碧桂園材料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)碧桂園集團(tuán)材料管理，規(guī)范材料采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)的工作流程，確保材料質(zhì)量，降低成本，提高項(xiàng)目效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于碧桂園集團(tuán)旗下所有房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目及相關(guān)職能部門涉及的材料管理工作。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：確保所采購和使用的材料符合工程質(zhì)量要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制材料采購成本、存儲(chǔ)成本和使用成本。3.流程規(guī)范原則：明確各環(huán)節(jié)工作流程和職責(zé)，確保材料管理工作有序進(jìn)行。4.責(zé)任追究原則：對(duì)材料管理過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為和責(zé)任事故，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、材料采購管理（一）采購計(jì)劃1.項(xiàng)目啟動(dòng)階段項(xiàng)目部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目規(guī)劃和施工進(jìn)度計(jì)劃，編制詳細(xì)的材料需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)明確材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息，并提交給采購部門。2.采購部門審核采購部門收到項(xiàng)目部門提交的材料需求計(jì)劃后，進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、準(zhǔn)確性，以及與項(xiàng)目預(yù)算的匹配性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與項(xiàng)目部門溝通調(diào)整。3.采購計(jì)劃制定采購部門根據(jù)審核后的材料需求計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)供應(yīng)情況、供應(yīng)商產(chǎn)能等因素，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購批次、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商篩選采購部門建立供應(yīng)商信息庫，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選。篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。通過實(shí)地考察、查閱資料、參考行業(yè)評(píng)價(jià)等方式，確定合格供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評(píng)估定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多合作機(jī)會(huì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。3.供應(yīng)商合作協(xié)議與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。協(xié)議內(nèi)容包括產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。確保雙方在合作過程中有明確的依據(jù)和保障。（三）采購方式1.集中采購對(duì)于集團(tuán)通用的、用量較大的材料，采用集中采購方式。由集團(tuán)采購部門統(tǒng)一組織采購，以獲取更優(yōu)惠的價(jià)格和更好的服務(wù)。2.項(xiàng)目采購對(duì)于各項(xiàng)目特有的、用量較小的材料，由項(xiàng)目采購部門負(fù)責(zé)采購。在采購過程中，應(yīng)遵循集團(tuán)采購管理制度和流程，確保采購工作的規(guī)范和透明。3.招標(biāo)采購對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的材料采購項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購方式。通過發(fā)布招標(biāo)公告、組織開標(biāo)評(píng)標(biāo)等程序，選擇最優(yōu)供應(yīng)商和采購方案。4.詢價(jià)采購對(duì)于金額較小、市場(chǎng)供應(yīng)較為充足的材料采購項(xiàng)目，采用詢價(jià)采購方式。向多家供應(yīng)商詢價(jià)，比較價(jià)格和服務(wù)，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。（四）采購合同管理1.合同簽訂采購部門根據(jù)采購結(jié)果，與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、合法有效。2.合同執(zhí)行采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施追究其責(zé)任。3.合同變更與解除如因項(xiàng)目變更、市場(chǎng)變化等原因需要變更或解除采購合同，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并按照合同約定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。確保合同變更或解除的合法性和合理性。三、材料驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.資料準(zhǔn)備采購部門在材料到貨前，應(yīng)將采購合同、送貨清單等相關(guān)資料提交給驗(yàn)收部門。