文化行政文書管理制度一、總則（一）目的為加強公司文化行政文書管理，確保文書處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在文化行政工作中形成、傳遞、使用和保存的各類文書。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文書的格式、內(nèi)容、語言表達等應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定，確保準(zhǔn)確無誤、規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：文書的起草、審核、審批、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格按照規(guī)定的流程和時限進行，確保信息傳遞及時、工作高效。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強文書的保密管理，防止文書內(nèi)容泄露，確保公司信息安全。二、文書分類及定義（一）行政公文1.定義：行政公文是公司在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要等。2.適用范圍：適用于公司內(nèi)部傳達上級指示、發(fā)布重要事項、部署工作任務(wù)、請示與答復(fù)問題、商洽工作等。（二）事務(wù)文書1.定義：事務(wù)文書是公司在日常工作中用于處理各類事務(wù)的文書，包括工作計劃、工作總結(jié)、工作匯報、會議記錄、大事記、簡報、調(diào)查報告、規(guī)章制度等。2.適用范圍：適用于公司內(nèi)部各部門對工作進展、成果、問題等進行記錄、總結(jié)、匯報，以及制定各項工作規(guī)范和流程。（三）企業(yè)文化文書1.定義：企業(yè)文化文書是公司在企業(yè)文化建設(shè)過程中形成的各類文書，包括企業(yè)使命、愿景、價值觀、企業(yè)精神、文化活動方案、宣傳資料等。2.適用范圍：適用于公司內(nèi)部宣傳企業(yè)文化理念、開展文化活動、展示企業(yè)形象等。（四）其他文書1.定義：其他文書是指除行政公文、事務(wù)文書、企業(yè)文化文書之外的其他各類文書，如合同協(xié)議、商務(wù)信函、法律文書等。2.適用范圍：適用于公司對外業(yè)務(wù)往來、經(jīng)濟合作、法律事務(wù)處理等。三、文書起草（一）起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：文書應(yīng)準(zhǔn)確反映事實，數(shù)據(jù)真實可靠，觀點明確清晰，避免模糊、歧義或虛假信息。2.語言規(guī)范：使用規(guī)范的漢字、標(biāo)點符號和計量單位，語言表達簡潔明了、邏輯嚴謹，避免使用生僻字、口語化或隨意性較強的表述。3.格式符合：嚴格按照公司規(guī)定的文書格式進行起草，確保頁面布局、字體字號、排版等符合要求。（二）起草流程1.明確任務(wù)：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或人員確定文書起草任務(wù)，并指定專人負責(zé)。2.收集資料：起草人員應(yīng)廣泛收集與文書內(nèi)容相關(guān)的資料、數(shù)據(jù)、政策法規(guī)等，確保文書內(nèi)容具有充分的依據(jù)。3.擬定初稿：起草人員按照文書的主題、目的和要求，結(jié)合收集的資料，擬定文書初稿。在起草過程中，應(yīng)充分征求相關(guān)部門和人員的意見，確保初稿的合理性和可行性。4.審核修改：初稿完成后，起草人員應(yīng)進行自我審核，檢查內(nèi)容是否準(zhǔn)確、語言是否規(guī)范、格式是否符合要求等。然后，將初稿提交給部門負責(zé)人進行審核，部門負責(zé)人應(yīng)認真審核初稿內(nèi)容，提出修改意見，并返回起草人員進行修改。四、文書審核（一）審核原則1.合法性審核：審核文書內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、政策方針以及公司相關(guān)規(guī)定，確保文書具有法律效力。2.準(zhǔn)確性審核：審核文書中的數(shù)據(jù)、事實、觀點等是否準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯誤或誤導(dǎo)性信息。3.規(guī)范性審核：審核文書的格式、語言表達、排版等是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保文書的規(guī)范性和一致性。4.完整性審核：審核文書的內(nèi)容是否完整，是否涵蓋了應(yīng)涉及的各個方面，避免出現(xiàn)遺漏或片面的情況。（二）審核流程1.部門初審：文書起草完成后，首先由起草部門負責(zé)人進行初審。初審主要從內(nèi)容準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性、語言表達等方面進行審核，并提出修改意見，返回起草人員進行修改。2.歸口審核：對于涉及多個部門或具有重要影響的文書，由公司指定的歸口管理部門進行審核。歸口管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進行會審，對文書的合法性、準(zhǔn)確性、完整性等進行全面審核，并提出審核意見。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)部門初審和歸口審核后的文書，提交公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文書的性質(zhì)、重要程度和審批權(quán)限，對文書進行認真審批，并簽署審批意見。五、文書審批（一）審批權(quán)限1.一般行政公文、事務(wù)文書：由部門負責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要行政公文、涉及多個部門的事務(wù)文書：由部門負責(zé)人審核后，經(jīng)歸口管理部門會審，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.企業(yè)文化文書：由企業(yè)文化部門負責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重要的企業(yè)文化文書，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。4.其他文書：根據(jù)文書的性質(zhì)和涉及的業(yè)務(wù)范圍，按照公司相關(guān)規(guī)定的審批權(quán)限進行審批。（二）審批流程1.提交審批：文書起草人員將經(jīng)過審核的文書按照審批權(quán)限提交給相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)。2.領(lǐng)導(dǎo)審批：審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認真閱讀文書內(nèi)容，根據(jù)審核意見和實際情況進行審批。