房地產(chǎn)公司招標(biāo)采購部制度?一、總則（一）目的為規(guī)范房地產(chǎn)公司招標(biāo)采購部的工作流程，提高工作效率，確保采購質(zhì)量，控制采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于房地產(chǎn)公司招標(biāo)采購部的所有采購活動(dòng)，包括但不限于工程建設(shè)、材料設(shè)備采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.公開、公平、公正原則：招標(biāo)采購活動(dòng)應(yīng)公開透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與的機(jī)會(huì)，按照公正的程序進(jìn)行評審和決策。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足項(xiàng)目需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品，確保項(xiàng)目質(zhì)量達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)。3.成本控制原則：通過合理的采購策略和談判技巧，有效控制采購成本，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益最大化。4.廉潔自律原則：招標(biāo)采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司規(guī)定，廉潔奉公，杜絕任何形式的不正當(dāng)交易。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)招標(biāo)采購部設(shè)部門經(jīng)理一名，下設(shè)招標(biāo)主管、采購主管、招標(biāo)專員、采購專員等崗位。（二）職責(zé)分工1.部門經(jīng)理全面負(fù)責(zé)招標(biāo)采購部的日常管理工作，制定部門工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)建立和完善招標(biāo)采購管理制度和流程，確保工作規(guī)范有序進(jìn)行。審核重大招標(biāo)采購項(xiàng)目的招標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告等重要文件，對招標(biāo)采購結(jié)果進(jìn)行決策。協(xié)調(diào)與其他部門的工作關(guān)系，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問題。負(fù)責(zé)部門團(tuán)隊(duì)建設(shè)，組織員工培訓(xùn)和考核，提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.招標(biāo)主管協(xié)助部門經(jīng)理制定招標(biāo)工作計(jì)劃和方案，組織實(shí)施各類招標(biāo)活動(dòng)。負(fù)責(zé)招標(biāo)文件的編制、審核和發(fā)放工作，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、合法。組織開標(biāo)、評標(biāo)會(huì)議，負(fù)責(zé)評標(biāo)過程的記錄和監(jiān)督，確保評標(biāo)活動(dòng)公正、公平進(jìn)行。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通、答疑，收集整理供應(yīng)商反饋信息，建立供應(yīng)商信息庫。協(xié)助部門經(jīng)理處理招標(biāo)過程中的投訴和質(zhì)疑，及時(shí)向上級匯報(bào)工作進(jìn)展情況。3.采購主管制定采購計(jì)劃和預(yù)算，根據(jù)項(xiàng)目需求合理安排采購進(jìn)度。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、篩選、評估和管理工作，建立穩(wěn)定的供應(yīng)商合作關(guān)系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和項(xiàng)目要求。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負(fù)責(zé)采購成本的控制和分析，定期向上級匯報(bào)采購成本情況，提出降低成本的建議和措施。4.招標(biāo)專員協(xié)助招標(biāo)主管編制招標(biāo)文件，收集和整理招標(biāo)相關(guān)資料。負(fù)責(zé)招標(biāo)公告的發(fā)布、投標(biāo)文件的接收和整理工作。參與開標(biāo)、評標(biāo)會(huì)議的組織工作，做好會(huì)議記錄和相關(guān)文件的歸檔工作。協(xié)助處理招標(biāo)過程中的文件傳遞、溝通協(xié)調(diào)等具體事務(wù)。5.采購專員協(xié)助采購主管制定采購計(jì)劃，執(zhí)行采購任務(wù)。負(fù)責(zé)市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，為采購決策提供參考依據(jù)。參與采購談判，協(xié)助簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫等工作，確保物資質(zhì)量符合要求。協(xié)助處理采購過程中的文件整理、報(bào)銷等工作。三、招標(biāo)采購流程（一）招標(biāo)采購計(jì)劃制定1.項(xiàng)目啟動(dòng)階段，各部門根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和需求，向招標(biāo)采購部提交招標(biāo)采購申請，明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、交貨時(shí)間等詳細(xì)信息。2.招標(biāo)采購部收到申請后，進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合項(xiàng)目整體進(jìn)度計(jì)劃，制定招標(biāo)采購計(jì)劃。計(jì)劃應(yīng)明確招標(biāo)采購項(xiàng)目的具體內(nèi)容、時(shí)間安排、責(zé)任人等。3.招標(biāo)采購計(jì)劃經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，嚴(yán)格按照計(jì)劃組織實(shí)施招標(biāo)采購活動(dòng)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)招標(biāo)采購專員根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，篩選出符合基本要求的供應(yīng)商名單，并填寫《供應(yīng)商信息登記表》。采購主管或招標(biāo)主管對初步篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等情況。考察結(jié)束后，撰寫考察報(bào)告，提出是否納入供應(yīng)商庫的建議。2.供應(yīng)商評估與準(zhǔn)入建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，從供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估。定期或不定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。