電腦版發(fā)票管理制度一、總則1.目的為加強公司電腦版發(fā)票的管理，規(guī)范發(fā)票開具、使用、保管等行為，確保發(fā)票使用的合法性、準確性和安全性，根據(jù)國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)財務(wù)制度，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及電腦版發(fā)票開具、使用和保管的部門及人員。3.基本原則發(fā)票管理應(yīng)遵循依法依規(guī)、準確及時、安全保密的原則。嚴格按照國家稅收法律法規(guī)開具和使用發(fā)票，確保發(fā)票信息真實、準確、完整；及時開具發(fā)票，不得拖延；加強發(fā)票保管，防止發(fā)票丟失、損毀、被盜用等情況發(fā)生。二、發(fā)票的領(lǐng)購1.領(lǐng)購流程公司財務(wù)部門指定專人負責(zé)發(fā)票領(lǐng)購工作。領(lǐng)購人員應(yīng)提前了解發(fā)票庫存情況，根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《發(fā)票領(lǐng)購申請表》，詳細注明所需發(fā)票的種類、數(shù)量等信息?！栋l(fā)票領(lǐng)購申請表》經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)購人員持經(jīng)審批的《發(fā)票領(lǐng)購申請表》、稅務(wù)登記證副本、經(jīng)辦人身份證明等相關(guān)資料，到當?shù)囟悇?wù)機關(guān)辦理發(fā)票領(lǐng)購手續(xù)。領(lǐng)購人員將領(lǐng)購的發(fā)票及時交財務(wù)部門發(fā)票管理人員進行驗收、登記，并妥善保管。2.領(lǐng)購數(shù)量控制財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)量大小、發(fā)票使用頻率等因素，合理確定發(fā)票領(lǐng)購數(shù)量，避免發(fā)票積壓或短缺。同時，應(yīng)定期對發(fā)票領(lǐng)購、使用情況進行統(tǒng)計分析，為合理領(lǐng)購發(fā)票提供依據(jù)。三、發(fā)票的開具1.開具要求公司應(yīng)在發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)確認營業(yè)收入時開具發(fā)票。未發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)一律不準開具發(fā)票。開具發(fā)票時，應(yīng)按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票開具內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，與實際交易相符。不得虛開發(fā)票，不得開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。開具發(fā)票時，應(yīng)使用中文。民族自治地方可以同時使用當?shù)赝ㄓ玫囊环N民族文字。外商投資企業(yè)和外國企業(yè)可以同時使用一種外國文字。2.開具流程業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂合同或達成交易后，應(yīng)及時將開票信息傳遞給財務(wù)部門。開票信息應(yīng)包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等詳細內(nèi)容。財務(wù)部門發(fā)票管理人員根據(jù)業(yè)務(wù)部門傳遞的開票信息，核對無誤后，在公司的發(fā)票管理系統(tǒng)中錄入開票數(shù)據(jù)，并打印發(fā)票。發(fā)票打印完成后，由開票人員加蓋發(fā)票專用章，并將發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交給業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)送達客戶。記賬聯(lián)由財務(wù)部門留存，作為記賬憑證。3.特殊情況開具因銷貨退回、開票有誤等原因需要開具紅字發(fā)票的，應(yīng)按照國家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定進行操作。由業(yè)務(wù)部門填寫《開具紅字發(fā)票申請單》，說明開具紅字發(fā)票的原因、對應(yīng)藍字發(fā)票的代碼和號碼等信息。財務(wù)部門審核后，在發(fā)票管理系統(tǒng)中申請開具紅字發(fā)票，并將紅字發(fā)票的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)和記賬聯(lián)妥善保管。發(fā)生銷售折讓的，應(yīng)在收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣后，重新開具銷售發(fā)票；需要開具紅字發(fā)票的，按照開具紅字發(fā)票的規(guī)定處理。四、發(fā)票的使用1.使用范圍公司電腦版發(fā)票僅限于在公司正常經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍內(nèi)開具，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票；不得拆本使用發(fā)票；不得自行擴大專業(yè)發(fā)票使用范圍。2.使用登記財務(wù)部門應(yīng)建立發(fā)票使用登記制度，對發(fā)票的領(lǐng)用、開具、作廢、紅沖等情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括發(fā)票號碼、開具日期、客戶名稱、金額、稅額、領(lǐng)用人員、用途等信息。發(fā)票使用登記臺賬應(yīng)定期與發(fā)票管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行核對，確保賬實相符。3.作廢發(fā)票管理開具發(fā)票過程中，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，應(yīng)立即作廢。作廢發(fā)票應(yīng)在全部聯(lián)次上加蓋“作廢”戳記，并注明作廢原因和日期。作廢發(fā)票的所有聯(lián)次應(yīng)妥善保管，不得丟失。財務(wù)部門應(yīng)定期對作廢發(fā)票進行整理、裝訂，并與發(fā)票使用登記臺賬一同歸檔保存。4.丟失發(fā)票處理如發(fā)生發(fā)票丟失情況，丟失發(fā)票的責(zé)任人應(yīng)立即向財務(wù)部門報告。