1、 檔案管理制度總則為加強公司檔案管理工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研和行政管理等各項工作中的作用，根據(jù)檔案法和國家檔案局企業(yè)檔案管理規(guī)定等法規(guī)，結(jié)合公司實際，特制定本辦法。本辦法所指的檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、行政管理以及其它各項活動中直接形成的對公司和社會具有保存價值的歷史記錄。公司檔案列入公司資產(chǎn)管理范圍。公司檔案管理實行部門立卷歸檔制度，檔案工作納入各部門的發(fā)展規(guī)劃、工作計劃和日常管理。本辦法適用于電力公司的檔案管理工作。檔案室是公司檔案工作的職能管理部門，是永久保存和提供利用公司檔案的機構(gòu)，公司各部門的檔案工作接受檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。檔案的管理公司各部

2、門、項目部均須配備一名兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門、項目部檔案的收集整理、立卷歸檔和移交工作。兼職檔案管理員須認(rèn)真執(zhí)行本辦法，不斷增加檔案業(yè)務(wù)知識，提高檔案管理能力。檔案的收集整理 各部門、項目部兼職檔案管理員在平時日常工作中應(yīng)按檔案歸檔范圍（見附件1），做好有保存利用價值的文件材料（紙質(zhì)材料和電子文件）的收集工作，將收集積累的檔案資料，分年度、分類別存放。 電子文件材料應(yīng)是紙質(zhì)文件的最終版本，文件名稱應(yīng)與紙質(zhì)相同，分年度、分類別保存在不同的文件夾中。 歸檔的文件材料須符合檔案材料的基本要求，做到圖樣清晰、齊全完整、字跡清晰工整、簽字手續(xù)完備，書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。 檔案

3、的立卷立卷就是各部門、項目部針對檔案歸檔范圍，對已收集的部門文件等進行分類、組合和編目，使其成為一個有機整體。既要分門別類、保持文件之間的歷史聯(lián)系，又要便于保管和利用，使組成的案卷能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映本部門、項目部主要業(yè)務(wù)工作的原貌。立卷程序分類排列。各部門、項目部兼職檔案管理員須將當(dāng)年的檔案按年度和類別進行分類組合，文件材料應(yīng)依其形成規(guī)律或重要程度依序排列，如批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后。標(biāo)注卷內(nèi)文件頁碼。一卷檔案整理完畢后，需統(tǒng)一標(biāo)注卷內(nèi)文件的頁碼。標(biāo)注頁碼一律用鉛筆，正面在右下角、背面在左下角。填寫卷內(nèi)文件目錄。需按照文件的排列順序，依次在卷內(nèi)文件目錄

4、（附件2）中詳細(xì)填寫，并隨案卷裝訂。填寫卷內(nèi)備考表。在卷內(nèi)備考表（見附件3）中填寫卷內(nèi)文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況的說明，立卷人、檢查人姓名，以及完成立卷的日期。裝訂案卷。將案卷按卷內(nèi)文件目錄、文件、備考表的順序裝訂在統(tǒng)一的卷皮內(nèi)，裝訂要整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字，用線繩裝訂。編寫歸檔號。將裝訂好的案卷按其保管期限和重要程度進行分類排列，依次編寫歸檔號。填寫案卷封皮。在案卷封皮上填寫案卷名稱、編制單位、編制日期、密級、保管期限等案卷情況，要求書寫清楚，字跡工整。填寫案卷目錄。將案卷封面的有關(guān)內(nèi)容，詳細(xì)登入案卷目錄中，要求用計算機打印保存。檔案的歸檔 各部門、項目部兼職檔案管理員應(yīng)

5、及時將有關(guān)檔案材料進行立卷、整理，并于每年6月30日前將上年檔案材料一次性移交檔案室。 檔案移交歸檔時，各部門、項目部兼職檔案管理員和檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)案卷目錄詳細(xì)清點案卷，按標(biāo)準(zhǔn)進行驗收檢查，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的退回重新整理；符合要求的，雙方在檔案移交清單（見附件4）上簽字，檔案移交清單一式兩份，交接雙方各存一份，以備查驗。檔案的保管 每年12月底，檔案室管理人員應(yīng)對檔案的保管數(shù)量、各類檔案的查閱、外借次數(shù)等相關(guān)使用情況進行匯總統(tǒng)計，并根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果提出檔案價值的鑒定意見，確定檔案的不同保管期限。檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年、5年。 檔案室是保存檔案及相關(guān)資料的重要

