施工電梯資料管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司施工電梯資料的管理，確保施工電梯資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為施工電梯的安全運(yùn)行、維護(hù)保養(yǎng)、維修改造以及工程竣工驗(yàn)收等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有施工電梯資料的管理，包括施工電梯的采購、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、維修、報(bào)廢等全過程所形成的各類文件、記錄、圖紙、報(bào)告等資料。3.管理職責(zé)公司人事總監(jiān)全面負(fù)責(zé)施工電梯資料管理制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。協(xié)調(diào)解決施工電梯資料管理過程中出現(xiàn)的重大問題。對施工電梯資料管理工作進(jìn)行定期檢查和考核。相關(guān)部門采購部門：負(fù)責(zé)收集、整理施工電梯采購過程中的相關(guān)資料，包括采購合同、技術(shù)協(xié)議、產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，并及時(shí)移交檔案管理部門。安裝部門：負(fù)責(zé)編制施工電梯安裝方案、安裝記錄、調(diào)試報(bào)告等資料，在安裝工作完成后及時(shí)提交給檔案管理部門。使用部門：負(fù)責(zé)施工電梯日常運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等資料的填寫和保管，并定期將資料移交檔案管理部門。維修部門：負(fù)責(zé)施工電梯維修改造過程中的維修記錄、更換零部件清單、維修驗(yàn)收報(bào)告等資料的整理和歸檔，并及時(shí)提交給檔案管理部門。檔案管理部門：負(fù)責(zé)施工電梯資料的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和查閱工作，建立健全施工電梯資料檔案管理制度，確保資料的安全和完整。資料分類及內(nèi)容1.采購資料采購合同：明確施工電梯的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。技術(shù)協(xié)議：詳細(xì)規(guī)定施工電梯的技術(shù)參數(shù)、性能要求、配置清單等技術(shù)要求。產(chǎn)品合格證：證明施工電梯符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的質(zhì)量合格文件。質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告：由法定檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具的施工電梯質(zhì)量檢驗(yàn)合格報(bào)告。隨機(jī)文件：包括使用說明書、安裝圖紙、電氣原理圖、易損件清單等。2.安裝資料安裝方案：根據(jù)施工電梯的型號(hào)、安裝地點(diǎn)、現(xiàn)場條件等編制的詳細(xì)安裝施工方案，包括安裝工藝流程、安全技術(shù)措施、質(zhì)量保證措施等。安裝記錄：記錄施工電梯安裝過程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，如基礎(chǔ)施工記錄、導(dǎo)軌架安裝記錄、轎廂安裝記錄、電氣系統(tǒng)安裝記錄等。調(diào)試報(bào)告：對施工電梯安裝完成后進(jìn)行調(diào)試的記錄，包括調(diào)試項(xiàng)目、調(diào)試結(jié)果、各項(xiàng)性能指標(biāo)測試數(shù)據(jù)等。安裝驗(yàn)收報(bào)告：由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、安裝單位等相關(guān)部門共同對施工電梯安裝質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收后形成的報(bào)告，包括驗(yàn)收結(jié)論、驗(yàn)收人員簽字等。3.使用資料運(yùn)行記錄：記錄施工電梯每日的運(yùn)行情況，包括開機(jī)時(shí)間、停機(jī)時(shí)間、運(yùn)行次數(shù)、載客人數(shù)、運(yùn)行故障等。維護(hù)保養(yǎng)記錄：按照施工電梯維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程，定期對施工電梯進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)的記錄，包括保養(yǎng)日期、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員簽字等。故障維修記錄：記錄施工電梯發(fā)生故障的時(shí)間、故障現(xiàn)象、維修過程、更換零部件情況、維修人員簽字等。安全檢查記錄：定期對施工電梯進(jìn)行安全檢查的記錄，包括檢查日期、檢查人員、檢查項(xiàng)目、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。4.維修資料維修計(jì)劃：根據(jù)施工電梯的運(yùn)行狀況和維護(hù)保養(yǎng)記錄，制定的年度、季度或月度維修計(jì)劃，包括維修項(xiàng)目、維修時(shí)間、維修人員安排等。維修記錄：詳細(xì)記錄施工電梯每次維修的過程，包括維修日期、維修人員、維修內(nèi)容、更換零部件清單、維修費(fèi)用等。維修驗(yàn)收報(bào)告：維修工作完成后，由使用部門、維修部門等相關(guān)人員對維修質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收的報(bào)告，包括驗(yàn)收結(jié)論、驗(yàn)收人員簽字等。維修改造方案：當(dāng)施工電梯需要進(jìn)行較大規(guī)模的維修改造時(shí)，編制的詳細(xì)維修改造方案，包括改造內(nèi)容、技術(shù)措施、安全保障措施等。5.報(bào)廢資料報(bào)廢申請：使用部門或管理部門提出的施工電梯報(bào)廢申請，說明報(bào)廢原因、報(bào)廢時(shí)間等。報(bào)廢鑒定報(bào)告：由公司組織相關(guān)技術(shù)人員對擬報(bào)廢施工電梯進(jìn)行鑒定后形成的報(bào)告，包括鑒定結(jié)論、鑒定人員簽字等。報(bào)廢審批文件：公司領(lǐng)導(dǎo)對施工電梯報(bào)廢申請的審批文件。報(bào)廢處理記錄：記錄施工電梯報(bào)廢后的處理方式，如拆除、變賣、報(bào)廢銷毀等情況。資料收集與整理1.資料收集要求各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的資料分類及內(nèi)容要求，及時(shí)收集本部門在施工電梯管理過程中形成的各類資料。