材料銷售合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司材料銷售合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司合法權益，提高經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有材料銷售合同的管理，包括但不限于原材料、半成品、成品等的銷售合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害任何一方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.在簽訂合同前，業(yè)務部門應對合同對方的主體資格進行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證件的原件或復印件，并核實其真實性、有效性和合法性。2.對于首次合作的客戶，應要求其提供法定代表人身份證明書、授權委托書等相關文件，確保簽訂合同的代表具有合法的代理權。（二）合同條款審核1.業(yè)務部門負責起草合同初稿，合同條款應明確、具體、完整，包括但不限于合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等內(nèi)容。2.財務部門負責審核合同中的付款方式、結算期限等財務條款，確保公司的資金安全和利益。3.法務部門負責審核合同的合法性、合規(guī)性，對合同條款進行法律風險評估，并提出修改意見。4.各部門審核通過后的合同初稿，交公司分管領導審批，重大合同需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。（三）合同簽訂程序1.經(jīng)審批后的合同，由業(yè)務部門與合同對方進行協(xié)商，達成一致意見后，雙方簽字（蓋章）確認。2.合同簽訂時，應確保合同文本一式多份，分別由業(yè)務部門、財務部門、法務部門等留存歸檔。3.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本送達相關部門，以便各部門做好合同履行的準備工作。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行計劃制定1.業(yè)務部門應根據(jù)合同約定，制定詳細的合同執(zhí)行計劃，明確各階段的工作任務、責任人、時間節(jié)點等內(nèi)容。2.合同執(zhí)行計劃應報公司分管領導審批后實施，并定期向公司領導匯報合同履行情況。（二）交貨管理1.生產(chǎn)部門應按照合同執(zhí)行計劃組織生產(chǎn)，確保按時、按質(zhì)、按量完成交貨任務。2.倉庫管理部門應做好貨物的出入庫管理工作，確保貨物的安全、完整，并及時辦理貨物的交付手續(xù)。3.業(yè)務部門應與客戶保持密切溝通，及時了解客戶對貨物的驗收情況，如發(fā)現(xiàn)問題應及時協(xié)調(diào)解決。（三）付款管理1.財務部門應按照合同約定的付款方式和結算期限，及時與客戶進行溝通，催收貨款。2.對于逾期未付款的客戶，財務部門應及時向業(yè)務部門反饋信息，業(yè)務部門應采取相應的催款措施，如發(fā)函催款、上門催款等。3.如客戶出現(xiàn)重大財務風險或信用問題，可能影響公司貨款回收的，業(yè)務部門應及時向公司領導匯報，并采取相應的風險防范措施。（四）合同變更管理1.在合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化等原因需要變更合同條款的，業(yè)務部門應及時與合同對方協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應報公司分管領導審批后實施，并按照合同簽訂程序進行備案。（五）合同解除管理1.在合同履行過程中，如因不可抗力、一方嚴重違約等原因需要解除合同的，業(yè)務部門應及時與合同對方協(xié)商，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議應明確雙方的權利義務，包括已履行部分的結算、未履行部分的處理等內(nèi)容。3.合同解除協(xié)議應報公司分管領導審批后實施，并按照合同簽訂程序進行備案。四、合同檔案管理（一）合同檔案的收集1.業(yè)務部門負責收集合同簽訂、履行過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、補充協(xié)議、往來函件、送貨單、驗收單、發(fā)票等。2.合同檔案應在合同履行完畢后及時收集整理，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）合同檔案的整理1.業(yè)務部門應按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案進行分類整理，編制檔案目錄，便于查閱和管理。2.合同檔案應按照合同簽訂時間順序進行排列，并按照年度、類別等進行編號。（三）合同檔案的保管1.合同檔案應指定專人負責保管，保管人員應具備一定的檔案管理知識和技能，確保檔案的安全和完整。2.合同檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號進行存放，便于查找和使用。3.檔案保管人員應定期對合同檔案進行檢查和清理，對破損、變質(zhì)的檔案應及時進行修復和更換。（四）合同檔案的查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案保管部門查閱。2.查閱合同檔案時，應在檔案保管人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。3.查閱完畢后，應及時將合同檔案歸還檔案保管部門，并辦理歸還手續(xù)。（五）合同檔案的銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，由檔案保管部門提出銷毀申請，經(jīng)公司分管領導審批后進行銷毀。2.合同檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案資料的徹底銷毀。3.合同檔案銷毀后，應及時在檔案目錄中注明銷毀日期和銷毀原因，并將銷毀記錄存檔。五、合同風險管理（一）風險識別與評估1.法務部門應定期對公司的合同進行風險識別和評估，分析合同履行過程中可能存在的風險因素，如市場風險、信用風險、法律風險等。2.根據(jù)風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，明確風險責任人和風險控制目標。（二）風險應對措施1.對于市場風險，業(yè)務部門應加強市場調(diào)研，及時了解市場動態(tài)，合理調(diào)整合同價格和交貨時間，降低市場風險對公司的影響。2.對于信用風險，業(yè)務部門應加強客戶信用管理，建立客戶信用檔案，對客戶的信用狀況進行評估和跟蹤，采取適當?shù)男庞谜?，如要求客戶提供擔保、增加預付款比例等，降低信用風險。3.對于法律風險，法務部門應加強合同審核，確保合同條款的合法性和合規(guī)性，及時為公司提供法律咨詢和法律支持，防范法律風險。（三）風險監(jiān)控與預警1.各部門應定期對合同履行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同的順利履行。2.法務部門應建立合同風險預警機制，對可能出現(xiàn)的重大風險及時發(fā)出預警信號，提醒公司領導和相關部門采取相應的風險應對措施。六、合同糾紛處理（一）糾紛協(xié)商1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時與合同對方進行溝通協(xié)商，了解糾紛原因，尋求解決方案。2.在協(xié)商過程中，應保持冷靜、理智，尊重對方的意見和訴求，避免情緒化的表達和行為。（二）糾紛調(diào)解1.如協(xié)商不成，業(yè)務部門可根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商一致，申請第三方進行調(diào)解，如行業(yè)協(xié)會、仲裁機構、人民法院等。2.在調(diào)解過程中，應積極配合調(diào)解機構的工作，提供相關證據(jù)和資料，如實陳述糾紛情況，爭取達成調(diào)解協(xié)議。（三）糾紛仲裁或訴訟1.如調(diào)解不成，業(yè)務部門應及時向公司領導匯報，并根據(jù)公司領導的意見，決定是否通過仲裁或訴訟方式解決糾紛。2.在仲裁或訴訟過程中，應委托專業(yè)的律師或法律機構代理，提供充分的證據(jù)和資料，維護公司的合法權益。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計部門應定期對合同管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，合同檔案管理是否規(guī)范。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.公司將合同管理工作納入各部門和員工的績效考核體