需要銷(xiāo)毀的資料。（二）銷(xiāo)毀程序1.資料管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司資料進(jìn)行清理，確定需要銷(xiāo)毀的資料清單，并填寫(xiě)《資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.《資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和資料管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.資料銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保資料無(wú)法恢