外呼公司信息管理制度總則一、目的為規(guī)范外呼公司信息管理工作，確保信息的安全、準(zhǔn)確、及時和有效利用，提高外呼業(yè)務(wù)的效率和質(zhì)量，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本外呼公司及其所屬各部門、分支機構(gòu)和員工，涉及到外呼業(yè)務(wù)相關(guān)的信息管理活動。三、管理原則1.安全第一原則：保障信息的安全性，防止信息泄露、篡改和丟失。2.準(zhǔn)確及時原則：確保信息的準(zhǔn)確性和及時性，為外呼業(yè)務(wù)提供可靠的支持。3.分類管理原則：根據(jù)信息的性質(zhì)和用途，進(jìn)行分類管理，便于信息的存儲、檢索和使用。4.責(zé)任明確原則：明確各部門和員工在信息管理中的職責(zé)和權(quán)限，確保信息管理工作的順利進(jìn)行。四、信息分類1.客戶信息：包括客戶的基本信息、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)需求、交易記錄等。2.業(yè)務(wù)信息：包括外呼業(yè)務(wù)的計劃、進(jìn)度、成果、反饋等。3.員工信息：包括員工的基本信息、崗位信息、績效考核信息等。4.其他信息：包括公司的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程、市場動態(tài)等。信息收集與錄入一、信息收集1.客戶信息的收集：通過外呼業(yè)務(wù)、市場調(diào)研、客戶服務(wù)等渠道，收集客戶的相關(guān)信息。2.業(yè)務(wù)信息的收集：通過外呼業(yè)務(wù)的執(zhí)行過程，收集業(yè)務(wù)的相關(guān)信息，如通話記錄、客戶反饋等。3.員工信息的收集：通過員工入職、崗位調(diào)整、績效考核等環(huán)節(jié)，收集員工的相關(guān)信息。4.其他信息的收集：通過公司內(nèi)部的文件、報表、會議等途徑，收集其他相關(guān)信息。二、信息錄入1.信息錄入的要求：信息錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整、及時，確保信息的質(zhì)量。2.信息錄入的責(zé)任：各部門和員工應(yīng)按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)將本部門或本人收集到的信息及時錄入到信息管理系統(tǒng)中。3.信息錄入的審核：信息管理部門應(yīng)定期對信息錄入的情況進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。信息存儲與保管一、信息存儲1.信息存儲的方式：采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式，確保信息的安全和可靠。2.信息存儲的介質(zhì)：電子信息存儲在公司的信息管理系統(tǒng)中，紙質(zhì)信息存儲在公司的檔案管理部門。3.信息存儲的分類：按照信息的分類，將信息存儲在相應(yīng)的文件夾或數(shù)據(jù)庫中，便于信息的檢索和使用。二、信息保管1.信息保管的責(zé)任：各部門和員工應(yīng)按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)保管本部門或本人所涉及的信息。2.信息保管的期限：根據(jù)信息的性質(zhì)和用途，確定信息的保管期限，到期后應(yīng)及時進(jìn)行銷毀或歸檔。3.信息保管的安全措施：采取必要的安全措施，如加密、備份、訪問控制等，確保信息的安全。信息使用與共享一、信息使用1.信息使用的原則：信息使用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于非法或不正當(dāng)?shù)哪康摹?.信息使用的權(quán)限：根據(jù)信息的性質(zhì)和用途，確定信息的使用權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)不得使用信息。3.信息使用的記錄：對信息的使用情況進(jìn)行記錄，便于追溯和管理。二、信息共享1.信息共享的原則：信息共享應(yīng)遵循自愿、平等、互利的原則，不得強制共享信息。2.信息共享的方式：采用內(nèi)部共享和外部共享相結(jié)合的方式，內(nèi)部共享通過信息管理系統(tǒng)進(jìn)行，外部共享根據(jù)需要進(jìn)行協(xié)商和審批。3.信息共享的限制：對于涉及客戶隱私、商業(yè)秘密等敏感信息，應(yīng)限制共享范圍和方式，確保信息的安全。信息更新與維護(hù)一、信息更新1.信息更新的要求：信息應(yīng)及時更新，確保信息的準(zhǔn)確性和時效性。2.信息更新的責(zé)任：各部門和員工應(yīng)按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)及時更新本部門或本人所涉及的信息。3.信息更新的流程：信息更新應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行，經(jīng)相關(guān)部門和人員審核批準(zhǔn)后，方可更新信息。二、信息維護(hù)1.信息維護(hù)的責(zé)任：信息管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)信息管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保信息系統(tǒng)的正常運行。2.信息維護(hù)的內(nèi)容：包括信息系統(tǒng)的升級、優(yōu)化、故障排除等。3.信息維護(hù)的記錄：對信息維護(hù)的情況進(jìn)行記錄，便于追溯和管理。信息安全與保密一、信息安全1.信息安全的目標(biāo)：保障信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。2.信息安全的措施：采取必要的安全措施，如加密、備份、訪問控制等，確保信息的安全。3.信息安全的培訓(xùn)：定期組織信息安全培訓(xùn)，提高員工的信息安全意識和技能。二、信息保密1.信息保密的范圍：包括客戶信息、業(yè)務(wù)信息、員工信息等涉及公司商業(yè)秘密和客戶隱私的信息。2.信息保密的措施：采取必要的保密措施，如限制訪問、加密傳輸、簽訂保密協(xié)議等，確保信息的保密。3.信息保密的責(zé)任：各部門和員工應(yīng)嚴(yán)格遵守信息保密制度，不得泄露公司的商業(yè)秘密和客戶隱私。附則