廣告公司文檔管理制度總則目的為加強(qiáng)公司文檔管理，確保公司各類文檔的安全、完整、有效，提高文檔的利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在文檔管理方面的活動。定義1.文檔：指公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的信息記錄，包括但不限于文件、合同、報告、圖紙、數(shù)據(jù)、電子郵件等。2.文檔管理：指對文檔的創(chuàng)建、收集、整理、存儲、檢索、利用、保管和銷毀等全過程的管理。文檔管理職責(zé)總經(jīng)理1.負(fù)責(zé)審批重要文檔的管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.對公司文檔管理工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督。人事總監(jiān)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文檔管理制度，并組織實施。2.定期檢查各部門文檔管理工作的執(zhí)行情況，對存在的問題提出改進(jìn)意見。3.負(fù)責(zé)公司文檔管理工作的培訓(xùn)和考核。4.協(xié)調(diào)解決文檔管理工作中的重大問題。各部門負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)本部門文檔管理工作的組織和實施，確保本部門文檔的安全、完整和有效。2.督促本部門員工按照文檔管理制度的要求進(jìn)行文檔的創(chuàng)建、收集、整理、存儲等工作。3.定期對本部門文檔管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。文檔管理人員1.負(fù)責(zé)公司文檔的日常管理工作，包括文檔的收集、整理、分類、編號、存儲、檢索、借閱等。2.對文檔進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保文檔的質(zhì)量和安全。3.協(xié)助各部門做好文檔的利用工作，提供必要的支持和服務(wù)。其他員工1.按照文檔管理制度的要求，及時創(chuàng)建、收集、整理和提交本崗位工作中形成的各類文檔。2.妥善保管個人使用的文檔，不得擅自銷毀或泄露公司機(jī)密文檔。3.在工作中需要使用文檔時，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。文檔分類與編號文檔分類1.行政文件：包括公司的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、會議紀(jì)要等。2.人事文件：包括員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件、薪酬福利文件等。3.財務(wù)文件：包括財務(wù)報表、預(yù)算報告、審計報告、合同發(fā)票等。4.業(yè)務(wù)文件：包括廣告策劃方案、創(chuàng)意設(shè)計稿、客戶資料、項目合同、業(yè)務(wù)報告等。5.技術(shù)文件：包括技術(shù)方案、設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、測試報告等。6.其他文件：不屬于上述分類的其他文檔。文檔編號1.文檔編號采用“年份+部門代碼+流水號”的格式。2.年份：用四位數(shù)字表示文檔形成的年份。3.部門代碼：根據(jù)公司部門設(shè)置，為每個部門分配一個兩位代碼，具體如下：總經(jīng)理辦公室：01人力資源部：02財務(wù)部：03市場部：04創(chuàng)意部：05策劃部：06客戶部：07媒介部：08制作部：09其他部門：104.流水號：按照文檔形成的先后順序，為每個文檔分配一個四位流水號。例如，總經(jīng)理辦公室2023年形成的第10份文檔編號為：2023010010。文檔創(chuàng)建與收集文檔創(chuàng)建1.各部門員工在工作中應(yīng)及時創(chuàng)建各類文檔，確保文檔內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。2.文檔創(chuàng)建應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式和模板，確保文檔的規(guī)范性和一致性。3.重要文檔在創(chuàng)建過程中應(yīng)進(jìn)行必要的審核和審批，確保文檔質(zhì)量。文檔收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文檔的收集工作，定期對本部門員工創(chuàng)建的文檔進(jìn)行收集和整理。2.文檔收集應(yīng)確保全面、及時，不得遺漏重要文檔。3.對于外部單位發(fā)送給公司的文檔，應(yīng)及時進(jìn)行登記和收集，并按照要求進(jìn)行處理。文檔整理與歸檔文檔整理1.文檔管理人員對收集到的文檔進(jìn)行整理，按照文檔分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對每份文檔進(jìn)行編號，并編制文檔目錄。3.對文檔進(jìn)行裝訂、編頁碼等處理，確保文檔的整齊和美觀。文檔歸檔1.整理后的文檔應(yīng)及時歸檔到相應(yīng)的檔案柜或電子存儲設(shè)備中。2.檔案柜應(yīng)按照文檔類別進(jìn)行分類存放，并標(biāo)注清晰的標(biāo)識。3.電子文檔應(yīng)按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，以便快速檢索。文檔存儲與保管存儲方式1.公司文檔存儲分為紙質(zhì)文檔存儲和電子文檔存儲兩種方式。2.紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。3.電子文檔應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。保管期限1.公司文檔的保管期限根據(jù)文檔的性質(zhì)和重要程度分為永久、長期和短期三種。永久保管的文檔：包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、重要合同協(xié)議等。長期保管的文檔：保管期限為10年以上的文檔，如年度財務(wù)報表、重要業(yè)務(wù)文件等。短期保管的文檔：保管期限為110年的文檔，如一般性的業(yè)務(wù)文件、日常辦公文件等。2.文檔保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。安全管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的安全保密制度，確保文檔的安全。2.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案存放區(qū)域。3.定期對文檔存儲環(huán)境進(jìn)行檢查，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。4.對電子文檔應(yīng)采取加密、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露。文檔檢索與利用檢索方式1.公司文檔檢索分為紙質(zhì)文檔檢索和電子文檔檢索兩種方式。2.紙質(zhì)文檔檢索通過查閱文檔目錄和檔案柜標(biāo)識進(jìn)行。3.電子文檔檢索通過公司內(nèi)部的文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行，可根據(jù)文檔編號、標(biāo)題、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索。利用流程1.員工因工作需要查閱文檔時，應(yīng)填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文檔借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)審批后的申請表，為借閱人提供相應(yīng)的文檔，并做好借閱登記。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文檔，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或銷毀。5.借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時歸還文檔，檔案管理人員應(yīng)對歸還的文檔進(jìn)行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。6.如需長期借閱文檔，應(yīng)經(jīng)人事總監(jiān)批準(zhǔn)，并簽訂《文檔長期借閱協(xié)議》。文檔保密與銷毀保密規(guī)定1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要文檔予以保密。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自將公司文檔帶出公司或泄露給外部人員。3.在文檔的創(chuàng)建、收集、整理、存儲、檢索、利用等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文檔泄露。銷毀流程1.文檔保管期限屆滿或已失去保存價值時，由檔案管理人員提出銷毀申請，填寫《文檔銷毀申請表》。2.《文檔銷毀申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、人事總監(jiān)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀紙質(zhì)文檔時，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀，并做好銷毀記錄。4.銷毀電子文檔時，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行徹底銷毀，并做好備份數(shù)據(jù)的刪除記錄。5.銷毀記錄應(yīng)包括文檔名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式、批準(zhǔn)人等信息，保存期限為2年。文檔管理監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.人事總監(jiān)定期對各部門文檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文檔管理制度的執(zhí)行情況、文檔的收集整理情況、存儲保管情況、檢索利用情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)《整改通知書》，要求相關(guān)部門限期整改?？己嗽u價1.將各部門文檔管理工作納入公司績效考核體系，對文檔管理工作成績突出的部門和個人給予