備件申購及管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司備件申購流程，加強(qiáng)備件管理，確保生產(chǎn)設(shè)備正常運(yùn)行，降低生產(chǎn)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及備件申購及管理的部門和人員。（三）基本原則1.按需申購原則：根據(jù)生產(chǎn)設(shè)備的實(shí)際需求，合理申購備件，避免積壓和浪費(fèi)。2.成本控制原則：在滿足設(shè)備正常運(yùn)行的前提下，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的備件，降低采購成本。3.歸口管理原則：明確各部門在備件申購及管理中的職責(zé)，實(shí)行歸口管理。4.規(guī)范流程原則：建立科學(xué)、規(guī)范的備件申購流程，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。二、管理職責(zé)（一）設(shè)備管理部門1.負(fù)責(zé)制定設(shè)備備件儲(chǔ)備定額，定期檢查備件庫存情況，提出備件申購計(jì)劃。2.對(duì)申購的備件進(jìn)行技術(shù)審核，確保備件符合設(shè)備要求。3.參與備件的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。4.建立設(shè)備備件檔案，記錄備件的采購、使用、庫存等情況。（二）采購部門1.根據(jù)設(shè)備管理部門提交的申購計(jì)劃，負(fù)責(zé)備件的采購工作。2.選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保采購的備件質(zhì)量可靠、價(jià)格合理。3.跟蹤采購進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)辦理備件的入庫手續(xù)，將采購的備件及時(shí)交付倉庫。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)備件的入庫、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作。2.建立備件庫存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫存，確保賬實(shí)相符。3.按照規(guī)定的程序發(fā)放備件，做好發(fā)放記錄。4.對(duì)庫存?zhèn)浼M(jìn)行分類存放，做好防潮、防銹、防火等工作，保證備件質(zhì)量不受損。（四）使用部門1.負(fù)責(zé)提出備件的需求申請(qǐng)，詳細(xì)說明備件的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、損壞情況等。2.配合設(shè)備管理部門進(jìn)行備件的技術(shù)審核和驗(yàn)收工作。3.合理使用備件，做好備件的使用記錄，及時(shí)反饋備件使用過程中的問題。三、備件申購流程（一）需求提出1.使用部門在設(shè)備出現(xiàn)故障或預(yù)計(jì)需要更換備件時(shí)，由設(shè)備操作人員填寫《備件需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)描述設(shè)備故障現(xiàn)象、備件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、緊急程度等信息。2.《備件需求申請(qǐng)表》經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給設(shè)備管理部門。（二）技術(shù)審核1.設(shè)備管理部門接到《備件需求申請(qǐng)表》后，安排專業(yè)技術(shù)人員對(duì)備件需求進(jìn)行技術(shù)審核。2.技術(shù)人員根據(jù)設(shè)備的技術(shù)資料和實(shí)際運(yùn)行情況，判斷備件的必要性和合理性，確定備件的規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)等。3.如備件需求不合理或技術(shù)參數(shù)不準(zhǔn)確，設(shè)備管理部門應(yīng)與使用部門溝通，提出修改意見，直至需求合理、準(zhǔn)確。（三）申購計(jì)劃編制1.設(shè)備管理部門根據(jù)技術(shù)審核結(jié)果，結(jié)合備件庫存情況，編制《備件申購計(jì)劃》。2.《備件申購計(jì)劃》應(yīng)包括備件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容。3.對(duì)于緊急需求的備件，應(yīng)在申購計(jì)劃中注明“緊急”字樣，并優(yōu)先安排采購。（四）審批1.《備件申購計(jì)劃》經(jīng)設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司的資金狀況、生產(chǎn)需求等因素，對(duì)申購計(jì)劃進(jìn)行審批。如申購計(jì)劃金額較大或涉及重要設(shè)備的備件采購，需提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議。（五）采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)審批后的《備件申購計(jì)劃》，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購的備件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)及時(shí)跟蹤采購進(jìn)度，與供應(yīng)商保持溝通，確保備件按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。（六）驗(yàn)收1.備件到貨前，采購部門應(yīng)通知設(shè)備管理部門和倉庫管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.備件到貨后，倉庫管理部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)備件進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括備件的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)等。3.設(shè)備管理部門安排專業(yè)技術(shù)人員對(duì)備件進(jìn)行技術(shù)驗(yàn)收，檢查備件是否符合設(shè)備要求。4.如驗(yàn)收合格，倉庫管理部門填寫《備件驗(yàn)收單》，設(shè)備管理部門、采購部門、使用部門相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，備件辦理入庫手續(xù)。