工廠行政印章管理制度一、總則（一）目的為加強工廠行政印章的管理，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護工廠的正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工廠內所有行政印章，包括但不限于工廠公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章等。（三）基本原則1.印章使用必須嚴格遵循審批程序，未經批準，任何部門和個人不得擅自使用印章。2.印章保管人員應妥善保管印章，確保印章安全，防止印章被盜用、冒用或丟失。3.印章使用應基于真實、合法、有效的業(yè)務需求，嚴禁在空白文件、紙張上加蓋印章。4.印章使用應進行詳細登記，留存相關文件資料，以備查詢和追溯。二、印章的種類與用途（一）工廠公章1.代表工廠對外行使權力，如簽署合同、協議、文件、信函等。2.用于證明工廠的身份和合法性，如辦理工商登記、稅務申報、銀行開戶等手續(xù)。（二）合同專用章專門用于簽訂各類經濟合同、業(yè)務合同等，以明確雙方的權利和義務。（三）財務專用章1.用于辦理工廠的財務收支業(yè)務，如開具發(fā)票、收據、支票等。2.在銀行預留印鑒，用于辦理銀行結算業(yè)務。（四）法人章1.代表法人行使權力，如在重要文件、合同上加蓋法人章。2.用于辦理涉及法人的相關業(yè)務，如法人授權委托書等。（五）部門章1.各部門根據工作需要設立的印章，用于本部門內部的文件、通知、報表等的蓋章。2.部門章的使用范圍僅限于本部門業(yè)務相關事項，不得對外使用。三、印章的刻制與啟用（一）刻制1.因工作需要刻制行政印章，由使用部門提出書面申請，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息。2.申請經工廠負責人審批同意后，由行政部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。3.刻制印章必須選擇具有資質的正規(guī)印章制作單位，確保印章質量和安全性。（二）啟用1.新刻制的印章啟用前，行政部門應填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.經工廠負責人簽字批準后，在行政部門留存印模，并將啟用信息通知相關部門和人員。3.印章啟用后，原印章如有變更或廢止，應及時辦理相關手續(xù)，并按規(guī)定進行封存或銷毀。四、印章的保管（一）保管人員職責1.負責印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章損壞、丟失或被盜用。2.嚴格按照印章使用審批程序辦理印章使用手續(xù)，對不符合規(guī)定的用印申請有權拒絕。3.定期檢查印章保管情況，如發(fā)現問題及時報告并采取相應措施。4.做好印章使用登記工作，妥善保管印章使用記錄和相關文件資料。（二）保管方式1.工廠公章、合同專用章、財務專用章、法人章等重要印章應指定專人保管，實行專柜存放，鑰匙由保管人員隨身攜帶，不得隨意交予他人。2.部門章可由部門負責人或指定專人保管，保管人員應確保印章存放安全，并按照規(guī)定使用。（三）印章存放地點1.重要印章應存放在工廠辦公室的保險柜或專門的印章保管箱內，保險柜應設置密碼和鑰匙雙重鎖具，鑰匙分別由不同人員保管。2.部門章可存放在部門辦公室的抽屜或文件柜內，但應確保存放安全，防止他人擅自取用。五、印章的使用（一）使用流程1.用印申請人填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、份數、用途等信息，并簽字確認。2.將《印章使用申請表》提交給部門負責人審核，部門負責人應根據實際情況進行審核，并簽署意見。3.審核通過后，將《印章使用申請表》提交給分管領導審批，分管領導應根據審批權限進行審批，并簽署意見。4.對于涉及重大事項或金額較大的用印申請，需經工廠負責人審批同意。5.印章保管人員根據審批通過的《印章使用申請表》，在規(guī)定的位置加蓋印章，并進行登記。6.用印完畢后，印章保管人員應將《印章使用申請表》及相關文件資料整理歸檔，妥善保管。（二）審批權限1.一般文件、通知、報表等用印，由部門負責人審核，分管領導審批。2.經濟合同、協議等重要文件用印，由部門負責人審核，分管領導審批，涉及重大事項或金額較大的，需經工廠負責人審批。3.對外報送的重要文件、信函等用印，由部門負責人審核，分管領導審批，涉及重大事項或金額較大的，需經工廠負責人審批。4.涉及法人授權委托書、身份證明等用印，由部門負責人審核，分管領導審批，涉及重大事項或金額較大的，需經工廠負責人審批。（三）使用要求1.印章使用應在印章保管人員的視線范圍內進行，不得將印章交予他人自行加蓋。2.加蓋印章應端正、清晰，不得模糊、歪斜或重疊。3.嚴禁在空白紙張、文件、合同上加蓋印章。如因特殊情況需要在空白紙張上加蓋印章，必須經工廠負責人批準，并在使用完畢后及時收回，作廢處理。4.印章使用后，應及時清理印章，妥善存放，防止印章沾染污漬或損壞。六、印章的停用與銷毀（一）停用1.因機構調整、業(yè)務變更、印章損壞等原因，需要停用行政印章的，由使用部門提出書面申請，詳細說明停用原因、印章名稱等信息。2.申請經工廠負責人審批同意后，行政部門應及時通知相關部門和人員停止使用該印章，并收回印章。3.停用的印章應進行封存，在封存印章上注明停用日期，并妥善保管。（二）銷毀1.對于已停用且不再使用的行政印章，由行政部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、停用原因、銷毀方式等信息。2.申請經工廠負責人審批同意后，行政部門應選擇具有資質的正規(guī)銷毀單位進行銷毀，并在銷毀過程中進行監(jiān)督。3.銷毀完成后，行政部門應將《印章銷毀申請表》及銷毀證明文件整理歸檔，妥善保管。七、印章使用登記與檔案管理（一）登記1.印章保管人員應建立《印章使用登記簿》，對每一次印章使用情況進行詳細登記，包括用印日期、用印部門、用印申請人、用印事項、文件名稱、文號、份數、用途、審批人等信息。2.登記應及時、準確、完整，不得漏登、錯登或遲登。（二）檔案管理1.印章使用登記記錄應作為重要檔案資料進行保管，保管期限為[X]年。2.印章使用相關的文件資料，如《印章使用申請表》、合同、協議、文件、信函等，應按照檔案管理規(guī)定進行整理歸檔，妥善保管。3.檔案管理人員應定期對印章使用檔案進行檢查和整理，確保檔案資料的完整性和安全性。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.行政部門應定期對印章使用情況進行檢查，檢查內容包括印章使用登記記錄、審批程序、保管情況等。2.如發(fā)現印章使用存在違規(guī)行為，應及時進行糾正，并追究相關人員的責任。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、審計部門、稅務部門等外部機構的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關資料和信息。2.對于外部機構提出的意見和建議，應認真整改落實，不斷完善印章管理制度。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經批準擅自使用印章。2.在空白文件、紙張上加蓋印章。3.超越審批權限使用印章。4.印章保管不善，導致印章被盜用、冒用或丟失。5.其他違反印章管理制度的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)使用印章的行為，一經發(fā)現，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)使用印章給工廠造成經濟損失的，由違規(guī)責任人承