公文與文書檔案管理郭曉文公文與文書檔案管理郭曉文公文與文書檔案管理郭曉文第六章公文基本知識(shí)公文的定義公文的特點(diǎn)及作用公文的種類及分類公文的格式及稿本公文的定義公文即公務(wù)文書，是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。《國(guó)家黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》公文及檔案公文是檔案的前身和來(lái)源。檔案是公文在一定條件下的轉(zhuǎn)化形態(tài)。辦理完畢有歸檔保存價(jià)值經(jīng)過歸檔整理一、公文的特點(diǎn)法定的權(quán)威作者、內(nèi)容現(xiàn)行的效用特定的體式規(guī)定的程序第二節(jié)、公文的特點(diǎn)及作用第一節(jié)中國(guó)古代文書檔案載體的演變甲骨檔案金屬檔案青銅、鐵、金冊(cè)石刻檔案勒碑、摩崖石刻簡(jiǎn)牘檔案縑帛檔案紙質(zhì)檔案二、公文的作用1、策令作用2、規(guī)范作用3、計(jì)劃作用4、組織作用5、協(xié)調(diào)作用6、控制作用7、宣傳作用8、聯(lián)系作用9、憑證作用上述作用是互相聯(lián)系的，一份文件往往具備多方面作用第三節(jié)、公文的種類及分類公文種類：決議、決定、命令（令）公報(bào)、公告、通告意見、通知、通報(bào)報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)議案、函、紀(jì)要

