外協(xié)件發(fā)貨管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外協(xié)件發(fā)貨管理，規(guī)范發(fā)貨流程，確保外協(xié)件準(zhǔn)確、及時(shí)、安全地送達(dá)客戶，提高客戶滿意度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外協(xié)件的發(fā)貨管理工作，包括但不限于原材料、零部件、成品等的發(fā)貨。（三）職責(zé)分工1.銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單，審核訂單信息的準(zhǔn)確性和完整性。將審核后的訂單及時(shí)傳遞給生產(chǎn)部門和物流部門，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。與客戶溝通發(fā)貨事宜，協(xié)調(diào)解決發(fā)貨過程中出現(xiàn)的問題。2.生產(chǎn)部門根據(jù)銷售部門傳遞的訂單信息，安排生產(chǎn)計(jì)劃，確保外協(xié)件按時(shí)生產(chǎn)完成。負(fù)責(zé)組織外協(xié)件的檢驗(yàn)工作，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。將檢驗(yàn)合格的外協(xié)件及時(shí)交付給物流部門，并提供相關(guān)的發(fā)貨清單和質(zhì)量證明文件。3.物流部門根據(jù)生產(chǎn)部門交付的外協(xié)件和發(fā)貨清單，負(fù)責(zé)安排發(fā)貨運(yùn)輸事宜，選擇合適的物流供應(yīng)商。負(fù)責(zé)辦理發(fā)貨手續(xù)，包括貨物的包裝、標(biāo)識、裝車等工作。跟蹤貨物運(yùn)輸情況，及時(shí)向銷售部門反饋運(yùn)輸信息，確保貨物按時(shí)、安全送達(dá)客戶。4.質(zhì)量部門對外協(xié)件的質(zhì)量進(jìn)行抽檢和檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。對發(fā)貨過程中的質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理，及時(shí)反饋處理結(jié)果。5.財(cái)務(wù)部門根據(jù)發(fā)貨清單和合同約定，負(fù)責(zé)審核發(fā)貨金額，辦理收款手續(xù)。對發(fā)貨過程中的費(fèi)用進(jìn)行核算和控制，確保費(fèi)用合理合規(guī)。二、發(fā)貨流程（一）訂單接收與審核1.銷售部門收到客戶訂單后，應(yīng)立即對訂單信息進(jìn)行審核，包括客戶名稱、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)等。2.如發(fā)現(xiàn)訂單信息有誤或不完整，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，要求客戶進(jìn)行修改或補(bǔ)充。3.審核無誤的訂單，銷售部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將訂單傳遞給生產(chǎn)部門和物流部門，并做好記錄。（二）生產(chǎn)安排與檢驗(yàn)1.生產(chǎn)部門接到銷售部門傳遞的訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單要求和生產(chǎn)能力，安排生產(chǎn)計(jì)劃，并確保外協(xié)件按時(shí)生產(chǎn)完成。2.在生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)部門應(yīng)嚴(yán)格按照工藝要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。3.外協(xié)件生產(chǎn)完成后，生產(chǎn)部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門進(jìn)行檢驗(yàn)。質(zhì)量部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范對外協(xié)件進(jìn)行抽檢和檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。4.如檢驗(yàn)不合格，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)通知生產(chǎn)部門進(jìn)行返工或整改，直至產(chǎn)品質(zhì)量合格為止。（三）發(fā)貨準(zhǔn)備1.生產(chǎn)部門將檢驗(yàn)合格的外協(xié)件交付給物流部門時(shí)，應(yīng)提供詳細(xì)的發(fā)貨清單，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱、交貨日期、交貨地點(diǎn)等信息。2.物流部門收到生產(chǎn)部門交付的外協(xié)件和發(fā)貨清單后，應(yīng)根據(jù)發(fā)貨清單對貨物進(jìn)行核對，確保貨物數(shù)量、規(guī)格等與發(fā)貨清單一致。3.物流部門負(fù)責(zé)安排發(fā)貨運(yùn)輸事宜，選擇合適的物流供應(yīng)商，并與物流供應(yīng)商簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.在發(fā)貨前，物流部門應(yīng)對貨物進(jìn)行包裝和標(biāo)識，確保貨物在運(yùn)輸過程中不受損壞。包裝應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求，標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱、發(fā)貨日期等信息。（四）發(fā)貨運(yùn)輸1.物流部門按照運(yùn)輸合同的約定，組織貨物裝車發(fā)運(yùn)，并辦理相關(guān)的發(fā)貨手續(xù)，如填寫發(fā)貨單、運(yùn)輸提單等。2.在貨物裝車過程中，物流部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保貨物裝車?yán)喂獭⒄R，避免貨物在運(yùn)輸過程中發(fā)生碰撞、損壞。3.