行政管理制度目錄辦公室管理制度2辦公用品管理辦法3公文管理辦法7印章管理辦法19文件資料歸檔管理辦法24檔案借閱管理辦法42資產(chǎn)管理辦法44車輛及用車管理辦法48電子辦公設(shè)備管理辦法53移動通訊設(shè)備管理辦法57會議管理辦法60員工職務(wù)活動中的廉正規(guī)定及獲得禮品、禮券禮品以及協(xié)作單位返傭的管理辦法63辦公室管理制度1、辦公桌保持清潔，不得堆放其它雜物及食品（茶杯除外）。下班時將桌面收拾干凈。各部按區(qū)域衛(wèi)生制包干，要求做到桌椅整齊、桌面整潔、有序。2、員工應(yīng)注意個人儀表、儀容，工作期間，應(yīng)按公司規(guī)定著裝、佩戴胸卡，接待客戶時，要注意言談舉止的文明禮貌。3、無特殊情況，禁止在辦公室內(nèi)用餐。工作時間禁止在辦公室和工作區(qū)域內(nèi)吃零食、瓜果等，禁止吸煙。4、妥善保管好各自的工作資料，注意保密，慎防丟失。下班時要做到關(guān)電腦、關(guān)燈、關(guān)窗、關(guān)門、關(guān)空調(diào)。部門最后離開的員工有責任檢查本部門區(qū)域以上事項是否完成，辦公室最后離開的員工有責任檢查全區(qū)域以上事項是否完成，并通知管理員鎖門。5、工作時間內(nèi)不可離崗串位、電話閑聊、干私事，不可看與業(yè)務(wù)無關(guān)的書籍、刊物與報紙，不得利用電腦設(shè)備玩游戲、看股票以及其他與工作無關(guān)的網(wǎng)站。6、辦公區(qū)域要保持文明辦公環(huán)境，不得喧嘩，嚴禁爭吵。7、禁止使用非辦公用私人電器。8、公司員工不得無故變動桌椅的擺放位置，因工作需要搬動桌椅的，使用完畢后，必須立即放回原處。9、本制度適用于公司及下屬各辦公區(qū)域。違者第一次，書面函告，再次違者，書面通知張榜并罰款50元。10、本管理制度自公布之日起實施辦公用品管理辦法1目的為了有效地節(jié)約辦公費用開支，降低管理成本，使成本控制與行政考核真正掛鉤，特制訂本管理辦法。2管理原則21由集團公司行政部根據(jù)各下屬各公司、部門、項目部、管理處的實際使用情況，參考以往辦公用品申領(lǐng)量及人員編制情況，核定各部門每月辦公用品經(jīng)費。22各部門只能在行政部核定的經(jīng)費范圍內(nèi)，申領(lǐng)辦公用品。3辦公用品范圍31本管理辦法所稱的辦公用品為以下范圍內(nèi)的易耗品和耐用品。311易耗品類紙張、圓珠筆芯、墨水、墨水筆芯、膠水（固體膠）、粘貼紙、標簽貼、筆記本、大頭針、回行針、訂書針、燕尾夾、修正液（帶）、文頭紙、信封、文件袋、檔案袋、檔案盒、裝訂線、橡皮檫、鉛筆、印泥（印油）、磁盤、光碟、打印機墨盒（硒鼓）、色帶框、復(fù)印機碳粉組件、電池等。312耐用品類計算器、尺具、圓珠筆、記號筆、墨水筆、繪圖器具、文件夾、文件盒、文件籃、文件裝訂器、文件打孔器、筆筒、文具盒、剪刀、裁紙刀、訂書機、起釘器、卷筆刀、頁碼器等。32其他辦公用品的管理按照集團公司資產(chǎn)管理辦法、集團公司電子設(shè)備管理辦法進行管理。4采購辦法辦公用品的采購按照集團公司物資采購管理辦法進行操作。5辦公用品申領(lǐng)程序51申領(lǐng)部門文員填寫月份辦公用品計劃表，將所需申領(lǐng)辦公用品進行匯總標明使用人，由各部門第一負責人簽字確認。52各申領(lǐng)部門文員應(yīng)于每月25日將月份辦公用品計劃表報送公司行政部前臺文員，次月10日前，申領(lǐng)部門文員到行政部前臺處統(tǒng)一領(lǐng)取。逾期未報送的，次月不得領(lǐng)用辦公用品。53行政部前臺文員在每月底前，將各部門辦公用品申請單匯總，報行政部經(jīng)理審核。54行政部前臺文員根據(jù)行政經(jīng)理的審核意見通知供應(yīng)單位送貨。55使用部門領(lǐng)用辦公用品后5天內(nèi)，由使用部門文員統(tǒng)一將所申領(lǐng)的全部用品的領(lǐng)料單交于前臺。56新入職員工到職當日，由所屬部門文員至前臺處領(lǐng)取水筆1支、筆記本1本，該費用納入其所屬部門次月申報的辦公用品費用中，所需其他辦公用品暫由其所屬部門內(nèi)部調(diào)劑。57部門建立員工工具領(lǐng)用卡，由各部門專（兼）職文員保管，部門文員負責在發(fā)放時登記，凡屬耐用品類辦公用品必須在卡上做好申領(lǐng)記錄。58員工每次領(lǐng)用文具時，水筆及圓珠筆原則上只可領(lǐng)取筆芯（第一次領(lǐng)用除外），其它可更換易耗品一律以舊換新（如記號筆、修正液等）。59復(fù)印紙、打印紙、傳真紙、硒鼓、墨盒、色帶框應(yīng)事先向行政部申報，按額定外辦公費用審核，其他辦公用品一律納入額定范圍。硒鼓、墨盒一律以舊換新510各部門所需辦公用品原則上由公司行政部統(tǒng)一提供。如確有特殊情況，須事先經(jīng)公司行政部同意后方可自行采購，否則費用不得報銷。511員工離職時須在前臺處辦理辦公用品的退還手續(xù),由其所屬部門文員將其員工工具領(lǐng)用卡上登記的所有物品歸還至前臺保管。如屬非易耗品，遺失后則須按其折舊情況作價賠償。512行政部前臺文員核實無誤后，收回辦公用品和員工工具領(lǐng)用卡，并在該員工離職會簽單上簽證。513公司行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品申領(lǐng)數(shù)量及各部門人員組成情況，核定各部門每季度的辦公用品的數(shù)量和費用（各部門用資計劃中不再列此費用）。各部門所領(lǐng)用辦公用品的費用支出一律納入額定范圍進行考核，不得隨意超出。若由于特殊任務(wù)要求或新的工作需要，必須超出此范圍，統(tǒng)一由行政部匯總向總辦提出申請。6行政監(jiān)管61公司行政部應(yīng)隨時抽查了解各部門辦公用品的使用情況，正確額定各部門每季度的辦公用品所需費用，并按其實際分配。最大限度地實現(xiàn)辦公用品在公司內(nèi)部的資源共享。62行政助理應(yīng)經(jīng)常至各部門檢查員工工具領(lǐng)用卡的記載情況，杜絕辦公用品的非正常流失。7罰則71違反本管理辦法者第一次，由公司行政部向責任人發(fā)出整改單，責令立即改正；違反本管理辦法第二次及以上者，由公司行政部向責任人再次發(fā)出告知函，并抄送公司行政人事部，行政人事部應(yīng)按照員工手冊的相關(guān)規(guī)定，對責任人進行處罰。72違反本管理辦法造成公司財物損失的，由責任人承擔全額賠償。8附則81本辦法自下發(fā)之日起施行，原辦公用品管理規(guī)定作廢。83本辦法由集團公司行政部負責解釋。84附月份辦公用品計劃表、辦公用品申領(lǐng)流程圖。辦公用品申領(lǐng)流程圖申領(lǐng)部門每月25日前填寫下月辦公用品申請表辦公用品申請表申請部門經(jīng)理簽字每半年核價一次公文管理辦法1目的為充分發(fā)揮公文在集團公司各項工作中的指導作用，保證公文處理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本管理辦法。