第二章基本OA的主要功能文字處理電子表格數(shù)據(jù)庫管理電子日程管理電子公文管理第二章基本OA的主要功能文字處理1Office200X包括6大組件：字處理軟件Word200X電子表格Excel200X關(guān)系數(shù)據(jù)庫Access200X文稿演示軟件PowerPoint200X桌面信息管理程序Outlook200X網(wǎng)頁制作工具FrontPage200XOffice200X包括6大組件：21.文字處理需根據(jù)用戶需求完成不同形式和風(fēng)格的文字處理和輸出1.文字處理需根據(jù)用戶需求完成不同形式和風(fēng)格的文字處31.1文字處理規(guī)范——辦公公文制作實(shí)例1.1文字處理規(guī)范——辦公公文制作實(shí)例4（1）公文P14-16公文種類公文格式公文用紙公文用字公文寫作（1）公文P14-16公文種類5實(shí)例：利用公文向?qū)е谱鞴脑S多文字處理軟件都針對(duì)特定格式文章或有固定格式要求的文體提供了專門的模板或向?qū)?。所謂模板，是指其中定義了標(biāo)題格式、背景圖案、表格項(xiàng)，甚至某些通用文字的一類文件。所謂向?qū)?，是指通過逐步提示用戶輸入標(biāo)題文字和設(shè)置文檔格式來輔助創(chuàng)建文檔的一類文件。實(shí)例：利用公文向?qū)е谱鞴脑S多文字處理軟件都針對(duì)特定格式文章6實(shí)例任務(wù)要求與制作效果如下:××省為了加快信息化建設(shè)步伐，促進(jìn)電子政務(wù)的發(fā)展，現(xiàn)在想在全省范圍內(nèi)開展一次政務(wù)信息公眾網(wǎng)站（網(wǎng)頁）的評(píng)比活動(dòng)。省政府責(zé)成信息產(chǎn)業(yè)廳有關(guān)人員制作一個(gè)會(huì)議通知，以正式文件形式下發(fā)到相關(guān)部門。根據(jù)上面的行文規(guī)范，該通知的內(nèi)容以及格式要求應(yīng)該如后圖所示。實(shí)例任務(wù)要求與制作效果如下:7第二章基本OA的主要功能-WORD課件81、啟動(dòng)word,文件—新建命令項(xiàng)2．選擇“報(bào)告”選項(xiàng)卡，單擊“公文向?qū)А眻D標(biāo)，再單擊“確定”按鈕，出現(xiàn)后圖所示的“公文向?qū)А睂?duì)話框。1、啟動(dòng)word,文件—新建命令項(xiàng)2．選擇“報(bào)告”選項(xiàng)卡，單93．單擊“下一步”按鈕，向?qū)崾疽筮x擇公文格式，在每個(gè)格式單選按鈕下面就顯示出所選格式的預(yù)覽圖，本例選擇“流行格式”。

所謂公文格式是指公文的組成項(xiàng)目及其區(qū)域劃分、公文的書寫、字體字號(hào)、用紙規(guī)格和樣式。公文從外觀結(jié)構(gòu)看，一般由文頭、正文、文尾三部分組成。公文用紙一般為單頁16開型（長260毫米、寬184毫米），圖文區(qū)尺寸（即版心）為：長233毫米、寬大49毫米。也可以采用國標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米、寬210毫米），圖文區(qū)尺寸為：長270毫米、寬175毫米。布告、通告、公告的用紙視情況確定。4．單擊“下一步”按鈕，要求選擇公文的大小，本例選擇“A4”。所謂公文格式是指公文的組成項(xiàng)目及其區(qū)域劃分、公文的書寫、字體105．單擊“下一步”按鈕，這時(shí)向?qū)崾疽筝斎霕?biāo)題。如圖所示，按照本通知的內(nèi)容和行文規(guī)范，分別在“收文機(jī)關(guān)名稱”框中輸入“各設(shè)區(qū)市政府、省直有關(guān)部門”，“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱”框中輸入“××省信息產(chǎn)業(yè)廳”，“發(fā)文標(biāo)題”框中輸入“關(guān)于開展政務(wù)信息公眾網(wǎng)站(頁)展評(píng)的通知”，“發(fā)文編號(hào)”中輸入“×信發(fā)[2003]2號(hào)”。P15

6．單擊“下一步”按鈕，向?qū)崾据斎牍牡膬?nèi)容。如圖2-35所示，按照起草好的通知文字輸入對(duì)應(yīng)編輯框中即可；其實(shí)，該內(nèi)容也可以在公文生成后再進(jìn)行輸入。

P155．單擊“下一步”按鈕，這時(shí)向?qū)崾疽筝斎霕?biāo)題。如圖所示，117．單擊“下一步”，根據(jù)需要填上公文的附件和注釋，如圖所示。

8．單擊“下一步”按鈕，提示輸入其它信息，如圖所示，輸入主題詞和發(fā)文日期，如果需要還可以輸入抄送機(jī)關(guān)。

7．單擊“下一步”，根據(jù)需要填上公文的附件和注釋，如圖所示。12單擊“下一步”按鈕，在出現(xiàn)的對(duì)話框中單擊“完成”按鈕，公式格式設(shè)置完畢。做好的通知效果如前所示。如果需要，還可以按照后面講解的方法進(jìn)行內(nèi)容編輯和格式編排，全部工作完成后進(jìn)行打印預(yù)覽，效果滿意就可以打印分發(fā)該通知。注意公文用字的規(guī)則P15單擊“下一步”按鈕，在出現(xiàn)的對(duì)話框中單擊“完成”按鈕，公式格13（2）科技論文用紙版心內(nèi)容（3）合同、合約、協(xié)議書用紙版心內(nèi)容（2）科技論文14自行創(chuàng)建常用辦公文檔模板“會(huì)議記錄”模板制作單擊常用工具欄上的“保存”按鈕，在彈出的“另存為”對(duì)話框中，輸入文件名“會(huì)議記錄模板”，在“保存類型”下拉列表框中選擇“文檔模板”，此時(shí)“保存位置”自動(dòng)變?yōu)橄到y(tǒng)模板所在文件夾，如圖所示。單擊“保存”命令按鈕，完成“會(huì)議記錄模板”的制作過程。自行創(chuàng)建常用辦公文檔模板“會(huì)議記錄”模板制作單擊常用工具欄上151.2文字處理技術(shù)簡史手工時(shí)代機(jī)械化時(shí)代自動(dòng)化時(shí)代1.2文字處理技術(shù)簡史手工時(shí)代161.3文字處理系統(tǒng)的基本功能文件存儲(chǔ)基本編輯簡單排版輸入校驗(yàn)輸出提供入口/出口對(duì)象的嵌入與鏈接多樣化的輔助功能1.3文字處理系統(tǒng)的基本功能文件存儲(chǔ)171.4字處理系統(tǒng)實(shí)例——WordforWindows1.4字處理系統(tǒng)實(shí)例——WordforWindow18文檔的輸入與編輯文檔的操作流程創(chuàng)建或打開文檔輸入文檔（文字、數(shù)字、圖形、表格等）編輯文檔（選定、刪除、復(fù)制、移動(dòng)、查找、替換等）排版（字符、段落、分欄、圖文混排等）存盤（保存、另存為、打印輸出）文檔的輸入與編輯文檔的操作流程創(chuàng)建或打開文檔輸入文檔（文字、19字處理軟件Word2003——不僅可以進(jìn)行文字處理，還可以將文本、圖像、表格、圖表混排在同一文件中字處理軟件Word2003——不僅可以進(jìn)行文字處理，還20Word2003窗口的基本組成標(biāo)題欄菜單欄常用工具欄格式工具欄文本區(qū)標(biāo)尺插入點(diǎn)拆分塊滾動(dòng)條繪圖工具欄狀態(tài)欄視圖按鈕控制菜單欄瀏覽對(duì)象選擇Word2003窗口的基本組成標(biāo)題欄菜單欄常用工具欄格式工具21任務(wù)要求是：××大學(xué)由于發(fā)展需要，有關(guān)院系急需招聘領(lǐng)導(dǎo)人員，現(xiàn)在學(xué)校組織部需制作一份“招聘啟事”對(duì)外公布，以便招募人才。本節(jié)“招聘啟事”的制作效果如后圖所示，是用Word完成的。制作時(shí)需要注意：1．標(biāo)題要使用特殊字體并且字號(hào)較大，以使其效果明顯。2．各類人員前面要設(shè)置項(xiàng)目符號(hào)，以使其條目清晰。3．聯(lián)系方式前插入一個(gè)形象的圖片，以使其生動(dòng)活潑。4．在結(jié)束處插入相關(guān)藝術(shù)字，以提高啟事的感召力。5．文檔格式要正確，頁面設(shè)置要合適（最好將內(nèi)容恰巧調(diào)整至一張頁面大?。?/p>