對于評估結(jié)果為優(yōu)秀和良好的供應(yīng)商，可優(yōu)先納入供應(yīng)商庫；對于評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，及時(shí)淘汰出供應(yīng)商庫。新供應(yīng)商首次合作前，需經(jīng)過嚴(yán)格的準(zhǔn)入審核。采購專員負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件，并提交招標(biāo)采購部進(jìn)行審核。審核通過后，與供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.供應(yīng)商庫管理建立完善的供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作記錄等進(jìn)行詳細(xì)記錄和管理。定期對供應(yīng)商庫進(jìn)行更新和維護(hù)，刪除不再合作或不符合要求的供應(yīng)商信息，補(bǔ)充新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商信息。根據(jù)項(xiàng)目需求和供應(yīng)商表現(xiàn)，對供應(yīng)商庫中的供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，以便在招標(biāo)采購時(shí)能夠快速準(zhǔn)確地選擇合適的供應(yīng)商。（三）招標(biāo)文件編制1.招標(biāo)主管根據(jù)采購項(xiàng)目的需求和特點(diǎn)，組織招標(biāo)專員編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、評標(biāo)辦法、合同條款、技術(shù)規(guī)格、投標(biāo)文件格式等內(nèi)容。2.在編制招標(biāo)文件過程中，應(yīng)充分考慮項(xiàng)目的實(shí)際情況和潛在投標(biāo)人的合理需求，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。3.招標(biāo)文件編制完成后，提交部門經(jīng)理審核。審核重點(diǎn)包括文件內(nèi)容的合法性、合理性、完整性，以及評標(biāo)辦法的公正性和可操作性等。審核通過后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）招標(biāo)公告發(fā)布1.招標(biāo)專員根據(jù)審批后的招標(biāo)文件，在公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、公共資源交易平臺(tái)等指定媒體上發(fā)布招標(biāo)公告。招標(biāo)公告應(yīng)明確招標(biāo)項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、要求、報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系方式等關(guān)鍵信息。2.對潛在投標(biāo)人的報(bào)名信息進(jìn)行收集和整理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對報(bào)名資格進(jìn)行審查。審查合格的投標(biāo)人，向其發(fā)放招標(biāo)文件。（五）投標(biāo)文件接收與整理1.在招標(biāo)文件規(guī)定的投標(biāo)截止時(shí)間前，接收投標(biāo)人提交的投標(biāo)文件。對投標(biāo)文件進(jìn)行檢查和登記，確保文件密封完好、簽字蓋章齊全。2.開標(biāo)前，對投標(biāo)文件進(jìn)行整理和分類，按照招標(biāo)文件規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行核對，確保投標(biāo)文件的完整性和有效性。（六）開標(biāo)、評標(biāo)1.開標(biāo)按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)組織開標(biāo)會(huì)議。開標(biāo)會(huì)議由招標(biāo)主管主持，招標(biāo)專員、采購專員、監(jiān)督人員等參加。開標(biāo)時(shí)，當(dāng)眾宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價(jià)格、投標(biāo)文件的主要內(nèi)容等關(guān)鍵信息，并記錄在案。開標(biāo)過程應(yīng)進(jìn)行全程錄像，確保開標(biāo)活動(dòng)的公開、公正。2.評標(biāo)開標(biāo)結(jié)束后，組織評標(biāo)委員會(huì)進(jìn)行評標(biāo)。評標(biāo)委員會(huì)由公司內(nèi)部相關(guān)專業(yè)人員和外部專家組成，人數(shù)應(yīng)符合法律法規(guī)規(guī)定。評標(biāo)委員會(huì)成員應(yīng)嚴(yán)格按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)辦法進(jìn)行評標(biāo)，對投標(biāo)文件的技術(shù)方案、商務(wù)條款、價(jià)格等進(jìn)行綜合評審和比較，推薦中標(biāo)候選人。評標(biāo)過程中，評標(biāo)委員會(huì)成員應(yīng)獨(dú)立評審，不得相互串通或受外界干擾。如有疑問或需要投標(biāo)人澄清的問題，可要求投標(biāo)人進(jìn)行書面澄清或答辯。招標(biāo)專員負(fù)責(zé)記錄評標(biāo)過程和評標(biāo)結(jié)果，整理評標(biāo)報(bào)告。評標(biāo)報(bào)告應(yīng)包括評標(biāo)基本情況、評標(biāo)委員會(huì)成員名單、評標(biāo)方法和標(biāo)準(zhǔn)、各投標(biāo)人的評審情況、中標(biāo)候選人推薦意見等內(nèi)容。（七）中標(biāo)通知與合同簽訂1.根據(jù)評標(biāo)報(bào)告，確定中標(biāo)人。向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并同時(shí)通知未中標(biāo)人。中標(biāo)通知書應(yīng)明確中標(biāo)項(xiàng)目的名稱、中標(biāo)價(jià)格、中標(biāo)工期等主要內(nèi)容。2.中標(biāo)人收到中標(biāo)通知書后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與公司簽訂合同。合同簽訂前，由采購主管對合同條款進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容符合招標(biāo)文件要求和公司利益。審核通過后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。合同簽訂后，將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。（八）采購合同執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購合同執(zhí)行采購專員負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量、數(shù)量等要求履行義務(wù)。如供應(yīng)商在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)違約行為，采購專員應(yīng)及時(shí)向采購主管匯報(bào)，并根據(jù)合同約定采取相應(yīng)的措施，如要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任、解除合同等。