行政部前臺文員簽收行政部前臺文員匯總并核對各部門領(lǐng)用物品額度行政部負責人核簽行政前臺文員采購行政部行政主管驗收行政前臺文員發(fā)放申請部門文員簽領(lǐng)申請部門文員發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。耐用品應(yīng)當?shù)怯浻陬I(lǐng)用人員工工具卡1、員工工具卡2、發(fā)放記錄本辦公用品申請表2范圍本管理辦法所稱的公文是指在集團公司范圍內(nèi)傳達上級指示，請示和答復(fù)問題，指導或商洽工作及其集團公司各分公司、部門、項目部、管理處與外界關(guān)系單位往來的文件資料。3一般規(guī)定31凡重要事宜的指示、批復(fù)、請示、報告、傳達、答復(fù)、工作聯(lián)系等，一律以本辦法規(guī)定的形式進行。32公文處理應(yīng)遵循規(guī)范、安全、準確、及時的原則。33須請示審批即使在緊急狀況下，以口頭或電話形式處置的事項，事后受令人必須以書面形式記錄下來，并報指令發(fā)出人確認。34以公司名義對外正式發(fā)文的權(quán)利，集中在總辦以及經(jīng)總辦授權(quán)的部門，其他部門不得以部門的名義對外發(fā)文，更不得以公司的名義對外發(fā)文。4公文文體種類41本公司常用文體411請示是下級向上級請求指示，審核批準某一事項時使用的文體。412報告（匯報）是下級向上級匯報工作、反映問題、提出建議、回答上級詢問時使用的文體。413通知是上級對下級或平級單位之間，凡有事項需要告知對方時使用的文體。414函是與集團公司范圍以外的單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準時使用的文體。415批復(fù)（示）是上級在對下級請示、報告事項進行答復(fù)時使用的文體。416工作指令是上級對下級布置臨時、短期或緊急任務(wù)時使用的文體。417決議經(jīng)集體討論通過后，以集體名義下達綱領(lǐng)性文件或重大決策時使用的文體。418會議紀要是傳達會議議定的事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執(zhí)行時使用的文體。419通報是發(fā)揚先進、批評錯誤、傳達重要情況時使用的文體。4110工作聯(lián)系單1對內(nèi)是集團公司內(nèi)部各平級或無隸屬關(guān)系的部門之間聯(lián)系工作時使用的文體。2對外是公司總辦或其授權(quán)部門對協(xié)作單位發(fā)出事物性工作聯(lián)系時使用的文體。4111調(diào)令是平級調(diào)動職員時使用的文體。4112任命書是任命或提拔職員時使用的文體。4113整改單1對內(nèi)是公司職能部門在履行職務(wù)過程中，對違規(guī)部門和人員使用的文體。2對外是公司總辦或其授權(quán)部門對相關(guān)協(xié)作單位，未嚴格履行雙方合作約定，要求其改正時使用的文體。4114告知函1對內(nèi)是公司職能部門在履行職務(wù)過程中，對違規(guī)部門和人員使用的文體。2對外是公司曉諭關(guān)系單位或人員具體事項時使用的文體。42公文中的要素本管理辦法將組成公文的各要素劃分為標題、緊急程度、秘級、文號、主送部門、正文、附件、發(fā)文單位、成文日期、抄送（報、發(fā)）部門。421標題公文標題應(yīng)包括事由和文體種類二部分。用小二號華文新魏體，居中布置；標題與司標間應(yīng)留白20MM。422緊急程度用手寫“急”字標注在文件的右上角。423秘級由總辦秘書根據(jù)文件的內(nèi)容，以加蓋“本件保密，復(fù)印追究”印章標注在文件的標題上方。424文號文號由發(fā)文機關(guān)代號、年份、序號組成，用五號楷體在標題之下空一行居右排布；序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應(yīng)標全稱，用“（）”括入；序號不編虛位。詳見本管理辦法“8文件標號方法”425主送機關(guān)文號下空一行，左側(cè)頂格用四號楷體標識主送單位全稱，并標全角冒號。各部門報集團公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理的簽呈，一律以“總辦”為主送部門。426正文主送機關(guān)名稱下一行，每自然段首字空2格，用四號楷體標識；文中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)碼標識。427附件正文結(jié)束語下一行左側(cè)空二格用四號楷體標識“附件”，并依所附文件資料的順序注明所附文件圖表的名稱、份數(shù)。428發(fā)文單位1以公司名義對外發(fā)文時，應(yīng)在落款日期之上以四號楷體居右列明公司全稱。2以部門名義對外發(fā)文時，還應(yīng)在公司名稱之下以四號楷體標明部門全稱。3以部門名義的內(nèi)行文，只需在成文日期之上以四號楷體標明發(fā)文部門全稱即可。429成文日期文尾的成文日期用四號楷體標識，數(shù)字用中文“一至九”、零用“0”標識居右頂格布置。4210抄送（報、發(fā)）部門1）在成文日期之下居左頂格標識需要抄送（報、發(fā)）的單位。3對上級單位的呈文，應(yīng)標識“抄報”；對平級部門的行文，應(yīng)標識“抄送”；對下級部門的發(fā)文，應(yīng)標識“抄發(fā)”。5排版51公文排版應(yīng)美觀大方，版面布局均衡，符合行文規(guī)范。行距一般為15倍，字數(shù)較多時可調(diào)整為單倍行距，或采用固定值22磅調(diào)整，以縮短正文篇幅。52公文頁數(shù)超過一頁的，應(yīng)在下方居中插入頁碼。6公文用紙61公司各類文件一律以A4復(fù)印紙豎向打印。62外發(fā)文及需要張貼布告的文件，一律用公司專用文頭紙打印。63公司提倡內(nèi)行文利用廢紙打印及雙面使用。利用廢紙時，作廢的一面應(yīng)用記號筆劃斜杠標識。7公文處理文件處理包括公司發(fā)文、總辦簽報批示、工作指令、部門工作聯(lián)系單，以及公司上報下發(fā)的各種文件資料。公司總辦文件由公司總辦秘書歸口管理；行政部發(fā)文由行政部歸口管理；各責任部門的文件自行管理。71收文管理711文件資料的簽收1）凡寫明交寄總辦領(lǐng)導的各類文件、資料、郵件，均由前臺秘書登記簽收后分送總辦秘書，有領(lǐng)導姓名的由領(lǐng)導本人拆封，無明確姓名的由總辦秘書拆封并附信函處理單分轉(zhuǎn)。2）凡只寫公司名稱的函件由前臺秘書登記，拆封后附信函處理單交行政部領(lǐng)導分轉(zhuǎn)。3）部門上報總辦的報告、請示等文件必須附簽報單，由部門負責人簽署后，報總辦秘書簽收分轉(zhuǎn)。