驗(yàn)收部門根據(jù)資料核對(duì)材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.場(chǎng)地與工具準(zhǔn)備驗(yàn)收部門應(yīng)安排合適的驗(yàn)收?qǐng)龅?，確保場(chǎng)地清潔、通風(fēng)良好。同時(shí)，準(zhǔn)備好必要的驗(yàn)收工具，如量具、檢測(cè)設(shè)備等，確保驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行。（二）驗(yàn)收流程1.數(shù)量驗(yàn)收材料到貨后，驗(yàn)收人員首先對(duì)材料的數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收。按照送貨清單核對(duì)材料的實(shí)際數(shù)量，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。2.質(zhì)量驗(yàn)收根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)材料的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括材料的外觀、尺寸、性能、質(zhì)量證明文件等方面。對(duì)于重要材料或關(guān)鍵部位的材料，應(yīng)進(jìn)行抽樣送檢，確保質(zhì)量符合要求。3.驗(yàn)收記錄驗(yàn)收人員在驗(yàn)收過程中，應(yīng)做好驗(yàn)收記錄。記錄內(nèi)容包括材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員等信息。驗(yàn)收記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并妥善保存。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.合格處理經(jīng)檢驗(yàn)合格的材料，驗(yàn)收部門出具驗(yàn)收合格報(bào)告，并將材料移交倉庫或使用部門。2.不合格處理對(duì)于驗(yàn)收不合格的材料，驗(yàn)收部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門和供應(yīng)商。采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。同時(shí)，對(duì)不合格材料進(jìn)行標(biāo)識(shí)和隔離，防止其混入合格材料中。四、材料存儲(chǔ)管理（一）倉庫規(guī)劃1.倉庫布局根據(jù)材料的種類、規(guī)格、型號(hào)、用途等因素，合理規(guī)劃倉庫布局。將材料分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。2.存儲(chǔ)條件根據(jù)材料的特性，提供合適的存儲(chǔ)條件。對(duì)于易燃易爆、易腐蝕、易受潮等特殊材料，應(yīng)設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。（二）入庫管理1.入庫手續(xù)材料到貨后，倉庫管理人員憑驗(yàn)收合格報(bào)告辦理入庫手續(xù)。核對(duì)材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況等信息，確保與驗(yàn)收?qǐng)?bào)告一致。辦理入庫手續(xù)后，將材料存入指定倉庫區(qū)域。2.入庫記錄倉庫管理人員應(yīng)做好入庫記錄，記錄內(nèi)容包括材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫時(shí)間、供應(yīng)商名稱等信息。入庫記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，并定期進(jìn)行核對(duì)和盤點(diǎn)。（三）存儲(chǔ)管理1.材料保管倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)材料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保材料的質(zhì)量不受影響。對(duì)于易損壞、易變質(zhì)的材料，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如防潮、防曬、防蟲等。2.庫存盤點(diǎn)定期對(duì)倉庫庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)內(nèi)容包括材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況等信息。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。（四）出庫管理1.出庫手續(xù)使用部門根據(jù)項(xiàng)目施工進(jìn)度和實(shí)際需求，填寫材料領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，到倉庫領(lǐng)取材料。倉庫管理人員憑審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表辦理出庫手續(xù)，核對(duì)材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確保與申請(qǐng)表一致。2.出庫記錄倉庫管理人員應(yīng)做好出庫記錄，記錄內(nèi)容包括材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、出庫時(shí)間、領(lǐng)用部門名稱等信息。出庫記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，并定期進(jìn)行核對(duì)和統(tǒng)計(jì)。五、材料使用管理（一）使用計(jì)劃1.項(xiàng)目部門制定項(xiàng)目部門根據(jù)施工進(jìn)度計(jì)劃，制定材料使用計(jì)劃。使用計(jì)劃應(yīng)明確材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、使用時(shí)間等信息，并提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門審核倉庫管理部門收到項(xiàng)目部門提交的材料使用計(jì)劃后，進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括計(jì)劃的合理性、準(zhǔn)確性，以及與庫存情況的匹配性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與項(xiàng)目部門溝通調(diào)整。