以制作一個(gè)“招聘啟事”文檔為例以制作一個(gè)“招聘啟事”文檔為例22第二章基本OA的主要功能-WORD課件231、文檔的新建a:窗口外首次Word時(shí)自動(dòng)創(chuàng)建“文檔1”（開始、我的電腦、資源管理器、桌面快捷方式）右擊窗口空白/新建/Word文檔b:窗口內(nèi)文件/新建新建工具鈕1、文檔的新建242、文檔的打開a:窗口外雙擊文檔圖標(biāo)右擊文檔圖標(biāo)/打開開始/文檔/單擊文件名（最近使用過的文檔）開始/查找/輸入文件名（全名）/雙擊列表欄中文檔2、文檔的打開25b:窗口內(nèi)

*文件/打開/輸入地址、文件名/打開*單擊工具欄中打開鈕/輸入地址、文件名/打開

*文件/單擊最近使用的文件列表中的文件名選擇b:窗口內(nèi)

*文件/打開/輸入地址、文件名/打開選擇263、文字輸入設(shè)置輸入方法：鍵盤上的Ctrl+Shift組合鍵；利用鼠標(biāo)從任務(wù)欄上的“輸入法指示器”中選擇將插入點(diǎn)定位，然后在插入點(diǎn)處輸入內(nèi)容。注意：各行結(jié)尾處不要按回車，一個(gè)段落結(jié)束才按此鍵不要用空格鍵進(jìn)行字間距的調(diào)整以及標(biāo)題居中、段落縮進(jìn)的設(shè)置雙擊狀態(tài)欄的改寫鈕或按Insert鍵，可以切換插入或改寫狀態(tài)。插入狀態(tài)時(shí)，文本向右移動(dòng)；改寫狀態(tài)時(shí)，自動(dòng)替換文本3、文字輸入設(shè)置輸入方法：鍵盤上的Ctrl+Shift27插入內(nèi)容塊插入普通文本在“插入”模式下，輸入文字即可插入自動(dòng)圖文集自動(dòng)圖文集可將復(fù)雜的表格或者商業(yè)信函等常用文本或圖形創(chuàng)建為“自動(dòng)圖文集”詞條。插入特殊字符插入時(shí)間和日期，例如：插入符號(hào)可以在文檔中插入各種符號(hào)，包括基本拉丁語，數(shù)字，廣義符號(hào)、箭頭等等。插入內(nèi)容塊插入普通文本28插入公式，打開如圖所示的對(duì)話框，選擇“Microsoft公式3.0”，單擊確定。<插入>→<對(duì)象>插入公式29進(jìn)入公式編輯器狀態(tài)，同時(shí)打開“公式工具欄”進(jìn)入公式編輯器狀態(tài)，同時(shí)打開“公式工具欄”30如圖為啟事內(nèi)容單純錄入后的效果如圖為啟事內(nèi)容單純錄入后的效果314、文檔編輯（1）文本塊選擇：P22文本塊選擇（2）撤消與恢復(fù)：撤消操作的方法是：選擇命令，或者單擊常用工具欄上的“撤消”按鈕。不過，最簡單的方法還是使用快捷鍵Ctrl+Z?；謴?fù)操作的方法是：選擇命令，或者單擊常用工具欄上的“恢復(fù)”按鈕。不過，最簡單的方法還是使用快捷鍵Ctrl+Y或者單獨(dú)按F4。“編輯”/“撤消”菜單？菜單？“編輯”/“恢復(fù)”4、文檔編輯（1）文本塊選擇：P22文本塊選擇“編輯”/“撤32（3）文稿的刪除、移動(dòng)和復(fù)制1、刪除操作2、移動(dòng)操作3、復(fù)制操作選定文本/按〈Delete〉（或）〈DeL〉鍵選定文本/〈Ctrl〉+X選定文本/編輯/剪切（或按剪切鈕）鼠標(biāo)操作：選定文本/左鍵拖動(dòng)到目標(biāo)處菜單或工具鈕操作：選定/剪切/定位光標(biāo)/粘貼選定文本/復(fù)制/定位插入點(diǎn)/粘貼選定文本/按〈Ctrl〉同時(shí)左鍵拖動(dòng)鼠標(biāo)到目標(biāo)處F4（插入狀態(tài)）知識(shí)點(diǎn)：粘貼與選擇性粘貼（3）文稿的刪除、移動(dòng)和復(fù)制選定文本/按〈Delete〉（或33粘貼與選擇性粘貼：在Word軟件的“編輯”菜單下，除“粘貼”菜單項(xiàng)外，還有個(gè)“選擇性粘貼”菜單項(xiàng)，單擊會(huì)彈出如圖2-4所示對(duì)話框。只要選擇“無格式文本”就可以只要文字而不帶原來的格式。第二章基本OA的主要功能-WORD課件34（4）查找與替換1、查找（Ctrl+F）：用于顯示當(dāng)前編輯的文檔中所有與查找內(nèi)容相符的信息2、替換（Ctrl+H）：將查找到的內(nèi)容替換為新的信息，可以在高級(jí)選項(xiàng)中限制查找和替換的范圍（4）查找與替換1、查找（Ctrl+F）：用于顯示當(dāng)前編輯的35關(guān)于文檔修改的其他作法：1、更改大小寫2、替換文本內(nèi)容3、使用“自動(dòng)更正”功能關(guān)于文檔修改的其他作法：365、文檔格式化按照版面的要求對(duì)文檔進(jìn)行格式化，即要對(duì)字形、字體、字號(hào)、行列間距、段落格式、分頁、樣式、篇眉、腳注、邊界、裝訂線等做相應(yīng)的修飾。Word在文檔的格式化方面提供了許多的功能，基本上能夠滿足排版的要求。5、文檔格式化按照版面的要求對(duì)文檔進(jìn)行格式化，即要對(duì)字形、字37

（1）字符格式在word中，缺省設(shè)置通常是常規(guī)、宋體和5號(hào)設(shè)置步驟略（1）字符格式在word中，缺省設(shè)置通常是常規(guī)、宋體和5號(hào)38（2）段落處理段落處理就是對(duì)選定的段落進(jìn)行格式編排，這里包括（文字對(duì)齊方式、縮進(jìn)、行距調(diào)整、段落間距、制表位、底紋、項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)方式等）。文字對(duì)齊：左對(duì)齊、右對(duì)齊、居中和兩端對(duì)齊段落縮進(jìn)：1-單擊

