工作電話使用管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司工作電話的使用，確保通訊暢通，提高工作效率，保障公司信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.工作電話僅供公司業(yè)務(wù)使用，嚴(yán)禁用于私人事務(wù)。2.員工應(yīng)妥善保管工作電話，保持電話暢通，及時(shí)接聽(tīng)和處理工作相關(guān)來(lái)電。3.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)定，不得利用工作電話從事違法違規(guī)活動(dòng)。二、工作電話的配備與管理（一）電話配備1.根據(jù)工作需要，為員工配備相應(yīng)的工作電話，包括固定電話和移動(dòng)電話。2.新員工入職時(shí)，由行政部門負(fù)責(zé)發(fā)放工作電話，并辦理相關(guān)領(lǐng)用手續(xù)。（二）電話管理1.行政部門負(fù)責(zé)工作電話的日常管理，包括電話的安裝、調(diào)試、維護(hù)、維修等。2.定期對(duì)工作電話進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電話正常使用。如發(fā)現(xiàn)電話故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并做好記錄。3.工作電話的費(fèi)用由公司統(tǒng)一支付，員工應(yīng)按照公司規(guī)定的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)使用電話，不得超出限額。如有特殊情況需要增加費(fèi)用，應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理。三、使用規(guī)范（一）接聽(tīng)規(guī)范1.員工應(yīng)在電話鈴響三聲內(nèi)接聽(tīng)工作電話，禮貌問(wèn)候并自報(bào)家門，如“您好，[部門名稱][姓名]”。2.認(rèn)真傾聽(tīng)對(duì)方講話，記錄重要信息，如有需要，應(yīng)重復(fù)確認(rèn)信息內(nèi)容，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)于來(lái)電咨詢的問(wèn)題，應(yīng)耐心解答；對(duì)于無(wú)法當(dāng)場(chǎng)解決的問(wèn)題，應(yīng)告知對(duì)方會(huì)及時(shí)回復(fù)，并在掛斷電話后盡快處理，及時(shí)給予答復(fù)。4.如遇重要來(lái)電或緊急事項(xiàng)，應(yīng)立即向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并按照領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行處理。（二）撥打規(guī)范1.撥打工作電話前，應(yīng)明確通話目的，整理好思路，準(zhǔn)備好相關(guān)資料。2.撥號(hào)后，如遇占線情況，應(yīng)耐心等待，不得頻繁重?fù)堋?.通話過(guò)程中，語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)清晰、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確，避免使用模糊、歧義或不文明的語(yǔ)言。4.如需轉(zhuǎn)接電話，應(yīng)先向?qū)Ψ秸f(shuō)明轉(zhuǎn)接原因，并征得對(duì)方同意后，再進(jìn)行轉(zhuǎn)接操作。轉(zhuǎn)接后，應(yīng)告知被轉(zhuǎn)接人來(lái)電者的姓名、部門和事由。（三）信息保密1.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司信息保密制度，不得在工作電話中談?wù)撋婕肮緳C(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息。2.如需在電話中傳遞重要信息，應(yīng)確保信息的安全性，可采用加密、傳真等方式進(jìn)行傳遞，并要求對(duì)方簽收確認(rèn)。3.不得將工作電話轉(zhuǎn)接給無(wú)關(guān)人員或用于非工作目的的通話。（四）特殊情況處理1.如工作電話丟失或被盜，應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并采取必要的措施防止信息泄露。同時(shí)，配合行政部門進(jìn)行掛失、補(bǔ)辦等手續(xù)。2.如因工作需要更換工作電話，應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理相關(guān)更換手續(xù)。在新電話啟用前，應(yīng)確保原電話中的重要信息已妥善備份或處理。四、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)不同崗位和業(yè)務(wù)需求，制定工作電話費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，包括固定電話月租費(fèi)、通話費(fèi)、短信費(fèi)、移動(dòng)電話套餐費(fèi)等。2.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)將根據(jù)公司實(shí)際情況和市場(chǎng)變化適時(shí)進(jìn)行調(diào)整，并及時(shí)通知員工。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.員工應(yīng)按照公司規(guī)定的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)使用工作電話，超出部分由個(gè)人承擔(dān)。2.每月末，員工應(yīng)將當(dāng)月工作電話費(fèi)用明細(xì)整理好，提交給行政部門審核。行政部門審核無(wú)誤后，統(tǒng)一提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。3.費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，提供真實(shí)、有效的發(fā)票和相關(guān)憑證。如有虛假報(bào)銷行為，將按照公司規(guī)定嚴(yán)肅處理。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)工作電話的使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，包括接聽(tīng)情況、撥打情況、費(fèi)用使用情況等。2.監(jiān)督檢查可采用電話抽查、查看通話記錄、費(fèi)用統(tǒng)計(jì)分析等方式進(jìn)行。（二）考核辦法1.將工作電話使用情況納入員工績(jī)效考核體系，作為員工績(jī)效評(píng)估的重要依據(jù)之一。2.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的考核扣分，具體考核標(biāo)準(zhǔn)如下：未在電話鈴響三聲內(nèi)接聽(tīng)工作電話，每次扣0.5分。接聽(tīng)電話時(shí)態(tài)度不禮貌、語(yǔ)言不文明，每次扣1分。因個(gè)人原因?qū)е轮匾娫捨醇皶r(shí)接聽(tīng)或處理，影響工作正常開(kāi)展的，每次扣25分。利用工作電話從事私人事務(wù)，每次扣3分。在電話中談?wù)撋婕肮緳C(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息，每次扣510分。未按照公司規(guī)定的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)使用工作電話，超出部分經(jīng)核實(shí)后由個(gè)人承擔(dān)，并根據(jù)超出金額大小給予相應(yīng)的考核扣分。超出金額在100元以下的，扣3分；超出金額在100500元之間的，扣5分；超出金額在500元以上的，扣10分。工作電話丟失或被盜后未及時(shí)報(bào)告，導(dǎo)致信息泄露或產(chǎn)生其他不良后果的，每次扣510分。（三）結(jié)果應(yīng)用1.績(jī)效考核結(jié)果將與員工的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。對(duì)于工作電話使用表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，將給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和表彰。2.對(duì)于違反本制度規(guī)定且考核扣分累計(jì)達(dá)到一定分值的員工，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行警告、誡勉談話、降職、辭退等處理。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.行政部門定期組織員工進(jìn)行工作電話使用培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括接聽(tīng)規(guī)范、撥打規(guī)范、信息保密、費(fèi)用管理等方面的知識(shí)和技能。2.新員工入職時(shí)，應(yīng)參加工作電話使用專項(xiàng)培訓(xùn)，確保其熟悉并掌握本制度規(guī)定的各項(xiàng)要求。（二）宣傳1.通過(guò)公司內(nèi)部公告、郵件、微信群等渠道，廣泛宣傳工作電話使用管理制度，提高員工對(duì)制度的知曉度和遵守意識(shí)。2.定期對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和通報(bào)，對(duì)遵守制度的優(yōu)秀案例進(jìn)行宣傳推廣，對(duì)違反制度的行為進(jìn)行曝光，起到