貨物發(fā)運(yùn)后，物流部門應(yīng)及時(shí)跟蹤貨物運(yùn)輸情況，通過物流信息系統(tǒng)或其他方式向銷售部門反饋運(yùn)輸信息，包括運(yùn)輸單號、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間、運(yùn)輸狀態(tài)等。4.如在運(yùn)輸過程中出現(xiàn)貨物損壞、丟失等異常情況，物流部門應(yīng)及時(shí)與物流供應(yīng)商溝通，要求物流供應(yīng)商采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向銷售部門反饋處理情況。（五）貨物簽收1.貨物到達(dá)客戶指定地點(diǎn)后，物流供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)通知客戶提貨，并要求客戶在發(fā)貨單或運(yùn)輸提單上簽字確認(rèn)。2.客戶簽收貨物時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與發(fā)貨清單一致，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與物流供應(yīng)商或銷售部門溝通。3.物流供應(yīng)商應(yīng)將客戶簽收的發(fā)貨單或運(yùn)輸提單及時(shí)返回給公司物流部門，物流部門應(yīng)將其存檔保存，作為發(fā)貨憑證。（六）發(fā)貨信息反饋1.物流部門應(yīng)定期向銷售部門反饋發(fā)貨信息，包括發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨金額、運(yùn)輸情況等，以便銷售部門及時(shí)掌握發(fā)貨動態(tài)。2.銷售部門應(yīng)將發(fā)貨信息及時(shí)反饋給客戶，保持與客戶的溝通順暢，提高客戶滿意度。3.如在發(fā)貨過程中出現(xiàn)客戶投訴或其他問題，銷售部門應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給客戶。三、發(fā)貨包裝與標(biāo)識（一）包裝要求1.外協(xié)件的包裝應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品的特性、運(yùn)輸方式和客戶要求進(jìn)行設(shè)計(jì)和選擇，確保產(chǎn)品在運(yùn)輸過程中不受損壞。2.包裝材料應(yīng)符合環(huán)保要求，不得使用對環(huán)境造成污染的材料。3.包裝應(yīng)牢固、可靠，能夠承受正常運(yùn)輸過程中的顛簸、振動和擠壓。4.對于易碎、易損、易潮等特殊產(chǎn)品，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如使用緩沖材料、防潮材料等。（二）標(biāo)識要求1.外協(xié)件的標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱、發(fā)貨日期等信息。2.標(biāo)識應(yīng)采用耐久性好的材料制作，如標(biāo)簽、銘牌等，確保在運(yùn)輸過程中不易脫落或損壞。3.對于有特殊要求的產(chǎn)品，如易燃易爆物品、有毒有害物品等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識，標(biāo)明警示標(biāo)志和安全注意事項(xiàng)。四、發(fā)貨運(yùn)輸管理（一）物流供應(yīng)商選擇1.物流部門應(yīng)建立物流供應(yīng)商評估和選擇機(jī)制，定期對物流供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，選擇信譽(yù)良好、服務(wù)質(zhì)量高、價(jià)格合理的物流供應(yīng)商。2.在選擇物流供應(yīng)商時(shí)，物流部門應(yīng)考慮物流供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、運(yùn)輸能力、服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格等因素，并進(jìn)行綜合比較和評估。3.物流部門應(yīng)與選定的物流供應(yīng)商簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括運(yùn)輸費(fèi)用、運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸質(zhì)量、貨物保險(xiǎn)等條款。（二）運(yùn)輸合同管理1.物流部門應(yīng)建立運(yùn)輸合同檔案管理制度，對簽訂的運(yùn)輸合同進(jìn)行分類、編號、歸檔保存，以便查詢和管理。2.在運(yùn)輸合同執(zhí)行過程中，物流部門應(yīng)定期對運(yùn)輸合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.如物流供應(yīng)商違反運(yùn)輸合同約定，物流部門應(yīng)及時(shí)與物流供應(yīng)商溝通，要求其采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。（三）貨物保險(xiǎn)1.根據(jù)貨物的價(jià)值和風(fēng)險(xiǎn)程度，物流部門應(yīng)合理選擇貨物保險(xiǎn)險(xiǎn)種，為發(fā)貨的外協(xié)件購買貨物保險(xiǎn)。2.在購買貨物保險(xiǎn)時(shí)，物流部門應(yīng)仔細(xì)閱讀保險(xiǎn)條款，了解保險(xiǎn)責(zé)任、保險(xiǎn)范圍、保險(xiǎn)期限、理賠程序等內(nèi)容，確保購買的保險(xiǎn)能夠有效保障貨物的安全。3.如在運(yùn)輸過程中發(fā)生貨物損失或損壞，物流部門應(yīng)及時(shí)向保險(xiǎn)公司報(bào)案，并協(xié)助保險(xiǎn)公司進(jìn)行理賠工作。（四）運(yùn)輸過程監(jiān)控1.物流部門應(yīng)利用物流信息系統(tǒng)或其他方式對貨物運(yùn)輸過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)掌握貨物的運(yùn)輸狀態(tài)，如運(yùn)輸位置、運(yùn)輸速度、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等。2.