財務(wù)部門應(yīng)及時向當?shù)囟悇?wù)機關(guān)掛失，并按照稅務(wù)機關(guān)的要求辦理相關(guān)手續(xù)。丟失發(fā)票的責(zé)任人應(yīng)承擔相應(yīng)的責(zé)任，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、經(jīng)濟處罰等處理。五、發(fā)票的保管1.保管要求公司應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管場所，配備必要的保險柜等安全設(shè)施，確保發(fā)票存放安全。發(fā)票保管場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，防止發(fā)票受潮、霉變、蟲蛀等情況發(fā)生。發(fā)票管理人員應(yīng)妥善保管發(fā)票，不得擅自離崗。下班前，應(yīng)將發(fā)票鎖入保險柜，并檢查門窗是否關(guān)好。財務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票保管情況進行檢查，確保發(fā)票安全無虞。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，并報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。2.保管期限發(fā)票及相關(guān)資料應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行保管。一般情況下，發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿的保管期限為5年。保管期滿后，報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。3.銷毀處理發(fā)票保管期滿需要銷毀時，由財務(wù)部門提出銷毀申請，填寫《發(fā)票銷毀申請表》，詳細說明發(fā)票的種類、數(shù)量、起止號碼、銷毀原因等信息。《發(fā)票銷毀申請表》經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，財務(wù)部門應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)的要求，在指定地點進行發(fā)票銷毀，并邀請稅務(wù)機關(guān)人員現(xiàn)場監(jiān)督。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀方式等信息。記錄資料應(yīng)與發(fā)票銷毀申請表一同歸檔保存。六、發(fā)票的檢查與監(jiān)督1.內(nèi)部檢查公司財務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票的領(lǐng)購、開具、使用、保管等情況進行自查。自查內(nèi)容包括發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況、發(fā)票開具的準確性和規(guī)范性、發(fā)票使用登記臺賬的記錄情況、發(fā)票保管的安全性等方面。自查結(jié)束后，應(yīng)形成自查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并將整改情況報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。2.稅務(wù)機關(guān)檢查配合公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機關(guān)對發(fā)票的檢查工作。稅務(wù)機關(guān)依法進行檢查時，公司財務(wù)部門應(yīng)如實提供發(fā)票領(lǐng)購、開具、使用、保管等相關(guān)資料，不得拒絕、隱瞞。對于稅務(wù)機關(guān)檢查發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)的要求及時進行整改，并依法接受處罰。3.監(jiān)督與考核公司建立發(fā)票管理監(jiān)督考核機制，對發(fā)票管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對違反發(fā)票管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、經(jīng)濟處罰、紀律處分等處理。財務(wù)部門應(yīng)將發(fā)票管理工作納入部門績效考核體系，對發(fā)票管理人員的工作進行量化考核，確保發(fā)票管理工作規(guī)范、有序進行。七、責(zé)任追究1.違規(guī)責(zé)任界定公司內(nèi)任何部門和個人違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致發(fā)票開具、使用、保管等環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，給公司造成損失的，應(yīng)承擔相應(yīng)的責(zé)任。責(zé)任界定應(yīng)根據(jù)違規(guī)行為的性質(zhì)、情節(jié)、后果等因素進行綜合判斷，明確直接責(zé)任人和相關(guān)責(zé)任人。2.責(zé)任追究方式對于違反發(fā)票管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予以下責(zé)任追究方式：批評教育：對初次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予批評教育，責(zé)令其立即改正。經(jīng)濟處罰：對違規(guī)行為導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟損失的，根據(jù)損失大小，責(zé)令責(zé)任人賠償相應(yīng)的經(jīng)濟損失。紀律處分：對違規(guī)情節(jié)嚴重、造成較大影響的人員，給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等紀律處分。法律責(zé)任：對違反國家稅收法律法規(guī)，構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。3.責(zé)任追究程序發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后，由財務(wù)部門或相關(guān)部門進行調(diào)查核實，收集相關(guān)證據(jù)材料。調(diào)查結(jié)束后，形成調(diào)查報告，明確違規(guī)事實、責(zé)任人員