檔案及物品管理辦法?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司檔案及物品的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，合理配置和有效利用公司物品資源，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理和物品管理工作。3.職責(zé)分工綜合管理部負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)監(jiān)督以及重要檔案的集中保管。各部門負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、歸檔和保管，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。行政部門負(fù)責(zé)公司各類物品的采購、入庫、發(fā)放、調(diào)配和盤點(diǎn)等日常管理工作。二、檔案管理1.檔案分類行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、公司章程等治理文件，行政辦公會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等行政事務(wù)文件。人事檔案：員工個(gè)人基本信息、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、績效考核檔案、薪酬福利檔案、勞動(dòng)合同等。財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。業(yè)務(wù)檔案：市場調(diào)研報(bào)告、銷售合同、項(xiàng)目策劃書、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、客戶資料等與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件。其他檔案：如榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、法律文件等。2.檔案收集與整理收集要求各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的各類文件資料進(jìn)行收集，確保資料的齊全完整。對于外來文件，如政府部門文件、合作單位往來文件等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)簽收，并及時(shí)移交至檔案管理人員。整理要求檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件資料進(jìn)行分類整理。每份文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，編制文件目錄清單，便于查找和管理。對于破損或褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。3.檔案歸檔歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在文件形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的檔案移交至綜合管理部歸檔。對于重大項(xiàng)目或重要事件的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。歸檔流程檔案管理人員接收各部門移交的檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。核對無誤后，檔案管理人員將檔案錄入檔案管理系統(tǒng)，并按照檔案存放位置進(jìn)行上架存放。4.檔案保管保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等重要文件。長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括各類業(yè)務(wù)合同、重要項(xiàng)目資料等。短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性文件、臨時(shí)性文件等。檔案借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理專用章。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。檔案查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，并在查閱登記本上記錄查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。外單位人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，并對查閱情況進(jìn)行記錄。檔案銷毀對于已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的安全性。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。三、物品管理1.物品分類辦公設(shè)備：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、辦公桌椅等。辦公用品：文具、紙張、文件夾、筆記本、筆、墨盒、硒鼓等。低值易耗品：掃帚、拖把、垃圾桶、清潔劑、一次性紙杯等。固定資產(chǎn)：房產(chǎn)、車輛、大型設(shè)備等。2.物品采購采購計(jì)劃各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前制定物品采購計(jì)劃，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息。采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)行政部門匯總。采購流程行政部門根據(jù)各部門的采購計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，制定公司整體采購計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批后的采購計(jì)劃，由行政部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購。采購人員應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保采購物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。采購物品到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物品，辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物品，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨。3.物品入庫入庫驗(yàn)收倉庫管理人員應(yīng)對采購到貨的物品進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致。對于驗(yàn)收合格的物品，倉庫管理人員應(yīng)填寫《物品入庫單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息，并簽字確認(rèn)。對于驗(yàn)收不合格的物品，倉庫管理人員應(yīng)拒絕入庫，并及時(shí)通知采購人員處理。入庫保管倉庫管理人員應(yīng)按照物品的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，建立物品臺(tái)賬，記錄物品的出入庫情況。倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，定期對物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.物品發(fā)放發(fā)放原則物品發(fā)放應(yīng)遵循按需發(fā)放、節(jié)約使用的原則。各部門領(lǐng)用物品時(shí)，應(yīng)填寫《物品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到倉庫管理人員處辦理領(lǐng)用手續(xù)。發(fā)放流程倉庫管理人員根據(jù)《物品領(lǐng)用申請表》，核實(shí)庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時(shí)發(fā)放物品，并在《物品領(lǐng)用申請表》上簽字確認(rèn)。如庫存不足，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門采購補(bǔ)充。物品發(fā)放后，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)更新物品臺(tái)賬，記錄物品的發(fā)放情況。5.物品調(diào)配調(diào)配原因因工作需要，公司內(nèi)部各部門之間可進(jìn)行物品調(diào)配。物品調(diào)配應(yīng)遵循合理、高效的原則，確保物品得到充分利用。調(diào)配流程申請調(diào)配物品的部門應(yīng)填寫《物品調(diào)配申請表》，注明調(diào)配物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)出部門、調(diào)入部門等信息，經(jīng)調(diào)出部門和調(diào)入部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，報(bào)行政部門審核。行政部門審核同意后，通知倉庫管理人員辦理物品調(diào)配手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)按照《物品調(diào)配申請表》的要求，將物品從調(diào)出部門倉庫調(diào)至調(diào)入部門倉庫，并在物品臺(tái)賬上進(jìn)行相應(yīng)記錄。6.物品盤點(diǎn)盤點(diǎn)周期公司應(yīng)定期對物品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[X]個(gè)月/季度/年度。盤點(diǎn)內(nèi)容盤點(diǎn)內(nèi)容包括物品的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置等。盤點(diǎn)流程倉庫管理人員在盤點(diǎn)前，應(yīng)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，如整理物品、核對賬目等。盤點(diǎn)時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)與盤點(diǎn)人員共同對物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)，并記錄實(shí)際盤點(diǎn)情況。盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制《物品盤點(diǎn)報(bào)告》，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)調(diào)整賬目，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。7.物品報(bào)廢報(bào)廢條件物品因損壞、老化、技術(shù)淘汰等原因無法繼續(xù)使用的，可申請報(bào)廢。報(bào)廢流程使用部門填寫《物品報(bào)廢申請表》，注明報(bào)廢物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)行政部門審批。行政部門組織相關(guān)人員對報(bào)廢物品進(jìn)行鑒定，如確已無法使用，批準(zhǔn)報(bào)廢申請。批準(zhǔn)報(bào)廢的物品，由行政部門負(fù)責(zé)組織處理，處理方式可采用變賣、捐贈(zèng)、銷毀等。處理過程中，應(yīng)做好記錄，并將處理結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。四、監(jiān)督與檢查1.綜合管理部定期對公司檔案管理和物品管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意