4）總辦下發(fā)的“簽報批示”、“工作指令”等指令性文件，由經(jīng)總辦領(lǐng)導簽發(fā)后，由總秘通知各部文員簽收。712文件的保管1）總辦收文和發(fā)文由總辦秘書負責歸檔保管；2）部門收文和發(fā)文由部門文員負責歸檔保管；3）歸檔保管辦法按照集團公司文件資料歸檔管理辦法執(zhí)行。713文件的閱批與分轉(zhuǎn)1）總辦收文由總辦秘書負責分轉(zhuǎn)公司總經(jīng)理、分管副總經(jīng)理閱批后，分發(fā)承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在收文當天送閱，緊急文件要即收即送。2）為加速文件流轉(zhuǎn)，總辦秘書接到領(lǐng)導批示后，應(yīng)當天將“簽報批示”分發(fā)承辦部門文員。3）為確保文件傳遞的安全，部門報送總辦或分送同級部門的文件，應(yīng)在工作時間送達收文單位秘書或文員簽收。工作日17時30分以后，停止文件傳遞（緊急文件除外）。714文件的傳閱和催辦1）傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將屬于公司秘密的文件帶回家，也不得將文件轉(zhuǎn)借非傳閱范圍的人員閱看。2）部門文員收文后應(yīng)盡快送閱部門負責人，急件必須在接文后1小時內(nèi)通知到責任人。3）公司流轉(zhuǎn)的文件，閱件人必須閱后簽名，文件由總辦秘書或部門文員統(tǒng)一保管。4）閱文時保密文件不得抄錄，不得復(fù)印。72發(fā)文管理721公司公文流轉(zhuǎn)形式1）簽報單及簽報批示用于下級向上級簽呈批復(fù)后即可執(zhí)行的公文。2）用印申請單用于部門申請外發(fā)的行文報批。3）工作聯(lián)系單用于部門間的工作協(xié)調(diào)事項。4）信函處理單用于處理收到的各類信函的內(nèi)部流轉(zhuǎn)。722使用規(guī)則A公司各部門均應(yīng)建立收、發(fā)文登記簿各一本，由秘書或文員掌管。B簽報是指下級部門向上呈報或業(yè)務(wù)部門向主管部門呈送請示、報告等內(nèi)部文件。簽報文件應(yīng)使用簽報單，由發(fā)文部門第一負責人簽發(fā)，由部門文員呈報。C部門在工作中如需對外發(fā)文，一律用公司名義落款（經(jīng)總辦授權(quán)的部門發(fā)文除外），文件附用印申請單由總辦簽發(fā)。D部門間需要協(xié)調(diào)、配合的情況下，可采用工作聯(lián)系單的形式進行。E部門文員在流轉(zhuǎn)公文時，應(yīng)在本部門發(fā)文登記簿上登記，送收文單位秘書或文員簽收。收文單位秘書或文員簽收后應(yīng)在收文登記簿上登記，交有關(guān)領(lǐng)導簽閱；簽報文件不得越級，如需會簽，應(yīng)按級別送審，經(jīng)有關(guān)職能部門會簽后報總辦簽閱；723發(fā)文程序規(guī)定A總辦對內(nèi)發(fā)文總辦秘書根據(jù)總經(jīng)理或副總經(jīng)理的批示內(nèi)容，打印“簽報批示”或“工作指令”后根據(jù)文件涉及的范圍，通知部門文員簽收（原件存檔）。B總辦對外發(fā)文總辦秘書根據(jù)總經(jīng)理或副總經(jīng)理的批示內(nèi)容，用公司專用信箋打印，文件一式二份，一份存檔，一份用掛號郵件發(fā)出或?qū)Ｈ怂瓦_。郵件應(yīng)保存掛號信存根或?qū)Ψ胶炇盏幕貓?zhí)。C部門對外行文部門責任人起草，文員打印，部門經(jīng)理審核后，一式二份附用印申請單報總辦審閱簽發(fā)，經(jīng)總辦核準，總秘用印后一份與用印申請單一并存檔保存，另一份交部門外發(fā)。D部門對總辦行文部門責任人起草，文員打印，責任人校對，部門第一負責人簽發(fā)，附簽報單傳遞總辦秘書簽收；E部門間橫向行文發(fā)文部門將聯(lián)系內(nèi)容填寫入工作聯(lián)系單，部門經(jīng)理簽發(fā)后，由部門文員送相關(guān)部門文員簽收。8文件標號方法81見文號調(diào)整通知82凡以公司名義對外發(fā)文的，序號由總辦總經(jīng)理秘書統(tǒng)一編制。83不需標文號的文件831部門每月、季、年度工作計劃、小結(jié)。832會議紀要、會議記錄。833本管理辦法第4條未列明的文件資料。9公文樣稿校對91公文制作人員或打印操作人員出稿時本人先行校對，無誤后交給部門負責人。92部門經(jīng)理接稿后進行校對，無誤后流轉(zhuǎn)總辦副總經(jīng)理秘書。93副總經(jīng)理秘書接稿后進行再次校對，無誤后送常務(wù)副總經(jīng)理簽發(fā)。10用印101按照集團公司印鑒管理辦法的規(guī)定申請用印。11罰則111違反本管理辦法者第一次，由公司行政部向責任人發(fā)出整改單，責令立即改正；違反本管理辦法第二次及以上者，由公司行政部向責任人再次發(fā)出告知函，并抄送公司行政部，行政部應(yīng)按照員工手冊的相關(guān)規(guī)定，對責任人進行處罰。12附則121本辦法自下發(fā)之日起施行，原相關(guān)規(guī)定作廢。122本辦法由集團公司行政部負責解釋。123附對內(nèi)行文樣式、對外行文樣式、簽報單、信函處理單、用印申請單、工作聯(lián)系單、文件流轉(zhuǎn)程序圖124附部門簽呈文件流轉(zhuǎn)程序圖、部門呈文簽發(fā)程序圖附公司對外發(fā)文行文格式間距約12CM標題（二號/小二號華文新魏）（五號字體行距空一行）新太陽總字（200X）第X號（文號為五號楷體居右頂格；與正文的行距為五號字體）主送單位（居左頂格）（四號楷體，內(nèi)容較少時可用小三號；行距為15倍）（正文）。結(jié)束語。附件12（空二行）新河灣地產(chǎn)有限公司二X年X月X日落款在正文右下方，用公司全稱。日期用與正文相同的漢字，不得寫阿拉伯字抄送（居左頂格，位于落款之后，字體與正文相同）說明1、全文左右距邊3CM，底部距邊至少2CM。2、本文以新河灣公司為例，外發(fā)文一律用公司標準文頭信紙打印。2若文件在兩頁以上的，需打上頁碼，位于頁腳居中，用阿拉伯數(shù)字標識。附一般公司對內(nèi)部發(fā)文行文格式標題（二號/小二號華文新魏）（五號字體行距空一行）新河灣行字（20XX）第X號（文號為五號楷體居右頂格；與正文的行距為五號字體）主送單位（居左頂格）（四號楷體，內(nèi)容較少時可用小三號；行距為15倍）（正文）。結(jié)束語。附件12（空二行）行政部二X年X月X日落款在正文右下方，用部門名稱。日期用與正文相同的漢字，不得寫阿拉伯字抄送（居左頂格，位于落款之后，字體與正文相同）說明1、全文左右距邊3CM，底部距邊至少2CM。2、本文以新河灣公司行政部為例，用普通A4紙打印。3、若文件在兩頁以上的，需打上頁碼，位于頁腳居中，用阿拉伯數(shù)字標識。