命令2-使用工具欄按鈕3-使用標(biāo)尺（水平標(biāo)尺）“格式”中的“段落”（2）段落處理段落處理就是對(duì)選定的段落進(jìn)行格式編排，這里39行距的設(shè)置：行距的設(shè)置：40項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)添加項(xiàng)目符號(hào)刪除項(xiàng)目符號(hào)添加編號(hào)刪除編號(hào)※設(shè)置多級(jí)符號(hào)邊框和底紋設(shè)置邊框設(shè)置底紋插入圖片與藝術(shù)字（插入菜單）圖片——剪貼畫圖片——藝術(shù)字(格式菜單)(格式菜單)(格式菜單)(格式菜單)41格式刷的使用（可實(shí)現(xiàn)快速復(fù)制格式功能）（1）使用格式刷復(fù)制格式操作步驟如下:1、選取用來復(fù)制格式的文本2、單擊或雙擊“常用工具欄”上的“格式刷”按鈕，鼠標(biāo)指針變成涂刷形狀（單擊可進(jìn)行一次格式復(fù)制，雙擊可進(jìn)行多次復(fù)制）3、選取要進(jìn)行格式編排的文本，選取完畢后，復(fù)制格式工作也隨之進(jìn)行4、復(fù)制工作全部完成后，單擊“格式刷”按鈕或者按ESC鍵格式刷的使用（可實(shí)現(xiàn)快速復(fù)制格式功能）（1）使用格式刷復(fù)制格42本實(shí)例中字體與段落格式設(shè)置的具體操作略，可按照以下要求進(jìn)行。（1）對(duì)于標(biāo)題為了使其突出、醒目，可以設(shè)置字體為“華文彩云”，字號(hào)為二號(hào)并且加粗，段落居中，設(shè)置段后距為“1行”。（2）對(duì)于應(yīng)聘人員職位的兩行，設(shè)置字體為“黑體”，顏色為紅色，字號(hào)為小四號(hào)并且加粗，段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符，設(shè)置段前距為“0.5行”。（3）對(duì)于應(yīng)聘人員職位下面的具體條件行，設(shè)置字體為“楷體”，字號(hào)默認(rèn)值，段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符。（4）對(duì)聯(lián)系方式部分，字體不用做任何設(shè)置，只是段前距設(shè)置為“0.5行”即可。（5）最后的單位和署名，采用為小四號(hào)字，段落右對(duì)齊且段前距設(shè)置為“1行”。按照以上的字體和段落格式設(shè)置過之后，“招聘啟事”的效果如圖本實(shí)例中字體與段落格式設(shè)置的具43（3）頁面格式①文檔視圖方式是指Word文檔在計(jì)算機(jī)屏幕上的顯示方式，不同的試圖方式之間可以相互切換。主要有4種視圖方式：1、普通視圖——圖片、頁眉、頁腳、頁號(hào)以及頁邊距等都顯示不出來。2、Web版式視圖——文本將自動(dòng)折行以適應(yīng)窗口的大小3、頁面視圖——可以查看和實(shí)際打印效果相一致的文檔可以看到用戶添加進(jìn)去的所有的文字、圖片、表格等4、大綱視圖——用戶可以折疊文檔，只查看標(biāo)題；或者展開文檔，看正個(gè)文檔（3）頁面格式①文檔視圖方式是指Word文檔在計(jì)算機(jī)屏幕上的44①自動(dòng)分頁與手動(dòng)分頁自動(dòng)分頁手動(dòng)分頁（硬分頁）按Ctrl+Enter或插入——分隔符（分頁符）硬分頁符作為字符來處理刪除硬分頁符：按Del①自動(dòng)分頁與手動(dòng)分頁自動(dòng)分頁45②頁邊界及其設(shè)置文件——頁面設(shè)置——頁邊距③添加頁眉頁腳視圖菜單②頁邊界及其設(shè)置視圖菜單466、文檔的聯(lián)機(jī)校對(duì)文本錄入完成后，為了減少人工校對(duì)的難度，可以先進(jìn)行聯(lián)機(jī)校對(duì)。利用Word“工具”/“拼寫和語法”功能都能發(fā)現(xiàn)一些很明顯的單詞、短語、文字或語法錯(cuò)誤。只要設(shè)置正確，Word還可以在錄入時(shí)自動(dòng)進(jìn)行校對(duì)。在應(yīng)用Word編輯含有英文的文檔，如果出現(xiàn)單詞拼寫錯(cuò)誤，則英文單詞下面自動(dòng)加上紅色波浪線；如果有語法錯(cuò)誤，則英文句子被自動(dòng)加上綠色波浪線，對(duì)于中文，也有這個(gè)功能但是沒有英文那么準(zhǔn)確?！肮ぞ摺?“自動(dòng)更正”功能，用于對(duì)用戶輸入的字詞錯(cuò)誤進(jìn)行自動(dòng)更正。6、文檔的聯(lián)機(jī)校對(duì)文本錄入完成后，為了減少人工校對(duì)的難度，可47

7、輸出與打印文檔

設(shè)置頁面可以將文檔打印在標(biāo)準(zhǔn)尺寸的紙張（例如16開、32開，或信封）、國際標(biāo)準(zhǔn)尺寸的紙張，或者打印機(jī)可以接受的自定義尺寸的紙張上。也可以將幾頁文檔打印在一張紙上，還可以選擇適合整篇文檔或所選內(nèi)容的打印方向。7、輸出與打印文檔設(shè)置頁面可以將文檔打印在標(biāo)準(zhǔn)尺寸的48一、頁面設(shè)置步驟：

單擊<文件>菜單項(xiàng)→選取<頁面設(shè)置>項(xiàng)→彈出<頁面設(shè)置>對(duì)話框→選取不同的選項(xiàng)卡。頁邊距選項(xiàng)卡一、頁面設(shè)置步驟：

單擊<文件>菜單項(xiàng)→選取<頁面設(shè)置>項(xiàng)49紙型選項(xiàng)卡紙張來源選項(xiàng)卡“縱向”將紙張垂直放置（高大于寬），“橫向”將紙張水平放置（寬大于高）。

紙型選項(xiàng)卡紙張來源選項(xiàng)卡“縱向”將紙張垂直放置（高大于寬），50版式選項(xiàng)卡文檔網(wǎng)格選項(xiàng)卡版式選項(xiàng)卡文檔網(wǎng)格選項(xiàng)卡51