如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨等事宜。（七）入庫1.驗(yàn)收合格的備件由倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，按照備件的類別、規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并在庫存臺(tái)賬中記錄入庫時(shí)間、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.倉庫管理部門應(yīng)建立備件庫存標(biāo)識(shí)，標(biāo)明備件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、入庫時(shí)間等，便于查找和管理。（八）發(fā)放1.使用部門根據(jù)實(shí)際需要，填寫《備件領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明備件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用原因等。2.《備件領(lǐng)用申請(qǐng)表》經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給倉庫管理部門。3.倉庫管理部門根據(jù)庫存情況，對(duì)《備件領(lǐng)用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核。如庫存有足夠的備件，倉庫管理部門按照規(guī)定的程序發(fā)放備件，并在庫存臺(tái)賬中記錄發(fā)放時(shí)間、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。如庫存不足，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)通知設(shè)備管理部門和采購部門。4.設(shè)備管理部門根據(jù)情況決定是否緊急采購或協(xié)調(diào)其他部門調(diào)配備件。四、備件庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期對(duì)備件庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期分為月度小盤點(diǎn)和年度大盤點(diǎn)。2.月度小盤點(diǎn)由倉庫管理部門自行組織，每月末進(jìn)行。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)填寫《月度備件盤點(diǎn)表》，與庫存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并調(diào)整。3.年度大盤點(diǎn)由公司統(tǒng)一組織，一般在年末進(jìn)行。盤點(diǎn)前，倉庫管理部門應(yīng)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括清理庫存、核對(duì)賬目等。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《年度備件盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、差異原因及處理結(jié)果。（二）庫存預(yù)警1.設(shè)備管理部門根據(jù)備件儲(chǔ)備定額和實(shí)際使用情況，設(shè)定備件庫存預(yù)警值。2.當(dāng)備件庫存數(shù)量低于預(yù)警值時(shí)，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)通知設(shè)備管理部門，設(shè)備管理部門根據(jù)情況決定是否申購備件。（三）積壓備件處理1.倉庫管理部門定期清理庫存，對(duì)積壓時(shí)間較長、不再使用的備件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.設(shè)備管理部門對(duì)積壓備件進(jìn)行技術(shù)鑒定，確定是否仍有使用價(jià)值。如無使用價(jià)值，填寫《積壓備件報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行報(bào)廢處理。如仍有使用價(jià)值，可在公司內(nèi)部進(jìn)行調(diào)劑使用或降價(jià)處理。五、備件成本控制（一）采購成本控制1.采購部門應(yīng)通過招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，降低采購價(jià)格。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不合格的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。3.與供應(yīng)商協(xié)商合理的付款方式，爭(zhēng)取有利的付款條件，降低資金成本。（二）庫存成本控制1.倉庫管理部門應(yīng)合理控制備件庫存水平，避免庫存積壓或缺貨。根據(jù)備件的使用頻率、采購周期等因素，確定合理的安全庫存。2.優(yōu)化備件存儲(chǔ)方式，降低存儲(chǔ)成本。對(duì)于貴重、易損備件，應(yīng)采取特殊的存儲(chǔ)措施，確保備件質(zhì)量不受損。3.定期對(duì)庫存?zhèn)浼M(jìn)行清理，及時(shí)處理積壓備件，減少庫存占用資金。（三）使用成本控制1.使用部門應(yīng)合理使用備件，避免浪費(fèi)和不合理損耗。加強(qiáng)設(shè)備操作人員的培訓(xùn)，提高其操作技能和維護(hù)意識(shí)，延長備件使用壽命。2.建立備件使用記錄制度，對(duì)備件的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，分析備件使用成本，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)，采取相應(yīng)措施進(jìn)行改進(jìn)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)備件申購及管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括申購流程的執(zhí)行情況、庫存管理情況、成本控制情況等。2.設(shè)備管理部門、采購部門、倉庫管理部門等應(yīng)定期對(duì)本部門的備件申購及管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立備件申購及管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門和相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括申購計(jì)劃的準(zhǔn)確性