附部門簽呈文件流轉(zhuǎn)程序圖部門責任人、經(jīng)辦人擬寫簽呈部門經(jīng)理核簽1、簽呈2、簽報單3、其他附件附部門呈文簽發(fā)程序圖部門文員或總監(jiān)秘書流轉(zhuǎn)并做好發(fā)文記錄分管總監(jiān)確認并會簽意見1簽呈、簽報單等2部門發(fā)文簿副總經(jīng)理秘書收文登記并歸入待批文件夾1簽呈、簽報單等2收文登記簿3待批文件夾相關(guān)職能部門簽署會簽意見副總經(jīng)理閱文后轉(zhuǎn)呈、批示、批轉(zhuǎn)1簽報批示2發(fā)文簿總經(jīng)理批示副總秘書打印總辦批示并轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)部門，并將原件歸檔?？傊貢瘴牡怯洸w入待批文件夾總經(jīng)理秘書收文并歸入待批文件夾副總經(jīng)理秘書根據(jù)批示意見分轉(zhuǎn)相關(guān)部門文員收文，并流轉(zhuǎn)部門負責人、經(jīng)辦人部門負責人、責任人（任務(wù)經(jīng)辦人）在文件上簽注處理意見和閱文意見。總秘書打印總經(jīng)理批示，轉(zhuǎn)發(fā)副總及相關(guān)部門，并將原件歸檔。部門文員將此件歸入相應(yīng)文檔案卷總助秘書根據(jù)總助批示流轉(zhuǎn)總秘、副總秘或分轉(zhuǎn)相關(guān)部門，并將原件歸檔。部門文員流轉(zhuǎn)并做好發(fā)文記錄1簽呈、簽報單等2部門發(fā)文簿總助處理意見責任人擬稿、輸入電腦按照行文規(guī)范調(diào)整版面向部門文員索取文號再次效對文字及行文規(guī)范部門經(jīng)理審閱簽發(fā)后流轉(zhuǎn)部門文員打印成文附簽報單流轉(zhuǎn)部門文員在發(fā)文簿上登記，簽報原件送總監(jiān)審閱，并復(fù)制一份存檔。分管總監(jiān)簽發(fā)總監(jiān)秘書收文登記，將此件歸入待審文件夾呈分管總監(jiān)待發(fā)文件總監(jiān)秘書在發(fā)文簿登記后流轉(zhuǎn)不同意簽發(fā)或需要補充資料的簽發(fā)同意的流轉(zhuǎn)總辦退回部門文員件總監(jiān)秘書流轉(zhuǎn)總辦副總秘收文1文件2、簽報單1文件2簽報單3發(fā)文簿1、文件2、簽報單3、發(fā)文簿1文件2簽報單3發(fā)文簿4收文簿1、以下程序為可選程序。2、部門總監(jiān)無秘書的由該部門文員完成以下程序流轉(zhuǎn)。3、部門文員進行流轉(zhuǎn)時不需重復(fù)收發(fā)文登記。4、部門無分管總監(jiān)的部門經(jīng)理簽發(fā)后直接流轉(zhuǎn)總辦即可印章管理辦法1目的規(guī)范公司印章的制作、保管、使用、銷毀，特制定本管理辦法。2范圍本管理辦法所稱印章，系指集團公司及其下屬分公司的公章、法人印鑒章（職章）、合同章以及部門、項目部、管理處的部門章、業(yè)務(wù)專用章等。3標準公司的公章、合同章、部門章的制作按照外資企業(yè)公章樣式刻制，中英文對照，其他印鑒按照行業(yè)規(guī)范制作。4印章的種類41公章刻制有公司全稱并經(jīng)主管機關(guān)登記備案的印章。42印鑒向主管機關(guān)登記的公司法人印章、財務(wù)專用章。43職章刻有公司董事長、總經(jīng)理姓名的印章。44部門章刻有公司部門名稱的不得對外使用的印章。45對外業(yè)務(wù)專用章為公司專門業(yè)務(wù)使用的合同專用章、發(fā)票專用章、人事專用章、報關(guān)專用章、騎縫章、修正章。46對內(nèi)業(yè)務(wù)專用章為部門專門業(yè)務(wù)使用的項目章、資料章、確認章。5印章的刻制51公司各類印章由集團公司行政部統(tǒng)一定制，其他任何部門和個人未經(jīng)公司總辦書面授權(quán)，不得刻制涉及公司事務(wù)的印章。52行政部憑公司總辦的書面通知，定制印章。53印章的規(guī)格、質(zhì)地、字體和樣式按公司統(tǒng)一規(guī)定。6印章的啟用61行政部須建立印鑒檔案，內(nèi)容為印鑒（附印樣）、啟用期、領(lǐng)用期、保管人簽收、作廢日期及銷存?zhèn)渥?。本印鑒檔案正本一份，由總經(jīng)理秘書保管。62印章正式使用前，行政部以公司名義向有關(guān)單位發(fā)印鑒啟用通知。7印章的使用范圍71公司的公章、合同專用章、騎縫章、修正章由總經(jīng)理秘書專人掌管。使用范圍為經(jīng)總辦批準簽發(fā)的公文、報表、協(xié)議、合同、證件、聘書、請柬、介紹信、證明、海關(guān)手續(xù)、訂貨單等。72公司的法人印鑒（職章）由常務(wù)副總經(jīng)理保管，使用范圍為以董事長、總經(jīng)理、總辦名義下達指令、告示、請柬、獎懲文書以及簽發(fā)銀行票據(jù)。73公司的財務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財務(wù)部第一負責人保管，使用范圍為公司財會事務(wù)。74公司下屬各部門、項目部、管理處之部門章以及業(yè)務(wù)專用章，由各部門指定專人掌管，部門章的使用范圍為部門負責人批準簽發(fā)的以本部門（單位）名義上報（或下達）的內(nèi)部行政公文、業(yè)務(wù)便函、報表、告示、工作聯(lián)系單等。業(yè)務(wù)專用章視其用途分別用于部門授權(quán)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)文件、票據(jù)、證明等用印。8用印程序81任何文件資料需加蓋公司公章的，申請人應(yīng)先填寫“用印申請單”并附需用的印文件資料（一式兩份）流轉(zhuǎn)總辦秘書，經(jīng)公司總辦常務(wù)副總經(jīng)理核準簽發(fā)后，連同經(jīng)審核的文件資料等交總經(jīng)理秘書用印。82總經(jīng)理秘書在文件資料上用印后，一份返還申請人，另一份與“用印申請單”一并存檔。對只有一份原件的資料，總經(jīng)理秘書在加蓋印章后，必須將該件的復(fù)印件會同“用印申請”存檔。83契約性文件需要加蓋公司公章或合同專用章時，申請人必須按集團公司商務(wù)合同管理辦法規(guī)定的審批程序流轉(zhuǎn)，總經(jīng)理秘書憑總辦領(lǐng)導簽發(fā)的商務(wù)合同審批表用印。84其他需要用印的事項，同以上操作程序辦理。85總經(jīng)理秘書應(yīng)當將每日用印情況記錄于用印登記表。86用印申請單由總經(jīng)理秘書按照集團公司文件資料歸檔管理辦法立卷保管。87公司下屬各部門、項目部、管理處之部門章以及業(yè)務(wù)專用章的使用，由保管人負責監(jiān)管，在公司授權(quán)范圍內(nèi)使用。88授權(quán)對外用印的部門，必須將每次對外用印的情況記錄于用印登記表。