6、場所，須采取防高溫、防水、防潮、防光、防塵、防火、防盜、防污染、防有害生物侵襲等措施。 檔案室管理人員應(yīng)定期對檔案室進行清掃，保持室內(nèi)及檔案柜干凈整齊。 嚴(yán)禁檔案室管理人員私自將檔案帶出室外或借給他人。 檔案室管理人員外出時，注意門窗落鎖，安全保密。非檔案室管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不得進入檔案室。 經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表（見附件5），銷毀一般檔案資料須經(jīng)移交該檔案的部門經(jīng)理審批，銷毀機密級檔案須經(jīng)部門經(jīng)理和分管副總經(jīng)理審批。銷毀檔案時，應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀，防止檔案遺失和泄密。檔案的借閱 借閱者查閱檔案前，需填寫檔案借閱審批表（見附件6）。借閱一般檔案資料，需經(jīng)所在部門經(jīng)理及綜

7、合管理部主任簽字同意；借閱機密級檔案，需經(jīng)部門經(jīng)理、綜合管理部主任和分管副總經(jīng)理審批。借閱檔案時，還需填寫檔案借閱登記表（見附件7）。 借閱者應(yīng)確保檔案的安全、完整和保密，嚴(yán)禁在案卷上涂改、勾畫、批注、拆卷、抽頁等，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照和對外公布。 借閱檔案的時間，一般檔案最長不超過十天，機密級檔案最長不超過一周。借閱檔案必須按期歸還，如超過規(guī)定時間還需借用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案室管理人員應(yīng)每月清理一次檔案的歸還情況，督促借閱者及時歸還或續(xù)借檔案。 借閱者歸還案卷時，檔案室管理人員要詳細(xì)清點，確認(rèn)無誤后應(yīng)在檔案借閱審批表和檔案借閱登記表上填寫歸還時間，歸還的檔案資料應(yīng)及時入庫

8、上架。 外單位人員借閱檔案資料，須持有本單位的介紹信，經(jīng)分管總經(jīng)理審批同意后，由綜合管理部人員帶領(lǐng)辦理借閱手續(xù)。 附則本辦法由綜合管理部制定并負(fù)責(zé)解釋。本辦法自頒布之日起開始實施。附件1：檔案范圍附件2：卷內(nèi)文件目錄附件3：檔案備考表附件4：檔案移交清單附件5：檔案銷毀審批表附件6：檔案借閱審批表附件7：檔案借閱登記表附件8：檔案日常管理業(yè)務(wù)流程附件1 檔案歸檔范圍 （一）文書檔案的歸檔范圍序號文 件 內(nèi) 容一會議文件材料（一）工作會議、專題會議的文件材料1通知、日程、報告、講話稿、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等2發(fā)言材料、交流材料、簡報等（二）大型會議、慶典等文件材料1活動安排、名單、主報告、賀詞

9、、題詞、講話等二綜合性文件材料1公司中長期規(guī)劃、綱要及政策性、指導(dǎo)性的文件材料2上級機關(guān)頒發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的指示、決定、紀(jì)要、通知3公司制發(fā)的年度計劃、總結(jié)、情況匯報、調(diào)研等文件材料4公司規(guī)范化管理方面的文件材料三各類編研材料1公司年鑒、大事記、宣傳畫冊等四行政管理文件材料1房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料2簽訂的合同、協(xié)議等文件材料五黨組織的文件材料1通知、議程、報告、講話稿、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議六工會工作的文件材料1意見、計劃、總結(jié)、匯報、活動、會議記錄等2工會會員名冊、登記表3工會活動的申請、批復(fù)、計劃、方案等七機構(gòu)設(shè)置的文件資料1機構(gòu)建立、更名、撤并、啟用印章等形成的文件資