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）二、公文分類按公文體式的規(guī)范程度分規(guī)范性公文（前述15種）非規(guī)范性公文規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、合同、書信、表冊(cè)、記錄、講話稿（二）按公文的來(lái)源及去向分收文、發(fā)文、內(nèi)部文件（三）按行文關(guān)系分上行文、平行文、下行文（四）按公文需要的經(jīng)辦程度分辦件、閱件（五）按公文內(nèi)容涉及秘密的程度和閱讀范圍分公開、內(nèi)部、涉密第四節(jié)公文的格式及稿本一、公文格式《黨政機(jī)關(guān)公文格式》GB/T9704-2012《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）公文結(jié)構(gòu)：版頭、主體、版記公文的首頁(yè)必須顯示正文正文必須及印章在同一面頁(yè)邊及版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。字體和字號(hào)如無(wú)特殊說明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。行數(shù)和字?jǐn)?shù)一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。7.2版頭7.2.1份號(hào)如需標(biāo)注份號(hào)，一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。7.2.2密級(jí)和保密期限如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。7.2.3緊急程度如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。7.2.4發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。7.2.5發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，及最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。7.2.6簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)及上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。7.2.7版頭中的分隔線發(fā)文字號(hào)之下4mm處居中印一條及版心等寬的紅色分隔線。主體7.3.1標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。7.3.2主送機(jī)關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記，標(biāo)注方法見7.4.2。7.3.3正文公文首頁(yè)必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。7.3.4附件說明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)及上一行附件名稱的首字對(duì)齊。發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章7.3.5.1加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。7.3.5.4成文日期中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。7.3.5.5特殊情況說明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。7.3.6附注如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。7.3.7附件附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，及公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)及附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件及正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。版記7.4.1版記中的分隔線版記中的分隔線及版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線及公文最后一面的版心下邊緣重合。7.4.2抄送機(jī)關(guān)如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)及冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。7.4.3印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其及印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。7.5頁(yè)碼一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件及正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。二、公文稿本公文擬制：起草、審核、簽發(fā)稿本：是公文文稿和文本的統(tǒng)稱。文稿：草稿（除重要法規(guī)性公文及重大事項(xiàng)公文的草稿需要?dú)w檔保存外，一般公文的草稿不需要?dú)w檔保存）定稿（只能有一份定稿、定稿必須歸檔保存、定稿首頁(yè)必須使用發(fā)文稿紙）文本：正本、副本、試行（暫行）本、各種文字文本書寫公文定稿，要使用標(biāo)準(zhǔn)格式的發(fā)文稿紙定稿的簽發(fā)日期及正本的發(fā)文日期一致紙張和字跡材料必須符合歸檔要求。歸檔：2份文本、1份定稿（發(fā)文稿紙+最后草稿）《黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定，“公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作?！币?