（二）限額領(lǐng)料1.限額設(shè)定根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算和施工圖紙，對(duì)主要材料設(shè)定限額領(lǐng)料指標(biāo)。限額領(lǐng)料指標(biāo)應(yīng)明確材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并下達(dá)給項(xiàng)目部門和施工班組。2.領(lǐng)料控制項(xiàng)目部門和施工班組在領(lǐng)料時(shí)，應(yīng)按照限額領(lǐng)料指標(biāo)進(jìn)行領(lǐng)取。倉庫管理人員憑限額領(lǐng)料單辦理出庫手續(xù)，嚴(yán)格控制材料的領(lǐng)用數(shù)量。如因特殊原因需要超限額領(lǐng)料，應(yīng)辦理相關(guān)審批手續(xù)。（三）現(xiàn)場(chǎng)管理1.材料堆放施工單位應(yīng)按照施工現(xiàn)場(chǎng)平面布置圖，合理堆放材料。材料應(yīng)分類堆放，整齊有序，并設(shè)置標(biāo)識(shí)牌。嚴(yán)禁在施工現(xiàn)場(chǎng)隨意堆放材料，影響施工安全和質(zhì)量。2.材料節(jié)約施工單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)材料的管理，采取有效措施節(jié)約材料。如合理下料、充分利用邊角料、加強(qiáng)材料回收利用等。對(duì)于節(jié)約材料的施工班組和個(gè)人，應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)。（四）余料管理1.余料回收施工過程中產(chǎn)生的余料，施工單位應(yīng)及時(shí)回收，并交回倉庫。倉庫管理人員對(duì)回收的余料進(jìn)行驗(yàn)收和登記，分類存放。2.余料處理對(duì)于可再利用的余料，倉庫管理部門應(yīng)優(yōu)先安排用于其他項(xiàng)目或工程部位。對(duì)于不可再利用的余料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如報(bào)廢、變賣等。六、材料成本控制（一）預(yù)算控制1.成本預(yù)算編制項(xiàng)目部門在項(xiàng)目前期應(yīng)編制材料成本預(yù)算，明確材料采購成本、存儲(chǔ)成本、使用成本等各項(xiàng)費(fèi)用指標(biāo)。材料成本預(yù)算應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目規(guī)劃、施工圖紙、市場(chǎng)價(jià)格等因素進(jìn)行編制，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控在項(xiàng)目實(shí)施過程中，財(cái)務(wù)部門和采購部門應(yīng)定期對(duì)材料成本預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)成本超支，應(yīng)及時(shí)分析原因，采取措施進(jìn)行調(diào)整，確保成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)。（二）價(jià)格控制1.市場(chǎng)調(diào)研采購部門應(yīng)定期進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，了解材料價(jià)格動(dòng)態(tài)。通過與多家供應(yīng)商溝通、參加行業(yè)展會(huì)、查閱市場(chǎng)信息等方式，掌握市場(chǎng)價(jià)格變化趨勢(shì)，為采購決策提供依據(jù)。2.價(jià)格談判在采購過程中，采購人員應(yīng)充分利用市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果，與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判。通過比較不同供應(yīng)商的價(jià)格和服務(wù)，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購價(jià)格。同時(shí)，建立價(jià)格調(diào)整機(jī)制，根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格變化及時(shí)調(diào)整采購價(jià)格。（三）庫存控制1.合理庫存設(shè)定倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目施工進(jìn)度和材料供應(yīng)情況，合理設(shè)定材料庫存水平。避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生，降低庫存成本。2.庫存周轉(zhuǎn)率提升通過加強(qiáng)庫存管理，提高材料的出入庫效率，縮短庫存周轉(zhuǎn)周期。定期對(duì)庫存進(jìn)行盤點(diǎn)和清理，及時(shí)處理積壓物資，提高庫存周轉(zhuǎn)率。七、材料盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.定期盤點(diǎn)倉庫管理部門應(yīng)制定定期盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)時(shí)間、范圍、人員等信息。定期盤點(diǎn)一般每月或每季度進(jìn)行一次，確保賬實(shí)相符。2.不定期盤點(diǎn)根據(jù)項(xiàng)目管理需要，倉庫管理部門可組織不定期盤點(diǎn)。不定期盤點(diǎn)一般在材料出入庫頻繁、庫存變動(dòng)較大或發(fā)生重大事故后進(jìn)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.盤點(diǎn)準(zhǔn)備盤點(diǎn)前，倉庫管理部門應(yīng)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。包括清理倉庫、核對(duì)賬目、準(zhǔn)備盤點(diǎn)工具等。