大專畢業(yè)證檔案管理制度總則一、目的為規(guī)范大專畢業(yè)證檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，特制定本管理制度。大專畢業(yè)證檔案是公司員工學(xué)歷證明的重要文件，對員工的職業(yè)發(fā)展和公司的人力資源管理具有重要意義。二、適用范圍本制度適用于公司所有大專畢業(yè)證檔案的管理，包括新入職員工的大專畢業(yè)證檔案、在職員工的大專畢業(yè)證檔案變更以及離職員工的大專畢業(yè)證檔案移交等。三、管理職責(zé)1.人事部門負責(zé)大專畢業(yè)證檔案的統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、借閱和銷毀等工作。2.各部門負責(zé)人應(yīng)協(xié)助人事部門做好本部門員工大專畢業(yè)證檔案的管理工作，確保檔案的真實性和完整性。3.員工本人應(yīng)妥善保管自己的大專畢業(yè)證，如有遺失或損壞，應(yīng)及時向人事部門報告，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。檔案的收集與整理一、收集范圍1.新入職員工的大專畢業(yè)證原件及復(fù)印件。2.在職員工大專畢業(yè)證信息變更的相關(guān)證明材料，如畢業(yè)證補辦證明、學(xué)歷學(xué)位認證報告等。3.離職員工的大專畢業(yè)證原件及復(fù)印件，如有需要，還應(yīng)包括離職證明等相關(guān)材料。二、收集時間1.新入職員工應(yīng)在入職后的1個月內(nèi)將大專畢業(yè)證原件及復(fù)印件提交給人事部門。2.在職員工大專畢業(yè)證信息變更應(yīng)在變更后的10個工作日內(nèi)將相關(guān)證明材料提交給人事部門。3.離職員工應(yīng)在離職后的1個月內(nèi)將大專畢業(yè)證原件及復(fù)印件提交給人事部門，如有需要，還應(yīng)包括離職證明等相關(guān)材料。三、整理要求1.人事部門應(yīng)按照員工姓名、入職時間等信息對大專畢業(yè)證檔案進行分類整理，并建立檔案目錄。2.大專畢業(yè)證原件應(yīng)妥善保管，不得隨意涂改、損壞或丟失。復(fù)印件應(yīng)與原件一致，并加蓋人事部門的公章。3.對于在職員工大專畢業(yè)證信息變更的相關(guān)證明材料，應(yīng)及時更新檔案中的信息，并在檔案目錄中進行備注。4.離職員工的大專畢業(yè)證檔案應(yīng)單獨存放，并在檔案目錄中注明離職時間。檔案的保管與利用一、保管要求1.大專畢業(yè)證檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.人事部門應(yīng)指定專人負責(zé)大專畢業(yè)證檔案的保管工作，保管人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能。3.檔案保管人員應(yīng)定期對大專畢業(yè)證檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告人事部門負責(zé)人，并采取相應(yīng)的補救措施。4.未經(jīng)人事部門負責(zé)人批準，任何人不得私自查閱、借閱大專畢業(yè)證檔案。二、利用規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱大專畢業(yè)證檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，由檔案保管人員辦理查閱手續(xù)。2.查閱大專畢業(yè)證檔案時，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、損壞或丟失檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案保管人員。3.公司外部單位或個人因工作需要查閱大專畢業(yè)證檔案的，應(yīng)出具正式的介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案保管人員辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給他人。4.檔案借閱期限一般為10個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案保管人員。檔案的銷毀一、銷毀條件1.大專畢業(yè)證檔案保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價值的。2.大專畢業(yè)證檔案因損壞、丟失等原因無法繼續(xù)使用的。二、銷毀程序1.人事部門應(yīng)將擬銷毀的大專畢業(yè)證檔案清單報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。2.批準銷毀的大專畢業(yè)證檔案清單應(yīng)在公司內(nèi)部進行公示，公示期為7個工作日。3.公示期滿后，無異議的大專畢業(yè)證檔案由檔案保管人員進行銷毀。銷毀時，應(yīng)至少有兩人在場，并在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀后的大專畢業(yè)證