開店采購日常管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范開店采購日常工作流程，確保采購活動的高效、有序進(jìn)行，保障店鋪運營所需物資的及時供應(yīng)，同時控制采購成本，保證采購物資的質(zhì)量，維護(hù)公司利益。2.適用范圍本制度適用于公司所有開店采購相關(guān)活動，包括但不限于新店籌備期間的物資采購、店鋪日常運營所需物資的補充采購等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)店鋪實際運營需求，準(zhǔn)確、合理地制定采購計劃，避免盲目采購。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和店鋪經(jīng)營要求。成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機會。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門設(shè)置設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)公司開店采購及日常采購工作的統(tǒng)籌與執(zhí)行。采購部門應(yīng)根據(jù)工作需要，合理設(shè)置崗位，明確各崗位的職責(zé)與分工。2.采購人員職責(zé)采購經(jīng)理全面負(fù)責(zé)采購部門的日常管理工作，制定采購工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。建立和維護(hù)供應(yīng)商管理體系，評估供應(yīng)商的綜合實力，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行合作。審核采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。協(xié)調(diào)采購部門與其他部門之間的工作關(guān)系，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。監(jiān)控采購成本，定期進(jìn)行采購數(shù)據(jù)分析，提出降低成本的建議和措施。采購專員根據(jù)采購計劃，負(fù)責(zé)具體采購任務(wù)的執(zhí)行，包括尋找供應(yīng)商、詢價、比價、議價等。與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。收集、整理采購相關(guān)資料，如供應(yīng)商報價單、采購合同等，建立采購檔案。協(xié)助采購經(jīng)理進(jìn)行供應(yīng)商管理，反饋供應(yīng)商的合作情況和問題。三、采購流程1.需求計劃制定各店鋪運營部門應(yīng)根據(jù)店鋪經(jīng)營狀況、銷售預(yù)測等因素，定期（每月/每季度）編制物資需求計劃，明確所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等詳細(xì)信息。需求計劃應(yīng)提交至采購部門，采購部門進(jìn)行匯總和審核，如有必要，與各店鋪運營部門進(jìn)行溝通確認(rèn)，確保需求計劃的準(zhǔn)確性和合理性。2.供應(yīng)商選擇與評估采購部門根據(jù)需求計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資料，評估其基本經(jīng)營狀況和信譽。邀請符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行報價，采購專員對各供應(yīng)商的報價進(jìn)行整理和分析，比較價格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇至少三家供應(yīng)商作為候選對象。采購部門組織相關(guān)人員對候選供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等情況，填寫供應(yīng)商評估表。根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系。3.采購訂單下達(dá)采購專員根據(jù)評估確定的供應(yīng)商，與其簽訂采購合同或采購訂單，明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、付款方式等條款。采購訂單應(yīng)經(jīng)采購經(jīng)理審核后下達(dá)給供應(yīng)商，并及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時備貨。如因特殊情況需要變更采購訂單，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，并經(jīng)采購經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理變更手續(xù)。4.物資驗收物資到貨前，采購專員應(yīng)通知倉庫管理部門做好驗收準(zhǔn)備工作。物資到貨時，倉庫管理部門應(yīng)按照采購訂單和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行驗收。如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題等，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購專員，采購專員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。對于驗收合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單；對于驗收不合格的物資，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如退貨、換貨等。5.付款結(jié)算采購專員根據(jù)采購合同和入庫單，核對物資的采購金額和數(shù)量，填寫付款申請單。付款申請單應(yīng)經(jīng)采購經(jīng)理審核、財務(wù)部門審核后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)部門按照公司規(guī)定的付款方式和時間，及時向供應(yīng)商支付貨款，并做好付款記錄。四、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)公司開店計劃和店鋪運營需求，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確各項采購物資的預(yù)算金額、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并提交至財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門根據(jù)公司整體預(yù)算安排，對采購預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和平衡，確保采購預(yù)算與公司財務(wù)狀況相適應(yīng)。2.預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得隨意超預(yù)算采購。財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并向采購部門反饋。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。五、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、法律風(fēng)險等。針對識別出的風(fēng)險，采購部門應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.風(fēng)險應(yīng)對措施供應(yīng)商違約風(fēng)險：選擇多家供應(yīng)商進(jìn)行合作，分散采購風(fēng)險；與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任；定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，及時淘汰不合格供應(yīng)商。質(zhì)量風(fēng)險：加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證文件；在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款；加強物資驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。價格波動風(fēng)險：關(guān)注市場價格動態(tài)，建立價格預(yù)警機制；與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款；采用套期保值等金融工具進(jìn)行價格風(fēng)險管理。法律風(fēng)險：加強對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購活動合法合規(guī)；在采購合同中明確適用的法律法規(guī)和爭議解決方式；聘請專業(yè)法律顧問，為采購活動提供法律支持。六、采購信息管理1.采購資料歸檔采購部門應(yīng)建立完善的采購檔案管理制度，對采購過程中產(chǎn)生的各類資料進(jìn)行及時、準(zhǔn)確的歸檔，包括供應(yīng)商資料、采購合同、采購訂單、報價單、驗收報告、付款記錄等。采購檔案應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行整理，便于查詢和管理。2.采購數(shù)據(jù)分析采購部門應(yīng)定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，如采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應(yīng)商分布等，通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題和規(guī)律，為采購決策提供依據(jù)。采購數(shù)據(jù)分析報告應(yīng)提交至采購經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)，作為制定采購策略和改進(jìn)采購工作的參考。七、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。審計部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題，并提出整改建議，督促采購部門進(jìn)行整改。2.考核指標(biāo)與方法建立采購人員考核制度，明確考核指標(biāo)和考核方法?？己酥笜?biāo)包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制、物資質(zhì)量保證、供應(yīng)商管理、工作紀(jì)律等方面。