同時(shí)，通知相關(guān)人員參加盤點(diǎn)工作。2.盤點(diǎn)過程盤點(diǎn)人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃，對(duì)倉庫庫存進(jìn)行逐一清點(diǎn)。在盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況等信息，確保盤點(diǎn)結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.盤點(diǎn)記錄盤點(diǎn)人員應(yīng)做好盤點(diǎn)記錄，記錄內(nèi)容包括材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)量、差異數(shù)量、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員等信息。盤點(diǎn)記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，并由盤點(diǎn)人員簽字確認(rèn)。（三）清查結(jié)果處理1.賬實(shí)相符處理如盤點(diǎn)結(jié)果賬實(shí)相符，倉庫管理部門應(yīng)將盤點(diǎn)記錄存檔，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.賬實(shí)不符處理如盤點(diǎn)結(jié)果賬實(shí)不符，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)查明原因，并編制盤點(diǎn)差異報(bào)告。對(duì)于盤盈或盤虧的材料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。如屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。八、材料信息化管理（一）管理系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)選型集團(tuán)應(yīng)建立統(tǒng)一的材料管理信息系統(tǒng)，對(duì)材料采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理。在系統(tǒng)選型過程中，應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的功能、性能、安全性、易用性等因素，選擇適合集團(tuán)業(yè)務(wù)需求的系統(tǒng)。2.系統(tǒng)實(shí)施在系統(tǒng)實(shí)施過程中，應(yīng)制定詳細(xì)的實(shí)施方案，明確實(shí)施步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任分工等內(nèi)容。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.數(shù)據(jù)錄入采購部門、倉庫管理部門、使用部門等相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將材料采購、驗(yàn)收、入庫、出庫、盤點(diǎn)等信息錄入材料管理信息系統(tǒng)。確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性。2.數(shù)據(jù)維護(hù)定期對(duì)材料管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)清理、數(shù)據(jù)更新等工作。確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（三）信息查詢與分析1.信息查詢授權(quán)人員可通過材料管理信息系統(tǒng)查詢材料采購、庫存、使用等方面的信息。方便及時(shí)掌握材料管理情況，為決策提供依據(jù)。2.信息分析利用材料管理信息系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)分析功能，對(duì)材料采購成本、庫存周轉(zhuǎn)率、材料消耗情況等進(jìn)行分析。通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為材料管理工作提供優(yōu)化建議。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)材料管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查材料采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)的工作流程是否規(guī)范，制度執(zhí)行是否嚴(yán)格，成本控制是否有效等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督集團(tuán)紀(jì)檢監(jiān)察部門對(duì)材料管理工作中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督檢查。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)問題，嚴(yán)肅追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（二）考核指標(biāo)1.采購成本控制指標(biāo)考核采購部門采購成本降低率、采購價(jià)格合理性等指標(biāo)。2.庫存管理指標(biāo)考核倉庫管理部門庫存周轉(zhuǎn)率、庫存準(zhǔn)確率等指標(biāo)。3.材料使用指標(biāo)考核項(xiàng)目部門材料節(jié)約率、限額領(lǐng)料執(zhí)行情況等指標(biāo)。（三）考核方式1.定期考核每月或每季度對(duì)相關(guān)部門和人員的材料管理工作進(jìn)行定期考核。考核結(jié)果作為績(jī)效評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲的依據(jù)。2.不定期考核根據(jù)工作需要，對(duì)材料管理工作進(jìn)行不定期考核。如在材料采購招標(biāo)過程中、重大項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)等，對(duì)相關(guān)部門和人員的工作進(jìn)行檢查和評(píng)價(jià)。（四）