、公文擬制：起草、審核、簽發(fā)二、公文辦理：1、發(fā)文辦理（復(fù)核、登記、印制、核發(fā)）2、收文辦理（簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦）3、整理歸檔三、公文管理第七章文書類文件材料的收集第一節(jié)文件收集內(nèi)容一、立檔單位廣義上收集文件材料的范圍紅頭文件、白頭文件、內(nèi)部文件、證明性文件、契約性文件、報(bào)道性文件、記載性文件、公布性文件二、以“我”為主，全面收集本單位形成的文件三、以“我”為主，重點(diǎn)收集外單位形成并直接針對(duì)本單位人和事的文件四、以“我”為主收集文件的意義第二節(jié)文件收集方法一、按收發(fā)文登記簿收集二、按“賬外文件”明細(xì)表收集會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型材料、表冊(cè)、協(xié)議、介紹信、大事記等三、“四個(gè)結(jié)合”收集法全面動(dòng)員及個(gè)別清收、一般要求及指明要求、發(fā)動(dòng)干部職工主動(dòng)清退和檔案人員具體幫助、清退“賬內(nèi)文件”和收集“賬外文件”四、“把關(guān)收集法”收文發(fā)文、工作計(jì)劃、蓋章用印、內(nèi)部文件、外出人員、臨時(shí)活動(dòng)第三節(jié)文件收集要求一、要完整地收集文件材料（一）收集范圍的完整性全面了解單位、部門職能和職責(zé)建立崗位責(zé)任制，加強(qiáng)指導(dǎo)（二）單項(xiàng)活動(dòng)文件材料的完整性同一問題、會(huì)議、事件、專題（三）有密切聯(lián)系的文件邏輯上的完整和單份文件形式上的完整性二、準(zhǔn)確的收集文件材料第四節(jié)建立歸檔制度一、歸檔的定義:辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件，經(jīng)由系統(tǒng)整理后，定期移交檔案室保存的過程。（歸檔工作是公文處理工作的終結(jié)，是檔案工作的開始。）“公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔?！保ā秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十八條）“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有?！?《檔案法》第十條)(《檔案法實(shí)施辦法》第二十七條)“有下列行為之一者，由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他責(zé)任人員依法給予行政處分：（一）將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案機(jī)構(gòu)、檔案工作人員歸檔的；······”歸檔的意義1、為國(guó)家積累檔案，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。2、保持文件材料的歷史聯(lián)系，便于查找利用。3、有利于保護(hù)文件材料的完整及安全，便于保管。歸檔的方式《檔案法實(shí)施辦法》第十二條“按照國(guó)家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔?！薄陡＝ㄊn案條例》第六條“·····在公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文字、圖表、聲像等材料，由本單位的業(yè)務(wù)或者文書機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、整理，向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何部門和人個(gè)不得拒絕歸檔或者拒為己有。”歸檔方式圖示一個(gè)單位的綜合檔案室3、歸檔移交2、歸檔整理1、收集應(yīng)歸檔文件材料內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)一履職中形成公文內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)二內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)三內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)四檔案管理網(wǎng)絡(luò)檔案工作負(fù)責(zé)人部門兼職檔案員部門兼職檔案員部門兼職檔案員專職檔案員檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)二、建立歸檔制度1.歸檔范圍（及保管期限）2.歸檔時(shí)間：文書檔案：文件形成的第二年上半年向檔案部門移交3.歸檔要求4.歸檔手續(xù)（一）歸檔范圍及保管期限國(guó)家檔案局第8號(hào)令（2006年12月18日發(fā)布并施行，印發(fā)了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》）第十二條：各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)垢文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。）國(guó)家檔案局第10號(hào)令（2012年12月17日發(fā)布并施行，印發(fā)了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》）第十五條：企業(yè)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定和國(guó)家及專業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)生產(chǎn)組織方式、產(chǎn)品和服務(wù)特點(diǎn)，編制本企業(yè)的各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。企業(yè)應(yīng)按資產(chǎn)歸屬關(guān)系，指導(dǎo)所屬企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定規(guī)范各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制關(guān)審批所屬企業(yè)的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表機(jī)關(guān)文件材料“本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄?！奔堎|(zhì)文件、電子文件照片（數(shù)碼、紙質(zhì)）實(shí)物（獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書、禮品、錦旗、作廢印章）錄音帶、錄像帶、磁帶歸檔范圍反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。發(fā)文正本（2份）+定稿（包括有領(lǐng)導(dǎo)批示或有重要修改意見的文件草稿、重要法規(guī)性文件的歷次修改稿）

內(nèi)部文件未編有文號(hào)的非規(guī)范性公文，如內(nèi)部記錄、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物、合同、證書等

收文上級(jí)、同級(jí)制發(fā)的應(yīng)貫徹執(zhí)行的文件、批復(fù)、復(fù)函下級(jí)報(bào)送的重要文件、有批復(fù)的請(qǐng)示黨、團(tuán)、工會(huì)、婦女工作行政事務(wù)、人事、財(cái)會(huì)、業(yè)務(wù)工作行政許可、非行政許可、備案行政處罰工程建設(shè)、科研項(xiàng)目、設(shè)備文件產(chǎn)權(quán)文件不歸檔范圍