10、料2定編、核編、干部任免、考核等人事管理文件 （二）科研檔案的歸檔范圍序號文 件 內(nèi) 容一研究準(zhǔn)備階段1文獻調(diào)研、考察報告、綜述報告等2市場預(yù)測和應(yīng)用前景分析報告等3開發(fā)工作方案等4開題報告與論證文件等5委托書、協(xié)議書、技術(shù)合同、會議紀(jì)要和重要往來函件等6開發(fā)工作計劃等二研究實驗階段1實驗任務(wù)書、實驗大綱2實驗、測試、調(diào)查、考察等原始記錄、整理記錄和綜合分析報告3計算文件、數(shù)據(jù)處理文件4設(shè)計文件和圖紙5照片、幻燈片、錄音帶、錄像帶、影片拷貝、光盤、磁盤等聲像、電子文件6樣品、標(biāo)本、樣機等實物的目錄7開發(fā)工作計劃執(zhí)行情況、計劃調(diào)整、中斷、終止或撤銷文件8階段研究工作小結(jié)三總結(jié)鑒定驗收階段1研制報

11、告2論文、專著3工藝技術(shù)報告4科研投資情況和經(jīng)費決算文件5鑒定會相關(guān)文件6鑒定證書或視同鑒定證書的文件7經(jīng)濟效益和社會效益證明文件8開發(fā)工作總結(jié)四成果申報獎勵階段1科技成果登記表2科技成果申報表及附件3科技成果獎勵申報表和審批文件4獲獎憑證(獎?wù)?、獎狀、證書)的原件或影印件5專利受理文件和專利證書的原件或影印件五成果推廣應(yīng)用階段1市場調(diào)查、分析報告2實驗和推廣應(yīng)用方案3擴大生產(chǎn)的設(shè)計文件和工藝技術(shù)文件4產(chǎn)品定型鑒定文件(產(chǎn)品說明書、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗證及產(chǎn)品合格證、裝箱單等)5技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書6土建設(shè)備安裝圖紙、生產(chǎn)運行參數(shù)和用戶反饋意見7科技成果展覽會、產(chǎn)品展銷會資料8成果宣傳媒體報道文件 (

12、三）基建檔案的歸檔范圍序號文 件 內(nèi) 容一可行性研究、任務(wù)書1項目建議書及其報批文件2項目選址意見書及其報批文件3可行性研究報告及其評估、報批文件4項目評估報告（包括借貸承諾評估）、論證文件5環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告，環(huán)境影響報告書及批復(fù)6設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書及其報批文件二設(shè)計基礎(chǔ)文件1工程、水文地質(zhì)勘查報告、測繪圖、勘查記錄，化驗、土、巖實驗報告2地形、地貌、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備的安裝測量定位、觀測記錄3水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)材料三設(shè)計文件1總體規(guī)劃設(shè)計、方案設(shè)計2初步設(shè)計及其報批文件3技術(shù)設(shè)計4施工圖設(shè)計5技術(shù)秘密、專利文件6工程設(shè)計計算書7關(guān)鍵技術(shù)實驗8設(shè)計評價、鑒定及審批四項目

13、管理文件（一）建設(shè)用地、征地、拆遷文件1征用土地申請、批準(zhǔn)文件，國有土地使用證、紅線圖2征地移民拆遷、安置、補償批準(zhǔn)文件、協(xié)議書3選址意見通知書及附圖4建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件、附圖（二）計劃、投資、統(tǒng)計、管理文件1有關(guān)投資、進度、物資、工程量的建議計劃、實施計劃和調(diào)整計劃2概算、預(yù)算管理、差價管理文件3合同變更、索賠等涉及法律事務(wù)的文件4規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃、方案、規(guī)定等文件5技術(shù)設(shè)計審查、技術(shù)協(xié)議文件6投資、進度、質(zhì)量、安全、合同控制文件（三）招標(biāo)投標(biāo)、承發(fā)包合同協(xié)議1招標(biāo)書、招標(biāo)修改文件、招標(biāo)補遺及答疑文件2招標(biāo)書、資質(zhì)材料、履約類保函、委托授權(quán)及投標(biāo)澄清文件、修正文件3開標(biāo)議程、開