二、打印1）打印預(yù)覽單擊工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，或者單擊“文件”／“打印預(yù)覽”項(xiàng)，屏幕立即出現(xiàn)打印預(yù)覽窗口二、打印1）打印預(yù)覽522）設(shè)置紙張大小和頁面方向單擊<文件>菜單項(xiàng)→選取<打印>項(xiàng)→打開<打印屬性>窗口→選取<紙張>選項(xiàng)卡。2）設(shè)置紙張大小和頁面方向單擊<文件>菜單項(xiàng)→選取<打印>項(xiàng)533）打印文檔(1)打印文檔的方法。①單擊<常用>工具欄<打印>按鈕,直接被打印文檔。②單擊<文件>菜單項(xiàng)→單擊<打印>項(xiàng)→出<打印>對(duì)話框→單擊<確定>3）打印文檔(1)打印文檔的方法。54(2)打印對(duì)話框的設(shè)置文件的縮放打印：Word2000以后的版本中都提供了文檔的縮放打印功能，可根據(jù)不同的紙型縮放文檔，所以可不必調(diào)整邊距或換行符。Word會(huì)在新紙型上居中放置調(diào)整比例后的頁面，它并未改變文檔的設(shè)置；這些縮放比例的變化只在打印時(shí)起作用。調(diào)整文檔比例使其可在更小或更大的紙型上打??；在一張紙上打印一篇兩頁或多頁的文檔。①在<份數(shù)>欄中輸入要打印的份數(shù)②選擇<逐份打印>復(fù)選框，則在多份打印時(shí),會(huì)一份一份打印，否則會(huì)打印完所有第一頁再打印所有的第二頁，直到完成。③在<頁面范圍>中選擇:<當(dāng)前頁>——打印當(dāng)前光標(biāo)所在頁的內(nèi)容；<全部>——打印文檔所有頁的內(nèi)容；<頁碼范圍>——打印指定頁碼范圍內(nèi)文檔的內(nèi)容；輸入頁碼的規(guī)則是:a.非連續(xù)頁之間用英文狀態(tài)的“，”號(hào)。b.連續(xù)頁之間用英文狀態(tài)的“－”號(hào)。④如果需要，單擊<名稱>下拉箭頭，然后單擊所需的打印機(jī)。(2)打印對(duì)話框的設(shè)置文件的縮放打?。篧ord2000以55⑤<選項(xiàng)…>——可以設(shè)置打印選項(xiàng)、附加信息、雙面打印選項(xiàng)等。⑤<選項(xiàng)…>——可以設(shè)置打印選項(xiàng)、附加信息、雙面打印選項(xiàng)等。56（3）暫停和終止打印暫停打印：打開“打印機(jī)”窗口，雙擊當(dāng)前默認(rèn)的打印機(jī)圖標(biāo)。在打開的打印機(jī)窗口中，選中正在打印的文件，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“暫停打印”。在彈出的快捷菜單中選擇“取消打印”，則可取消打印文檔。如果使用的是后臺(tái)打印，只需雙擊任務(wù)欄上的打印機(jī)圖標(biāo)即可取消正在進(jìn)行的打印作業(yè)。此外，單擊任務(wù)欄上的打印機(jī)圖標(biāo)，在出現(xiàn)的“打印機(jī)”對(duì)話框中選擇“清除打印作業(yè)”選項(xiàng)，也可立即取消打印作業(yè)。不過即使打印狀態(tài)信息在屏幕上消失了，打印機(jī)還會(huì)在終止打印命令發(fā)出后打印幾頁內(nèi)容，這是因?yàn)樵S多打印機(jī)都有自己的緩沖區(qū)。

（3）暫停和終止打印57復(fù)雜文檔處理——課題論文的編排與制作1、利用大綱視圖輸入論文各級(jí)標(biāo)題大綱視圖可以將文件按標(biāo)題的層次進(jìn)行顯示。在大綱視圖中，可以查看文檔的結(jié)構(gòu)，通過鼠標(biāo)拖動(dòng)來移動(dòng)、復(fù)制和重新組織文本。視圖方式可以通過“視圖”菜單進(jìn)行選取，它們之間的切換也可以利用Word屏幕左下角視圖切換區(qū)中的有關(guān)按鈕進(jìn)行。下面利用大綱視圖輸入論文各級(jí)標(biāo)題。操作步驟如下：1．“大綱視圖”，此時(shí)屏幕文本區(qū)上面將添加一個(gè)“大綱視圖工具欄”2．在大綱視圖模式中輸入論文各級(jí)標(biāo)題3．利用“大綱視圖工具欄”的升降級(jí)按鈕（三者功能由左到右依次為提升、降級(jí)、將為正文）、上下移動(dòng)按鈕（左邊為上移，右邊為下移）各級(jí)標(biāo)題進(jìn)行升降級(jí)處理調(diào)整順序結(jié)構(gòu)

復(fù)雜文檔處理——課題論文的編排與制作1、利用大綱視圖輸入論文582、設(shè)置多級(jí)標(biāo)題編號(hào)對(duì)于此處的課題論文，1級(jí)標(biāo)題為一、，二、，……格式；2級(jí)標(biāo)題為（一），（二）……格式；3級(jí)標(biāo)題為1，2……格式；4級(jí)標(biāo)題為（1），（2）……格式；部分內(nèi)容已經(jīng)到5級(jí)標(biāo)題，為①，②……格式。設(shè)置多級(jí)標(biāo)題編號(hào)的操作步驟如下：1．選中所有級(jí)別的標(biāo)題文字內(nèi)容。2．“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框中選擇“多級(jí)符號(hào)”選項(xiàng)卡。3．單擊一個(gè)與所需要格式類似的編號(hào)格式，然后單擊“自定義按鈕”。4．在彈出的“自定義多級(jí)符號(hào)列表”對(duì)話框中，單擊選中“級(jí)別”框中的“1”項(xiàng)，準(zhǔn)備為標(biāo)題1設(shè)置編號(hào)格式。5．為標(biāo)題1的編號(hào)樣式選擇為“一，二，三…”項(xiàng)，確保其后的“起始編號(hào)”框中為“1”，并在“編號(hào)格式”框中，在編號(hào)后邊加上頓號(hào)（、），將“對(duì)齊位置”設(shè)置為“0”，“縮進(jìn)位置”設(shè)置為“0.75”。2、設(shè)置多級(jí)標(biāo)題編號(hào)對(duì)于此處的課題論文，1級(jí)標(biāo)題為一、，二、593、使用“樣式”統(tǒng)一設(shè)置文檔格式

1）直接套用樣式選定需要套用樣式的文本內(nèi)容，然后從格式工具欄上的“樣式”（字體左側(cè)的“正文”處）列表中選擇需要設(shè)置的樣式，單擊即可將選取內(nèi)容設(shè)置為預(yù)先設(shè)置的樣式效果。3、使用“樣式”統(tǒng)一設(shè)置文檔格式

1）直接套用樣式602）新建樣式

“格式”菜單中的“樣式”命令，彈出的對(duì)話框中列出了系統(tǒng)中的各種設(shè)置好的樣式，可選擇設(shè)置好的進(jìn)行修改，也可單擊“新建”按鈕進(jìn)行創(chuàng)建。單擊“新建”按鈕，則彈出對(duì)話框，在其中可以自行設(shè)置樣式，其中：在“名稱”框里輸入準(zhǔn)備創(chuàng)建的樣式名字，“樣式類型”中選擇是段落樣式還是字體樣式，單擊下面的“格式”去進(jìn)行具體樣式內(nèi)容的設(shè)置。例如可以設(shè)置“論文標(biāo)題”樣式格式為：中文黑體，小二號(hào)，居中，段前、后1行距離。設(shè)置好后，按“確定”按鈕即可完成“論文標(biāo)題”樣式的設(shè)置?！案袷健辈藛沃械摹皹邮健泵?，2）新建樣式“格式”菜單中的“樣式”命令，61（3）注釋的設(shè)置注釋是為了對(duì)文檔的個(gè)別術(shù)語做進(jìn)一步的說明和解釋。注釋由兩部分組成：注釋引用標(biāo)記和注釋正文。一般分為腳注和尾注。腳注出現(xiàn)在每頁的底部，尾注出現(xiàn)在文檔的末尾。二者只有在頁面視圖下顯示。普通視圖窗口為兩半即正文和腳注編輯窗口?！安迦搿辈藛蔚摹澳_注和尾注”（3）注釋的設(shè)置注釋是為了對(duì)文檔的個(gè)別術(shù)語做進(jìn)一步的說明和解624）目次的制作Word可以自動(dòng)搜索文檔中的標(biāo)題，并建立一個(gè)非常規(guī)范的目錄，操作時(shí)不僅快速方便，而且目錄可以隨著內(nèi)容的變化自動(dòng)更新。制作目錄的操作步驟如下：（1）選擇“插入”／“索引和目錄…”命令；在打開的“索引和目錄”對(duì)話框中，單擊選擇“目錄”選項(xiàng)卡。（2）確定無誤后，根據(jù)需要可以選擇是否要頁碼、頁碼是否右對(duì)齊，并可以設(shè)置制表符前導(dǎo)符號(hào)、目錄格式以及目錄層次（沒有特殊要求，以上設(shè)置一般使用默認(rèn)值即可），然后單擊“確定”按鈕系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)插入目錄的內(nèi)容。其中，灰色的底紋效果表示目錄是以“域”的形式插入的，底紋在打印預(yù)覽和打印時(shí)不起作用。4）目次的制作63說明：關(guān)于域的概念和相關(guān)內(nèi)容域是Word文檔中的內(nèi)容發(fā)生變化的部分。最簡單的域如在文檔中插入的頁碼，它可以顯示文檔共幾頁，當(dāng)前為第幾頁，并且會(huì)根據(jù)文檔的情況自動(dòng)進(jìn)行調(diào)整。其他常用的域還有：文檔創(chuàng)建日期、打印日期、保存如期、文章中利用“插入”／“日期”命令輸入的日期等時(shí)間信息，文檔作者與單位、文件名與保存路徑等文檔信息，段落、字?jǐn)?shù)等統(tǒng)計(jì)信息，以及本節(jié)用到的索引與目錄等等。

