電算化會計管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司電算化會計工作，保證會計信息處理的準(zhǔn)確、及時、安全，提高會計工作效率，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及電算化會計工作的部門和人員。3.職責(zé)分工財務(wù)部門負責(zé)電算化會計系統(tǒng)的日常操作、管理與維護。制定電算化會計相關(guān)的操作流程和規(guī)范。組織電算化會計人員的培訓(xùn)與考核。信息部門提供電算化會計系統(tǒng)運行所需的硬件和軟件技術(shù)支持。保障電算化會計系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。其他部門配合財務(wù)部門做好電算化會計相關(guān)的數(shù)據(jù)收集與傳遞工作。按照規(guī)定使用電算化會計系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)操作。二、電算化會計崗位設(shè)置與職責(zé)1.崗位設(shè)置電算主管：負責(zé)電算化會計系統(tǒng)的整體管理與協(xié)調(diào)工作。軟件操作員：負責(zé)會計憑證的錄入、審核、記賬等日常操作。審核記賬員：對軟件操作員錄入的會計憑證進行審核，確保憑證的準(zhǔn)確性和合法性。電算維護員：負責(zé)電算化會計系統(tǒng)的硬件和軟件維護，保證系統(tǒng)的正常運行。數(shù)據(jù)分析員：對電算化會計數(shù)據(jù)進行分析，為公司決策提供支持。2.崗位職責(zé)電算主管負責(zé)電算化會計系統(tǒng)的日常管理工作，包括系統(tǒng)的啟動與關(guān)閉、用戶權(quán)限設(shè)置等。協(xié)調(diào)電算化會計系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口工作，確保數(shù)據(jù)的順暢流轉(zhuǎn)。制定電算化會計系統(tǒng)的升級計劃，并組織實施。對電算化會計工作進行總結(jié)與評估，提出改進建議。軟件操作員嚴(yán)格按照會計制度和操作流程，準(zhǔn)確錄入會計憑證。及時對錄入的憑證進行自我檢查，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。負責(zé)電算化會計系統(tǒng)中各類賬簿的打印與裝訂工作。協(xié)助審核記賬員進行憑證審核工作。審核記賬員認真審核軟件操作員錄入的會計憑證，檢查憑證的摘要、會計科目、金額等是否準(zhǔn)確無誤。審核憑證的合法性，確保符合國家財務(wù)法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。對審核通過的憑證進行記賬操作，保證賬簿數(shù)據(jù)的及時更新。對審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時與軟件操作員溝通，要求其進行修改。電算維護員定期對電算化會計系統(tǒng)的硬件設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。負責(zé)電算化會計軟件的安裝、升級、故障排除等工作。做好電算化會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份工作，定期將數(shù)據(jù)備份到外部存儲介質(zhì)，并妥善保管。保障電算化會計系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，設(shè)置防火墻、防病毒軟件等，防止數(shù)據(jù)泄露和病毒入侵。數(shù)據(jù)分析員運用電算化會計系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)，進行財務(wù)指標(biāo)分析、成本分析、預(yù)算執(zhí)行情況分析等。制作各類財務(wù)分析報表，為公司管理層提供決策依據(jù)。對公司的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果進行預(yù)測和評估，提出相關(guān)建議。三、電算化會計操作流程1.憑證錄入軟件操作員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照會計制度規(guī)定的會計科目和記賬規(guī)則，在電算化會計系統(tǒng)中錄入會計憑證。錄入憑證時，應(yīng)確保摘要清晰、會計科目準(zhǔn)確、金額正確，同時注明附件張數(shù)。每張憑證錄入完成后，應(yīng)進行自我檢查，無誤后提交審核。2.憑證審核審核記賬員收到軟件操作員提交的憑證后，按照審核標(biāo)準(zhǔn)進行認真審核。審核內(nèi)容包括憑證的真實性、合法性、準(zhǔn)確性、完整性等。對于審核通過的憑證，審核記賬員簽字確認；對于審核不通過的憑證，應(yīng)注明原因并退回軟件操作員進行修改。3.憑證記賬審核通過的憑證，由審核記賬員進行記賬操作。記賬過程中，系統(tǒng)自動更新各類賬簿數(shù)據(jù)，包括總賬、明細賬、日記賬等。記賬完成后，打印出記賬憑證，并與原始憑證一起裝訂成冊。4.期末處理在每個會計期末，軟件操作員按照規(guī)定進行結(jié)賬操作。結(jié)賬前，應(yīng)確保所有憑證已審核記賬，各項費用已計提、分攤完畢。