上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的及本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。閱知件、抄送件、參考件一般不歸檔無(wú)批復(fù)的請(qǐng)示、無(wú)復(fù)函的問函一般不歸檔無(wú)處理結(jié)果的信訪件不歸檔保管期限文書檔案：永久、定期（30年、10年）永久本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示及上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；本機(jī)關(guān)房產(chǎn)基建，土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來(lái)函、請(qǐng)示及本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。定期本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示及上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來(lái)函、請(qǐng)示及本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。本單位形成的文件材料永久、30年的居多無(wú)批復(fù)的請(qǐng)示，以及較事務(wù)性的文件，歸10年上級(jí)、同級(jí)發(fā)文

有針對(duì)性的文件歸永久、30年的多，如表彰，任免

普發(fā)性文件，及主要職能有關(guān)的法規(guī)政策性文件，歸永久，其他歸10年下級(jí)來(lái)文本局有作批復(fù)的請(qǐng)示，重要業(yè)務(wù)的，歸永久，一般業(yè)務(wù)的，歸30年；重要工作報(bào)告，歸30年年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表，歸10年永久會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要年度性統(tǒng)計(jì)報(bào)表（或12月份報(bào)表）年度全局工作計(jì)劃、總結(jié)重要專項(xiàng)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告制定的規(guī)范性文件、管理制度（對(duì)外）年度大事記、刊物、年鑒任免表彰（區(qū)縣級(jí)及以上）處分（警告以上）機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、章程、職能、印信啟用人事工作形成的大部分材料（編制、職數(shù)、錄用、調(diào)動(dòng)、工資、職稱、離退休、辭職、聘任、公積金）干部職工、黨員花名冊(cè)重要合同、備忘錄黨代會(huì)、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)主要文件民主生活會(huì)、發(fā)展黨員、黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信、三講、黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)等重要專項(xiàng)活動(dòng)文件材料重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要調(diào)研報(bào)告行政執(zhí)法、行政處罰（警告以上）、行政復(fù)議行政許可（20年以上有效期）聯(lián)合發(fā)文，主辦的，重要業(yè)務(wù)問題的有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的信訪件本機(jī)關(guān)召開的主要業(yè)務(wù)工作會(huì)議形成的主要文件本機(jī)關(guān)承辦的或主辦的重要活動(dòng)的主要文件上級(jí)的批復(fù)及本機(jī)關(guān)請(qǐng)示，重要業(yè)務(wù)問題的本機(jī)關(guān)批復(fù)及下級(jí)請(qǐng)示，重要業(yè)務(wù)問題的上級(jí)檢查視察形成的主要文件，省部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或重要業(yè)務(wù)工作的紀(jì)檢監(jiān)察案件，重要的權(quán)證文件上級(jí)制發(fā)屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料決算批復(fù)（可歸文書檔案、也可歸會(huì)計(jì)檔案）注意事項(xiàng)1、一件事，形成的幾份文件材料，其保管期限不一定是一致的2、以“我”為主組1：收文：上級(jí)評(píng)選先進(jìn)的通知（10年）收文：上級(jí)表彰先進(jìn)的決定（本單位有被表彰，永久）內(nèi)部文件：本單位先進(jìn)推薦表（有審批同意的，永久）組2：發(fā)文：本單位組織的評(píng)選先進(jìn)的通知（歸永久）發(fā)文：本單位組織的表彰的決定（歸永久）收文：各單位推薦表（歸30年）組3：收文：上級(jí)、同級(jí)關(guān)于報(bào)送相關(guān)報(bào)表的通知（歸10年）內(nèi)部文件：本單位報(bào)表（根據(jù)內(nèi)容的重要性確定保管期限，如年度或綜合性的，歸永久；本單位預(yù)算，歸30年）組4：收文：上級(jí)關(guān)于執(zhí)法檢查的通知（歸10年）發(fā)文：本局關(guān)于做好執(zhí)法檢查準(zhǔn)備工作的通知（歸30年）收文：上級(jí)關(guān)于執(zhí)法檢查情況的通報(bào)（歸10年）組5：收文：本單位出外參會(huì)帶回的會(huì)議文件（基本上可歸10年）組6：發(fā)文：本單位組織召開的會(huì)議文件重要會(huì)議（會(huì)議通知等主要文件，歸永久，次要文件歸30年、10年）一般會(huì)議（會(huì)議通知等主要文件，歸30年，次要?dú)w30年、10年）組7：收文：上級(jí)關(guān)于做好年度考核工作的通知（歸10年）發(fā)文：本單位關(guān)于做好年度考核工作的通知（歸30年）發(fā)文：本單位年度考核情況匯總表（歸永久）文書檔案保管期限表一、黨群類1、黨委年度工作計(jì)劃、總結(jié)會(huì)議記錄永久2、黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信永久…..二、行政類1、年度工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄永久…..（二）歸檔時(shí)間文書檔案：文件形成的第二年上半年歸檔移交（三）歸檔要求（1）歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全、完整收集區(qū)域的完整性：全方位、立體式地收集，最大限度地收齊本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)中應(yīng)歸檔的文件材料。單項(xiàng)活動(dòng)的完整性：要逐份收集，以求達(dá)到整個(gè)活動(dòng)的完整反映。如一個(gè)會(huì)議的整套材料，請(qǐng)示及批復(fù)、來(lái)文及復(fù)文。單份文件的完整性：文稿發(fā)文：正本+定稿（包括有領(lǐng)導(dǎo)批示或有重要修改意見的文件草稿、重要法規(guī)性文件的歷次修改稿）收文：正本+收文閱辦單正附件（2）歸檔的文件材料應(yīng)準(zhǔn)確文件內(nèi)容真實(shí)：正件及定稿內(nèi)容一致；保持原件的歷史面貌，未經(jīng)改動(dòng)。有效：印章或簽字完整有效；公文的草擬、審核、簽發(fā)手續(xù)完備；用紙及字跡材料應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定。三、歸檔整理方法（3）歸檔的文件材料應(yīng)經(jīng)過系統(tǒng)、規(guī)范的整理整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)份不同價(jià)值，便于保管和利用。文書檔案的2種整理方法：案卷級(jí)整理（整理單位：案卷）文件級(jí)整理（整理單位：件）案卷級(jí)整理文件級(jí)整理整理單位案卷（卷）件依據(jù)性文件《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》

