歸檔文件整理操作實(shí)務(wù)

檔案工作培訓(xùn)課程內(nèi)容文書(shū)檔案以件為單位整理要點(diǎn)科技檔案整理要點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案整理要點(diǎn)特殊載體檔案整理要點(diǎn)實(shí)物檔案整理要點(diǎn)

1文書(shū)檔案以件為單位整理要點(diǎn)文書(shū)檔案以件為單位整理要點(diǎn)以“件”為單位整理的前提：適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文件歸檔整理工作需要件，是指因某一事由而直接形成的單份文件的計(jì)量單位

形成是自然的形式是單個(gè)獨(dú)立成冊(cè)的（實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)體現(xiàn)為一條目錄）效用是獨(dú)立可用的是文件歸檔時(shí)的基本保管單位文書(shū)檔案以件為單位整理要點(diǎn)按“件”裝訂

分類

排列

編號(hào) （室編件號(hào)）

編目 （歸檔文件目錄）

裝盒排架①按“件”裝訂一般情況：以自然形成的每份文件，為一件。特殊情況：正文與定稿，為一件；原件與復(fù)制件，為一件；正文與附件，為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，為一件；式樣相同、內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的未裝訂成冊(cè)的各種表、單（如每周安排、統(tǒng)計(jì)表、介紹信等），可以裝訂在一起作為一件;正文與文件處理單，為一件；正文與發(fā)文稿紙，為一件；①按“件”裝訂特殊情況：來(lái)文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函），原則上各為一件，也可合為一件；會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要，原則上各為一件；一次會(huì)議形成的會(huì)議通知、與會(huì)名單、會(huì)議議程、領(lǐng)導(dǎo)講話、新聞報(bào)道稿等文件各為一件；歸檔前已自然成本（冊(cè)）的會(huì)議記錄本、各種簿冊(cè)（名冊(cè)、圖冊(cè)等），按其固有的裝訂方式，每本（冊(cè)）各為一件；重要文件須保留歷次修改稿的，正文與歷次修改稿各為一件；裝訂前對(duì)文件的修整：整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。例如不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)字跡等。裝訂前的整修內(nèi)容主要有：修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物、大紙張折疊。①按“件”裝訂注：保管10年的文件可保持原狀，已經(jīng)成冊(cè)不易拆釘?shù)目杀３衷瓲?，減少不必要?jiǎng)趧?dòng)

裝訂方式：采用不銹鋼訂書(shū)釘在文件左側(cè)或左上角，一般只訂一釘；注：一個(gè)單位的裝訂方式應(yīng)該統(tǒng)一①按“件”裝訂裝訂順序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；中文版本在前，其它文種版本在后；發(fā)文稿紙?jiān)谇?，正文在后；文件處理單在前，正文在后；①按“件”裝訂一般采取“保管期限—年度—組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”的復(fù)式分類法。

即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下面按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類。采用這種分類方法，在庫(kù)房管理時(shí)，不同保管期限分別排架，便于今后檔案移交進(jìn)館、鑒定銷(xiāo)毀。

②分類按年度分類：（1）以每年1月1日至12月31日為一個(gè)自然年度（2）跨年度形成文件的處理：請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年；規(guī)劃放在針對(duì)的第一年；總結(jié)、決算、報(bào)表，放在針對(duì)的最后一年；會(huì)議文件，放在開(kāi)幕年；兩個(gè)內(nèi)容文件，歸入主要內(nèi)容針對(duì)的年度；②分類按組織機(jī)構(gòu)分類：（1）按單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將歸檔文件分類，組織機(jī)構(gòu)按黨、政、工、團(tuán)順序排列，綜合性機(jī)構(gòu)在前，專業(yè)職能部門(mén)列后（2）跨部門(mén)形成文件的處理：業(yè)務(wù)部門(mén)起草單位名義發(fā)文，歸綜合部門(mén)聯(lián)合辦理文件，歸主辦部門(mén)；單位名義召開(kāi)綜合性會(huì)議文件，歸綜合部門(mén)；參加上級(jí)會(huì)議文件，全局性歸辦公部門(mén)，業(yè)務(wù)性歸業(yè)務(wù)部門(mén)；領(lǐng)導(dǎo)人兼任職務(wù)文件，分別歸有關(guān)部門(mén)或企業(yè)；②分類歸檔文件分類后，遵循“事由原則”為主，參考時(shí)間和重要程度等因素進(jìn)行排列。不同保管期限的文件，需分別排列。不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的文件，按分類方案設(shè)置的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）序列排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；事由之間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序隨辦隨歸。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等成套性文件一般應(yīng)集中排列在一起。因故未及時(shí)歸檔的零散文件，在整理時(shí)可以排在文件形成年度的相應(yīng)保管期限最后，并在備考表中說(shuō)明。

