電子檔案管理系統(tǒng)平臺

目錄

第一章。系統(tǒng)概述..................................................錯誤!未定義書簽。

1、I系統(tǒng)背景................................................錯誤!未定義書簽。

1.2建設(shè)目標(biāo)。錯誤!未定義書簽。

第二章.系統(tǒng)功能..................................................錯誤!未定義書簽。

2。1功能結(jié)構(gòu)。錯誤!未定義書簽。

2。2基礎(chǔ)設(shè)施。錯誤!未定義書簽。

2、2。1檔案類別設(shè)置...................................錯誤!未定義書簽。

2、2。2檔案子類設(shè)置....................................錯誤!未定義書簽。

2.2。3樣式設(shè)置..........................................錯誤!未定義書簽。

2。3檔案處理系統(tǒng)，錯誤!未定義書簽。

2.3。1檔案掃描..........................................錯誤!未定義書簽。

2。3、2檔案處理.。錯誤!未定義書簽。

2.3。3檔案關(guān)聯(lián)。錯誤!未定義書簽。

2.3。4檔案審核。錯誤!未定義書簽。

2、3.5檔案立卷。錯誤!未定義書簽。

2.4檔案管理系統(tǒng)。錯誤!未定義書簽。

2、4、1檔案借閱管理。錯誤!未定義書簽。

2、4。2檔案出庠管理。錯誤!未定義書簽。

2、4。3檔案銷毀管理。錯誤!未定義書簽。

2、4、4檔案綜合管理....................................錯誤!未定義書簽。

2、5檔案資源系統(tǒng)。錯誤!未定義書簽。

2.5。1專題庫管理.......................................錯誤!未定義書簽。

2。5。2素材庫管理。錯誤!未定義書簽。

2、6檔案查詢系統(tǒng)..........................................錯誤!未定義書簽。

2、6、1影像文件查詢。錯誤!未定義書簽。

2。6。2檔案目錄查詢。錯誤!未定義書簽。

2。6、3檔案使用情況查詢。錯誤!未定義書簽。

2.6、4檔案處理進度查詢.................................錯誤!未定義書簽。

2。7系統(tǒng)管理。錯誤!未定義書簽。

2。7、1用戶管理........................................錯誤!未定義書簽。

2。7。2權(quán)限管理.......................................錯誤!未定義書簽。

2。7。3系統(tǒng)維護。錯誤!未定義書簽。

第一章系統(tǒng)概述

1、1系統(tǒng)背景

影像檔案管理系統(tǒng)提供了一個電子化手段，將往來得各類文檔及

資料進行電子化處理、歸檔，通過系統(tǒng)建立與各類相關(guān)信息得索引，使

得辦理事務(wù)時，可以非常方便得調(diào)用各種資料，提高工作效率。

1、2建設(shè)目標(biāo)

通過建立檔案處理、檔案查詢、檔案管理、檔案資料等功能模塊,

實現(xiàn)檔案管理得信息化與電子化管理。

1、規(guī)范管理

2、減少重復(fù)投入

3、科學(xué)管理

4、方便使用

第二章系統(tǒng)功能

2.1功能結(jié)構(gòu)

長期以來，藝紙張等非數(shù)字化介質(zhì)為載體得檔案信息資料只能以

實物得形式放入檔案室中，這給檔案管理、應(yīng)用帶來很多難題:首先，實

物檔案資料隨著檔案資料數(shù)量得增大，安全存儲這些實物檔案要耗費

大量得人力、物理與財力;其次，檔案資料得實物形式限制了流通效率,

存檔資料復(fù)用率低。

2、2基礎(chǔ)設(shè)施

2.2.1檔案類別設(shè)置

此模塊主要負(fù)責(zé)檔案文件類別得新增、刪除、修改與查詢操作。

2.2。2檔案子類設(shè)置

此模塊主要負(fù)責(zé)子類別得新增、刪除、修改與查詢。

2o2.3樣式設(shè)置

本模塊得功能就是設(shè)置文字、字體、樣式、大小、透明度與傾斜

度、

2.3檔案處理系統(tǒng)

2o3.1檔案掃描

主要負(fù)責(zé)對圖片文件得掃描、修改、刪除。

進入影像文件掃描，按對應(yīng)功能操作得不同,顯現(xiàn)出得功能按鈕也

就不同，如初始狀態(tài)只有“新增批次”與“放棄”、“退出”按鈕可用。

2.3o2檔案處理

檔案處理系統(tǒng)主要用來完成資料得電子化處理及歸檔等操作，包

括:檔案基礎(chǔ)目錄建立、檔案信息采集、檔案資料處理、檔案資料著

錄、檔案資料歸檔、封包、檔案資料審核等。

2o3.3檔案關(guān)聯(lián)

主要負(fù)責(zé)將圖片文件等檔案材料與居民關(guān)聯(lián)起來。

2.3.4檔案審核

主要負(fù)責(zé)對關(guān)聯(lián)之后得文件進行審核與刪除關(guān)聯(lián)。

2o3o5檔案立卷

主要負(fù)責(zé)立卷與查詢卷信息。

2O4檔案管理系統(tǒng)