（1987年12月4日，國(guó)檔發(fā)[1987]7號(hào)）《廈門市歸檔文件整理歸則實(shí)施細(xì)則》（廈檔[2016]14號(hào)）《文書檔案案卷格式》

（GB/T9705-2008）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式及著錄細(xì)則》（2002年3月1日起施行，DB35/T161-2002）文件級(jí)整理（圖示）案卷級(jí)整理（圖示）案卷案卷由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。案卷的組成部分一組互有聯(lián)系的文件、卷內(nèi)目錄、備考表、卷皮立卷（組卷）將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。（四）歸檔手續(xù)檔案移交文據(jù)（一式2份）檔案移交目錄（一式2份）三、確定文書檔案分類方法常用的三種復(fù)式分類方法：1、年度——問題——保管期限2、年度——機(jī)構(gòu)——保管期限3、年度——保管期限歸類第一步：分年度案卷級(jí)整理：以文件內(nèi)容針對(duì)年度為準(zhǔn)文件級(jí)整理：以文件落款年度為準(zhǔn)跨年度的一個(gè)會(huì)議，一個(gè)案件，一次活動(dòng)形成的多份文件一并歸到同一個(gè)年度計(jì)劃、規(guī)劃總結(jié)學(xué)年度請(qǐng)示及批復(fù)，問函及復(fù)函分年度例文案卷級(jí)整理文件級(jí)整理廈門市檔案局關(guān)于表彰2007年度先進(jìn)檔案工作者的決定（20080311）20072008廈門市檔案局2006年-2008年工作計(jì)劃（20051218）20062005廈門市檔案局2006年-2008年工作總結(jié)（20090108）20082009會(huì)議文件（20061220開幕，20070118閉幕））20062007非訴訟案件（20060821立案，20070512結(jié)案）200720072006年請(qǐng)示，2007年批復(fù)20072007歸類第二步，按問題分類或按內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)分類，或不分類類名：黨群工作類、行政綜合類、業(yè)務(wù)工作類……類名：辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處……歸類第三步，分保管期限如：某單位9份2015年的文件，該單位有辦公室，業(yè)務(wù)處室兩個(gè)部門。其中4份是辦公室生成的，5份是業(yè)務(wù)處室生成的。分類方案：又稱分類大綱（P130-131）四、確定文書檔案編號(hào)方法歸檔號(hào)（P201）文書處理部門和業(yè)務(wù)部門編制的案卷（單份文件）順序號(hào)案卷號(hào)\件號(hào)檔案室（館）編制的案卷\單份文件順序號(hào)室編案卷（件）號(hào)、館編案卷（件）號(hào)目錄號(hào)檔案所屬目錄的代碼全宗號(hào)（P164）全宗是一個(gè)具有社會(huì)獨(dú)立性的機(jī)構(gòu)或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐中形成的檔案整體。這樣的機(jī)構(gòu)或個(gè)人稱為立檔單位或全宗構(gòu)成者。全宗是檔案館對(duì)其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號(hào)。全宗是各級(jí)各類檔案館館藏檔案的第一級(jí)分類和管理單位。檔案不向國(guó)家綜合檔案館移交的單位不編全宗號(hào)。檔號(hào)以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。案卷級(jí)整理的檔號(hào)一般結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)—案卷目錄號(hào)—案卷號(hào)—件、頁(yè)(張)號(hào)。立檔單位（1）定義：是構(gòu)成檔案的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。（2）立檔單位的構(gòu)成條件可以獨(dú)立地行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文。（這是確定立檔單位的中心條件。）設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。常用的三種編號(hào)方法：1、年度——問題——保管期限2、年度——機(jī)構(gòu)——保管期限3、年度——保管期限五、文件級(jí)整理方法2015年10月25日，國(guó)家檔案局發(fā)布了中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》替代DA/T22-2000，從2016年1月1日起施行。以“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”為宗旨，對(duì)原有的歸檔文件整理方法——“立卷”進(jìn)行了改革。推行文件級(jí)整理，大幅度簡(jiǎn)化了整理中的手工操作。兼顧了計(jì)算機(jī)和手工兩種管理方式，主要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，其目錄應(yīng)有電子版。促進(jìn)了文檔一體化管理，做到隨辦隨歸。文件級(jí)整理方法的整理步驟1、確定“件”（“件”是整理單位）2、按“件”裝訂3、分類4、“件”間排列5、編頁(yè)6、編件號(hào)，蓋歸檔章7、編制《歸檔文件目錄》8、裝盒按件整理歸檔文件的四個(gè)主要限定條件：1.辦理完畢的文件2.文書檔案3.紙質(zhì)檔案4.整理單位確定“件”自然件：一份文件為一件正本+定稿為1件收文及文件處理單為1件正件及附件為1件中文譯件及外文件為1件（中文譯件在前）合并件：幾份文件為一件批復(fù)及請(qǐng)示，或來(lái)文及復(fù)文，為一件；（批復(fù)或復(fù)文在前）（經(jīng)過若干層次辦理的來(lái)文復(fù)文，超過兩件的，則將所有的來(lái)文、復(fù)文分別作為一件；）報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，表（冊(cè)）名一致的為一件；批復(fù)及請(qǐng)示，或來(lái)文及復(fù)文，為一件；（批復(fù)或復(fù)文在前）（經(jīng)過若干層次辦理的來(lái)文復(fù)文，超過兩件的，則將所有的來(lái)文、復(fù)文分別作為一件；）報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，名稱同一的可組合為一件；會(huì)議記錄，一般以每次會(huì)議記錄為一件，但用記錄本記錄的，一本為一件（成套的會(huì)議材料應(yīng)將會(huì)會(huì)議通知、名單、講話等文件各作為一件）簡(jiǎn)報(bào)、信息若干期為一件介紹信若干份為一件，介紹信存根一本作為一件注意事項(xiàng)：重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，其正本及歷次修改稿（包括定稿）各為一件；成套的會(huì)議材料應(yīng)將會(huì)議通知、名單、講話等文件各作為一件修整文件（一）拆除歸檔文件上易腐蝕的金屬物（二）修裱破損文件（三）復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件（四）折疊超規(guī)格面幅尺寸的紙張裝訂按“件”裝訂要注意合并件中的排列順序需要保留處理單的，處理單在前，文件在后。已成冊(cè)不易拆封且未使用金屬材料裝訂的文件材料，可保持原貌不變。去除金屬釘，原則上按線裝訂三孔一線左側(cè)或左上角裝訂（適用于較厚文件）縫紉機(jī)左側(cè)軋邊（針距要大）左、下側(cè)對(duì)齊