對外用印的文件資料必須留存副本（復(fù)印件），交部門文員存檔。89銀行票據(jù)的用印按照公司財務(wù)管理辦法執(zhí)行。9用印注意事項91公文用印應(yīng)注意位置恰當，印章的底圈中心應(yīng)騎年蓋月，保證字組端正，圖形清晰。92用印文件應(yīng)書寫清晰端正，不可用圓珠筆、水彩筆和鉛筆書寫，不可有涂改。93不得在空白稿紙、空白介紹信、空白表格上用印。94印章必須與落款的名稱相一致。10印章的管理101印章應(yīng)存放于帶鎖具的抽屜中，存放印章的抽屜必須隨時處于鎖閉狀態(tài)。102保管人必須嚴格遵守本管理辦法，嚴格按手續(xù)用印。103未經(jīng)總辦領(lǐng)導批準，不得將印章擅自交給其他人員。104印章保管人員工作調(diào)動時，必須經(jīng)公司行政部辦理監(jiān)交手續(xù)。105印章不得攜帶出公司辦公區(qū)域。因特殊情況需要攜帶公章外出的，應(yīng)填寫重要物品出借單并履行報批手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準后方可借出。106攜帶公司印章外出，必須兩名公司人員共同前往辦理。用印事宜處理完畢，必須及時歸還公司。當天可辦妥的事宜，印章必須當天歸還，不得隔夜。11印章的作廢111凡具有下列原因之一的，印章應(yīng)停止使用，予以作廢。1111原機構(gòu)撤銷；1112原機構(gòu)并入其他機構(gòu)；1113原機構(gòu)易名。1114印章自然損壞。112作廢印章統(tǒng)一由總辦專人進行銷毀。12罰則121印章屬于公司的重要物品，保管人、使用人應(yīng)當嚴格遵守本管理辦法，履行好保管和使用職責，保管人違反本管理辦法相關(guān)條款，未造成不良后果的，第一次依據(jù)員工手冊第69條第三項第2點予以處罰。第二次依據(jù)員工手冊第69條第四項第8點予以處罰，并調(diào)離崗位。122保管人、使用人違反本管理辦法相關(guān)條款，造成不良后果的，依據(jù)員工手冊第69條第四項第5點予以處罰，并調(diào)離崗位。123保管人、使用人故意違反本管理辦法相關(guān)條款，惡意損害公司利益的，依據(jù)員工手冊第69條第五項第6點予以處罰，并追究當事人的法律責任。13附則131本管理辦法自下發(fā)之日起施行。132本管理辦法由行政部負責解釋。133附重要物品出借單、用印申請單、申請用印流程圖。重要物品外借申請單編號申請日期部門借用人印章重要證照文件名稱使用用途歸還日期（副）總經(jīng)理分管總監(jiān)部門經(jīng)理申請人文件用印申請單編號申請日期申請部門申請人備注文件份數(shù)每份文件頁數(shù)文件名稱、文號及內(nèi)容簡述文件用途（副）總經(jīng)理分管總監(jiān)部門經(jīng)理申請人文件用印申請流程圖責任人將定稿的待用印文件流轉(zhuǎn)部門經(jīng)理審閱。1待用印文件（一式二份）2用印申請單部門經(jīng)理審閱后，在用印申請單上簽名。分管總監(jiān)審閱后，在用印申請單上簽名后轉(zhuǎn)總辦秘書?？傓k副總秘書收文，傳呈副總經(jīng)理審核。副總秘書根據(jù)副總經(jīng)理簽發(fā)意見分轉(zhuǎn)。需要相關(guān)部門協(xié)審的。退回修改或不同意發(fā)文的。轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理閱后簽發(fā)的。退回呈文部門通知呈文部門文員領(lǐng)取，至總秘處用印。流轉(zhuǎn)相關(guān)部門負責人閱簽。流轉(zhuǎn)總經(jīng)理秘書收文?？偨?jīng)理審閱相關(guān)部門會簽返還副總秘退回修改或不同意發(fā)文的，由總秘退回呈文部門。同意簽發(fā)的，由總秘用印后，一份返還呈文，另一份與用印申請單一并入檔?？偯睾藢ε疽庖姴⒈O(jiān)印，文件一份交呈文部門，一份隨用印申請單一并入檔。呈文部門留復(fù)印件、發(fā)文，并做好發(fā)文記錄。注函件應(yīng)當掛號郵寄，并將回執(zhí)粘貼于復(fù)印件上。文件資料歸檔管理辦法1目的為客觀記錄和真實反映集團公司經(jīng)營實踐活動的全過程，并為公司運作提供查考憑據(jù)和參考依據(jù)，特制定本管理辦法。2引用標準外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定、建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范國標、上海市建設(shè)工程竣工檔案編制驗收及報送規(guī)定副總經(jīng)理簽發(fā)意見同意簽發(fā)的3范圍31本管理辦法規(guī)定了文件資料歸檔工作的管理職責，文件資料的形成與歸檔以及文件資料的歸檔范圍。32本管理辦法適用于新太陽集團及其下屬各公司、部門、項目部、管理處。4定義41文件資料411具有存查利用價值的文字材料、圖表、圖樣、計算資料、照片、獎品和錄音錄像資料以及電腦磁盤、光盤。包括A公司設(shè)立、變更、審批、登記等方面的文件資料；B董事會形成的文件資料；C財務(wù)會計及其管理方面形成的資料；D勞動工資、人事、法律事物管理方面的資料；E管理方面的文件資料按附件一要求匯總；F項目開發(fā)、工程管理方面形成的文件資料；G工程結(jié)算、造價審計方面形成的文件資料；H物業(yè)項目管理方面形成的文件資料；I樓盤銷售、租賃方面形成的文件資料；J生產(chǎn)技術(shù)管理方面形成的資料；K物資采購、設(shè)備物資管理方面的文件資料；L基本建設(shè)方面的文件資料；M技術(shù)轉(zhuǎn)讓方面的文件資料；N其他具有利用和保存價值的文件資料。412集團公司公文管理辦法中列明的文件。42檔案各公司、各部門以及公司工作人員在經(jīng)營實踐活動中形成的，具有查考利用價值的，應(yīng)歸檔保存的文件、資料。5職責51集團公司行政部是檔案管理的主管部門，負責集團公司范圍內(nèi)的檔案管理工作的年度收繳、業(yè)務(wù)指導、檢查、監(jiān)督。52集團各公司、部門、項目部、管理處負責本單位在職能活動中形成的文件資料的收集、積累、整理及歸檔工作；對反映、記錄本部門職能活動的文件資料的齊全、完整、準確、系統(tǒng)與及時歸檔負責；對檔案的科學管理、安全保密和有效利用負責。6文件資料的收集管理61集團公司董事會、董事長、總經(jīng)理形成的文件資料由總經(jīng)理秘書負責歸檔保管。62集團公司總辦、副總經(jīng)理、總助形成的文件資料由副總經(jīng)理秘書負責歸檔保管。63公司實行部門收集、管理文件資料年終整理，第二年4月上交公司行政部檔案室統(tǒng)一管理的制度。各公司、部門、項目部、管理處的第一負責人為本部門年度文件資料管理責任人，部門文員為專項工作責任人。