結(jié)賬后，系統(tǒng)自動生成會計報表，如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。數(shù)據(jù)分析員對生成的會計報表進行分析，撰寫財務(wù)分析報告。四、電算化會計數(shù)據(jù)管理1.數(shù)據(jù)備份電算維護員應(yīng)定期對電算化會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份周期為每周一次。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在多種介質(zhì)上，如磁帶、光盤、移動硬盤等，并分別存放在不同的地點。在每次備份完成后，應(yīng)檢查備份數(shù)據(jù)的完整性，并做好記錄。2.數(shù)據(jù)恢復(fù)如電算化會計系統(tǒng)出現(xiàn)故障，需要進行數(shù)據(jù)恢復(fù)時，由電算維護員按照數(shù)據(jù)恢復(fù)流程進行操作。在進行數(shù)據(jù)恢復(fù)前，應(yīng)確保備份數(shù)據(jù)的可用性，并對恢復(fù)過程進行記錄。數(shù)據(jù)恢復(fù)完成后，應(yīng)對系統(tǒng)進行測試，確保系統(tǒng)正常運行。3.數(shù)據(jù)安全嚴(yán)格控制電算化會計系統(tǒng)的用戶權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問系統(tǒng)。設(shè)置不同級別的用戶密碼，并定期更換密碼。加強對電算化會計系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等軟件。禁止在電算化會計系統(tǒng)的計算機上使用未經(jīng)授權(quán)的軟件和移動存儲設(shè)備，防止病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。五、電算化會計檔案管理1.檔案內(nèi)容電算化會計檔案包括存儲在計算機硬盤、軟盤、光盤等介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和打印輸出的會計憑證、賬簿、報表等紙質(zhì)資料。電算化會計系統(tǒng)的操作手冊、維護手冊、用戶手冊等文檔資料也屬于檔案管理范疇。2.檔案保管電算化會計檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時間順序進行排列。檔案存放地點應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、安全，防止檔案受損。對電算化會計檔案應(yīng)建立詳細的檔案目錄，便于查詢和管理。3.檔案借閱因工作需要借閱電算化會計檔案時，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱時間等。借閱申請表經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱檔案。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自復(fù)制、涂改、轉(zhuǎn)借他人。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。六、電算化會計系統(tǒng)維護與升級1.系統(tǒng)維護電算維護員應(yīng)定期對電算化會計系統(tǒng)進行日常維護，包括檢查硬件設(shè)備的運行狀態(tài)、清理系統(tǒng)垃圾文件等。及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的故障和問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。對系統(tǒng)的運行情況進行記錄，包括故障發(fā)生時間、現(xiàn)象、處理方法等。2.系統(tǒng)升級根據(jù)會計法規(guī)和公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，及時對電算化會計系統(tǒng)進行升級。在升級前，應(yīng)制定詳細的升級計劃，包括升級時間、升級內(nèi)容、升級風(fēng)險評估等。升級過程中，應(yīng)密切關(guān)注系統(tǒng)運行情況，及時處理出現(xiàn)的問題。升級完成后，應(yīng)對系統(tǒng)進行全面測試，確保系統(tǒng)功能正常。七、電算化會計人員培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)計劃財務(wù)部門應(yīng)制定電算化會計人員培訓(xùn)計劃，定期組織培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括會計電算化基礎(chǔ)知識、軟件操作技能、系統(tǒng)維護知識等。根據(jù)不同崗位的需求，設(shè)置針對性的培訓(xùn)課程。2.培訓(xùn)方式培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式。內(nèi)部培訓(xùn)由公司內(nèi)部的專業(yè)人員進行授課，分享實際工作經(jīng)驗。外部培訓(xùn)可邀請軟件供應(yīng)商的技術(shù)人員或?qū)I(yè)培訓(xùn)機構(gòu)的講師進行培訓(xùn)。在線學(xué)習(xí)可利用網(wǎng)絡(luò)平臺提供的課程資源，讓員工自主學(xué)習(xí)。3.考核制度建立電算化會計人員考核