物業(yè)企業(yè)采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范物業(yè)企業(yè)采購行為，加強(qiáng)采購管理，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保證所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于物業(yè)企業(yè)內(nèi)所有采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備設(shè)施、維修材料、物業(yè)服務(wù)外包等各類物資和服務(wù)的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。效益原則：在滿足物業(yè)服務(wù)需求的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。質(zhì)量原則：確保所采購物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求，滿足物業(yè)運(yùn)營和客戶需求。公開公正公平原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公正、公平的競爭原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的機(jī)會參與采購活動。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)成立采購管理委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購管理委員會負(fù)責(zé)審議和決策重大采購事項(xiàng)，包括采購戰(zhàn)略、年度采購計(jì)劃、重大采購項(xiàng)目的供應(yīng)商選擇等。2.采購執(zhí)行部門設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，其主要職責(zé)包括：根據(jù)公司需求，制定采購計(jì)劃并組織實(shí)施。尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫、付款等相關(guān)工作。3.需求部門職責(zé)各需求部門應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地向采購部門提出采購需求，提供詳細(xì)的規(guī)格、型號、數(shù)量等要求，并協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購合同評審等工作。同時(shí)，負(fù)責(zé)對采購物資和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，反饋使用過程中的問題。三、采購流程1.采購需求提出需求部門根據(jù)物業(yè)運(yùn)營實(shí)際情況，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購部門。對于緊急采購需求，需求部門應(yīng)在申請表上注明“緊急”字樣，并說明緊急原因，以便采購部門優(yōu)先處理。2.采購計(jì)劃制定采購部門收到《采購申請表》后，對需求進(jìn)行匯總分析，結(jié)合庫存情況，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)采購管理委員會審批。3.供應(yīng)商選擇與評估采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況等相關(guān)資料，建立供應(yīng)商信息庫。采購部門組織相關(guān)人員對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單。4.采購談判與合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購物資或服務(wù)的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。采購談判過程中，采購人員應(yīng)做好談判記錄，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。談判結(jié)束后，根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同。采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。5.采購訂單下達(dá)采購合同簽訂后，采購部門根據(jù)合同條款，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。6.采購跟蹤與催貨采購部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。對于可能影響交貨期的問題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決。如供應(yīng)商出現(xiàn)延遲交貨等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)催貨，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。7.物資驗(yàn)收采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨后，由需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收單》，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。對于驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。如因供應(yīng)商原因?qū)е买?yàn)收不合格，采購部門應(yīng)按照合同約定追究其責(zé)任。8.采購付款采購物資驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收單、采購合同等資料，填寫《付款申請單》，并按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間向供應(yīng)商支付貨款。四、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和采購計(jì)劃，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括各類采購物資和服務(wù)的預(yù)計(jì)金額、采購時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)采購管理委員會審批。2.預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，控制采購成本。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行申請和審批。3.預(yù)算監(jiān)控與分析財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向采購管理委員會匯報(bào)預(yù)算執(zhí)行情況。采購部門應(yīng)根據(jù)預(yù)算監(jiān)控和分析結(jié)果，及時(shí)調(diào)整采購策略，確保采購預(yù)算的有效執(zhí)行。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入新供應(yīng)商申請進(jìn)入公司供應(yīng)商名錄，應(yīng)填寫《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》，并提交相關(guān)資質(zhì)證明文件、產(chǎn)品樣本、業(yè)績證明等資料。采購部門對新供應(yīng)商進(jìn)行初步審核后，組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察或評估?？疾煸u估合格后，報(bào)采購管理委員會審批，審批通過后將其納入供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商考核采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作配合等方面。供應(yīng)商考核采用評分制，根據(jù)考核結(jié)果將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。對于考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)責(zé)令其限期整改，整改仍不合格的，取消其供應(yīng)商資格。3.供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司給予一定的激勵(lì)措施，如增加采購份額、優(yōu)先合作等。對于連續(xù)考核不合格或出現(xiàn)嚴(yán)重違約行為的供應(yīng)商，公司應(yīng)及時(shí)淘汰，并在供應(yīng)商名錄中予以除名。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，如市場價(jià)格波動風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施針對識別和評估出的風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，如采用招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、框架協(xié)議采購等多種采購方式降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)；加強(qiáng)供應(yīng)商管理，簽訂詳細(xì)的采購合同降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)；嚴(yán)格物資驗(yàn)收程序降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)；加強(qiáng)法律審核降低法律風(fēng)險(xiǎn)等。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警采購部門應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和分析。當(dāng)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)出現(xiàn)異常時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、采購檔案管理1.檔案范圍采購檔案包括采購申請表、采購計(jì)劃、供應(yīng)商資料、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等與采購活動相關(guān)的各類文件和資料。2.檔案整理與歸檔采購部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購檔案的整理和歸檔工作，按照時(shí)間順序和類別對采購檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。采購檔案應(yīng)妥善保