辦公室合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，不得簽訂違法違規(guī)的合同。2.平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同的內(nèi)容應(yīng)公平合理，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同管理部門(mén)及職責(zé)（一）法務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，對(duì)合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行把關(guān)。2.參與重大合同的談判、起草和簽訂工作，提供法律意見(jiàn)和建議。3.處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。4.定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)查、談判、起草等工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求。2.對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、信用狀況等進(jìn)行調(diào)查和核實(shí)，提供相關(guān)資料。3.負(fù)責(zé)合同的履行和跟蹤，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.協(xié)助法務(wù)部門(mén)處理合同糾紛，提供相關(guān)證據(jù)和資料。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同的財(cái)務(wù)條款符合公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定。2.參與重大合同的談判和簽訂工作，提供財(cái)務(wù)意見(jiàn)和建議。3.負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，按照合同約定及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)。4.定期對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況進(jìn)行核對(duì)和分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。（四）辦公室1.負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔等管理工作，建立合同管理臺(tái)賬。2.按照公司檔案管理制度的規(guī)定，對(duì)合同檔案進(jìn)行整理、保管和查閱。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)和法務(wù)部門(mén)處理合同相關(guān)事務(wù)，提供必要的支持和服務(wù)。三、合同簽訂管理（一）合同相對(duì)方的選擇1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、合法經(jīng)營(yíng)資格和履行能力的合同相對(duì)方。2.在選擇合同相對(duì)方時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)查和了解，包括但不限于對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、信用狀況、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)等。3.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)要求合同相對(duì)方提供相關(guān)的資質(zhì)證明、財(cái)務(wù)報(bào)表、信用報(bào)告等資料，并進(jìn)行核實(shí)。（二）合同文本的起草1.合同文本一般由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)起草。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、內(nèi)容和要求，起草符合法律法規(guī)規(guī)定和公司利益的合同文本。2.在起草合同文本時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、明確、清晰，避免模糊不清或歧義。3.合同文本應(yīng)包括但不限于以下主要條款：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式；合同標(biāo)的；數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等；價(jià)格、價(jià)款、報(bào)酬及其支付方式、時(shí)間；履行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；爭(zhēng)議解決方式等。（三）合同的審核1.合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將合同文本提交給法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門(mén)應(yīng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見(jiàn)。2.法務(wù)部門(mén)主要從以下幾個(gè)方面對(duì)合同文本進(jìn)行審查：合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定；合同雙方的權(quán)利和義務(wù)是否明確、對(duì)等；合同的風(fēng)險(xiǎn)防范措施是否完善；合同的格式是否規(guī)范等。3.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，業(yè)務(wù)部門(mén)還應(yīng)將合同文本提交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見(jiàn)。財(cái)務(wù)部門(mén)主要從以下幾個(gè)方面對(duì)合同文本進(jìn)行審查：合同的財(cái)務(wù)條款是否符合公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定；合同的付款方式、時(shí)間、金額等是否合理；合同的稅務(wù)處理是否合規(guī)等。4.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的審查意見(jiàn)，對(duì)合同文本進(jìn)行修改和完善。如雙方對(duì)審查意見(jiàn)存在分歧，應(yīng)進(jìn)行充分溝通和協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)后再對(duì)合同文本進(jìn)行修改和完善。（四）合同的簽訂1.合同文本經(jīng)審核通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方進(jìn)行簽訂。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)確保合同相對(duì)方已在合同文本上簽字（或蓋章），并對(duì)合同文本的內(nèi)容進(jìn)行再次核對(duì)，確保無(wú)誤。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章。合同專用章的使用應(yīng)按照公司印章管理制度的規(guī)定進(jìn)行審批和登記。3.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字（或蓋章）。法定代表人或其授權(quán)代表的簽字（或蓋章）應(yīng)符合公司授權(quán)管理制度的規(guī)定。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本副本送法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、辦公室等相關(guān)部門(mén)存檔，并按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行保管。四、合同履行管理（一）合同履行計(jì)劃的制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定的內(nèi)容和要求，制定合同履行計(jì)劃，并明確合同履行的各個(gè)環(huán)節(jié)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.合同履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期對(duì)合同履行計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保合同履行計(jì)劃的順利實(shí)施。（二）合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤與監(jiān)督，及時(shí)了解合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。2.在合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期向合同相對(duì)方發(fā)送履行情況告知函，告知對(duì)方合同履行的進(jìn)展情況，并要求對(duì)方按照合同約定履行義務(wù)。3.對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）合同款項(xiàng)的收付管理1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，確?？铐?xiàng)收付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.在辦理款項(xiàng)收付手續(xù)前，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)審核相關(guān)的合同條款、發(fā)票、結(jié)算憑證等資料，確保款項(xiàng)收付符合合同約定和公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定。3.對(duì)于合同款項(xiàng)的收付情況，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。如發(fā)現(xiàn)合同款項(xiàng)收付存在異常情況，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，共同查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（四）合同變更與解除管理1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化或其他原因需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，并簽訂書(shū)面的變更或解除協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議的簽訂應(yīng)按照本制度關(guān)于合同簽訂的規(guī)定進(jìn)行審核和審批。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將變更或解除協(xié)議副本送法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、辦公室等相關(guān)部門(mén)存檔，并按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行保管。4.對(duì)于因合同變更或解除給公司造成損失的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。五、合同糾紛處理（一）糾紛的預(yù)防1.業(yè)務(wù)部門(mén)在合同簽訂和履行過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)的規(guī)定和合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.法務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。3.公司各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)溝通與協(xié)作，形成合同管理的合力，共同做好合同糾紛的預(yù)防工作。（二）糾紛的處理程序1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)和資料，并與合同相對(duì)方進(jìn)行溝通和協(xié)商，爭(zhēng)取通過(guò)友好協(xié)商解決糾紛。2.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同糾紛情況報(bào)告給法務(wù)部門(mén)。法務(wù)部門(mén)應(yīng)在收到報(bào)告后的[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)糾紛情況進(jìn)行分析和研究，并提出處理意見(jiàn)和建議。3.根據(jù)法務(wù)部門(mén)的處理意見(jiàn)和建議，公司可視情況決定是否通過(guò)訴訟、仲裁等法律途徑解決合同糾紛。如需通過(guò)法律途徑解決合同糾紛，法務(wù)部門(mén)應(yīng)代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序，并負(fù)責(zé)提供相關(guān)的法律支持和服務(wù)。4.在合同糾紛處理過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)應(yīng)密切配合，共同做好糾紛處理工作，維護(hù)公司的合法權(quán)益。六、合同檔案管理（一）檔案的收集與整理1.辦公室應(yīng)負(fù)責(zé)合同檔案的收集與整理工作。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本副本送辦公室存檔。2.辦公室應(yīng)按照合同的類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類整理，并建立合同管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的基本信息、簽訂情況、履行情況等。3.合同檔案應(yīng)包括合同文本、相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來(lái)函件、履行情況記錄、糾紛處理文件等資料。（二）檔案的保管與查閱1.辦公室應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，對(duì)合同檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。2.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)