業(yè)務(wù)信息管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)信息管理，規(guī)范業(yè)務(wù)信息的收集、整理、存儲(chǔ)、使用、共享、傳遞、銷毀等流程，確保業(yè)務(wù)信息的安全性、準(zhǔn)確性和完整性，提高公司業(yè)務(wù)運(yùn)營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的各類信息管理。包括但不限于客戶信息、合同信息、市場(chǎng)調(diào)研信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料等。（三）基本原則1.合法性原則：業(yè)務(wù)信息管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)業(yè)務(wù)信息的機(jī)密性，防止信息泄露給無關(guān)人員。3.準(zhǔn)確性原則：確保業(yè)務(wù)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免虛假或誤導(dǎo)性信息。4.完整性原則：涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)全流程中產(chǎn)生的各類信息，不遺漏重要信息環(huán)節(jié)。5.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理、更新業(yè)務(wù)信息，保證信息的時(shí)效性。6.合規(guī)性原則：遵循公司內(nèi)部各項(xiàng)規(guī)章制度及信息管理相關(guān)流程。二、業(yè)務(wù)信息分類與分級(jí)（一）信息分類1.客戶信息：包括客戶基本資料（如名稱、地址、聯(lián)系方式等）、客戶需求、購買記錄、信用狀況等。2.合同信息：合同文本、簽訂時(shí)間、執(zhí)行情況、變更記錄等。3.市場(chǎng)信息：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、行業(yè)動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)趨勢(shì)分析等。4.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：銷售數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、運(yùn)營數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)等各類與業(yè)務(wù)相關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。5.技術(shù)信息：公司研發(fā)的技術(shù)成果、技術(shù)方案、技術(shù)文檔、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等。6.內(nèi)部管理信息：公司組織架構(gòu)、人員信息、規(guī)章制度、工作流程、會(huì)議紀(jì)要等。（二）信息分級(jí)根據(jù)信息對(duì)公司業(yè)務(wù)的重要性和敏感性，將業(yè)務(wù)信息分為以下三級(jí)：1.絕密級(jí)：涉及公司核心商業(yè)機(jī)密、重大決策依據(jù)、關(guān)鍵技術(shù)秘密等，一旦泄露將對(duì)公司造成極其嚴(yán)重的損失。如公司未公開的戰(zhàn)略規(guī)劃、核心算法、未上市產(chǎn)品的詳細(xì)技術(shù)資料等。2.機(jī)密級(jí)：重要的業(yè)務(wù)信息，泄露后可能對(duì)公司業(yè)務(wù)開展、競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、財(cái)務(wù)狀況等產(chǎn)生較大影響。如客戶的關(guān)鍵需求信息、重要合同條款、尚未公開的市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)等。3.秘密級(jí)：一般性的業(yè)務(wù)信息，對(duì)公司業(yè)務(wù)有一定參考價(jià)值，但保密性要求相對(duì)較低。如普通客戶資料、常規(guī)業(yè)務(wù)報(bào)表、一般性工作流程文件等。三、業(yè)務(wù)信息收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部部門：各部門在業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生的各類信息，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)收集并提交。2.外部來源：通過市場(chǎng)調(diào)研、客戶反饋、合作伙伴交流、行業(yè)展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)信息等渠道收集相關(guān)業(yè)務(wù)信息。（二）收集要求1.明確信息收集責(zé)任部門和責(zé)任人，確保信息收集工作的落實(shí)。2.收集信息應(yīng)全面、準(zhǔn)確、及時(shí)，不得遺漏重要信息。3.對(duì)于來自外部的信息，應(yīng)進(jìn)行必要的核實(shí)和篩選，確保信息的真實(shí)性和可靠性。（三）整理規(guī)范1.收集到的業(yè)務(wù)信息應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，建立清晰的信息目錄和索引。2.對(duì)信息進(jìn)行規(guī)范化處理，統(tǒng)一格式、編碼和術(shù)語，便于信息的存儲(chǔ)和查詢。3.對(duì)信息進(jìn)行初步分析和篩選，去除重復(fù)、無效或錯(cuò)誤的信息，提高信息質(zhì)量。四、業(yè)務(wù)信息存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.根據(jù)業(yè)務(wù)信息的性質(zhì)、數(shù)量和使用頻率等因素，選擇合適的存儲(chǔ)方式，包括紙質(zhì)存儲(chǔ)、電子存儲(chǔ)（如服務(wù)器存儲(chǔ)、磁盤存儲(chǔ)、云存儲(chǔ)等）。2.對(duì)于重要的電子業(yè)務(wù)信息，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。備份存儲(chǔ)可以采用異地存儲(chǔ)、磁帶存儲(chǔ)等方式，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試。（二）存儲(chǔ)設(shè)施管理1.配備安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)施，確保存儲(chǔ)環(huán)境的溫濕度、防火、防盜、防潮、防蟲等條件符合要求。