64各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書人員，負責管理本部門的文件資料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知集團公司行政部。65各部門專（兼）職文員的文檔管理工作職責651熟悉本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本單位文件資料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件資料。652認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件資料及時歸卷，每月上旬歸檔整理上一自然月的文件資料，每年三月底之前完成上一自然年度的歸檔裝訂工作。653承辦人員借用文件資料時，應(yīng)作好借用登記，并督促歸還。654嚴格遵守保密規(guī)定。655按時參加集團公司行政部組織的文員培訓。7平時歸卷71各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由專（兼）職文員集中統(tǒng)一保管。711部門人員因工作需要，可以復(fù)制工作備份（保密件除外），復(fù)制后應(yīng)在原件背面標注“X年X月X日XX（人）復(fù)制X份”。72各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及年度工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。721“案卷類目”的條款必須簡明確切。722各部門必須設(shè)置的卷夾發(fā)文、收文、會議紀要、計劃和小結(jié)、合同協(xié)議。723各部門根據(jù)工作特性，可以設(shè)置其他日常使用的卷夾或卷盒。73工作人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，交本部門專（兼）職文員歸卷。74專（兼）職文員應(yīng)及時將已經(jīng)歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。75卷夾（卷盒）的首頁必須配置案卷目錄，案卷目錄按照收文順序依次登錄收入卷的文件。8年度立卷81案卷質(zhì)量總的要求是，遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。82歸卷的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件資料的正件與附件、原件與復(fù)印件、簽報與批示等應(yīng)立在一起不得分開。83不同年度的文件一般不得放在一起立卷，跨年度的簽報與批示，放在批示復(fù)文年立卷；沒有批示的復(fù)文的，放在簽報年立卷。年度總結(jié)和年度會議紀要放在針對年立卷。財務(wù)、審計、文件資料按照行業(yè)規(guī)定執(zhí)行84工程項目文件資料按照單項工程起止分類整理歸卷，不按年度分列。85卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件應(yīng)依序排列在一起，即批示在前，簽報在后；正件在前，附件在后等。86卷內(nèi)文件資料應(yīng)按照排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料的正面右下角打印頁碼。87必須按照規(guī)定的格式逐件填寫或打印卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。88有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。卷內(nèi)備考表應(yīng)置卷尾。89案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整清晰。9罰則91違反本管理辦法第一次的，由公司行政部向責任人發(fā)出整改單，責令立即（限期）改正；違反本管理辦法第二次及以上的，由公司行政部向責任人發(fā)出告知函，并抄送公司行政人事部，行政人事部應(yīng)按照員工手冊的相關(guān)規(guī)定，對責任人進行處罰。92違反本管理辦法造成文件資料或檔案滅失、泄密，給公司造成重大損失的，根據(jù)責任人的責任程度，比照員工手冊的相關(guān)規(guī)定處罰。10附則101本辦法自下發(fā)之日起施行。102本辦法由集團公司行政部負責解釋。103附案卷卷內(nèi)目錄、案卷卷內(nèi)備考表104附工程資料歸檔要求、綠化部一戶一檔管理要求、工程裝飾部一戶一檔管理要求105附文件資料日常歸檔流程、文件資料年終歸檔流程。文件資料日常歸檔流程部門文員收文后，文員在收文簿登錄1、收文簿2、文件資料部門第一責任人閱簽意見部門相關(guān)人員流轉(zhuǎn)閱簽文件資料部門文員將此件入相應(yīng)文擋卷夾部門文員將該件名稱登錄于卷內(nèi)目錄說明1部門文員收文后應(yīng)及時將文件流轉(zhuǎn)部門第一負責人閱簽。屬于急件的應(yīng)在收文后2個小時內(nèi)流轉(zhuǎn)部門第一負責人閱簽。無法書面送達的，應(yīng)電話告知，并在該文件背面做好電話記錄，待部門第一負責人事后確認。2部門負責人閱文后，必須簽名確認，并注明時間。需流轉(zhuǎn)部門人員傳閱或執(zhí)行的應(yīng)簽出閱文意見。3部門人員閱文后應(yīng)簽名確認，并注明時間。4文件必須由文員統(tǒng)一保管，部門人員不得留存。需要留存工作副本的，經(jīng)部門負責人同意后，可以復(fù)制一份，并在該原件后標注“X年X月X日XX（人）復(fù)制X份”。5保密文件不得復(fù)制，部門流轉(zhuǎn)時應(yīng)注意閱文范圍。6保密文件必須專夾保管，保密文件夾必須放置于帶鎖具的文件柜中，由文員妥善保存。文件資料年終歸檔流程1文件資料2卷夾（卷盒）卷內(nèi)目錄部門文員整理案卷按收文順序編排案卷打印案卷目錄敲蓋頁碼配齊封面、封底裝訂成冊填寫封面及卷內(nèi)備考文件資料說明1部門文檔必須在當年3月31日前完成上年度文件資料的整理裝訂，并向公司行政部移交。2文檔整理裝訂工作由部門文員負責完成。3、部門整理裝訂的文檔資料，經(jīng)行政部行政主管驗收不合格的，部門文員必須在5個工作日內(nèi)完成整改。