對于同意的文書，審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)簽署“同意”字樣，并注明日期；對于需要修改的文書，審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提出具體的修改意見，返回起草人員進行修改后重新提交審批；對于不同意的文書，審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)說明理由。六、文書印發(fā)（一）印發(fā)準(zhǔn)備1.排版校對：文書審批通過后，由行政部門負責(zé)按照公司規(guī)定的格式進行排版，并組織專人進行校對。校對人員應(yīng)認真核對文書內(nèi)容，確保排版準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯別字、漏字、排版錯誤等問題。2.編號登記：對印發(fā)的文書進行編號登記，建立文書印發(fā)臺賬。編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進行編制，確保文書編號的唯一性和連續(xù)性。登記內(nèi)容包括文書名稱、文號、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、發(fā)放范圍等。（二）印發(fā)流程1.確定印發(fā)份數(shù)：根據(jù)文書的發(fā)放范圍和實際需要，確定印發(fā)份數(shù)。印發(fā)份數(shù)應(yīng)合理控制，避免浪費。2.打印裝訂：按照排版校對后的文書內(nèi)容進行打印，并進行裝訂。裝訂應(yīng)牢固整齊，確保文書的美觀和耐用。3.蓋章分發(fā)：文書打印裝訂完成后，加蓋公司公章或相關(guān)部門印章。然后，按照發(fā)放范圍將文書分發(fā)給各部門或人員，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括發(fā)放日期、發(fā)放部門或人員、簽收人等信息。七、文書傳遞（一）傳遞方式1.紙質(zhì)傳遞：對于需要紙質(zhì)存檔或傳遞給外部單位的文書，采用紙質(zhì)文件傳遞的方式。通過專人送達、郵寄等方式將文書傳遞給收件人，并要求收件人簽收。2.電子傳遞：對于不需要紙質(zhì)存檔或傳遞范圍僅限于公司內(nèi)部的文書，采用電子文件傳遞的方式。通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式將文書發(fā)送給收件人，并要求收件人及時查閱和回復(fù)。（二）傳遞流程1.確定傳遞方式：根據(jù)文書的性質(zhì)、緊急程度和收件人的要求，確定合適的傳遞方式。2.填寫傳遞記錄：對于紙質(zhì)傳遞的文書，填寫《文書傳遞登記表》，記錄文書名稱、文號、傳遞日期、傳遞方式、收件人等信息；對于電子傳遞的文書，在郵件主題或辦公系統(tǒng)中注明文書名稱、文號、傳遞日期、收件人等信息。3.跟蹤傳遞情況：對于重要或緊急的文書，應(yīng)跟蹤傳遞情況，確保文書及時、準(zhǔn)確地送達收件人。如發(fā)現(xiàn)傳遞過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行解決。八、文書歸檔（一）歸檔范圍1.各類行政公文、事務(wù)文書、企業(yè)文化文書、其他文書在處理完畢后，均應(yīng)按照規(guī)定進行歸檔。2.文書的定稿、正本、副本、附件、修改稿等均應(yīng)歸檔保存。（二）歸檔要求1.整理分類：按照文書的類別、年度、保管期限等進行整理分類，確保歸檔文書的系統(tǒng)性和完整性。2.裝訂編目：對歸檔文書進行裝訂，去除金屬物，確保文書的整齊美觀。同時，按照歸檔要求編制歸檔目錄，注明文書名稱、文號、日期、保管期限等信息。3.裝盒上架：將裝訂編目后的文書裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案類別、年度、保管期限等信息。然后，將檔案盒上架存放，便于查找和利用。（三）歸檔流程1.收集整理：各部門在文書處理完畢后，應(yīng)及時將需要歸檔的文書收集整理好，并移交至公司檔案管理部門。2.審核接收：公司檔案管理部門對各部門移交的歸檔文書進行審核，檢查文書的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等是否符合要求。審核合格后，辦理接收手續(xù)。3.歸檔保存：檔案管理部門將審核接收后的文書按照歸檔要求進行整理分類、裝訂編目、裝盒上架，進行歸檔保存。九、文書借閱（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可以借閱公司歸檔保存的文書。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作交流等需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以借閱公司相關(guān)文書。（二）借閱要求1.填寫申請表：借閱人應(yīng)填寫《文書借閱申請表》，注明借閱文書的名稱、文號、借閱目的、借閱期限等信息。2.審批流程：內(nèi)部員工借閱文書，由所在部門負責(zé)人審批；外部單位借閱文書，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱期限：一般文書的借閱期限不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱登記：檔案管理部門對借閱的文書進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。5.歸還要求：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還借閱的文書。歸還時，檔案管理部門應(yīng)對文書進行檢查，如發(fā)現(xiàn)文書有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。十、文書保密（一）保密措施1.明確保密責(zé)任：公司各部門和人員應(yīng)明確文書保密責(zé)任，嚴格遵守保密規(guī)定，確保文書內(nèi)容不泄露。2.限制接觸范圍：嚴格控制文書的接觸范圍，根據(jù)工作需要確定文書的知悉人員，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴大知悉范圍。3.加密存儲傳輸：對于涉及公司機密的文書，應(yīng)采用加密存儲和傳輸方式，確保信息安全。4.加強監(jiān)督檢查：公司定期對文書保密工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，對違反保密規(guī)定的行為進行嚴肅處理。（二）保密期限1.一般文書的保密期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的文書，保密期限根據(jù)實際情況確定，但不得少于[X]年。十一、文書銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文書。2.因工作失誤、政策調(diào)整等原因形成的重復(fù)、無效或錯誤的文書。3.涉及公司機密但已解密或不再具有保密價值的文書。（二）銷毀流程1.鑒定審批：由檔案管理部門會同相關(guān)部門對擬銷毀的文書進行鑒定，確定是否符合銷毀條件。經(jīng)鑒定后，填寫《文書銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