說明：關(guān)于域的概念和相關(guān)內(nèi)容域是Word文檔中的內(nèi)容發(fā)生變化648、WORD在辦公活動(dòng)中的應(yīng)用示例郵件示例合作辦公修訂審閱修訂跟蹤處理修訂合并修訂批注8、WORD在辦公活動(dòng)中的應(yīng)用示例郵件示例65文檔結(jié)構(gòu)圖在視圖菜單中，還有一個(gè)“文檔結(jié)構(gòu)圖”選項(xiàng)，用戶可以通過它在整個(gè)文檔中快速瀏覽并追蹤特定的位置。在文檔結(jié)構(gòu)圖中，用戶可按照大綱標(biāo)題從文檔一處跳到另一處單擊右鍵，會(huì)彈出一個(gè)快捷菜單，選擇要顯示的標(biāo)題級(jí)別。文檔結(jié)構(gòu)圖在視圖菜單中，還有一個(gè)“文檔結(jié)構(gòu)圖”選項(xiàng)，用戶可以66全屏顯示視圖和顯示比例全屏顯示視圖和顯示比例67關(guān)于WORD操作的其他問題1自動(dòng)保存和恢復(fù)

“工具”菜單下“選項(xiàng)”對(duì)話框“保存”選項(xiàng)卡，有一個(gè)“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”項(xiàng)自動(dòng)保存會(huì)存儲(chǔ)上次最后一次手動(dòng)存盤到最后一次自動(dòng)保存之間所輸入的信息，在發(fā)生了非正常退出后，用Word再次打開原來的文件，可以看到會(huì)同時(shí)出現(xiàn)一個(gè)恢復(fù)文檔，此時(shí)這個(gè)恢復(fù)文檔中保存的就是上次斷電時(shí)自動(dòng)保存的所有信息了，將原來的文檔關(guān)閉，再將恢復(fù)文檔保存為原來的文檔就可以最大限度的減小損失了。關(guān)于WORD操作的其他問題1自動(dòng)保存和恢復(fù)68關(guān)于WORD操作的其他問題2改變默認(rèn)路徑

“工具”菜單“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“文件位置”選項(xiàng)卡，這里有一個(gè)“文件類型”列表，選擇第一項(xiàng)“文檔”，單擊“更改”按鈕，彈出“更改位置”對(duì)話框，從對(duì)話框中選擇默認(rèn)的保存文件夾，單擊“確定”按鈕回到“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“確定”按鈕。多文檔切換

快捷鍵Alt+Tab啟用即點(diǎn)即輸

“工具”菜單，“選項(xiàng)”命令，“選項(xiàng)”對(duì)話框，“編輯”選項(xiàng)卡，“即點(diǎn)即輸”一欄，選取“啟用即點(diǎn)即輸”復(fù)選框的選擇，即可在文檔中的空白處雙擊就有了即點(diǎn)即輸?shù)男ЧP(guān)于WORD操作的其他問題2改變默認(rèn)路徑69第二章基本OA的主要功能文字處理電子表格數(shù)據(jù)庫管理電子日程管理電子公文管理第二章基本OA的主要功能文字處理70Office200X包括6大組件：字處理軟件Word200X電子表格Excel200X關(guān)系數(shù)據(jù)庫Access200X文稿演示軟件PowerPoint200X桌面信息管理程序Outlook200X網(wǎng)頁制作工具FrontPage200XOffice200X包括6大組件：711.文字處理需根據(jù)用戶需求完成不同形式和風(fēng)格的文字處理和輸出1.文字處理需根據(jù)用戶需求完成不同形式和風(fēng)格的文字處721.1文字處理規(guī)范——辦公公文制作實(shí)例1.1文字處理規(guī)范——辦公公文制作實(shí)例73（1）公文P14-16公文種類公文格式公文用紙公文用字公文寫作（1）公文P14-16公文種類74實(shí)例：利用公文向?qū)е谱鞴脑S多文字處理軟件都針對(duì)特定格式文章或有固定格式要求的文體提供了專門的模板或向?qū)?。所謂模板，是指其中定義了標(biāo)題格式、背景圖案、表格項(xiàng)，甚至某些通用文字的一類文件。所謂向?qū)?，是指通過逐步提示用戶輸入標(biāo)題文字和設(shè)置文檔格式來輔助創(chuàng)建文檔的一類文件。實(shí)例：利用公文向?qū)е谱鞴脑S多文字處理軟件都針對(duì)特定格式文章75實(shí)例任務(wù)要求與制作效果如下:××省為了加快信息化建設(shè)步伐，促進(jìn)電子政務(wù)的發(fā)展，現(xiàn)在想在全省范圍內(nèi)開展一次政務(wù)信息公眾網(wǎng)站（網(wǎng)頁）的評(píng)比活動(dòng)。省政府責(zé)成信息產(chǎn)業(yè)廳有關(guān)人員制作一個(gè)會(huì)議通知，以正式文件形式下發(fā)到相關(guān)部門。根據(jù)上面的行文規(guī)范，該通知的內(nèi)容以及格式要求應(yīng)該如后圖所示。實(shí)例任務(wù)要求與制作效果如下:76第二章基本OA的主要功能-WORD課件771、啟動(dòng)word,文件—新建命令項(xiàng)2．選擇“報(bào)告”選項(xiàng)卡，單擊“公文向?qū)А眻D標(biāo)，再單擊“確定”按鈕，出現(xiàn)后圖所示的“公文向?qū)А睂?duì)話框。1、啟動(dòng)word,文件—新建命令項(xiàng)2．選擇“報(bào)告”選項(xiàng)卡，單783．單擊“下一步”按鈕，向?qū)崾疽筮x擇公文格式，在每個(gè)格式單選按鈕下面就顯示出所選格式的預(yù)覽圖，本例選擇“流行格式”。

所謂公文格式是指公文的組成項(xiàng)目及其區(qū)域劃分、公文的書寫、字體字號(hào)、用紙規(guī)格和樣式。公文從外觀結(jié)構(gòu)看，一般由文頭、正文、文尾三部分組成。公文用紙一般為單頁16開型（長260毫米、寬184毫米），圖文區(qū)尺寸（即版心）為：長233毫米、寬大49毫米。也可以采用國標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米、寬210毫米），圖文區(qū)尺寸為：長270毫米、寬175毫米。布告、通告、公告的用紙視情況確定。4．單擊“下一步”按鈕，要求選擇公文的大小，本例選擇“A4”。所謂公文格式是指公文的組成項(xiàng)目及其區(qū)域劃分、公文的書寫、字體795．單擊“下一步”按鈕，這時(shí)向?qū)崾疽筝斎霕?biāo)題。如圖所示，按照本通知的內(nèi)容和行文規(guī)范，分別在“收文機(jī)關(guān)名稱”框中輸入“各設(shè)區(qū)市政府、省直有關(guān)部門”，“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱”框中輸入“××省信息產(chǎn)業(yè)廳”，“發(fā)文標(biāo)題”框中輸入“關(guān)于開展政務(wù)信息公眾網(wǎng)站(頁)展評(píng)的通知”，“發(fā)文編號(hào)”中輸入“×信發(fā)[2003]2號(hào)”。P15