如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過程中出現(xiàn)異常情況，如運(yùn)輸延誤、貨物損壞等，物流部門應(yīng)及時(shí)與物流供應(yīng)商溝通，要求其采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向銷售部門反饋處理情況。3.物流部門應(yīng)定期對運(yùn)輸過程監(jiān)控情況進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷優(yōu)化運(yùn)輸管理流程，提高運(yùn)輸效率和服務(wù)質(zhì)量。五、發(fā)貨成本控制（一）運(yùn)輸成本控制1.物流部門應(yīng)通過合理選擇物流供應(yīng)商、優(yōu)化運(yùn)輸路線、提高車輛裝載率等方式，降低運(yùn)輸成本。2.在選擇物流供應(yīng)商時(shí)，物流部門應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研和比較，選擇價(jià)格合理、服務(wù)質(zhì)量高的物流供應(yīng)商。3.物流部門應(yīng)根據(jù)貨物的數(shù)量、重量、體積等因素，合理安排運(yùn)輸車輛，提高車輛裝載率，降低運(yùn)輸成本。4.物流部門應(yīng)定期對運(yùn)輸成本進(jìn)行核算和分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)。（二）包裝成本控制1.生產(chǎn)部門和物流部門應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品的特性和客戶要求，合理設(shè)計(jì)包裝方案，在保證產(chǎn)品質(zhì)量和運(yùn)輸安全的前提下，降低包裝成本。2.包裝材料的采購應(yīng)通過招標(biāo)、詢價(jià)等方式進(jìn)行，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的包裝材料供應(yīng)商。3.包裝過程中應(yīng)嚴(yán)格控制包裝材料的使用量，避免浪費(fèi)，降低包裝成本。4.物流部門應(yīng)定期對包裝成本進(jìn)行核算和分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)。（三）其他成本控制1.發(fā)貨過程中涉及的其他費(fèi)用，如裝卸費(fèi)、倉儲費(fèi)等，應(yīng)進(jìn)行合理控制，降低費(fèi)用支出。2.物流部門應(yīng)與裝卸、倉儲等相關(guān)部門密切配合，合理安排裝卸時(shí)間和倉儲空間，提高工作效率，降低費(fèi)用成本。3.對于費(fèi)用支出較大的項(xiàng)目，物流部門應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)分析和控制，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。六、發(fā)貨異常處理（一）運(yùn)輸延誤1.如因不可抗力或其他原因?qū)е逻\(yùn)輸延誤，物流供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)通知公司物流部門和銷售部門，并說明延誤原因和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間。2.物流部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，說明運(yùn)輸延誤情況，爭取客戶的理解和支持。3.物流供應(yīng)商應(yīng)采取積極有效的措施，盡快恢復(fù)運(yùn)輸，確保貨物按時(shí)送達(dá)客戶。4.如因運(yùn)輸延誤給客戶造成損失，公司應(yīng)按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并及時(shí)與客戶協(xié)商解決賠償事宜。（二）貨物損壞或丟失1.在運(yùn)輸過程中如發(fā)生貨物損壞或丟失，物流供應(yīng)商應(yīng)立即通知公司物流部門和銷售部門，并保護(hù)好現(xiàn)場。2.物流部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，說明貨物損壞或丟失情況，協(xié)商解決賠償事宜。3.物流供應(yīng)商應(yīng)配合公司進(jìn)行調(diào)查和處理，提供相關(guān)的證明材料和信息。4.如因貨物損壞或丟失給客戶造成損失，公司應(yīng)按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并及時(shí)與客戶協(xié)商解決賠償事宜。（三）客戶拒收1.如客戶因產(chǎn)品質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等原因拒收貨物，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解拒收原因，并協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門和質(zhì)量部門進(jìn)行處理。2.生產(chǎn)部門和質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)客戶反饋的問題，對產(chǎn)品進(jìn)行檢查和分析，找出問題原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改。3.如產(chǎn)品經(jīng)整改后符合客戶要求，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，要求客戶重新驗(yàn)收貨物。4.如因客戶拒收給公司造成損失，公司應(yīng)按照合同約定追究客戶的違約責(zé)任，并采取相應(yīng)的措施減少損失。七、發(fā)貨記錄與檔案管理（一）發(fā)貨記錄1.物流部門應(yīng)建立發(fā)貨記錄臺賬，詳細(xì)記錄每一次發(fā)貨的相關(guān)信息，包括訂單號、發(fā)貨日期、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨金額、運(yùn)輸單號、客戶名稱、交貨日期、交貨地點(diǎn)、物流供應(yīng)商等。2.發(fā)貨記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確?？勺匪菪浴?.發(fā)貨記錄臺賬應(yīng)定期進(jìn)行核對和清理，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。