1、檔案管理辦法第一節(jié) 總 則第一條 為了加強(qiáng)公司的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和公司有關(guān)制度的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條 凡公司各部門在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向公司資料室移交，集中管理，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為已有。第三條 各部門應(yīng)重視本部門文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。第四條 公司的文書立卷工作和檔案管理工作由綜合辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。第二節(jié) 檔案的分級(jí)負(fù)責(zé)與歸口管理第五條 本公司的檔案管理為“兩級(jí)分工管理制”即公司為“一級(jí)管理”，由綜合辦公室負(fù)責(zé)；各

2、職能部門為“二級(jí)管理”，由各部門自行負(fù)責(zé)。第六條 鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大，因此必須分工歸口管理，具體分工管理如下：一、公司一級(jí)管理歸檔范圍：1、公司的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃。2、公司的各種總結(jié)、報(bào)告。3、公司的各種重要通知、通報(bào)。4、公司的各種文件、紀(jì)要、大事記。5、各種協(xié)議書、合同書。6、各種工程圖紙底圖。7、各種設(shè)備檔案及說(shuō)明書。8、各類工程檢測(cè)、鑒定報(bào)告。9、公司各種管理規(guī)章制度。10、公司各種注冊(cè)、登記證件、政府批文。11、公司各種法律、公證文件。12、公司中層干部人事檔案（其余員工的人事檔案由綜合辦公室主任保管）。13、有總經(jīng)理參加的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和社會(huì)活

3、動(dòng)的圖片資料及電視資料片。14、公司發(fā)展大事記。15、公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。16、公司通訊。二、部門二級(jí)檔案管理歸檔范圍：1、部門及職員的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃。2、部門及職員的各種總結(jié)、報(bào)告。3、部門及職員的各種重要通知、通報(bào)。4、部門及職員的各種文件、紀(jì)要、大事記。5、各種管理制度。第三節(jié) 立卷歸檔要求 第七條 公司各部門應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向公司綜合辦公室移交。（備注：未按時(shí)移交文檔的部門，對(duì)其負(fù)責(zé)人進(jìn)行50元處罰） 第八條 各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理

4、借閱手續(xù)。 第九條 各部門向公司綜合辦公室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。第四節(jié) 檔案保管期限 第十條 文書檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為五十年，短期為十五年以下，三年以上。 第十一條 確定公司檔案保管期限的原則 一、凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。 二、凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。 三、凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。第五節(jié) 檔案的鑒定與銷毀 第十二條 綜合辦公室對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。 第十

5、三條 檔案鑒定、存毀工作由綜合辦公室主持，有關(guān)部門參加，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷毀。第六節(jié) 檔案的借閱第十四條 必須建立按分工歸口管理的檔案借閱管理辦法。一、凡屬公司一級(jí)管理的檔案：1、借閱一般檔案資料綜合辦公室檔案管理員批準(zhǔn)。2、借閱秘密檔案資料綜合辦公室主任批準(zhǔn)。3、借閱機(jī)密檔案資料和由絕密檔案資料由總經(jīng)理批準(zhǔn)。二、凡屬部門二級(jí)管理的檔案：1、借閱一般檔案資料由部門負(fù)責(zé)人指定專人管理。2、借閱秘密檔案資料由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3、借閱機(jī)密檔案資料由分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。4、借閱絕密檔案資料由總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十五條 檔案管理部門必須做好經(jīng)常性的防潮、防曬、防蟲(chóng)、防鼠、防火、防盜等維護(hù)性工作。第十六條 對(duì)檔案、文件的機(jī)密內(nèi)容，保管人員要做到守口如瓶，嚴(yán)守職責(zé)，不得傳播或泄露內(nèi)容。第十七條 檔案管理員要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生，要做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。第十八條 公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到綜合辦公室填寫檔案借閱單，方可借閱。 第十九條 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 第二十條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。 第二十一條 借閱檔案，不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)綜