6．單擊“下一步”按鈕，向?qū)崾据斎牍牡膬?nèi)容。如圖2-35所示，按照起草好的通知文字輸入對(duì)應(yīng)編輯框中即可；其實(shí)，該內(nèi)容也可以在公文生成后再進(jìn)行輸入。

P155．單擊“下一步”按鈕，這時(shí)向?qū)崾疽筝斎霕?biāo)題。如圖所示，807．單擊“下一步”，根據(jù)需要填上公文的附件和注釋，如圖所示。

8．單擊“下一步”按鈕，提示輸入其它信息，如圖所示，輸入主題詞和發(fā)文日期，如果需要還可以輸入抄送機(jī)關(guān)。

7．單擊“下一步”，根據(jù)需要填上公文的附件和注釋，如圖所示。81單擊“下一步”按鈕，在出現(xiàn)的對(duì)話框中單擊“完成”按鈕，公式格式設(shè)置完畢。做好的通知效果如前所示。如果需要，還可以按照后面講解的方法進(jìn)行內(nèi)容編輯和格式編排，全部工作完成后進(jìn)行打印預(yù)覽，效果滿意就可以打印分發(fā)該通知。注意公文用字的規(guī)則P15單擊“下一步”按鈕，在出現(xiàn)的對(duì)話框中單擊“完成”按鈕，公式格82（2）科技論文用紙版心內(nèi)容（3）合同、合約、協(xié)議書用紙版心內(nèi)容（2）科技論文83自行創(chuàng)建常用辦公文檔模板“會(huì)議記錄”模板制作單擊常用工具欄上的“保存”按鈕，在彈出的“另存為”對(duì)話框中，輸入文件名“會(huì)議記錄模板”，在“保存類型”下拉列表框中選擇“文檔模板”，此時(shí)“保存位置”自動(dòng)變?yōu)橄到y(tǒng)模板所在文件夾，如圖所示。單擊“保存”命令按鈕，完成“會(huì)議記錄模板”的制作過程。自行創(chuàng)建常用辦公文檔模板“會(huì)議記錄”模板制作單擊常用工具欄上841.2文字處理技術(shù)簡史手工時(shí)代機(jī)械化時(shí)代自動(dòng)化時(shí)代1.2文字處理技術(shù)簡史手工時(shí)代851.3文字處理系統(tǒng)的基本功能文件存儲(chǔ)基本編輯簡單排版輸入校驗(yàn)輸出提供入口/出口對(duì)象的嵌入與鏈接多樣化的輔助功能1.3文字處理系統(tǒng)的基本功能文件存儲(chǔ)861.4字處理系統(tǒng)實(shí)例——WordforWindows1.4字處理系統(tǒng)實(shí)例——WordforWindow87文檔的輸入與編輯文檔的操作流程創(chuàng)建或打開文檔輸入文檔（文字、數(shù)字、圖形、表格等）編輯文檔（選定、刪除、復(fù)制、移動(dòng)、查找、替換等）排版（字符、段落、分欄、圖文混排等）存盤（保存、另存為、打印輸出）文檔的輸入與編輯文檔的操作流程創(chuàng)建或打開文檔輸入文檔（文字、88字處理軟件Word2003——不僅可以進(jìn)行文字處理，還可以將文本、圖像、表格、圖表混排在同一文件中字處理軟件Word2003——不僅可以進(jìn)行文字處理，還89Word2003窗口的基本組成標(biāo)題欄菜單欄常用工具欄格式工具欄文本區(qū)標(biāo)尺插入點(diǎn)拆分塊滾動(dòng)條繪圖工具欄狀態(tài)欄視圖按鈕控制菜單欄瀏覽對(duì)象選擇Word2003窗口的基本組成標(biāo)題欄菜單欄常用工具欄格式工具90任務(wù)要求是：××大學(xué)由于發(fā)展需要，有關(guān)院系急需招聘領(lǐng)導(dǎo)人員，現(xiàn)在學(xué)校組織部需制作一份“招聘啟事”對(duì)外公布，以便招募人才。本節(jié)“招聘啟事”的制作效果如后圖所示，是用Word完成的。制作時(shí)需要注意：1．標(biāo)題要使用特殊字體并且字號(hào)較大，以使其效果明顯。2．各類人員前面要設(shè)置項(xiàng)目符號(hào)，以使其條目清晰。3．聯(lián)系方式前插入一個(gè)形象的圖片，以使其生動(dòng)活潑。4．在結(jié)束處插入相關(guān)藝術(shù)字，以提高啟事的感召力。5．文檔格式要正確，頁面設(shè)置要合適（最好將內(nèi)容恰巧調(diào)整至一張頁面大小）。

以制作一個(gè)“招聘啟事”文檔為例以制作一個(gè)“招聘啟事”文檔為例91第二章基本OA的主要功能-WORD課件921、文檔的新建a:窗口外首次Word時(shí)自動(dòng)創(chuàng)建“文檔1”（開始、我的電腦、資源管理器、桌面快捷方式）右擊窗口空白/新建/Word文檔b:窗口內(nèi)文件/新建新建工具鈕1、文檔的新建932、文檔的打開a:窗口外雙擊文檔圖標(biāo)右擊文檔圖標(biāo)/打開開始/文檔/單擊文件名（最近使用過的文檔）開始/查找/輸入文件名（全名）/雙擊列表欄中文檔2、文檔的打開94b:窗口內(nèi)

*文件/打開/輸入地址、文件名/打開*單擊工具欄中打開鈕/輸入地址、文件名/打開

*文件/單擊最近使用的文件列表中的文件名選擇b:窗口內(nèi)

