PAGEPAGE1檔案資料管理細(xì)則一、前言為了保障公司及員工的利益，規(guī)范檔案資料的管理，提高檔案資料利用率，制定此細(xì)則，詳細(xì)說(shuō)明檔案資料的管理流程、標(biāo)準(zhǔn)及注意事項(xiàng)。二、檔案資料范圍公司所有的記錄、文件、合同、合格證書等屬于檔案資料范圍，按照性質(zhì)、類別、形式分別管理。三、檔案資料管理流程3.1檔案資料采集業(yè)務(wù)部門或崗位每日/周/月按照規(guī)定的格式采集資料，其中包括書面文件、電子文件等多種形態(tài)。3.2檔案資料登記采集到的資料按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括檔案名稱、檔案編號(hào)、類型、存放部門等信息，并進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。3.3檔案資料歸檔按照登記內(nèi)容進(jìn)行分類歸檔，確保檔案資料可靠、安全地存放。3.4檔案資料查閱根據(jù)查閱申請(qǐng)進(jìn)行流程審批后，由相關(guān)人員提供檔案資料查閱服務(wù)。3.5檔案資料借閱對(duì)于需要外借的檔案資料，需在出借前填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，并通過(guò)相關(guān)人員審批后方可出借。3.6檔案資料銷毀按照規(guī)定的銷毀政策和流程進(jìn)行檔案資料銷毀，銷毀后請(qǐng)注銷檔案編號(hào)、清單等相關(guān)信息。四、檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)4.1檔案資料分類標(biāo)準(zhǔn)按照檔案資料性質(zhì)、類別和形式進(jìn)行分類，主要包括業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)檔案等。4.2檔案資料存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)檔案資料需存放在指定的位置，按照一定的時(shí)間分類存放，不得隨意移動(dòng)或擅自借出。4.3檔案資料銷毀標(biāo)準(zhǔn)檔案資料未達(dá)到保管期限，不得銷毀，達(dá)到保管期限后，按照銷毀政策和流程進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。4.4檔案資料保密標(biāo)準(zhǔn)檔案資料需要根據(jù)文件保密等級(jí)進(jìn)行存放和管理，并顯示文件保密級(jí)別。五、檔案資料管理注意事項(xiàng)5.1檔案資料管理人員應(yīng)保證檔案資料的安全性，避免子人為損壞或誤操作導(dǎo)致檔案丟失。5.2檔案資料向外借閱時(shí)，必須經(jīng)過(guò)審批，并應(yīng)保證借閱人已明確接收借閱協(xié)議并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.3檔案資料每年至少進(jìn)行一次盤查和整理，確保檔案資料的完備性和準(zhǔn)確性。5.4檔案資料存放位置應(yīng)避免陽(yáng)光直射和高溫環(huán)境，避免檔案資料損壞。六、結(jié)語(yǔ)本細(xì)則具有指導(dǎo)性和約束性，將為公司檔