2.4.1檔案借閱管理

a、檔案借閱登記

記錄用戶要借閱得檔案類型、就是否已歸檔、借閱案卷、借閱日

期、借閱者、借閱期限與同意借閱領(lǐng)導(dǎo)得簽字等信息，檢索到用戶所

需得檔案進行借閱登記，并打印借閱單。

當(dāng)借閱實物檔案時，要手工登記檔案得借閱表，若檢索到得條目下

沒有原文,而該文件得載體就是“紙質(zhì)”忖，科長頁面中登記檔案借閱

申請信息，然后到檔案室進行借閱。在進行借閱時，借閱方式與審批流

程得選擇項應(yīng)能自由定義。對于用戶無權(quán)查瞧得檔案,需要進行借閱

申請，待得到批準(zhǔn)后。如果就是電子檔案，可根據(jù)用戶權(quán)限判斷,如果有

權(quán)利查瞧可直接通過查詢即可借閱，如尢權(quán)查瞧得檔案，待審批流程批

準(zhǔn)后方可借閱、

些具有權(quán)限得檔案，用戶不必經(jīng)過此過程即可借閱檔案。

2此流程可由用戶根據(jù)實際工作情況自定義。

b、檔案歸還管理

可對用戶歸還得檔案進行登記，并提供續(xù)借功能。同時具有設(shè)置

歸還者填寫檔案使用效果表單后，才能完成歸還手續(xù)辦理操作得功

能。

具體來說，檔案管理員通過檔號等條件在系統(tǒng)檢索該檔案資料狀

態(tài)，了解到檔案借閱登記信息，然后執(zhí)行歸還檔案操作,系統(tǒng)記錄歸還

時間、辦理人與歸還人等信息、

c.檔案催還管理

由于用戶借閱與歸還都進行了登記與管理，所需系統(tǒng)可以通過

“檔案催還管理”對過期未還得檔案或已借出若干天得檔案進行統(tǒng)計,

自動提醒與打印催還單、借閱統(tǒng)計系統(tǒng)對大難得借閱提供各種統(tǒng)計方

式，并可隨時打印統(tǒng)計結(jié)果。

d.檔案預(yù)約管理

用于處理用戶預(yù)約得檔案，為用戶辦理借閱手續(xù)、

2.4.2檔案出庫管理

紙質(zhì)檔案資料不管通過何種途徑被調(diào)用出庫，必須通過“檔案出

庫登記”方能完成、有檔案庫管理員對檔案出庫單進行填寫登記，同

時資料得遞交人與接受人雙方信息都由計算機記錄，抱著了紙張檔案

得有效管理。

出庫單主要記錄內(nèi)容包括:檔案編號、接受人、出庫時間、出庫

原因、經(jīng)辦人、審批人等。

2.4o3檔案銷毀管理

“檔案銷毀管理”主要實現(xiàn)紙質(zhì)文件銷毀得管理功能、紙檔案銷

毀必須進行銷毀信息以及事由得錄入，經(jīng)管理員確認(rèn)后,方能銷毀紙質(zhì)

檔案。

檔案銷毀登記單主要記錄內(nèi)容包括:檔案編號、銷毀時間、銷毀

原因、經(jīng)辦人、審批人等。

2.4.4檔案綜合管理

包括設(shè)備管理、制度管理、管理網(wǎng)絡(luò)圖、檔案接收統(tǒng)計、對接受

移交檔案進行統(tǒng)計等，此部分內(nèi)容可根據(jù)客戶實際需要進行單獨定

制。

2O5檔案資源系統(tǒng)

檔案信息得開發(fā)就是實現(xiàn)檔案資料充分利用得重要手段。在信息

開發(fā)過程中能提供規(guī)劃化得編研模板與流程，以提高信息開發(fā)得效率

與質(zhì)量。另外對數(shù)字檔案分類進行存儲，確保歷史數(shù)據(jù)在日后工作數(shù)

據(jù)挖掘。

2.5o1專題庫管理

專題庫就是對編研成果得匯總，對其管理得功能包括制作專題目

錄，管理各專題得名稱、時間、期限、專題類別、狀態(tài)、創(chuàng)建者、參

與者等信息,并提供增加、修改、刪除、查詢專題等功能。

2.5.2素材庫管理

根據(jù)編研需要，從系統(tǒng)目錄結(jié)構(gòu)得檔案庫或從檔案庫外通過輸

入、掃描、摘錄等方式得到素材，并提供素材描述信息得輸入、修改、

刪除等功能、

2、6檔案查詢系統(tǒng)

2.601影像文件查詢

按不同得查詢條件，查詢出相應(yīng)得信息，點擊信息中得“圖片預(yù)覽”,

可以彈出一個二級窗口來預(yù)覽相應(yīng)記錄當(dāng)中得圖片。

2.6o2檔案目錄查詢

輸入檔案類別、檔號、年份、狀態(tài)等查詢條件，可以查瞧相關(guān)得

檔案信息。

2.6.3檔案使用情況查詢

按查詢條件得不同,查詢出相應(yīng)得信息。選擇“按檔案類別分類”

可按類別統(tǒng)計檔案得使用情況。

2o6.4檔案處理進度查詢

按檔案類別查詢已經(jīng)掃描得批次數(shù)、己掃描得圖片數(shù)、已經(jīng)關(guān)聯(lián)

得批次數(shù)、已經(jīng)關(guān)聯(lián)得檔案文件數(shù)