分年度年度：是指文件的形成年度，一般以簽發(fā)日期（落款日期）為準(zhǔn)有些文件不在形成年度歸檔：跨年度的會(huì)議文件，歸入會(huì)議閉幕年跨年度的案件材料，歸入案件辦結(jié)年跨年度的請(qǐng)示及批復(fù)，歸入批復(fù)年當(dāng)幾份文件作為一件時(shí)，應(yīng)以裝訂在前面的文件日期為準(zhǔn)。

排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目（保管期限）內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列。1、固定順序正件在前，簽發(fā)件在后批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;復(fù)函在前,問函在后;匯總性文件在前,依據(jù)性文件在后;2、將一件事的同保管期限的文件材料排列在一起（如一個(gè)會(huì)議，一個(gè)案件的文件材料）3、不同事由之間根據(jù)辦結(jié)時(shí)間順序排列成套性市某局關(guān)于召開上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)議的通知（5月15日）市某局關(guān)于開展執(zhí)法檢查的通知（5月16日）市某局關(guān)于增加工作人員的請(qǐng)示（5月17）市某局關(guān)于開展執(zhí)法檢查的通報(bào)（6月2日）省某局關(guān)于市某局增加工作人員的批復(fù)（6月3日）市某局上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)議議程（7月2日）市某局領(lǐng)導(dǎo)在上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)議上的講話（7月2日）市某局關(guān)于召開上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)議的通知（5月15日）市某局上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)議議程（7月2日）市某局領(lǐng)導(dǎo)在上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)議上的講話（7月2日）會(huì)議完成時(shí)間是7月2日市某局關(guān)于增加工作人員的請(qǐng)示（5月17）省某局關(guān)于市某局增加工作人員的批復(fù)（6月3日）此項(xiàng)工作的完成時(shí)間是6月3日市某局關(guān)于開展執(zhí)法檢查的通知（5月16日）市某局關(guān)于開展執(zhí)法檢查的通報(bào)（6月2日）此項(xiàng)工作的完成時(shí)間是6月2日這幾份文件的排列順序?yàn)椋?.市某局關(guān)于開展執(zhí)法檢查的通知（5月16日）2.市某局關(guān)于開展執(zhí)法檢查的通報(bào)（6月2日）3.省某局關(guān)于市某局增加工作人員的批復(fù)（6月3日）4.市某局關(guān)于增加工作人員的請(qǐng)示（5月17）5.市某局關(guān)于召開上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)議的通知（5月15日）6.市某局上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)議議程（7月2日）7.市某局領(lǐng)導(dǎo)在上半年業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)議上的講話（7月2日）編頁(yè)1、紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼，每件歸檔文件從“1”開始流水編號(hào)。2、頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，空白頁(yè)不編頁(yè)碼。大張的統(tǒng)計(jì)表折疊后，未折疊前的圖文頁(yè)面為一頁(yè)；文件處理單及文件一同歸檔的，文件處理單也應(yīng)編制頁(yè)碼。3、文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的；擬編制頁(yè)碼及文件原有頁(yè)碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變。編件號(hào)，蓋歸檔章根據(jù)編號(hào)方法，編件號(hào)在文件首頁(yè)上端的空白位置蓋歸檔章，填寫件號(hào)及其他項(xiàng)目。歸檔章式樣

歸檔文件目錄（1）封面（2）歸檔文件整理說明（3）目錄歸檔文件電子目錄應(yīng)脫機(jī)備份。歸檔文件目錄封面式樣

歸檔文件目錄式樣歸檔文件目錄根據(jù)《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式及著錄細(xì)則》（2002年3月1日起施行，DB35/T161-2002）編制。歸檔文件目錄每年要打印成冊(cè),同時(shí)要有電子版,電子版須脫機(jī)備份保存。每年10月31日前,應(yīng)向各級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，應(yīng)將上一年度形成的文件材料歸檔整理后的永久、長(zhǎng)期檔案目錄電子數(shù)據(jù)向同級(jí)檔案行政管理部門報(bào)送。文書檔案的歸檔電子文件目錄電子數(shù)據(jù)報(bào)送一、主要內(nèi)容：1、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和應(yīng)向國(guó)家綜合檔案館移交檔案的社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，每年10月31日前要向同級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)報(bào)送文書檔案歸檔文件目錄永久、長(zhǎng)期（或30年）電子數(shù)據(jù)。2、各級(jí)國(guó)家檔案館應(yīng)于每年12月1日前向省檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處報(bào)送同級(jí)各單位當(dāng)年報(bào)送的電子數(shù)據(jù)。二、

數(shù)據(jù)格式及著錄要求1、數(shù)據(jù)格式及著錄要求應(yīng)符合《福建省檔案目錄電子數(shù)據(jù)報(bào)送暫行規(guī)定》（閩檔[2004]49號(hào)）及《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式及著錄細(xì)則》（DB35/T161-2002）的要求。2、報(bào)送檔案目錄電子數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)按要求填寫《檔案目錄電子數(shù)據(jù)報(bào)送、接收登記表》，并簽字蓋章，一式兩份。三、檔案目錄電子數(shù)據(jù)報(bào)送工作的意義(1)加強(qiáng)了全省國(guó)家檔案資源的管理。(2)加強(qiáng)了檔案目錄電子數(shù)據(jù)的安全管理。(3)加強(qiáng)了館室檔案資源信息的有序銜接。歸檔文件目錄的著錄要求1、序號(hào)：填寫歸檔文件順序號(hào)。2、檔號(hào)：全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度·保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號(hào)。如：B062-WS·2015·Y-00001。

全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母及數(shù)字結(jié)合標(biāo)識(shí)。

檔案門類代碼·年度：文書用“WS”標(biāo)識(shí)，年度為文件形成的年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“2015”