2.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)施進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除設(shè)備故障，保證存儲(chǔ)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.建立存儲(chǔ)設(shè)施的訪問控制機(jī)制，限制未經(jīng)授權(quán)人員對(duì)存儲(chǔ)設(shè)施的訪問。（三）保管責(zé)任1.指定專人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)信息的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守信息保管制度，妥善保管各類業(yè)務(wù)信息，不得擅自修改、刪除或銷毀信息。3.定期對(duì)保管的業(yè)務(wù)信息進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。五、業(yè)務(wù)信息使用與共享（一）使用權(quán)限1.根據(jù)業(yè)務(wù)信息的分級(jí)，設(shè)定不同的使用權(quán)限。絕密級(jí)信息僅限公司高層管理人員和特定業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人使用；機(jī)密級(jí)信息僅限相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)授權(quán)的人員使用；秘密級(jí)信息可供公司內(nèi)部相關(guān)人員在其職責(zé)范圍內(nèi)使用。2.用戶應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限訪問和使用業(yè)務(wù)信息，不得越權(quán)操作。（二）使用規(guī)范1.使用業(yè)務(wù)信息時(shí)應(yīng)遵循合法、合規(guī)、正當(dāng)?shù)脑瓌t，不得將信息用于非法或不當(dāng)目的。2.對(duì)使用業(yè)務(wù)信息過程中發(fā)現(xiàn)的問題或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門和人員進(jìn)行處理。3.如需對(duì)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行復(fù)制、摘錄、引用等操作，應(yīng)經(jīng)過信息所有者或保管部門的批準(zhǔn)，并確保復(fù)制、摘錄、引用后的信息不泄露原有信息的機(jī)密性。（三）信息共享1.公司內(nèi)部各部門之間因業(yè)務(wù)需要共享業(yè)務(wù)信息時(shí)，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)信息共享申請(qǐng)表》，明確共享信息的內(nèi)容、共享對(duì)象、共享期限等，經(jīng)信息所有者部門負(fù)責(zé)人和接收部門負(fù)責(zé)人審批后，由信息保管部門進(jìn)行共享操作。2.與外部合作伙伴共享業(yè)務(wù)信息時(shí)，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保信息共享過程中的安全性和保密性。保密協(xié)議應(yīng)規(guī)定信息的使用范圍、保護(hù)措施、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.在業(yè)務(wù)信息共享過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制共享信息的范圍和權(quán)限，確保第三方僅在授權(quán)范圍內(nèi)使用信息。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)共享信息進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決共享過程中出現(xiàn)的問題。六、業(yè)務(wù)信息傳遞與交換（一）傳遞方式1.根據(jù)業(yè)務(wù)信息的緊急程度和重要性，選擇合適的傳遞方式，包括面對(duì)面?zhèn)鬟f、郵件傳遞、電子數(shù)據(jù)交換（EDI）、文件共享平臺(tái)等。2.對(duì)于緊急且重要的業(yè)務(wù)信息，應(yīng)采用面對(duì)面?zhèn)鬟f或電話溝通等即時(shí)方式進(jìn)行傳遞，確保信息及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)。3.一般性業(yè)務(wù)信息可通過郵件傳遞，并在郵件中注明信息的密級(jí)和保密要求。（二）傳遞要求1.在業(yè)務(wù)信息傳遞過程中，應(yīng)確保信息的完整性和準(zhǔn)確性，避免信息丟失或錯(cuò)誤傳遞。2.對(duì)傳遞的業(yè)務(wù)信息進(jìn)行加密處理，尤其是涉及機(jī)密信息的傳遞，應(yīng)采用加密軟件或工具進(jìn)行加密，防止信息被竊取或篡改。3.傳遞業(yè)務(wù)信息時(shí)，應(yīng)明確收件人，并要求收件人在接收信息后進(jìn)行確認(rèn)，確保信息傳遞的有效性。（三）交換管理1.與外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人進(jìn)行業(yè)務(wù)信息交換時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行審批和備案。2.在信息交換過程中，應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保交換的信息符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。3.對(duì)交換回來的業(yè)務(wù)信息進(jìn)行及時(shí)整理和分析，評(píng)估其對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響，并采取相應(yīng)的措施。七、業(yè)務(wù)信息安全與保密（一）安全措施1.建立健全業(yè)務(wù)信息安全防護(hù)體系，包括防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.對(duì)業(yè)務(wù)信息存儲(chǔ)設(shè)備和傳輸網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全加固，設(shè)置訪問密碼、權(quán)限控制等措施，防止內(nèi)部人員非法訪問和泄露信息。3.定期進(jìn)行業(yè)務(wù)信息安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。