14、標(biāo)大會簽字表、報價表、評標(biāo)人員簽字表、評標(biāo)記錄等4中標(biāo)通知書5合同談判紀(jì)要、合同審批文件、合同書、合同變更文件（四）專項申請、批復(fù)文件1環(huán)境保護、勞動安全、衛(wèi)生、消防、人防、規(guī)劃等文件2水、暖、電、煤氣、通信、排水等配套協(xié)議文件3原料、材料、燃料供應(yīng)等來源協(xié)議文件五施工文件（一）綜合性文件1建筑施工文件2開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要3施工組織設(shè)計、方案及報批文件，施工計劃、施工技術(shù)及安全措施文件4原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗單5建筑材料實驗報告6設(shè)計變更通知、工程變更洽商單、材料代用核定審批手續(xù)、技術(shù)鑒定單7施工定位測量、復(fù)核記錄、地質(zhì)勘探8基礎(chǔ)處理，基礎(chǔ)工程施工圖、

15、樁基工程記錄、地基驗槽記錄9施工日記、大事記10隱蔽工程驗收記錄11各類工程記錄，測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄，事故處理報告12工程質(zhì)量檢查、評定文件13技術(shù)總結(jié)，施工預(yù)、決算14交工驗收記錄證明15竣工報告、竣工驗收報告、竣工圖（二）設(shè)備及管線安裝施工文件1開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要2施工組織設(shè)計、方案及其報批文件，施工計劃、技術(shù)措施文件3原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗單4建筑材料試驗報告5設(shè)計變更、工程洽商單，材料代用審批手續(xù)，技術(shù)核定單、備忘錄等6焊接試驗記錄、報告，施工檢驗、探傷記錄7隱蔽工程檢查驗收記錄8強度、密閉性實驗報告9設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)調(diào)試記錄10施工安裝

16、記錄，安裝質(zhì)量檢查、評定文件，事故處理報告11系統(tǒng)調(diào)試、試驗記錄12管線清洗、通水、通氣、消毒記錄13管線標(biāo)高、位置、坡度測量記錄14中間交工驗收記錄證明、工程質(zhì)量評定文件15竣工報告、竣工驗收報告，施工預(yù)、決算，竣工圖（三）電氣、儀表安裝施工文件1開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要2施工組織設(shè)計、方案及報批文件，施工計劃、技術(shù)措施文件3原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗單4建筑材料試驗報告5設(shè)計變更、工程洽商，材料代用審批手續(xù)，技術(shù)核定單、備忘錄等6系統(tǒng)調(diào)試、試驗記錄7絕緣、接地電阻等性能測試、校核記錄8材料、設(shè)備明細(xì)表及檢驗記錄，安裝記錄，質(zhì)量檢查、事故處理報告9操作、聯(lián)動試

17、驗10電氣裝置交接記錄11中間交工驗收記錄、工程質(zhì)量評定文件12竣工報告、竣工驗收報告，竣工圖六監(jiān)理文件（一）施工監(jiān)理文件1監(jiān)理合同協(xié)議，監(jiān)理大綱，監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則及批復(fù)2施工及設(shè)備器材供應(yīng)單位資質(zhì)審核，設(shè)備、材料報審3施工組織設(shè)計、施工方案、計劃、技術(shù)措施審核、施工進度、付款報審4開（停、復(fù)、返）工令、許可證、中間驗收證明書5設(shè)計變更，材料、零部件、設(shè)備代用審批6監(jiān)理通知、紀(jì)要，監(jiān)理工程師指令、指示，來往函件7工程材料監(jiān)理檢查、復(fù)檢、實驗記錄、報告8監(jiān)理日志、監(jiān)理周（月、季、年）報、備忘錄9各項測控量成果及復(fù)核文件、外觀、質(zhì)量等檢查、抽查記錄10施工質(zhì)量檢查分析評估、工程質(zhì)量事故、施工安全事故