保管期限分別為永久、定期30年、定期10年，分別以“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)示。件號(hào)：用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”3、責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，按全稱著錄（一般以文件的印章為準(zhǔn)），有統(tǒng)一規(guī)范簡(jiǎn)稱的可使用簡(jiǎn)稱，不能使用“本委”、“本局”等簡(jiǎn)稱。例：中共廈門市委組織部多責(zé)任者間用“；”，超過50個(gè)字符（即25個(gè)漢字）用“[等]”表示。（多責(zé)任者中有立檔單位的，立檔單位不能省略）例：廈門市檔案局；廈門市民政局[等]名義上屬于個(gè)人作者的領(lǐng)導(dǎo)講話、個(gè)人事跡介紹等文件材料，填寫個(gè)人姓名，必要時(shí)在姓名后加上本人的職務(wù)、職稱或其他身份，并用“（）”號(hào)括起例：XXX（XXX市財(cái)政局局長(zhǎng)）沒有責(zé)任者，經(jīng)考證出來(lái)的，用[]注明。例：[廈門市檔案局]審批表，以審批單位為責(zé)任者。4、文號(hào)完整填寫文件的發(fā)文字號(hào)。例：廈檔[2007]23號(hào)會(huì)議紀(jì)要文號(hào)的擬寫：有文號(hào)的照抄，沒有文號(hào)的不填，出現(xiàn)“[2015]1號(hào)”，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)補(bǔ)成“會(huì)議紀(jì)要[2015]1號(hào)”5、題名指文件的標(biāo)題。（1）照實(shí)抄錄原文標(biāo)題，不能隨意簡(jiǎn)化、修改或自行概括（2）合并件,填寫第一份文件的標(biāo)題（3）沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[]”例1：廈門市檔案局[關(guān)于市直機(jī)關(guān)執(zhí)法檢查的]通知例2：廈門市檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)檔發(fā)[1999]180號(hào)文件[國(guó)家檔案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全管理的幾點(diǎn)意見]的通知例3：廈門市2006年檔案先進(jìn)工作者審批表[林強(qiáng)]例4：XXXXX介紹信存根[XXXX年度XX號(hào)至XX號(hào)]例5：關(guān)于[廈門]市政協(xié)20XXXX號(hào)提案[關(guān)于XXXXX的建議]的答復(fù)函例6：廈門市檔案局行政會(huì)議記錄[XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日]例7：廈門市人民政府公文辦理抄告單[同意XXXXXX](批復(fù)件同此,要將請(qǐng)示件文號(hào)備注)例8:廈門市貿(mào)發(fā)局關(guān)于XXX局長(zhǎng)出國(guó)考察的請(qǐng)示[批示同意]例9：關(guān)于xxx[xxx、xxx]等3位同志職務(wù)的任免通知。(4)原文無(wú)標(biāo)題的，要根據(jù)文件內(nèi)容自擬并加[](5)無(wú)標(biāo)題的會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、令,照抄其版頭,后用[]補(bǔ)充說明例1：廈門市人民政府辦公廳會(huì)議紀(jì)要[關(guān)于XXXXXX的會(huì)議紀(jì)要]或者廈門市人民政府辦公廳會(huì)議紀(jì)要[會(huì)議的主要內(nèi)容]例2：國(guó)家檔案局令第X號(hào)[印發(fā)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定]例3：廈門市檔案局簡(jiǎn)報(bào)（XXXX年度第XX期至第XX期）（6）統(tǒng)一制發(fā)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，填寫時(shí)要有針對(duì)性地補(bǔ)充說明或修改。填寫方法1：福建省行政、企事業(yè)單位干部統(tǒng)計(jì)表[XX市XX局2006年度]填寫方法2：[XX市XX局2006年度干部統(tǒng)計(jì)表]

（7）著錄文件原文標(biāo)題。必要時(shí)可加著錄副題名，并在副題名之前加上“：”。

（8）有批文的審批表及批文合為一件時(shí)，只填寫批文題名；沒有批文的審批表一表為一件，填寫題名時(shí)應(yīng)注明受審批對(duì)象，外加“[]”號(hào)。

(9)介紹信若干份為一件，填寫題名時(shí)應(yīng)注明是什么人什么內(nèi)容的介紹信；介紹信存根一本作為一件時(shí)，填寫題名時(shí)應(yīng)注明是什么內(nèi)容的介紹信存根，并加“[]”號(hào)標(biāo)注年度及起止號(hào)數(shù)。(10)文件題名過于冗長(zhǎng)時(shí)，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，節(jié)略內(nèi)容用“…”表示。（11）對(duì)題名中出現(xiàn)“你省”、“你廳”等字樣的一定要加上具體的名稱。（P171第八點(diǎn)）6、日期填寫文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如：2003年2月2日，填寫為“20030202”。作兩行填寫時(shí)，應(yīng)為“”。文件無(wú)時(shí)間、文件時(shí)間不全或字跡不清，必須根據(jù)文件內(nèi)容、形式特征進(jìn)行判定，若判定不出時(shí)間，則以“0”補(bǔ)之。幾份文件為一件時(shí)，以第一份文件的形成日期為準(zhǔn)。會(huì)議記錄本，以會(huì)議記錄本的結(jié)束時(shí)間為準(zhǔn)。審批表或報(bào)驗(yàn)表，以審批或報(bào)驗(yàn)的時(shí)間為準(zhǔn)。7、密級(jí)：文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級(jí)的，填寫“非密”8、頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。9、備注：注釋文件需要說明的情況。

請(qǐng)示和批復(fù)為一件時(shí)，應(yīng)在備注里著錄請(qǐng)示的文號(hào)，沒有文號(hào)的，著錄文件的名稱

有些請(qǐng)示，上級(jí)部門直接予以辦理或口頭批復(fù)，沒有以紙質(zhì)批復(fù)的，應(yīng)在備注里注明“工作已落實(shí)，無(wú)紙質(zhì)批復(fù)”等年度歸檔文件整理說明