*文件/打開/輸入地址、文件名/打開選擇953、文字輸入設(shè)置輸入方法：鍵盤上的Ctrl+Shift組合鍵；利用鼠標(biāo)從任務(wù)欄上的“輸入法指示器”中選擇將插入點(diǎn)定位，然后在插入點(diǎn)處輸入內(nèi)容。注意：各行結(jié)尾處不要按回車，一個(gè)段落結(jié)束才按此鍵不要用空格鍵進(jìn)行字間距的調(diào)整以及標(biāo)題居中、段落縮進(jìn)的設(shè)置雙擊狀態(tài)欄的改寫鈕或按Insert鍵，可以切換插入或改寫狀態(tài)。插入狀態(tài)時(shí)，文本向右移動(dòng)；改寫狀態(tài)時(shí)，自動(dòng)替換文本3、文字輸入設(shè)置輸入方法：鍵盤上的Ctrl+Shift96插入內(nèi)容塊插入普通文本在“插入”模式下，輸入文字即可插入自動(dòng)圖文集自動(dòng)圖文集可將復(fù)雜的表格或者商業(yè)信函等常用文本或圖形創(chuàng)建為“自動(dòng)圖文集”詞條。插入特殊字符插入時(shí)間和日期，例如：插入符號(hào)可以在文檔中插入各種符號(hào)，包括基本拉丁語，數(shù)字，廣義符號(hào)、箭頭等等。插入內(nèi)容塊插入普通文本97插入公式，打開如圖所示的對(duì)話框，選擇“Microsoft公式3.0”，單擊確定。<插入>→<對(duì)象>插入公式98進(jìn)入公式編輯器狀態(tài)，同時(shí)打開“公式工具欄”進(jìn)入公式編輯器狀態(tài)，同時(shí)打開“公式工具欄”99如圖為啟事內(nèi)容單純錄入后的效果如圖為啟事內(nèi)容單純錄入后的效果1004、文檔編輯（1）文本塊選擇：P22文本塊選擇（2）撤消與恢復(fù)：撤消操作的方法是：選擇命令，或者單擊常用工具欄上的“撤消”按鈕。不過，最簡單的方法還是使用快捷鍵Ctrl+Z。恢復(fù)操作的方法是：選擇命令，或者單擊常用工具欄上的“恢復(fù)”按鈕。不過，最簡單的方法還是使用快捷鍵Ctrl+Y或者單獨(dú)按F4。“編輯”/“撤消”菜單？菜單？“編輯”/“恢復(fù)”4、文檔編輯（1）文本塊選擇：P22文本塊選擇“編輯”/“撤101（3）文稿的刪除、移動(dòng)和復(fù)制1、刪除操作2、移動(dòng)操作3、復(fù)制操作選定文本/按〈Delete〉（或）〈DeL〉鍵選定文本/〈Ctrl〉+X選定文本/編輯/剪切（或按剪切鈕）鼠標(biāo)操作：選定文本/左鍵拖動(dòng)到目標(biāo)處菜單或工具鈕操作：選定/剪切/定位光標(biāo)/粘貼選定文本/復(fù)制/定位插入點(diǎn)/粘貼選定文本/按〈Ctrl〉同時(shí)左鍵拖動(dòng)鼠標(biāo)到目標(biāo)處F4（插入狀態(tài)）知識(shí)點(diǎn)：粘貼與選擇性粘貼（3）文稿的刪除、移動(dòng)和復(fù)制選定文本/按〈Delete〉（或102粘貼與選擇性粘貼：在Word軟件的“編輯”菜單下，除“粘貼”菜單項(xiàng)外，還有個(gè)“選擇性粘貼”菜單項(xiàng)，單擊會(huì)彈出如圖2-4所示對(duì)話框。只要選擇“無格式文本”就可以只要文字而不帶原來的格式。第二章基本OA的主要功能-WORD課件103（4）查找與替換1、查找（Ctrl+F）：用于顯示當(dāng)前編輯的文檔中所有與查找內(nèi)容相符的信息2、替換（Ctrl+H）：將查找到的內(nèi)容替換為新的信息，可以在高級(jí)選項(xiàng)中限制查找和替換的范圍（4）查找與替換1、查找（Ctrl+F）：用于顯示當(dāng)前編輯的104關(guān)于文檔修改的其他作法：1、更改大小寫2、替換文本內(nèi)容3、使用“自動(dòng)更正”功能關(guān)于文檔修改的其他作法：1055、文檔格式化按照版面的要求對(duì)文檔進(jìn)行格式化，即要對(duì)字形、字體、字號(hào)、行列間距、段落格式、分頁、樣式、篇眉、腳注、邊界、裝訂線等做相應(yīng)的修飾。Word在文檔的格式化方面提供了許多的功能，基本上能夠滿足排版的要求。5、文檔格式化按照版面的要求對(duì)文檔進(jìn)行格式化，即要對(duì)字形、字106

（1）字符格式在word中，缺省設(shè)置通常是常規(guī)、宋體和5號(hào)設(shè)置步驟略（1）字符格式在word中，缺省設(shè)置通常是常規(guī)、宋體和5號(hào)107（2）段落處理段落處理就是對(duì)選定的段落進(jìn)行格式編排，這里包括（文字對(duì)齊方式、縮進(jìn)、行距調(diào)整、段落間距、制表位、底紋、項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)方式等）。文字對(duì)齊：左對(duì)齊、右對(duì)齊、居中和兩端對(duì)齊段落縮進(jìn)：1-單擊

命令2-使用工具欄按鈕3-使用標(biāo)尺（水平標(biāo)尺）“格式”中的“段落”（2）段落處理段落處理就是對(duì)選定的段落進(jìn)行格式編排，這里108行距的設(shè)置：行距的設(shè)置：109項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)添加項(xiàng)目符號(hào)刪除項(xiàng)目符號(hào)添加編號(hào)刪除編號(hào)※設(shè)置多級(jí)符號(hào)邊框和底紋設(shè)置邊框設(shè)置底紋插入圖片與藝術(shù)字（插入菜單）圖片——剪貼畫圖片——藝術(shù)字(格式菜單)(格式菜單)(格式菜單)(格式菜單)110格式刷的使用（可實(shí)現(xiàn)快速復(fù)制格式功能）（1）使用格式刷復(fù)制格式操作步驟如下:1、選取用來復(fù)制格式的文本2、單擊或雙擊“常用工具欄”上的“格式刷”按鈕，鼠標(biāo)指針變成涂刷形狀（單擊可進(jìn)行一次格式復(fù)制，雙擊可進(jìn)行多次復(fù)制）3、選取要進(jìn)行格式編排的文本，選取完畢后，復(fù)制格式工作也隨之進(jìn)行4、復(fù)制工作全部完成后，單擊“格式刷”按鈕或者按ESC鍵格式刷的使用（可實(shí)現(xiàn)快速復(fù)制格式功能）（1）使用格式刷復(fù)制格111本實(shí)例中字體與段落格式設(shè)置的具體操作略，可按照以下要求進(jìn)行。（1）對(duì)于標(biāo)題為了使其突出、醒目，可以設(shè)置字體為“華文彩云”，字號(hào)為二號(hào)并且加粗，段落居中，設(shè)置段后距為“1行”。（2）對(duì)于應(yīng)聘人員職位的兩行，設(shè)置字體為“黑體”，顏色為紅色，字號(hào)為小四號(hào)并且加粗，段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符，設(shè)置段前距為“0.5行”。（3）對(duì)于應(yīng)聘人員職位下面的具體條件行，設(shè)置字體為“楷體”，字號(hào)默認(rèn)值，段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符。（4）對(duì)聯(lián)系方式部分，字體不用做任何設(shè)置，只是段前距設(shè)置為“0.5行”即可。（5）最后的單位和署名，采用為小四號(hào)字，段落右對(duì)齊且段前距設(shè)置為“1行”。按照以上的字體和段落格式設(shè)置過之后，“招聘啟事”的效果如圖本實(shí)例中字體與段落格式設(shè)置的具112（3）頁面格式①文檔視圖方式是指Word文檔在計(jì)算機(jī)屏幕上的顯示方式，不同的試圖方式之間可以相互切換。主要有4種視圖方式：1、普通視圖——圖片、頁眉、頁腳、頁號(hào)以及頁邊距等都顯示不出來。2、Web版式視圖——文本將自動(dòng)折行以適應(yīng)窗口的大小3、頁面視圖——可以查看和實(shí)際打印效果相一致的文檔可以看到用戶添加進(jìn)去的所有的文字、圖片、表格等4、大綱視圖——用戶可以折疊文檔，只查看標(biāo)題；或者展開文檔，看正個(gè)文檔（3）頁面格式①文檔視圖方式是指Word文檔在計(jì)算機(jī)屏幕上的113①自動(dòng)分頁與手動(dòng)分頁自動(dòng)分頁手動(dòng)分頁（硬分頁）按Ctrl+Enter或插入——分隔符（分頁符）硬分頁符作為字符來處理刪除硬分頁符：按Del①自動(dòng)分頁與手動(dòng)分頁自動(dòng)分頁114②頁邊界及其設(shè)置文件——頁面設(shè)置——頁邊距③添加頁眉頁腳視圖菜單②頁邊界及其設(shè)置視圖菜單1156、文檔的聯(lián)機(jī)校對(duì)文本錄入完成后，為了減少人工校對(duì)的難度，可以先進(jìn)行聯(lián)機(jī)校對(duì)。利用Word“工具”/“拼寫和語法”功能都能發(fā)現(xiàn)一些很明顯的單詞、短語、文字或語法錯(cuò)誤。只要設(shè)置正確，Word還可以在錄入時(shí)自動(dòng)進(jìn)行校對(duì)。在應(yīng)用Word編輯含有英文的文檔，如果出現(xiàn)單詞拼寫錯(cuò)誤，則英文單詞下面自動(dòng)加上紅色波浪線；如果有語法錯(cuò)誤，則英文句子被自動(dòng)加上綠色波浪線，對(duì)于中文，也有這個(gè)功能但是沒有英文那么準(zhǔn)確?！肮ぞ摺?“自動(dòng)更正”功能，用于對(duì)用戶輸入的字詞錯(cuò)誤進(jìn)行自動(dòng)更正。6、文檔的聯(lián)機(jī)校對(duì)文本錄入完成后，為了減少人工校對(duì)的難度，可116

