機關(guān)行政會議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范機關(guān)行政會議管理，提高會議效率和質(zhì)量，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機關(guān)組織召開的各類行政會議，包括但不限于總經(jīng)理辦公會、部門工作會、專題研討會、工作協(xié)調(diào)會等。（三）會議原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義。2.實事求是原則：會議內(nèi)容應(yīng)真實、準確、客觀，注重解決實際問題。3.民主集中原則：充分發(fā)揚民主，廣泛聽取意見，在民主的基礎(chǔ)上實行正確的集中。4.責(zé)任落實原則：明確會議決策事項的責(zé)任部門和責(zé)任人，確保決策得到有效執(zhí)行。二、會議分類及職責(zé)分工（一）總經(jīng)理辦公會1.會議組成：由總經(jīng)理主持，副總經(jīng)理、各部門負責(zé)人等參加。2.主要職責(zé)研究公司重大決策、重要人事任免、重大項目安排和大額資金使用等事項。審議公司年度工作計劃、工作總結(jié)、財務(wù)預(yù)算、決算等重要文件。協(xié)調(diào)解決公司運營過程中的重大問題。部署階段性重點工作任務(wù)。（二）部門工作會1.會議組成：由各部門負責(zé)人主持，部門全體人員參加。2.主要職責(zé)傳達公司總經(jīng)理辦公會精神和工作部署?？偨Y(jié)本部門階段性工作，分析存在的問題，提出改進措施。安排本部門下一階段工作任務(wù)，明確工作重點和責(zé)任人。協(xié)調(diào)本部門內(nèi)部工作關(guān)系，促進工作高效開展。（三）專題研討會1.會議組成：根據(jù)研討主題確定參會人員，一般包括相關(guān)部門負責(zé)人、專業(yè)技術(shù)人員、業(yè)務(wù)骨干等，由召集人主持。2.主要職責(zé)針對公司業(yè)務(wù)發(fā)展中的特定問題、技術(shù)難題、管理創(chuàng)新等進行深入研討。分析問題產(chǎn)生的原因，提出解決方案和建議。形成專題研討報告，為公司決策提供參考依據(jù)。（四）工作協(xié)調(diào)會1.會議組成：根據(jù)協(xié)調(diào)事項涉及的部門確定參會人員，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負責(zé)人主持。2.主要職責(zé)協(xié)調(diào)解決公司內(nèi)部跨部門工作中的矛盾和問題。明確各部門在相關(guān)工作中的職責(zé)和協(xié)作關(guān)系。推動工作順利開展，確保各項任務(wù)按時完成。三、會議組織與安排（一）會議計劃1.各部門應(yīng)于每月底前將次月擬召開的會議計劃報至公司辦公室，內(nèi)容包括會議名稱、時間、地點、參會人員、會議主題、主要議程等。2.公司辦公室對各部門上報的會議計劃進行匯總審核，根據(jù)公司工作安排和實際情況進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，形成公司月度會議計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.因工作需要臨時召開的會議，由相關(guān)部門或人員提前向公司辦公室提出申請，經(jīng)批準后納入會議計劃管理。（二）會議通知1.會議通知應(yīng)提前發(fā)布，一般提前[X]個工作日通知參會人員。緊急會議可根據(jù)實際情況適當(dāng)縮短通知時間，但應(yīng)確保參會人員有足夠的準備時間。2.會議通知應(yīng)明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議主題、主要議程、會議要求等內(nèi)容。采用書面通知、電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)布，確保通知準確傳達至每位參會人員。3.對于重要會議，如總經(jīng)理辦公會，應(yīng)提前將會議材料發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前熟悉會議內(nèi)容，做好發(fā)言準備。（三）會議準備1.會議組織部門應(yīng)提前做好會議場地的預(yù)訂、布置等工作，確保會議環(huán)境整潔、舒適，設(shè)備設(shè)施正常運行。2.根據(jù)會議需要，準備好會議資料，如會議議程、匯報材料、討論稿、決議文件等，并確保資料準確、完整。3.安排專人負責(zé)會議記錄，準備好記錄工具，如筆記本、錄音筆等，確保會議記錄準確、詳實。（四）會議簽到1.參會人員應(yīng)按時到達會議地點，在會議簽到表上簽到。會議組織部門應(yīng)安排專人負責(zé)簽到工作，對遲到、早退、缺席情況進行記錄。2.對于重要會議，應(yīng)嚴格執(zhí)行簽到制度，未簽到人員不得進入會場。因特殊原因無法按時簽到的，應(yīng)提前向會議組織部門請假并說明原因。四、會議紀律與要求（一）參會人員紀律1.按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議主持人請假，并安排合適人員代會。2.會議期間，應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意接聽電話、收發(fā)短信、交頭接耳、打瞌睡等，保持良好的會議秩序。3.認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，充分發(fā)表意見和建議。不得在會議上發(fā)表與會議主題無關(guān)的言論，不得進行人身攻擊或惡意詆毀他人。4.嚴格遵守會議保密規(guī)定，對會議討論的機密事項、未公開的信息等予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。（二）會議主持人職責(zé)1.提前熟悉會議議程和相關(guān)資料，確保會議順利進行。2.引導(dǎo)會議討論，把握會議節(jié)奏，控制會議時間，確保各項議程按計劃完成。3.鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分聽取各方意見，對討論中的分歧進行協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，形成共識。4.對會議討論的內(nèi)容進行總結(jié)歸納，明確會議決議事項、責(zé)任部門和責(zé)任人，以及完成時間節(jié)點。（三）會議記錄人員職責(zé)1.認真記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、議程、發(fā)言要點、討論情況、決議事項等，確保記錄準確、完整。2.會議記錄應(yīng)使用規(guī)范的語言和格式，字跡清晰，便于查閱。3.會議結(jié)束后，及時整理會議記錄，形成會議紀要初稿，并提交會議主持人審核。4.負責(zé)會議記錄的存檔保管工作，按照公司檔案管理規(guī)定進行分類存放，以便日后查閱。五、會議決議與執(zhí)行（一）會議決議1.會議應(yīng)形成明確的決議事項，決議事項應(yīng)具體、可操作，明確責(zé)任部門、責(zé)任人及完成時間節(jié)點。2.會議主持人應(yīng)對會議決議進行總結(jié)和強調(diào)，確保參會人員清楚了解決議內(nèi)容和要求。3.會議記錄人員應(yīng)將會議決議準確記錄在會議紀要中，并經(jīng)會議主持人審核簽字確認。（二）決議執(zhí)行1.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會議決議要求，制定詳細的工作計劃和實施方案，明確工作步驟和時間安排，確保決議得到有效執(zhí)行。2.公司辦公室負責(zé)對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報決議執(zhí)行進展情況。3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，責(zé)任部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提出解決方案和建議。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)實際情況進行協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，確保決議執(zhí)行順利推進。4.如因特殊原因需要變更會議決議，責(zé)任部門應(yīng)提出書面申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進行變更。六、會議紀要與存檔（一）會議紀要1.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時整理會議紀要初稿，經(jīng)會議主持人審核修改后，形成正式的會議紀要。2.會議紀要應(yīng)準確概括會議主要內(nèi)容、決議事項、責(zé)任部門和責(zé)任人、完成時間節(jié)點等，語言簡潔明了，重點突出。3.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)發(fā)布，采用書面通知、電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。（二）會議存檔1.會議組織部門應(yīng)負責(zé)將會議相關(guān)資料，包括會議通知、會議議程、匯報材料、討論稿、會議記錄、會議紀要、決議文件等進行整理歸檔。2.會議存檔資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行分類存放，建立電子和紙質(zhì)