（二）保密管理1.對(duì)涉及絕密級(jí)和機(jī)密級(jí)業(yè)務(wù)信息的人員，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)規(guī)定保密期限、保密范圍、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和技能。定期組織保密培訓(xùn)和考核，確保員工熟悉保密制度和操作規(guī)程。3.在辦公場(chǎng)所設(shè)置保密區(qū)域，對(duì)涉及機(jī)密信息的文件、資料、設(shè)備等進(jìn)行專門存放和管理，并采取必要的安全防護(hù)措施。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反業(yè)務(wù)信息管理制度，泄露、篡改、丟失業(yè)務(wù)信息的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對(duì)于因違反保密規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任，并要求其賠償相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失。3.如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息安全事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取措施防止事件擴(kuò)大，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。同時(shí)，配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善信息安全管理措施。八、業(yè)務(wù)信息銷毀與處置（一）銷毀原則1.對(duì)于已不再使用或已超過保存期限的業(yè)務(wù)信息，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，確保信息徹底消除，防止信息泄露。2.在銷毀業(yè)務(wù)信息時(shí)，應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、環(huán)保的原則，采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式進(jìn)行處理。（二）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)業(yè)務(wù)信息，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。粉碎后的紙張應(yīng)確保無法還原信息內(nèi)容，焚燒后的灰燼應(yīng)妥善處理，防止殘留信息。2.對(duì)于電子業(yè)務(wù)信息，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化、物理銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)等方式進(jìn)行銷毀，確保電子數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。數(shù)據(jù)擦除應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行多次擦除，以達(dá)到數(shù)據(jù)銷毀的目的。3.對(duì)于涉及機(jī)密或敏感信息的存儲(chǔ)介質(zhì)，在銷毀前應(yīng)進(jìn)行消磁處理，確保存儲(chǔ)介質(zhì)上的數(shù)據(jù)徹底消除。消磁處理后的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行物理銷毀，如粉碎、切割等，防止存儲(chǔ)介質(zhì)被非法恢復(fù)和利用。（三）銷毀程序1.由業(yè)務(wù)信息保管部門或使用部門提出業(yè)務(wù)信息銷毀申請(qǐng)，填寫《業(yè)務(wù)信息銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明銷毀信息的名稱、數(shù)量、存儲(chǔ)介質(zhì)、保存期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《業(yè)務(wù)信息銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由信息保管部門組織實(shí)施銷毀工作。3.在銷毀業(yè)務(wù)信息過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定的方式和程序進(jìn)行。銷毀工作完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《業(yè)務(wù)信息銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表存檔保存。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立業(yè)務(wù)信息管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)定期對(duì)公司業(yè)務(wù)信息管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司高層管理人員、信息管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表組成。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查頻率等，確保監(jiān)督檢查工作的有序進(jìn)行。（二）檢查內(nèi)容1.業(yè)務(wù)信息管理制度的執(zhí)行情況，包括信息收集、整理、存儲(chǔ)、使用、共享、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。2.業(yè)務(wù)信息的安全性和保密性，檢查信息存儲(chǔ)設(shè)施、安全防護(hù)措施、保密制度執(zhí)行等方面是否存在安全隱患和漏洞。3.業(yè)務(wù)信息的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)信息的質(zhì)量進(jìn)行抽查核實(shí)，確保信息真實(shí)可靠、不遺漏重要信息。4.員工對(duì)業(yè)務(wù)信息管理制度的知曉程度和遵守情況，通過培訓(xùn)考核記錄、日常工作表現(xiàn)等方面進(jìn)行評(píng)估。（三）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門發(fā)出《業(yè)務(wù)信息管理問題整改通知書》，明確問題內(nèi)容、