7、輸出與打印文檔

設(shè)置頁面可以將文檔打印在標(biāo)準(zhǔn)尺寸的紙張（例如16開、32開，或信封）、國際標(biāo)準(zhǔn)尺寸的紙張，或者打印機(jī)可以接受的自定義尺寸的紙張上。也可以將幾頁文檔打印在一張紙上，還可以選擇適合整篇文檔或所選內(nèi)容的打印方向。7、輸出與打印文檔設(shè)置頁面可以將文檔打印在標(biāo)準(zhǔn)尺寸的117一、頁面設(shè)置步驟：

單擊<文件>菜單項(xiàng)→選取<頁面設(shè)置>項(xiàng)→彈出<頁面設(shè)置>對(duì)話框→選取不同的選項(xiàng)卡。頁邊距選項(xiàng)卡一、頁面設(shè)置步驟：

單擊<文件>菜單項(xiàng)→選取<頁面設(shè)置>項(xiàng)118紙型選項(xiàng)卡紙張來源選項(xiàng)卡“縱向”將紙張垂直放置（高大于寬），“橫向”將紙張水平放置（寬大于高）。

紙型選項(xiàng)卡紙張來源選項(xiàng)卡“縱向”將紙張垂直放置（高大于寬），119版式選項(xiàng)卡文檔網(wǎng)格選項(xiàng)卡版式選項(xiàng)卡文檔網(wǎng)格選項(xiàng)卡120

二、打印1）打印預(yù)覽單擊工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，或者單擊“文件”／“打印預(yù)覽”項(xiàng)，屏幕立即出現(xiàn)打印預(yù)覽窗口二、打印1）打印預(yù)覽1212）設(shè)置紙張大小和頁面方向單擊<文件>菜單項(xiàng)→選取<打印>項(xiàng)→打開<打印屬性>窗口→選取<紙張>選項(xiàng)卡。2）設(shè)置紙張大小和頁面方向單擊<文件>菜單項(xiàng)→選取<打印>項(xiàng)1223）打印文檔(1)打印文檔的方法。①單擊<常用>工具欄<打印>按鈕,直接被打印文檔。②單擊<文件>菜單項(xiàng)→單擊<打印>項(xiàng)→出<打印>對(duì)話框→單擊<確定>3）打印文檔(1)打印文檔的方法。123(2)打印對(duì)話框的設(shè)置文件的縮放打?。篧ord2000以后的版本中都提供了文檔的縮放打印功能，可根據(jù)不同的紙型縮放文檔，所以可不必調(diào)整邊距或換行符。Word會(huì)在新紙型上居中放置調(diào)整比例后的頁面，它并未改變文檔的設(shè)置；這些縮放比例的變化只在打印時(shí)起作用。調(diào)整文檔比例使其可在更小或更大的紙型上打??；在一張紙上打印一篇兩頁或多頁的文檔。①在<份數(shù)>欄中輸入要打印的份數(shù)②選擇<逐份打印>復(fù)選框，則在多份打印時(shí),會(huì)一份一份打印，否則會(huì)打印完所有第一頁再打印所有的第二頁，直到完成。③在<頁面范圍>中選擇:<當(dāng)前頁>——打印當(dāng)前光標(biāo)所在頁的內(nèi)容；<全部>——打印文檔所有頁的內(nèi)容；<頁碼范圍>——打印指定頁碼范圍內(nèi)文檔的內(nèi)容；輸入頁碼的規(guī)則是:a.非連續(xù)頁之間用英文狀態(tài)的“，”號(hào)。b.連續(xù)頁之間用英文狀態(tài)的“－”號(hào)。④如果需要，單擊<名稱>下拉箭頭，然后單擊所需的打印機(jī)。(2)打印對(duì)話框的設(shè)置文件的縮放打?。篧ord2000以124⑤<選項(xiàng)…>——可以設(shè)置打印選項(xiàng)、附加信息、雙面打印選項(xiàng)等。⑤<選項(xiàng)…>——可以設(shè)置打印選項(xiàng)、附加信息、雙面打印選項(xiàng)等。125（3）暫停和終止打印暫停打印：打開“打印機(jī)”窗口，雙擊當(dāng)前默認(rèn)的打印機(jī)圖標(biāo)。在打開的打印機(jī)窗口中，選中正在打印的文件，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“暫停打印”。在彈出的快捷菜單中選擇“取消打印”，則可取消打印文檔。如果使用的是后臺(tái)打印，只需雙擊任務(wù)欄上的打印機(jī)圖標(biāo)即可取消正在進(jìn)行的打印作業(yè)。此外，單擊任務(wù)欄上的打印機(jī)圖標(biāo)，在出現(xiàn)的“打印機(jī)”對(duì)話框中選擇“清除打印作業(yè)”選項(xiàng)，也可立即取消打印作業(yè)。不過即使打印狀態(tài)信息在屏幕上消失了，打印機(jī)還會(huì)在終止打印命令發(fā)出后打印幾頁內(nèi)容，這是因?yàn)樵S多打印機(jī)都有自己的緩沖區(qū)。

（3）暫停和終止打印126復(fù)雜文檔處理——課題論文的編排與制作1、利用大綱視圖輸入論文各級(jí)標(biāo)題大綱視圖可以將文件按標(biāo)題的層次進(jìn)行顯示。在大綱視圖中，可以查看文檔的結(jié)構(gòu)，通過鼠標(biāo)拖動(dòng)來移動(dòng)、復(fù)制和重新組織文本。視圖方式可以通過“視圖”菜單進(jìn)行選取，它們之間的切換也可以利用Word屏幕左下角視圖切換區(qū)中的有關(guān)按鈕進(jìn)行。下面利用大綱視圖輸入論文各級(jí)標(biāo)題。操作步驟如下：1．“大綱視圖”，此時(shí)屏幕文本區(qū)上面將添加一個(gè)“大綱視圖工具欄”2．在大綱視圖模式中輸入論文各級(jí)標(biāo)題3．利用“大綱視圖工具欄”的升降級(jí)按鈕（三者功能由左到右依次為提升、降級(jí)、將為正文）、上下移動(dòng)按鈕（左邊為上移，右邊為下移）各級(jí)標(biāo)題進(jìn)行升降級(jí)處理調(diào)整順序結(jié)構(gòu)

復(fù)雜文檔處理——課題論文的編排與制作1、利用大綱視圖輸入論文1272、設(shè)置多級(jí)標(biāo)題編號(hào)對(duì)于此處的課題論文，1級(jí)標(biāo)題為一、，二、，……格式；2級(jí)標(biāo)題為（一），（二）……格式；3級(jí)標(biāo)題為1，2……格式；4級(jí)標(biāo)題為（1），（2）……格式；部分內(nèi)容已經(jīng)到5級(jí)標(biāo)題，為①，②……格式。設(shè)置多級(jí)標(biāo)題編號(hào)的操作步驟如下：1．選中所有級(jí)別的標(biāo)題文字內(nèi)容。2．“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框中選擇“多級(jí)符號(hào)”選項(xiàng)卡。3．單擊一