2.驗(yàn)收采購物資到貨前，采購專員應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商更換或退貨。如因供應(yīng)商原因造成的損失，由供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（九）付款管理1.采購專員根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫付款申請單，提交采購主管審核。付款申請單應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、發(fā)票號(hào)碼等信息。2.采購主管對付款申請單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同執(zhí)行情況、驗(yàn)收結(jié)果、發(fā)票真實(shí)性等。審核通過后，報(bào)部門經(jīng)理審批。3.部門經(jīng)理審批通過后，提交公司財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)管理制度和合同約定，對付款申請進(jìn)行再次審核，審核無誤后支付款項(xiàng)。四、招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場風(fēng)險(xiǎn)：包括市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商壟斷、原材料供應(yīng)短缺等風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致采購成本增加、物資供應(yīng)不及時(shí)等問題。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，可能影響項(xiàng)目質(zhì)量和進(jìn)度，給公司帶來損失。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：合同條款不完善、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致公司權(quán)益受損。4.人員風(fēng)險(xiǎn)：招標(biāo)采購人員的專業(yè)素質(zhì)、職業(yè)道德等問題，可能影響招標(biāo)采購工作的公正、公平進(jìn)行，給公司帶來風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。評估結(jié)果分為高、中、低三個(gè)等級。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略。對于高風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注，采取積極有效的措施進(jìn)行防范和控制；對于中風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)密切關(guān)注，適時(shí)采取措施進(jìn)行應(yīng)對；對于低風(fēng)險(xiǎn)事件，可進(jìn)行適當(dāng)監(jiān)控，定期評估其變化情況。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對建立市場價(jià)格監(jiān)測機(jī)制，定期收集市場價(jià)格信息，分析價(jià)格走勢，為采購決策提供參考依據(jù)。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低供應(yīng)商壟斷風(fēng)險(xiǎn)。優(yōu)化采購計(jì)劃，提前儲(chǔ)備一定數(shù)量的常用物資，應(yīng)對原材料供應(yīng)短缺風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行抽檢。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，確保采購物資質(zhì)量符合要求。建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時(shí)處理采購物資出現(xiàn)的質(zhì)量問題，要求供應(yīng)商采取整改措施，如更換產(chǎn)品、賠償損失等。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)合同管理，制定完善的合同管理制度和流程，確保合同條款明確、詳細(xì)、合法，避免出現(xiàn)漏洞和歧義。在簽訂合同前，對合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保合同內(nèi)容符合公司利益和法律法規(guī)要求。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)商解決，避免合同糾紛的發(fā)生。4.人員風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)對招標(biāo)采購人員的培訓(xùn)和教育，提高其專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，使其熟悉招標(biāo)采購法律法規(guī)和公司制度流程。建立健全人員考核評價(jià)機(jī)制，對招標(biāo)采購人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核評價(jià)，激勵(lì)其積極工作，提高工作質(zhì)量。加強(qiáng)對招標(biāo)采購人員的職業(yè)道德教育，嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕不正當(dāng)交易行為。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對招標(biāo)采購部的工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查招標(biāo)采購活動(dòng)是否符合法律法規(guī)和公司制度規(guī)定，采購流程是否規(guī)范，采購成本是否合理等。2.設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或指定專人對招標(biāo)采購過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保開標(biāo)、評標(biāo)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)公正、公平進(jìn)行。監(jiān)督人員應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為，并向上級匯報(bào)。（二）外部監(jiān)督1.主動(dòng)接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門開展的招標(biāo)采購專項(xiàng)整治等活動(dòng)。2.對于重大招標(biāo)采購項(xiàng)目，邀請社會(huì)公眾參與監(jiān)督，提高招標(biāo)采購活動(dòng)的透明度。（三）考核管理1.建立招標(biāo)采購部員工考核制度，制定明確的考核指標(biāo)和評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。考核指標(biāo)包括工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。2.定期對員工進(jìn)行考核評價(jià)，考核結(jié)果與員工的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