資料收集應(yīng)做到真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。對于外來文件，如采購合同、技術(shù)協(xié)議、產(chǎn)品合格證等，應(yīng)確保其原件的完整性，并及時(shí)進(jìn)行復(fù)印或掃描備份，原件與復(fù)印件或掃描件應(yīng)同時(shí)保存。2.資料整理要求各部門收集到的施工電梯資料應(yīng)按照資料分類進(jìn)行整理，同類資料應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行排列。資料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，字跡應(yīng)清晰、工整，簽字蓋章應(yīng)齊全。對于圖紙資料，應(yīng)折疊成A4大小，并在右下角加蓋檔案章。資料整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效或無關(guān)的資料，確保資料的簡潔性和有效性。資料歸檔1.歸檔時(shí)間采購資料應(yīng)在采購合同簽訂后、設(shè)備到貨驗(yàn)收合格后15個(gè)工作日內(nèi)歸檔。安裝資料應(yīng)在施工電梯安裝驗(yàn)收合格后10個(gè)工作日內(nèi)歸檔。使用資料應(yīng)每月定期整理歸檔，于次月10日前完成上月資料的歸檔工作。維修資料應(yīng)在每次維修工作完成后5個(gè)工作日內(nèi)歸檔。報(bào)廢資料應(yīng)在施工電梯報(bào)廢手續(xù)辦理完畢后15個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.歸檔流程各部門整理好的施工電梯資料應(yīng)填寫《施工電梯資料歸檔清單》，詳細(xì)列出資料名稱、數(shù)量、歸檔時(shí)間等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。將填寫好的《施工電梯資料歸檔清單》及整理好的資料一并移交檔案管理部門。檔案管理部門對移交的資料進(jìn)行核對、清點(diǎn)，確認(rèn)無誤后在《施工電梯資料歸檔清單》上簽字接收，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放。資料保管1.保管方式施工電梯資料應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照資料分類和時(shí)間順序進(jìn)行排列存放，并建立檔案索引目錄，便于查找。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，按照資料分類建立文件夾，每個(gè)文件夾下按照時(shí)間順序建立子文件夾，將電子資料分類存儲(chǔ)其中，并建立電子檔案索引目錄。2.保管期限施工電梯采購資料、安裝資料、維修資料、報(bào)廢資料等應(yīng)長期保管。施工電梯使用資料中的運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等應(yīng)至少保管至施工電梯報(bào)廢后2年。3.保管要求檔案管理部門應(yīng)定期對施工電梯資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保資料的安全和完整。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)注意防潮、防蟲、防火、防盜等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并設(shè)置訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全性。資料查閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱施工電梯資料的，應(yīng)填寫《施工電梯資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、查閱原因、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。外單位人員因工作需要查閱施工電梯資料的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《施工電梯資料查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對查閱情況進(jìn)行記錄。2.查閱流程查閱人員填寫《施工電梯資料查閱申請表》后，提交給檔案管理部門。檔案管理部門對查閱申請表進(jìn)行審核，符合查閱權(quán)限要求的，按照申請表上注明的查閱資料名稱和時(shí)間，為查閱人員提供相應(yīng)的資料。查閱人員查閱資料時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將資料帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將資料歸還檔案管理部門，檔案管理部門對歸還的資料進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后在《施工電梯資料查閱申請表》上簽字注銷。資料保密1.保密范圍施工電梯資料中的涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、安全信息等內(nèi)容屬于保密范圍，包括采購價(jià)格、技術(shù)參數(shù)、維修費(fèi)用、運(yùn)行故障情況等。2.保密措施檔案管理部門應(yīng)建立健全施工電梯資料保密制度，對涉及保密的資料進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理。查閱保密資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露資料內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄保密資料，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司保密制度的要求進(jìn)行處理。檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自將保密資料提供給無關(guān)人員查閱或使用。資料銷毀1.銷毀條件施工電梯資料保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度的規(guī)定進(jìn)行銷毀。對于已報(bào)廢的施工電梯資料，在確認(rèn)其不再具有保存價(jià)值后，可進(jìn)行銷毀。2.銷毀流程檔案管理部門定期對保管期限屆滿或不再具有保存價(jià)值的施工電梯資料進(jìn)行清理，填寫《施工電梯資料銷毀清單》，詳細(xì)列出資料名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。