樣品室流程管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)樣品室的管理，規(guī)范樣品的接收、存儲(chǔ)、使用、發(fā)放及歸還流程，確保樣品的質(zhì)量、安全與完整，滿足公司業(yè)務(wù)需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司樣品室的所有樣品管理活動(dòng)，包括但不限于各類產(chǎn)品樣品、原材料樣品、研發(fā)樣品等。（三）職責(zé)分工1.樣品室管理員負(fù)責(zé)樣品的日常管理工作，包括樣品的接收、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、標(biāo)識(shí)、盤點(diǎn)等。按照規(guī)定的流程發(fā)放和歸還樣品，確保樣品的去向清晰、記錄準(zhǔn)確。維護(hù)樣品室的環(huán)境安全，定期檢查樣品的存儲(chǔ)狀態(tài)，及時(shí)處理異常情況。2.相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)提交樣品需求申請(qǐng)，明確樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。在使用樣品過程中，遵守相關(guān)規(guī)定，確保樣品的合理使用和安全歸還。協(xié)助樣品室管理員進(jìn)行樣品的盤點(diǎn)和清查工作。3.質(zhì)量部門參與樣品的驗(yàn)收工作，對(duì)樣品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和判定。對(duì)樣品使用過程中的質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理，提供質(zhì)量技術(shù)支持。二、樣品接收流程（一）外部樣品接收1.業(yè)務(wù)部門收到外部樣品業(yè)務(wù)人員在收到外部送來的樣品后，應(yīng)及時(shí)填寫《外部樣品接收登記表》，詳細(xì)記錄樣品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、來源、寄送日期等信息。將樣品及《外部樣品接收登記表》一并交至樣品室管理員。2.樣品室管理員驗(yàn)收樣品室管理員依據(jù)業(yè)務(wù)人員提交的《外部樣品接收登記表》對(duì)樣品進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收。檢查樣品的包裝是否完好，有無破損、變形、污漬等情況。對(duì)照樣品清單，核對(duì)樣品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等是否一致。對(duì)于有質(zhì)量要求的樣品，及時(shí)通知質(zhì)量部門進(jìn)行檢驗(yàn)。質(zhì)量部門檢驗(yàn)合格后，樣品室管理員在《外部樣品接收登記表》上簽字確認(rèn)，并將樣品妥善存放于樣品室。若驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)樣品存在問題，樣品室管理員應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)人員溝通，要求對(duì)方補(bǔ)充或更換樣品，并記錄相關(guān)情況。（二）內(nèi)部樣品接收1.各部門提交樣品公司內(nèi)部各部門如需將自制或收集的樣品存入樣品室，應(yīng)填寫《內(nèi)部樣品提交申請(qǐng)表》，注明樣品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、提交部門等信息。將申請(qǐng)表及樣品一并提交至樣品室管理員。2.樣品室管理員審核與接收樣品室管理員對(duì)《內(nèi)部樣品提交申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)信息完整、合理。按照外部樣品接收的驗(yàn)收流程對(duì)內(nèi)部樣品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，在《內(nèi)部樣品提交申請(qǐng)表》上簽字，將樣品存入樣品室，并更新樣品庫存記錄。三、樣品存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.根據(jù)樣品的特性，設(shè)置適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，包括溫度、濕度、通風(fēng)、照明等條件。例如，對(duì)于一些易受潮的樣品，應(yīng)存放在干燥通風(fēng)的區(qū)域；對(duì)于對(duì)溫度敏感的樣品，需配備相應(yīng)的溫控設(shè)備。2.定期對(duì)樣品室的環(huán)境條件進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，確保存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。如發(fā)現(xiàn)環(huán)境條件異常，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。（二）存儲(chǔ)區(qū)域劃分1.按照樣品的類別、用途、規(guī)格等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，設(shè)置不同的存儲(chǔ)區(qū)域，并明確標(biāo)識(shí)。例如，可以分為產(chǎn)品樣品區(qū)、原材料樣品區(qū)、研發(fā)樣品區(qū)等。2.在每個(gè)存儲(chǔ)區(qū)域內(nèi)，根據(jù)樣品的具體情況，進(jìn)一步劃分貨位或貨架，確保樣品存放整齊、有序，便于查找和管理。（三）樣品標(biāo)識(shí)1.對(duì)每個(gè)樣品或每組樣品進(jìn)行唯一標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)信息應(yīng)包括樣品名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、入庫日期等。2.標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、牢固，易于識(shí)別?？刹捎脴?biāo)簽、標(biāo)識(shí)牌等方式進(jìn)行標(biāo)識(shí)，確保標(biāo)識(shí)不脫落、不模糊。3.在樣品存放位置附近設(shè)置標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明該區(qū)域存放樣品的類別、范圍等信息，方便快速定位樣品。（四）庫存盤點(diǎn)1.定期對(duì)樣品室的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)人員、范圍、時(shí)間等。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)樣品的數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息，并做好記錄。3.對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的差異，應(yīng)及時(shí)查找原因，并進(jìn)行調(diào)整。