工程資料歸檔要求1前期文件部份11綜合性文件111領(lǐng)導講話，重要會議記錄、紀要、考察、調(diào)查報告，專家建議文件打印裝訂成冊案卷的清單部門文員將裝訂成冊的案卷送達公司行政部行政主管驗收、交接將行政部的收件證明入當年部門收文卷夾1文件資料2、卷內(nèi)目錄1封面封底2文件資料3、卷內(nèi)目錄1成冊案卷2、移交清單112有關(guān)請示、批復(fù)、批準等文件113合同、協(xié)議招標、投標等文件114動拆遷文件（含私房產(chǎn)權(quán)證）115建設(shè)工程項目涉外文件12立項依據(jù)性文件121項目建議書及批復(fù)122可行性研究報告、環(huán)境影響報告及批復(fù)123設(shè)計（計劃）任務(wù)書及批復(fù)124建設(shè)用地選址意見書及批復(fù)（附圖）125國家土地使用證及地形圖（附原房屋權(quán)屬證明及拆房證明文件）126國有土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓、抵押等文件，以及前期批租文件127建設(shè)用地規(guī)劃許可證及核準的地形圖128建設(shè)工程規(guī)劃許可證及核準的建筑工程位置地形圖及總平面圖129城建檔案、環(huán)保、衛(wèi)生、消防、人防等審核文件2設(shè)計技術(shù)文件部份21工程水文、地質(zhì)勘探報告及地質(zhì)圖22規(guī)劃設(shè)計文件（指小區(qū)以上的建設(shè)項目）23設(shè)計圖231初步設(shè)計（或方案設(shè)計）和工程總概算232施工圖設(shè)計及工程預(yù)算24工程結(jié)構(gòu)設(shè)計計算書及說明書注如用計算機設(shè)計計算時，則報送設(shè)計參數(shù)、計算公式（或源程序）及運算結(jié)果3施工技術(shù)文件31綜合文件（管理性）311施工合同312施工預(yù)算313開、竣工報告314工程質(zhì)量事故報告表及處理記錄315重大工程質(zhì)量責任人登記文件32測量類文件及沉降觀測321施工定位測量322工程沉降,位移觀測記錄323工程測量成果資料邊界、標高、測設(shè)、導線、水準點等33樁基類文件331樁施工記錄332樁標高偏差和位移實測記錄333樁加固處理記錄334樁檢測報告335圍護結(jié)構(gòu)及設(shè)計說明336其它地基、基礎(chǔ)處理記錄337樁基竣工報告34質(zhì)評類文件341單位工程外觀、實測、內(nèi)業(yè)資料綜合評分表質(zhì)量綜合評定表342分項、分部工程質(zhì)量驗收證明書（樁基、基礎(chǔ)、主體等）343電梯分部工程質(zhì)量驗收證明書344煙風道,垃圾道檢查記錄表345地基驗槽記錄346隱蔽工程驗收記錄347單位工程觀感質(zhì)量評定表35施工材料質(zhì)量保證文件351原材料匯總表及質(zhì)量證明單、試驗報告A水泥、砂、石、鋼筋、焊條B防水、防腐、隔熱保溫材料C特殊木材352施工試驗匯總表及試驗報告A砂漿級配通知單，試塊抗壓試驗B混凝土級配通知單（或出廠通知單）及抗?jié)B、抗壓試驗C鋼筋焊接試驗D砂墊層環(huán)刀測定E回填土密實度測定F防水工程試水試驗353預(yù)制構(gòu)件明細表及合格證、試驗報告A鋼筋混凝土構(gòu)件、鋼構(gòu)件B鋼門窗、木制門窗36設(shè)計變更依據(jù)性文件361設(shè)計變更依據(jù)性文件匯總表362設(shè)計變更通知單363業(yè)務(wù)聯(lián)系單364技術(shù)核定單365工程師指令366工程會議紀要37監(jiān)理文件371監(jiān)理合同372工程質(zhì)量、安全、文明施工事故的處理方案報審單及處理過程和結(jié)果373各施工階段的質(zhì)量評估報告374工程質(zhì)量評估報告4竣工驗收文件及竣工圖41竣工驗收文件411工程竣工驗收備案文件A建設(shè)工程竣工驗收備案表B建設(shè)工程竣工驗收報告C勘察單位工程質(zhì)量檢查報告合格證明書D設(shè)計單位工程質(zhì)量檢查報告合格證明書E施工單位工程質(zhì)量檢查報告合格證明書F監(jiān)理單位工程質(zhì)量檢查報告合格證明書G上海市建設(shè)工程檔案審核意見書H上海市建設(shè)工程竣工驗收備案質(zhì)量終身責任人登記文件412工程決算及審價報告匯總表413上海市建設(shè)項目工程檔案驗收合格證414上海市建設(shè)工程竣工規(guī)劃驗收合格證明含竣工規(guī)劃驗收測量成果415上海市房地產(chǎn)權(quán)證含房屋土地測繪技術(shù)報告書416各專業(yè)竣工驗收鑒定證書（包括消防、環(huán)保、衛(wèi)生防疫、環(huán)衛(wèi)、勞動保護、電梯等專業(yè)）417其它項目竣工驗收文件42現(xiàn)場聲像資料421工程現(xiàn)場原地物、地貌和建成后建（構(gòu)）筑物的照片、錄像422重大工程建設(shè)全過程的照片和錄像43竣工圖431建筑工程A總平面布置圖B建筑、結(jié)構(gòu)竣工圖（含樁位竣工圖）C大型設(shè)備基礎(chǔ)竣工圖D電力、照明、給水、排水、煤氣、通訊、暖通、監(jiān)控電梯等專業(yè)竣工圖E建設(shè)用地范圍內(nèi)地下綜合管網(wǎng)（含管線接口位置）5編制要求編制材料應(yīng)符合下列規(guī)定51文件材料的排列511建設(shè)工程前期及竣工驗收文件材料，按先批復(fù)后請示，先正文后附件，先文字材料后附圖組卷；512工程設(shè)計文件材料，按設(shè)計程序組卷；513施工技術(shù)文件材料，按單體組卷，其中設(shè)計變更的依據(jù)性文件材料按項目或單體集中組卷。514監(jiān)理文件材料，按監(jiān)理程序組卷。52工程文件材料的規(guī)格文件材料的規(guī)格為A4幅面（297X210毫米），小于標準的要進行托裱。53文件材料的立卷厚度及編號文件材料立卷厚度不得超過3公分，立卷時要標明頁號,正面標在右角，背面標在左上角，空白頁不標頁號，托裱時，頁號標在文件上。531作廢的圖紙不歸檔,但必須在原施工圖目錄上進行標注,并注明依據(jù)。532重新繪制竣工圖的應(yīng)當有變更記錄欄，內(nèi)容為序號、內(nèi)容、修改日期。533修改依據(jù)的要求及注記方法注記534在修改依據(jù)中，每一條款需注記被修改的圖號。535技術(shù)交底會議紀要、設(shè)計變更通知單、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單等修改依據(jù)應(yīng)注記其原始編號或日期；54竣工圖的組卷竣工圖按單體工程排列，單體工程中按專業(yè)組卷。6裝訂要求、案卷號及索引目錄案卷、案卷號、編制說明以及索引目錄的編寫61案卷的填寫內(nèi)容每個案卷必須按標準化,規(guī)范化的要求填寫。卷內(nèi)目錄、案卷封面、備考表及檔案盒封面必須符合62案卷號的組成案卷號由檔案類別、項目代號、階段號、案卷流水號等組成，案卷號的格式63竣工檔案編制說明的內(nèi)容編制說明的內(nèi)容包括工程和竣工檔案的概況、案卷號和工程單體名稱、代號的說明。以及其他需要說明的內(nèi)容64索引目錄卷的編制一個項目的竣工檔案、需編制索引目錄卷，為零零卷，不列入總卷內(nèi)。