oa收文管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司OA收文管理，提高文件處理效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門通過OA系統(tǒng)接收的各類文件、通知、函件等。（三）基本原則1.及時(shí)高效原則收文應(yīng)及時(shí)處理，確保文件精神迅速傳達(dá)，工作任務(wù)按時(shí)落實(shí)。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則對(duì)收文內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確理解和把握，處理過程嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和格式進(jìn)行。3.責(zé)任明確原則明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保收文處理工作責(zé)任到人。二、收文流程（一）文件接收1.OA系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)每日定時(shí)查看OA系統(tǒng)，及時(shí)接收外部來文及內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件，并按照文件性質(zhì)和緊急程度進(jìn)行初步分類。2.對(duì)于緊急文件，管理員應(yīng)立即通過電話、短信等方式通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。（二）文件登記1.收文后，管理員需在OA系統(tǒng)的收文登記簿中詳細(xì)記錄文件的基本信息，包括來文單位、文號(hào)、標(biāo)題、日期、密級(jí)、份數(shù)等。2.同時(shí)，將紙質(zhì)文件與電子文件進(jìn)行核對(duì)，確保文件內(nèi)容完整。（三）文件分發(fā)1.根據(jù)文件內(nèi)容和涉及部門，管理員在OA系統(tǒng)中進(jìn)行文件分發(fā)操作，明確主送部門和抄送部門。2.對(duì)于重要文件，可同時(shí)打印紙質(zhì)文件，加蓋“收文處理章”后，連同電子文件一并送至主送部門。（四）部門簽收1.主送部門負(fù)責(zé)人在OA系統(tǒng)中收到文件通知后，應(yīng)及時(shí)安排專人進(jìn)行簽收。2.簽收人需在OA系統(tǒng)的收文登記簿中確認(rèn)簽收，并注明簽收時(shí)間。（五）文件傳閱1.主送部門負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，組織本部門人員進(jìn)行傳閱。2.傳閱過程中，傳閱人需在OA系統(tǒng)的文件傳閱記錄中簽署意見和姓名，注明傳閱時(shí)間。（六）文件辦理1.承辦人收到文件后，應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，按照要求及時(shí)辦理。2.辦理過程中需與相關(guān)部門和人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保工作順利進(jìn)行。3.對(duì)于需要回復(fù)的文件，承辦人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)起草回復(fù)文件，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交。（七）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦人應(yīng)將文件的處理結(jié)果、相關(guān)資料等進(jìn)行整理，移交公司檔案室歸檔。2.檔案室按照檔案管理規(guī)定對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等處理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。三、收文處理要求（一）及時(shí)處理1.各部門收到文件后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成簽收、傳閱、辦理等工作，不得拖延積壓。2.對(duì)于緊急文件，必須立即處理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋處理結(jié)果。（二）認(rèn)真閱讀1.收文人員應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，準(zhǔn)確理解文件精神和要求，不得敷衍了事。2.對(duì)于重要文件，應(yīng)反復(fù)研讀，確保領(lǐng)會(huì)文件意圖。（三）準(zhǔn)確辦理1.承辦人應(yīng)根據(jù)文件要求，結(jié)合實(shí)際工作情況，制定合理的辦理方案，確保辦理結(jié)果準(zhǔn)確無誤。2.在辦理過程中，如遇問題或疑問，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文部門或相關(guān)人員溝通協(xié)調(diào)。（四）規(guī)范回復(fù)1.對(duì)于需要回復(fù)的文件，回復(fù)內(nèi)容應(yīng)符合公司規(guī)定的格式和要求，語言表達(dá)清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范。2.回復(fù)文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，方可發(fā)送。四、收文保密管理（一）文件密級(jí)劃分1.根據(jù)文件內(nèi)容和重要性，將收文劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)密級(jí)。2.絕密級(jí)文件是指涉及公司核心機(jī)密，一旦泄露會(huì)給公司造成重大損失的文件；機(jī)密級(jí)文件是指涉及公司重要業(yè)務(wù)信息，泄露后會(huì)對(duì)公司業(yè)務(wù)開展產(chǎn)生較大影響的文件；秘密級(jí)文件是指涉及公司一般業(yè)務(wù)信息，泄露后會(huì)對(duì)公司造成一定影響的文件。（二）保密措施1.收文人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件妥善保管，不得泄露給無關(guān)人員。2.在文件傳閱過程中，應(yīng)注意控制知悉范圍，避免文件內(nèi)容擴(kuò)散。3.對(duì)于密級(jí)文件的打印、復(fù)印、存儲(chǔ)等操作，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行，確保文件安全。五、收文跟蹤與催辦（一）跟蹤機(jī)制1.OA系統(tǒng)管理員定期對(duì)收文處理情況進(jìn)行跟蹤，查看文件是否按時(shí)簽收、傳閱、辦理等。2.對(duì)于處理進(jìn)度較慢的文件，及時(shí)與相關(guān)部門溝通了解原因，并記錄在案。（二）催辦措施1.當(dāng)文件處理超過規(guī)定時(shí)間仍未完成時(shí)，管理員應(yīng)通過OA系統(tǒng)、電話、郵件等方式向相關(guān)部門發(fā)出催辦通知。2.催辦通知應(yīng)明確文件內(nèi)容、要求完成時(shí)間以及逾期未辦的后果等。3.相關(guān)部門接到催辦通知后，應(yīng)立即采取措施加快文件處理進(jìn)度，并及時(shí)反饋處理情況。六、收文統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.OA系統(tǒng)管理員每月對(duì)收文情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括收文數(shù)量、文件來源、文件類型、密級(jí)分布等。2.同時(shí)，對(duì)文件處理的及時(shí)性、準(zhǔn)確性等情況進(jìn)行分析。（二）分析報(bào)告1.根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，管理員撰寫收文統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，總結(jié)收文管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題。2.分析報(bào)告應(yīng)提出改進(jìn)建議和措施，為公司收文管理制度的優(yōu)化提供參考依據(jù)。七、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)各部門的收文處理工作進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括文件簽收及時(shí)性、傳閱效率、辦理質(zhì)量、回復(fù)規(guī)范性等。2.制定具體的考核評(píng)分細(xì)則，明確各項(xiàng)指標(biāo)的分值和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。（二）獎(jiǎng)勵(lì)措施1.對(duì)于收文處理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等。（三）懲罰措施1.對(duì)收文處理工作存在問題的部門和個(gè)人，公司視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。2.因收文處