公司外發(fā)快遞管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司外發(fā)快遞的管理，確?？爝f服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率，降低快遞成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因工作需要外發(fā)快遞的相關(guān)事宜。3.職責(zé)分工行政部門負(fù)責(zé)公司快遞供應(yīng)商的選擇、評(píng)估與管理。負(fù)責(zé)快遞費(fèi)用的結(jié)算與統(tǒng)計(jì)分析。負(fù)責(zé)對(duì)各部門快遞使用情況進(jìn)行監(jiān)督與檢查。各部門負(fù)責(zé)本部門快遞需求的發(fā)起與審批。負(fù)責(zé)提供準(zhǔn)確的收件人信息、快遞物品清單等。配合行政部門做好快遞相關(guān)工作。二、快遞供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇行政部門通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)、詢價(jià)等方式，選擇具有良好信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量高、價(jià)格合理的快遞供應(yīng)商。選擇的快遞供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，能夠提供及時(shí)、準(zhǔn)確、安全的快遞服務(wù)。2.供應(yīng)商評(píng)估行政部門定期對(duì)快遞供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括但不限于快遞時(shí)效、包裹安全、服務(wù)態(tài)度、費(fèi)用合理性等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商提出整改要求或考慮更換。3.供應(yīng)商合作協(xié)議行政部門與選定的快遞供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，包括服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用結(jié)算方式、違約責(zé)任等。合作協(xié)議應(yīng)每年進(jìn)行一次續(xù)簽或修訂，確保雙方合作的順利進(jìn)行。三、快遞費(fèi)用管理1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)行政部門根據(jù)市場(chǎng)行情及公司實(shí)際需求，制定快遞費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，明確不同重量、不同區(qū)域的快遞收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)?？爝f費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期進(jìn)行調(diào)整，以適應(yīng)市場(chǎng)變化。2.費(fèi)用報(bào)銷各部門員工因工作需要外發(fā)快遞時(shí)，應(yīng)按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度填寫報(bào)銷申請(qǐng)，并附上快遞運(yùn)單、發(fā)票等相關(guān)憑證。行政部門對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保快遞費(fèi)用的合理性與真實(shí)性，審核通過(guò)后提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。3.費(fèi)用統(tǒng)計(jì)與分析行政部門每月對(duì)公司快遞費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，包括費(fèi)用支出情況、各部門使用情況等。通過(guò)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)與分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)，如優(yōu)化快遞使用流程、與供應(yīng)商協(xié)商降低費(fèi)用等。四、快遞寄件流程1.寄件申請(qǐng)各部門員工如需外發(fā)快遞，應(yīng)提前填寫《快遞寄件申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明收件人信息、寄件人信息、快遞物品清單、寄件原因、預(yù)計(jì)重量等內(nèi)容。《快遞寄件申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可提交給行政部門。2.行政部門審核行政部門收到《快遞寄件申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核寄件原因是否合理、收件人信息是否準(zhǔn)確、快遞物品是否符合相關(guān)規(guī)定等。如審核通過(guò)，行政部門根據(jù)快遞物品的重量、體積、目的地等信息，選擇合適的快遞供應(yīng)商，并安排快遞取件。如審核不通過(guò)，行政部門應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通，說(shuō)明原因并要求其進(jìn)行修改或補(bǔ)充。3.快遞取件行政部門根據(jù)審核結(jié)果，通知快遞供應(yīng)商上門取件。各部門員工應(yīng)在快遞取件前，將快遞物品準(zhǔn)備好，并確保包裝完好、標(biāo)識(shí)清晰?？爝f取件時(shí)，行政部門應(yīng)與快遞員核對(duì)快遞物品清單，確保快遞物品準(zhǔn)確無(wú)誤。4.快遞跟蹤行政部門負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)出的快遞進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解快遞的運(yùn)輸狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)與快遞供應(yīng)商溝通解決。各部門員工也可通過(guò)快遞單號(hào)在快遞供應(yīng)商官網(wǎng)或相關(guān)APP上查詢快遞跟蹤信息，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向行政部門反饋。五、快遞收件流程1.收件通知行政部門收到快遞后，應(yīng)及時(shí)通知收件部門或收件人領(lǐng)取快遞。通知方式可采用郵件、短信、內(nèi)部通訊工具等。2.收件確認(rèn)收件部門或收件人收到快遞通知后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到行政部門領(lǐng)取快遞，并在《快遞收件登記表》上簽字確認(rèn)。如收件人無(wú)法親自領(lǐng)取，可委托他人代領(lǐng)，但需在《快遞收件登記表》上注明代領(lǐng)人信息，并由代領(lǐng)人簽字確認(rèn)。3.快遞物品檢查收件人領(lǐng)取快遞時(shí)，應(yīng)對(duì)快遞物品進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)快遞物品有損壞、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)與行政部門聯(lián)系，并提供相關(guān)證明材料。行政部門根據(jù)收件人的反饋，與快遞供應(yīng)商協(xié)商解決賠償?shù)葐?wèn)題。六、快遞物品管理1.物品分類快遞物品分為文件類、包裹類等。文件類主要包括各類合同、文件、資料等；包裹類主要包括產(chǎn)品樣品、辦公用品、禮品等。2.物品包裝各部門員工在寄發(fā)快遞物品時(shí)，應(yīng)根據(jù)物品的性質(zhì)、重量、體積等選擇合適的包裝材料，確保包裝牢固、安全。對(duì)于易碎、易損物品，應(yīng)采取特殊的包裝防護(hù)措施，如使用泡沫、氣墊等進(jìn)行填充。3.物品標(biāo)識(shí)快遞物品應(yīng)在包裝上清晰標(biāo)注收件人信息、寄件人信息、快遞物品清單等內(nèi)容。對(duì)于重要物品，還應(yīng)標(biāo)注“重要物品，請(qǐng)勿擠壓”等警示標(biāo)識(shí)。七、快遞安全管理1.安全意識(shí)培訓(xùn)行政部門定期組織公司員工進(jìn)行快遞安全意識(shí)培訓(xùn)，提高員工對(duì)快遞安全的重視程度，了解快遞安全相關(guān)法律法規(guī)和注意事項(xiàng)。培訓(xùn)內(nèi)容包括但不限于快遞物品的包裝要求、禁止寄遞物品的范圍、快遞運(yùn)輸過(guò)程中的安全風(fēng)險(xiǎn)等。2.安全檢查行政部門在快遞取件時(shí)，應(yīng)對(duì)快遞物品進(jìn)行安全檢查，嚴(yán)禁夾帶違禁物品。如發(fā)現(xiàn)違禁物品，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)部門，并按照法律法規(guī)進(jìn)行處理。3.信息安全各部門員工在填寫快遞寄件申請(qǐng)表時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)收件人信息的安全，不得隨意泄露。行政部門應(yīng)妥善保管快遞寄件申請(qǐng)表等相關(guān)資料，防止信息泄露。八、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定以下行為屬于違規(guī)行為：未經(jīng)審批擅自寄發(fā)快遞。虛報(bào)快遞費(fèi)用。寄遞違禁物品。因個(gè)人原因?qū)е驴爝f延誤、丟失、損壞等。泄露收件人信息。2.違規(guī)處理措施對(duì)于違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重