索引目錄卷由編制說明、案卷目錄及各卷卷內(nèi)目錄組成。65歸檔檔案室對于所接收的竣工資料，應(yīng)按項目進行分類、編號和標識，并擺放整齊不同項目的竣工檔案不得混放在一起。7檔案立卷、文字資料立卷要求71檔案材料歸檔時，以A4（即210297）規(guī)格為標準，不足A4規(guī)格的應(yīng)用A4白紙粘貼，過大的要折疊為A4規(guī)格。72檔案材料中的金屬物應(yīng)去掉，對因復(fù)寫而透底的材料，應(yīng)墊上白紙，以確保檔案材料的安全。73文字材料組卷時，厚度不得超過2CM，一卷內(nèi)有多種材料時，應(yīng)用彩色薄紙隔開。74裝訂時，用棉繩三孔一線方式裝訂成冊。75竣工圖不裝訂，按4號圖紙（297X210毫米）規(guī)格折疊，圖面朝里，圖標要外露，頁號標在右上角。8借閱81各部門、各地盤借閱竣工檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，（項目開發(fā)過程中，各部門、各地盤如需借用相關(guān)的項目資料，應(yīng)到檔案室辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，或出具借條，并在使用完畢后，立即歸還檔案室）82外單位借閱檔案，需主管檔案室的部門經(jīng)理的批準。9銷毀檔案室如需銷毀的資料、圖紙，必須先進行造冊列出清單，并由主管檔案室部門經(jīng)理審查批準后，方可銷毀，銷毀清單應(yīng)予以保存。10工程圖書資料的控制101購買、登記1011檔案室負責對各部門、各地盤所購技術(shù)資料（包括規(guī)范、規(guī)定、標準和相關(guān)的法律、法規(guī)等）統(tǒng)一進行登記和管理。1012各部門、各地盤需要購買參考書的，應(yīng)先上公司內(nèi)部網(wǎng)網(wǎng)上鄰居檔案室的電腦共享文件圖書資料目錄下查詢，如屬已經(jīng)購買的，應(yīng)先考慮從檔案室借閱，或向當前借閱人借閱，如確需購買的，必須填寫購書申請表，經(jīng)由主管檔案室的部門經(jīng)理批準后，方可購買；購買后交檔案室登記造冊。1013檔案室應(yīng)對所購買的工程圖書資料進行分類管理，按資料的用途、性質(zhì)等進行分類、登記和造冊，并蓋章，集中存放。1014檔案室應(yīng)在每季度末打印出本季度購買的圖書資料清單，發(fā)放公司各部門、各地盤。102借閱圖書資料必須登記，填寫圖書借閱登記表。圖書借出最長期為半年，如屬工程項目長期借用，則由主管檔案室的部門經(jīng)理批準。綠化工程“一戶一檔”細則1施工技術(shù)文件11綠化施工方案12竣工圖（施工圖）13施工合同14施工預(yù)（決）算15開、竣工（小結(jié)）報告16工程質(zhì)量事故報告及處理記錄17重大工程質(zhì)量責任人登記文件2施工材料質(zhì)量保證文件21采購原材料的匯總表及質(zhì)量證明單22樹木清單（包括現(xiàn)場圖片）3設(shè)計變更依據(jù)性文件31設(shè)計變更通知單32服務(wù)聯(lián)系單33技術(shù)核定單34工程會議紀要4整理歸檔的具體操作辦法參照公司有關(guān)文件規(guī)定。41原則要求檔案盒卷內(nèi)目錄文檔卷內(nèi)備考表42附卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表樣張。X號房（室內(nèi)裝飾/綠化）工程卷內(nèi)備考表說明編制部門編制人姓名編制日期檢查人姓名圖樣張文字張其它張本部門已經(jīng)編號的材料數(shù)量如右合計張室內(nèi)裝飾工程“一戶一檔”細則序號文件編號文件名稱入卷日期責任人123456789101112131415161718191施工技術(shù)文件11裝飾裝修方案12施工合同13施工預(yù)算14開、竣工（小結(jié)）報告15工程質(zhì)量事故報告及處理記錄16重大工程質(zhì)量責任人登記文件2施工材料質(zhì)量保證文件21采購裝飾裝修原材料的匯總表及質(zhì)量證明單22有關(guān)陳列家用電器說明書、質(zhì)量保證書、保修單和環(huán)保說明書等等3設(shè)計變更依據(jù)性文件31設(shè)計變更依據(jù)性文件匯總表32設(shè)計變更通知單33業(yè)務(wù)聯(lián)系單34技術(shù)核定單35工程會議紀要4竣工圖41住宅室內(nèi)裝飾裝修工程竣工后，裝修人應(yīng)當按照工程設(shè)計合同約定和相應(yīng)的質(zhì)量標準進行驗收，并整理完成竣工圖。5整理歸檔的具體操作辦法參照公司有關(guān)文件規(guī)定。51原則要求檔案盒卷內(nèi)目錄文檔卷內(nèi)備考表52附卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表樣張。X號房（室內(nèi)裝飾/綠化）工程卷內(nèi)備考表說明編制部門編制人姓名編制日期檢查人姓名圖樣張文字張其它張本部門已經(jīng)編號的材料數(shù)量如右合計張X號房（室內(nèi)裝飾/綠化）工程卷內(nèi)目錄序號文件編號文件名稱入卷日期責任人12345678910111213141516171819檔案借閱管理辦法1目的為了適應(yīng)公司檔案借閱工作的需要，使檔案借閱的工作順利開展。本標準對檔案借閱的內(nèi)容、要求以及管理作了規(guī)定，對檔案借閱的檢查和考核提供了依據(jù)。2引用標準外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定、檔案法。3主題內(nèi)容和適用范圍本標準規(guī)定了公司檔案室的借閱對象、手續(xù)和注意事項。本標準適用于檔案室的借閱工作。4檔案的借閱41凡本公司員工，通過正常手續(xù)，均可借閱與本人工作業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案。42個人因本職工作需要查閱檔案，在辦理查閱手續(xù)后，在檔案室內(nèi)查閱，不得擅自攜帶出外。43各部門借閱檔案，需填寫借閱（復(fù)?。┥暾垎?，并經(jīng)部門負責人簽名批準，檔案人員認可，方可借閱；借閱檔案資料必須登記，填寫借閱登記表。借期不得超過七天，如確因工作需要時不能歸還，須按制度辦理續(xù)借手續(xù)。44非本職范圍的卷宗一般不借，如確因工作需要須借閱，需總辦審核批準。在辦理手續(xù)后，在檔案閱覽室內(nèi)查閱。45查閱機密檔案須經(jīng)總辦批準，機密檔案一律在檔案閱覽室內(nèi)查閱。46閱檔人員必須嚴格執(zhí)行保密制度，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，不得擅自復(fù)印或摘抄機密檔案。47閱檔人員均應(yīng)