公司部門文控管理制度一、總則（一）目的為加強公司部門文控管理，確保公司文件資料的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門所有文件資料的控制與管理。（三）職責(zé)分工1.文控中心負(fù)責(zé)公司文件資料的統(tǒng)一歸口管理，包括文件的編號、登記、發(fā)放、回收、歸檔、保管等工作。制定和完善文控管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。定期對文件資料進行整理、清查和盤點，確保文件資料的安全與完整。為各部門提供文件資料的查詢、借閱等服務(wù)。2.各部門負(fù)責(zé)本部門文件資料的起草、審核、修訂、標(biāo)識、傳遞、保管等工作，并確保文件資料符合公司文控管理要求。明確專人作為本部門的文控聯(lián)絡(luò)人，負(fù)責(zé)與文控中心溝通協(xié)調(diào)本部門文件資料的相關(guān)事宜。配合文控中心做好文件資料的定期清查和盤點工作。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、決定、報告、會議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司業(yè)務(wù)活動的各類合同、協(xié)議、訂單、技術(shù)文件、業(yè)務(wù)報表等。3.財務(wù)文件：公司的財務(wù)預(yù)算、決算、財務(wù)報表、審計報告等。4.人事文件：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件資料。（二）文件編號1.編號規(guī)則采用[公司簡稱][文件類別代碼][年份][流水號]的編號方式。文件類別代碼：行政文件（XZ）、業(yè)務(wù)文件（YW）、財務(wù)文件（CW）、人事文件（RS）、其他文件（QT）。例如：[公司簡稱]XZ2023001，表示公司2023年發(fā)布的第1份行政文件。2.編號管理文控中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一編制文件編號，并確保編號的唯一性。編號一經(jīng)確定，不得隨意更改。如需變更文件內(nèi)容導(dǎo)致編號變動，應(yīng)在原文件上注明新編號，并在文控中心進行相應(yīng)記錄。三、文件起草與審核（一）起草要求1.文件起草應(yīng)遵循準(zhǔn)確、清晰、簡潔的原則，內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.起草部門應(yīng)對文件的必要性、可行性進行充分論證，確保文件具有實際指導(dǎo)意義。3.文件格式應(yīng)符合公司統(tǒng)一要求，包括字體、字號、排版等。（二）審核流程1.部門內(nèi)部審核：文件起草完成后，起草人應(yīng)提交本部門負(fù)責(zé)人進行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性進行審核，并提出修改意見。2.跨部門審核：對于涉及多個部門的文件，需進行跨部門審核。由主辦部門組織相關(guān)部門進行會審，各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見。3.最終審核：經(jīng)部門內(nèi)部審核和跨部門審核通過的文件，提交公司領(lǐng)導(dǎo)進行最終審核。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件的重要性和影響范圍，做出批準(zhǔn)、修改或駁回的決定。四、文件發(fā)布與發(fā)放（一）發(fā)布方式1.重要文件以公司正式發(fā)文的形式發(fā)布，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等渠道向全體員工公布。2.一般性文件可通過部門內(nèi)部郵件、工作群等方式發(fā)布，但應(yīng)確保相關(guān)人員能夠及時獲取。（二）發(fā)放范圍1.文件發(fā)放范圍應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定，確保相關(guān)人員能夠及時了解文件精神并遵照執(zhí)行。2.文控中心負(fù)責(zé)按照發(fā)放清單將文件發(fā)放至各部門文控聯(lián)絡(luò)人，各部門文控聯(lián)絡(luò)人應(yīng)及時將文件傳達給本部門相關(guān)人員。（三）發(fā)放記錄1.文控中心應(yīng)建立文件發(fā)放記錄臺賬，詳細記錄文件名稱、編號、發(fā)放日期、發(fā)放部門、領(lǐng)取人等信息。2.發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。五、文件使用與保管（一）使用要求1.員工應(yīng)妥善保管所領(lǐng)取的文件資料，不得擅自復(fù)印、外借、轉(zhuǎn)讓或丟失。2.文件使用過程中應(yīng)保持文件的整潔，不得隨意涂改、損壞。如有需要對文件進行標(biāo)記或批注，應(yīng)使用鉛筆或其他可擦除的工具，并在使用完畢后及時清理。3.對于涉及公司機密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進行管理，確保文件信息不泄露。（二）保管責(zé)任1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件資料的保管工作，確保文件資料存放有序、易于查找。2.文控中心負(fù)責(zé)公司重要文件資料的集中保管，應(yīng)配備必要的保管設(shè)施，如文件柜、防火防潮設(shè)備等，確保文件資料的安全。3.保管人員應(yīng)定期對文件資料進行整理和清查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。六、文件修訂與廢止（一）修訂原則1.根據(jù)國家法律法規(guī)、公司政策調(diào)整、業(yè)務(wù)發(fā)展需要等因素，及時對文件進行修訂。2.文件修訂應(yīng)確保其有效性和適應(yīng)性，避免出現(xiàn)矛盾或過時的條款。（二）修訂流程1.文件修訂申請由文件起草部門或相關(guān)部門提出，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂原因、修訂內(nèi)容等。2.文控中心對修訂申請進行審核，符合修訂條件的，安排相關(guān)人員進行修訂。3.修訂后的文件按照文件起草與審核流程進行審核、批準(zhǔn)，審核通過后發(fā)布實施。（三）廢止管理1.對于已不再適用或失效的文件，由文控中心定期進行清理，確定廢止文件清單。2.廢止文件應(yīng)加蓋“廢止”印章，并在文控中心進行登記備案。3.各部門應(yīng)及時清理本部門廢止的文件資料，不得繼續(xù)使用。七、文件歸檔與查閱（一）歸檔要求1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文件整理歸檔，確保歸檔文件的齊全、完整。2.歸檔文件應(yīng)按照文件類別、時間順序等進行分類整理，編制歸檔目錄，便于查找和管理。3.文控中心定期對各部門歸檔的文件進行檢查和指導(dǎo)，確保歸檔質(zhì)量。（二）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件資料，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱原因等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到文控中心查閱。2.文控中心應(yīng)對查閱申請進行登記，并提供必要的查閱條件。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出文控中心。3.涉及公司機密的文件，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄文件，應(yīng)另行填寫申請，經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)后方可進行。4.外部單位或人員因工作需要查閱公司文件資料，應(yīng)按照公司對外信息披露管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文控中心安排專人陪同查閱。八、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已廢止的文件。2.超過保管期限且無留存價值的文件。3.因其他原因需要銷毀的文件。（二）銷毀流程1.文控中心定期清理需銷毀的文件資料，編制《文件銷毀清單》，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后的《文件銷毀清單》交至指定的銷毀部