18、報告11工程進度計劃、實施、分析統(tǒng)計文件12變更價格審查、支付審批、索賠處理文件13單元工程檢查及開工簽證，工程分部分項質(zhì)量認(rèn)證、評估14主要材料及工程投資計劃、完成報表（二）設(shè)備采購、監(jiān)造工作監(jiān)理資料1設(shè)備采購委托監(jiān)理合同、采購方案、監(jiān)造計劃2市場調(diào)查、考察報告3設(shè)備的檢驗計劃和要求、檢驗記錄及試驗報告、分包單位資料報審表4原材料、零配件等的質(zhì)量證明文件和檢驗報告5開工、復(fù)工報審表、暫停令6會議紀(jì)要、來往文件7監(jiān)理工程師通知單、工作聯(lián)系單8監(jiān)理日志、監(jiān)理月報9質(zhì)量事故處理文件、設(shè)備制造索賠文件10設(shè)備驗收、交接文件，支付證書和設(shè)備制造結(jié)算審核文件11設(shè)備采購、監(jiān)造工作總結(jié)七生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生

19、產(chǎn)文件1技術(shù)準(zhǔn)備計劃2試生產(chǎn)管理、技術(shù)責(zé)任制3試車方案4設(shè)備試車、驗收、運轉(zhuǎn)、維護記錄5安全操作規(guī)程、事故分析報告6技術(shù)培訓(xùn)材料7產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙8工業(yè)衛(wèi)生、勞動保護材料、環(huán)保、消防運行檢測記錄八基建財務(wù)、器材管理1財務(wù)計劃、年度計劃2工程概算、預(yù)算、決算、審計及說明3主要材料消耗、器材管理4交付使用的固定資產(chǎn)九竣工驗收1項目竣工驗收報告2工程設(shè)計總結(jié)、工程施工總結(jié)、工程監(jiān)理總結(jié)3項目質(zhì)量評審文件4工程審計文件、材料，決算報告5環(huán)境保護、勞動安全衛(wèi)生、消防、人防、規(guī)劃、檔案等驗收審批文件6竣工驗收會議文件、驗收證書及驗收委員會名冊、簽字、驗收備案文件7項目評優(yōu)報獎申報材料、批準(zhǔn)文件及證

20、書（四）會計檔案的歸檔范圍序號文 件 內(nèi) 容一 會計憑證類 1 原始憑證 2 記帳憑證 3 匯總憑證 二 會計帳簿類 1總帳 2明細(xì)帳 3日記帳 4固定資產(chǎn)明細(xì)帳 5輔助帳簿 三 財務(wù)報告類 1月、季度財務(wù)報告 2年度財務(wù)報告（決算） 四 其它類 1 會計移交清冊 2 會計檔案保管清冊 3 會計檔案銷毀清冊 4 銀行余額調(diào)節(jié)表 5 銀行對帳單 （五）人事檔案的歸檔范圍序號文 件 內(nèi) 容1員工入職登記表2員工個人簡歷3入職通知書4員工信息登記表5畢業(yè)證復(fù)印件6身份證復(fù)印件7相關(guān)資質(zhì)證書復(fù)印件 8體檢表 9員工轉(zhuǎn)正表10雙方協(xié)議11勞動合同12評定崗位技能和學(xué)歷材料13員工工作中形成的錄用、定級、調(diào)資、任免、升遷、獎懲的各種文字、表格、聲像及電子材料14其它有保存價值的材料（六）聲像檔案的歸檔范圍序號文 件 內(nèi) 容一建設(shè)面貌類建設(shè)面貌的聲像信息材料，包括地理概貌、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、工程項目、開業(yè)剪彩、辦公環(huán)境等二人物類領(lǐng)導(dǎo)及先進人物的照片三會議類各種重要會議的聲像信息材料四參觀視察類上級領(lǐng)導(dǎo)或知名人士來公司視察、調(diào)研、檢查工作的聲像信息材料五業(yè)務(wù)活動類公司重大活動、重要外事活動及生產(chǎn)經(jīng)營活動的