如因丟失、損壞等原因造成的差異，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。4.盤點(diǎn)結(jié)束后，編制《樣品室盤點(diǎn)報(bào)告》，總結(jié)盤點(diǎn)情況，包括庫存數(shù)量、差異情況及處理結(jié)果等，報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。四、樣品使用流程（一）使用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要使用樣品時(shí)，應(yīng)填寫《樣品使用申請(qǐng)表》，注明樣品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、使用目的、預(yù)計(jì)使用期限、使用部門及使用人等信息。2.將申請(qǐng)表提交至樣品室管理員審核。樣品室管理員根據(jù)庫存情況及申請(qǐng)的合理性進(jìn)行審核，對(duì)于庫存不足或申請(qǐng)不合理的情況，及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通并說明原因。3.審核通過后，樣品室管理員在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并根據(jù)申請(qǐng)發(fā)放樣品。（二）樣品發(fā)放1.樣品室管理員依據(jù)審核通過的《樣品使用申請(qǐng)表》，從樣品室取出相應(yīng)樣品，并與使用人進(jìn)行當(dāng)面交接。2.在《樣品發(fā)放登記表》上詳細(xì)記錄樣品的發(fā)放時(shí)間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用部門、使用人等信息，并由使用人簽字確認(rèn)。3.對(duì)于貴重或關(guān)鍵樣品，可要求使用人提供必要的擔(dān)?；虺兄Z，確保樣品的安全和正確使用。（三）樣品使用過程監(jiān)督1.使用部門應(yīng)確保樣品在規(guī)定的使用范圍內(nèi)合理使用，不得擅自更改樣品用途或轉(zhuǎn)借他人。2.樣品室管理員定期對(duì)樣品的使用情況進(jìn)行跟蹤檢查，了解樣品的使用進(jìn)度和狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與使用部門溝通并協(xié)調(diào)解決。3.質(zhì)量部門在必要時(shí)可對(duì)樣品的使用過程進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督，確保樣品使用過程符合質(zhì)量要求。（四）樣品歸還1.使用完畢后，使用人應(yīng)及時(shí)將樣品歸還至樣品室。歸還時(shí)，樣品室管理員應(yīng)按照《樣品接收登記表》和《樣品發(fā)放登記表》對(duì)樣品進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收。2.檢查樣品的外觀、數(shù)量、規(guī)格等是否完好、一致，有無損壞、丟失等情況。如有問題，應(yīng)要求使用人說明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.驗(yàn)收合格后，樣品室管理員在《樣品歸還登記表》上記錄歸還時(shí)間、樣品狀態(tài)等信息，并更新樣品庫存記錄。五、樣品報(bào)廢與銷毀流程（一）報(bào)廢申請(qǐng)1.對(duì)于因損壞、過期、不再使用等原因需要報(bào)廢的樣品，使用部門或相關(guān)責(zé)任人應(yīng)填寫《樣品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明樣品報(bào)廢的原因、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。2.提交申請(qǐng)表至樣品室管理員，樣品室管理員核實(shí)樣品庫存情況后簽字確認(rèn)，并提交至質(zhì)量部門進(jìn)行技術(shù)鑒定。（二）報(bào)廢鑒定1.質(zhì)量部門根據(jù)樣品的特性和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的樣品進(jìn)行技術(shù)鑒定，判斷是否符合報(bào)廢條件。2.如鑒定通過，質(zhì)量部門在《樣品報(bào)廢申請(qǐng)表》上簽署意見，并提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）報(bào)廢審批1.相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)質(zhì)量部門的鑒定意見和公司的相關(guān)規(guī)定，對(duì)樣品報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審批。2.審批通過后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，同意樣品報(bào)廢處理。（四）報(bào)廢處理1.樣品室管理員根據(jù)審批通過的《樣品報(bào)廢申請(qǐng)表》，對(duì)報(bào)廢樣品進(jìn)行登記造冊(cè)，并按照公司規(guī)定的方式進(jìn)行銷毀處理。2.對(duì)于有環(huán)保要求的樣品，應(yīng)按照相關(guān)環(huán)保法規(guī)進(jìn)行處理，確保不對(duì)環(huán)境造成污染。3.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀徹底，并做好銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人等信息。4.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。六、樣品室安全管理（一）安全制度1.建立健全樣品室安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全教育，提高員工的安全意識(shí)。2.制定安全操作規(guī)程，規(guī)范樣品的接收、存儲(chǔ)、使用、發(fā)放及歸還等環(huán)節(jié)的操作行為，防止安全事故的發(fā)生。（二）安全設(shè)施配備1.在樣品室內(nèi)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、通風(fēng)設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，并確保其性能良好、正常運(yùn)行。2.定期對(duì)安全設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保其可靠性和有效性。（三）安全檢查1.樣品室管理員定期對(duì)樣品室進(jìn)行安全檢查，重點(diǎn)檢查樣品的存儲(chǔ)狀態(tài)、環(huán)境條件、安全設(shè)施等情況。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保樣品室的安全。3.對(duì)于重大安全隱患，應(yīng)立即報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并采取緊急措施，防止事故擴(kuò)大。（四）應(yīng)急處理1.