電子收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子收發(fā)文管理，提高工作效率，確保文件傳遞的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和安全性，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及與外部單位通過電子方式進(jìn)行的收發(fā)文管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：電子文件的格式、內(nèi)容應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定，確保文件的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.及時(shí)高效原則：收發(fā)文流程應(yīng)簡潔流暢，確保文件及時(shí)傳遞和處理，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保電子文件的安全性和保密性。二、電子收文管理（一）收文渠道1.公司指定的電子郵箱：用于接收外部單位發(fā)送的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)該郵箱的日常管理，及時(shí)查看郵件并進(jìn)行處理。2.公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布的文件，由系統(tǒng)自動(dòng)推送至相關(guān)部門或人員的待辦事項(xiàng)列表中。（二）收文登記1.對(duì)于通過上述渠道接收的電子文件，收件人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、發(fā)件人、收件人、日期、主題、附件等信息。2.收文登記應(yīng)在專門的電子表格或系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，確保信息完整、準(zhǔn)確。（三）文件初審1.收件人收到電子文件后，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行初審。初審的主要內(nèi)容包括文件是否與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)、文件格式是否正確、文件內(nèi)容是否完整等。2.對(duì)于不符合要求的文件，收件人應(yīng)及時(shí)與發(fā)件人溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)內(nèi)容。（四）文件分發(fā)1.經(jīng)過初審后的電子文件，收件人應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。2.文件分發(fā)應(yīng)遵循“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，確保文件能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地傳遞到需要處理的人員手中。（五）文件處理1.相關(guān)部門或人員收到分發(fā)的電子文件后，應(yīng)按照文件要求及時(shí)進(jìn)行處理。處理方式包括閱讀、審批、執(zhí)行、存檔等。2.在文件處理過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要進(jìn)一步溝通的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員聯(lián)系，確保文件處理工作的順利進(jìn)行。（六）文件跟蹤與催辦1.為確保文件能夠按時(shí)處理，收件人應(yīng)對(duì)文件的處理情況進(jìn)行跟蹤。對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)及時(shí)提醒相關(guān)部門或人員進(jìn)行處理。2.如發(fā)現(xiàn)文件處理過程中出現(xiàn)延誤或其他問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催辦，并記錄催辦情況。三、電子發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.發(fā)文部門擬稿人根據(jù)工作需要起草電子文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定，語言表達(dá)準(zhǔn)確、清晰。2.擬稿人完成文件起草后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性以及與公司政策的一致性等。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將文件提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和實(shí)際情況進(jìn)行審批，并簽署意見。4.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過的文件，由擬稿人按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行排版，并在文件上加蓋電子印章（如有）。5.排版后的文件經(jīng)擬稿人再次核對(duì)無誤后，通過公司指定的電子郵箱或內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送給收件人。（二）發(fā)文登記1.發(fā)文部門應(yīng)在文件發(fā)送前進(jìn)行發(fā)文登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、發(fā)件人、收件人、日期、主題、附件等信息。2.發(fā)文登記應(yīng)在專門的電子表格或系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，確保信息完整、準(zhǔn)確。（三）文件審核1.部門負(fù)責(zé)人在審核電子文件時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性以及與公司政策的一致性等方面。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)退回?cái)M稿人進(jìn)行修改。2.分管領(lǐng)導(dǎo)在審批電子文件時(shí)，應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對(duì)文件的必要性、可行性等進(jìn)行全面審查，并簽署明確的審批意見。（四）文件排版1.電子文件的排版應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定的格式要求。排版內(nèi)容包括字體、字號(hào)、行距、頁邊距、頁眉頁腳等。2.在排版過程中，應(yīng)注意保持文件內(nèi)容的清晰、易讀，避免出現(xiàn)排版混亂或格式錯(cuò)誤的情況。（五）電子印章管理1.公司應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，建立電子印章管理制度。電子印章的使用應(yīng)嚴(yán)格遵循審批流程，確保印章使用的合法性和安全性。2.電子印章的制作、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)應(yīng)采取加密、備份等措施，防止印章被盜用或篡改。（六）文件發(fā)送1.經(jīng)審核、排版并加蓋電子印章（如有）的電子文件，擬稿人應(yīng)按照規(guī)定的收件人名單進(jìn)行發(fā)送。發(fā)送前應(yīng)再次核對(duì)收件人信息，確保文件發(fā)送的準(zhǔn)確性。2.在文件發(fā)送過程中，應(yīng)選擇安全可靠的傳輸方式，如加密郵件、公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)等，確保文件傳輸?shù)陌踩?。四、電子文件存?chǔ)與歸檔（一）存儲(chǔ)方式1.公司應(yīng)建立專門的電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器，用于存儲(chǔ)各類電子文件。存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)具備足夠的存儲(chǔ)空間，并采取數(shù)據(jù)備份、加密等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。2.電子文件應(yīng)按照類別、年度等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保文件存儲(chǔ)的規(guī)范性和便于查找。（二）歸檔要求1.電子文件形成部門應(yīng)在文件處理完畢后，按照公司檔案管理規(guī)定及時(shí)將文件進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)包括文件的電子版本以及相關(guān)的審批記錄、處理意見等。2.歸檔電子文件應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保文件的完整性和可追溯性。元數(shù)據(jù)著錄內(nèi)容包括文件名稱、日期、作者、來源、格式等信息。（三）備份管理1.為防止電子文件因各種原因丟失或損壞，公司應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份。備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、云存儲(chǔ)備份等多種方式相結(jié)合。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的位置，并定期進(jìn)行檢查和測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（四）存儲(chǔ)期限1.電子文件的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，重要文件的存儲(chǔ)期限為長期，普通文件的存儲(chǔ)期限為一定年限（如[X]年）。2.在存儲(chǔ)期限屆滿后，對(duì)于確無保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。五、電子文件安全與保密（一）安全措施1.公司應(yīng)采取必要的安全技術(shù)措施，保障電子文件的存儲(chǔ)、傳輸和使用安全。如安裝防火墻、殺毒軟件、加密軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。2.定期對(duì)電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器和相關(guān)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（二）保密制度1.嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等電子文件進(jìn)行嚴(yán)格保密。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播或泄露相關(guān)文件內(nèi)容。2.對(duì)于接觸和處理電子文件的人員，應(yīng)進(jìn)行保密培訓(xùn)，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（三）權(quán)限管理1.根據(jù)工作需要，對(duì)電子文件的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理。不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和崗位需求，授予相應(yīng)的文件訪問權(quán)限，確保文件的安全性和保密性。2.定期對(duì)用戶的文件訪問權(quán)限進(jìn)行審查和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置的合理性和有效性。（四）應(yīng)急處理1.制定電子文件安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生安全事件（如網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等）時(shí)的應(yīng)急處理流程和措施。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)安全事件的能力和效率。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的電子收發(fā)文管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司電子收發(fā)文管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)各部門的電子收發(fā)文管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.電子收發(fā)文流程的執(zhí)行情況，包括文件的登記、分發(fā)、處理、跟蹤等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.電子文件的存儲(chǔ)與歸檔情況，包括文件的分類存儲(chǔ)、元數(shù)據(jù)著錄、備份管理等是否規(guī)范。3.電子文件的安全與保密情況，包括安全措施的落實(shí)、保密制度的執(zhí)行、權(quán)限管理等是否到位。（三）考核與獎(jiǎng)懲1.將電子收發(fā)文管理工作納入部門和個(gè)人的績效考核體系，對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反本制度