主要說明立檔單位基本情況和歸檔文件整理情況內(nèi)容包括單位名稱、成立時(shí)間、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置情況、分類方案、歸檔文件采用的裝訂方式、歸檔文件的總數(shù)量、不同類別及不同保管期限歸檔文件的數(shù)量，并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和歸檔整理完成時(shí)間。

年度歸檔文件整理說明一式四份（指年度——保管期限編件號(hào)法）一份存放在全宗卷內(nèi)另三份分別及不同保管期限的歸檔文件目錄一起裝訂成冊(cè)裝盒將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度形成的文件材料不得裝入同一檔案盒。不同保管期限的文件材料不得裝入同一檔案盒。應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒盒內(nèi)所有文件之后應(yīng)放備考表（見圖5），填寫相關(guān)項(xiàng)目。檔案盒的擺放方式橫放豎放（應(yīng)以裝訂方在下，以避免盒內(nèi)文件彎曲）六、案卷級(jí)整理方法1、收集2、分類3、組卷4、卷內(nèi)文件排序5、編寫卷內(nèi)頁(yè)碼6、填寫卷內(nèi)目錄7、填寫備考表8、案卷裝訂9、擬寫案卷題名10、填寫案卷封面11、編號(hào)12、編制目錄：案卷目錄、案卷文件目錄（全引目錄）、移交目錄13、移交歸檔立卷立卷又稱案卷組合，就是把歸檔年度內(nèi)同一類目、同一保管期限的零散的文件材料，按照規(guī)定的要求和方法整理組合在一起，形成一個(gè)個(gè)文件數(shù)量不等的便于保管和利用的集合體。一、按“問題”立卷（P184）同一事件、同一案件、同一人物、同一單位、同一具體工作問題或統(tǒng)一項(xiàng)業(yè)務(wù)二、按會(huì)議文件立卷三、統(tǒng)計(jì)表冊(cè)立卷四、簡(jiǎn)報(bào)立卷五、介紹信立卷六、綜合性計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告立卷七、案件（人物）材料立卷八、來(lái)往文書立卷卷內(nèi)文件排序按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度排列1、固定順序正件在前，簽發(fā)件在后批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;復(fù)函在前,問函在后;匯總性文件在前,依據(jù)性文件在后;2、將一件事的同保管期限的文件材料排列在一起（如一個(gè)會(huì)議，一個(gè)案件的文件材料）3、相類似事由的排列在一起4、不同事由之間根據(jù)重要程度、辦結(jié)時(shí)間順序排列卷內(nèi)文件編頁(yè)號(hào)卷內(nèi)文件目錄

順序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題名日期頁(yè)號(hào)備注120060304126318424544647754-678910卷內(nèi)備考表本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名、標(biāo)注時(shí)間。立卷人檢查人立卷時(shí)間案卷題名1、含義：是對(duì)卷內(nèi)文件內(nèi)容及形式的集中反映2、結(jié)構(gòu)（三個(gè)要素）：責(zé)任者+（關(guān)于）問題（的）+文種責(zé)任者：即卷內(nèi)文件的形成者，最多標(biāo)明三個(gè)，其余以“等”包含。問題：應(yīng)簡(jiǎn)練明確，概念清楚。文種：最多三個(gè)。例：廈門市檔案局、廈門市建設(shè)及管理局關(guān)于文件材料歸檔范圍及保管期限表審查的函、復(fù)函3、案卷題名擬寫時(shí)，一般不體現(xiàn)內(nèi)容涉及的年度，但有些情況特殊：由總結(jié)、計(jì)劃、規(guī)劃、報(bào)表、預(yù)決算、會(huì)議記錄等類型的文件組成的案卷例：廈門市檔案局2006年度會(huì)議記錄由跨年度文件組成的案卷例：廈門市檔案局2004——2006年度檔案工作報(bào)告案卷標(biāo)題各主要部分的擬寫方法（一）責(zé)任者的擬寫方法（二）問題的擬寫方法上位概念、下位概念（三）文件名稱的擬寫方法（四）文件時(shí)間的擬寫方法案卷裝訂和案卷排列案卷目錄（1）定義：是以全宗為單位登錄的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。（2）編制方法：按分類方案和案卷號(hào)次序編制。編歸檔號(hào)和案卷號(hào)(P201)編歸檔號(hào)業(yè)務(wù)部門編小流水檔案室編小流水檔案室編大流水二、編案卷號(hào)（3）結(jié)構(gòu)：封面：目錄名稱、全宗號(hào)、目錄號(hào)、保管期限立卷說明目錄實(shí)頁(yè)封底案卷目錄編制二到三套案卷目錄

案卷號(hào)題名年度頁(yè)數(shù)期限