③排列檔案室在分類方案的最低一級(jí)類目里，依據(jù)排列順序逐件編號(hào)：例如：按“保管期限-年度”分類，其最低一級(jí)類目為“年度”，即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列順序從“１”開(kāi)始逐件編號(hào)，形成一個(gè)流水號(hào)。（即每年3個(gè)流水號(hào)）④編號(hào)（室編件號(hào)）在文件首頁(yè)的上端空白處蓋統(tǒng)一刻制的歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。注：文件處理單隨同文件一并歸檔的，歸檔章一般蓋在文件處理單上。全宗號(hào)目錄號(hào)館編件號(hào)保管期限年度類別室編件號(hào)頁(yè)數(shù)歸檔章④編號(hào)（加蓋歸檔章）全宗號(hào)目錄號(hào)館編件號(hào)保管期限年度類別室編件號(hào)頁(yè)數(shù)永久2010歸檔章檔案移交進(jìn)館時(shí)填寫(xiě)

機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）按機(jī)構(gòu)分類的，用中文填寫(xiě)分類方案類目的機(jī)構(gòu)名稱或其規(guī)范化簡(jiǎn)稱；（按問(wèn)題分類的，用中文填寫(xiě)類目名稱）

檔案室填寫(xiě)

④編號(hào)（歸檔章）全宗號(hào)目錄號(hào)館編件號(hào)保管期限年度類別室編件號(hào)頁(yè)數(shù)永久2010歸檔章室編件號(hào)：在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列順序從“１”開(kāi)始逐件編號(hào)，形成一個(gè)流水號(hào)。注：不同類目之間不能交叉編號(hào)。編號(hào)必須與分類方案一致。④編號(hào)（歸檔章）依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。它是檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的基本條件。⑤編目（歸檔文件目錄）歸檔文件目錄用紙采用Ａ4型；

歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)。應(yīng)包括目錄封面和歸檔文件目錄二部分。

⑤編目（歸檔文件目錄）將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，數(shù)量適度并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊和備考表。

注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜裝入同一檔案盒內(nèi)；同一年度、同一保管期限但不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的歸檔文件可放入同一盒中；

⑥裝盒盒脊

年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）起止件號(hào)盒號(hào)2010永久辦公室1-71⑥裝盒歸檔文件裝盒后，上架排列應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，盒脊朝外，便于實(shí)體管理。

一般先按保管期限、再按年度、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題排列，具體排列順序根據(jù)分類方案。

⑦排架2科技檔案整理要點(diǎn)科技檔案整理要點(diǎn)分項(xiàng)目、組卷、排序

修整、編號(hào)

編目（卷內(nèi)目錄、備考表）

裝訂、裝盒編制封面編制案卷目錄入庫(kù)上架科技檔案一般有產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備四大類。特點(diǎn)：具有成套性。方法：按項(xiàng)目形成階段組卷、排序產(chǎn)品檔案一般有：市場(chǎng)調(diào)研、立項(xiàng)；設(shè)計(jì)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)；圖紙、工藝；工裝、包裝；鑒定、檢驗(yàn)；創(chuàng)優(yōu)；質(zhì)量分析?？蒲袡n案一般有：調(diào)研、申報(bào)立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、總結(jié)、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用。①分項(xiàng)目、組卷、排序基建檔案一般有：依據(jù)性文件（可行性研究、立項(xiàng)、審批）；基礎(chǔ)性文件（勘探、測(cè)繪、征遷、招投標(biāo)）；設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件；竣工驗(yàn)收文件；評(píng)獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)文件；使用維修改擴(kuò)建文件。設(shè)備檔案一般有：隨機(jī)文件；合同發(fā)票（或復(fù)印件）開(kāi)箱驗(yàn)收；安裝調(diào)試；使用維護(hù)、更新改造。①分項(xiàng)目、組卷、排序②修整編號(hào)修整：去釘和折疊。大于A4的圖紙采用“手風(fēng)琴”式折疊，使標(biāo)題欄外露。②修整編號(hào)檔號(hào)具體的編制方法，參照各單位相關(guān)檔案編制說(shuō)明。下圖是某基建項(xiàng)目檔案檔號(hào)編制的例子：其施工階段的第3卷檔案（項(xiàng)目中第104卷檔案）表示為：JJ?sbh—III—3/104③編目（卷內(nèi)目錄、備考表）、④裝盒采用不裝訂方式的，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技擋案盒內(nèi)保存。須每份文件材料上依次標(biāo)注順序號(hào)。⑤編制封面案卷題名：編制在卷盒或軟卷皮的正面特別提示：采用軟卷皮裝訂后裝盒的，編制軟卷皮的封面，檔案盒可只編盒內(nèi)檔案的起止檔號(hào)不編制封面；采用不裝訂方式的，要編制檔案盒的封面。3會(huì)計(jì)檔案整理要點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案整理要點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍是會(huì)計(jì)核算材料，即：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等其他材料。本單位的經(jīng)費(fèi)預(yù)算、財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、調(diào)資定級(jí)、財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)政策等管理性文件材料，應(yīng)納入文書(shū)檔案歸檔范圍，不納入會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍。提示：會(huì)計(jì)檔案的整理由財(cái)會(huì)部門(mén)完成，可由財(cái)會(huì)部門(mén)保管一定時(shí)間，期滿后需向檔案室移交。財(cái)會(huì)部門(mén)保管期間需向檔案室提供會(huì)計(jì)檔案目錄。4特殊載體檔案整理要點(diǎn)特殊載體檔案整理要點(diǎn)特殊載體檔案按不同載體形式分成：照片（底片）錄音帶錄像帶光盤(pán)計(jì)算機(jī)磁帶等類。分類：一般是“年度-問(wèn)題”分類法

組卷：分年度混問(wèn)題組卷，按照形成日期依次整理入冊(cè)

照片編號(hào)：“卷號(hào)—張?zhí)枴?/p>

編制說(shuō)明：一種是單張說(shuō)明，一種是組合照片說(shuō)明

裝冊(cè)

編目：卷內(nèi)目錄、封面、備考表、脊背等照片檔案整理照片檔案整理組合照片說(shuō)明（可放在本組照片第一張照片的上方）單張照片說(shuō)明照片檔案整理照片檔案卷（冊(cè)）一盤(pán)錄音帶、一盤(pán)錄像帶自然形成一個(gè)保管單位，可形成時(shí)間先后分別進(jìn)行排列編號(hào)，即錄音檔案一個(gè)流水號(hào)，錄像檔案一個(gè)流水號(hào)。要編寫(xiě)文字說(shuō)明，與錄音帶、錄像帶一起保存。錄音錄像帶整理；光盤(pán)整理光盤(pán)是電子文件的主要存儲(chǔ)形式，一張光盤(pán)即自然形成一個(gè)保管單位，每張光盤(pán)寫(xiě)好文字說(shuō)明。特殊載體檔案保管有特殊的要求。照片檔案保管要求防光、防潮、防高溫；照片檔案上架豎放，不應(yīng)相疊平放；錄音、錄像檔案要求防磁，錄音（像）帶、磁帶分別單個(gè)放入塑料盒或?qū)Ｓ么尜A柜（防磁柜）平放，沒(méi)有防磁柜的單位可放在鐵制檔案箱或密集架上；光盤(pán)放入塑料盒或光盤(pán)檔案冊(cè)；不能放置樟腦丸等揮發(fā)性藥物上架入庫(kù)5實(shí)物檔案整理要點(diǎn)區(qū)分載體：一般按種類分為證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗……

清潔修整

分類排序：按證書(shū)、獎(jiǎng)牌、錦旗、獎(jiǎng)杯……分類，并給予1、2、3、4……的代碼（在總體分類方案中標(biāo)明），同一類的實(shí)物檔案按時(shí)間順序排列

貼標(biāo)簽：貼在實(shí)物檔案的背面或貼在底座上，標(biāo)簽上填寫(xiě)實(shí)物檔案的檔號(hào)，一般由實(shí)物檔案代號(hào)、類別號(hào)、流水號(hào)構(gòu)成。

編制目錄

入庫(kù)上架實(shí)物檔案整理謝謝！徐匯區(qū)檔案局踏實(shí)，奮斗，堅(jiān)持，專業(yè)，努力成就未來(lái)。7月-237月-23Monday,July17,2023弄虛作假要不得，踏實(shí)肯干第一名。09:00:0609:00:0609:007/17/20239:00:06AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。7月-2309:00:0609:00Jul-2317-Jul-23重于泰山，輕于鴻毛。09:00:0609:00:0609:00Monday,July17,2023不可麻痹大意，要防微杜漸。7月-237月-2309:00:0609:00:06July17,2023加強(qiáng)自身建設(shè)，增強(qiáng)個(gè)人的休養(yǎng)。2023年7月17日9:00上午7月-237月-23追求卓越，讓自己更好，向上而生。17七月20239:00:06上午09:00:067月-23嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)，讓生產(chǎn)更加有保障。七月239:00上午7月-2309:00July17,2023重規(guī)矩，嚴(yán)要求，少危險(xiǎn)。2023/7/179:00:0