2026年水果種植公司種植物資采購合同簽訂與履行管理制度一、制度目的為規(guī)范公司種植物資（包括種子/苗木、化肥、農(nóng)藥、農(nóng)膜、農(nóng)具等）采購合同的簽訂與履行流程，明確合同簽訂的審批權(quán)限、條款要求及履行監(jiān)督責(zé)任，防范合同風(fēng)險（如供應(yīng)商違約、物資質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、交付延遲等），保障種植物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)，支撐種植生產(chǎn)順利開展，符合《中華人民共和國民法典》《農(nóng)藥管理條例》《化肥產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際，特制定本制度。本制度適用于公司所有種植物資采購合同的簽訂、履行、變更、終止及糾紛處理等工作，采購部、法務(wù)部（或行政部下設(shè)法務(wù)小組，下同）、倉儲部、種植部、財務(wù)部及相關(guān)參與人員需嚴(yán)格遵守。二、職責(zé)分工（一）采購部采購部是種植物資采購合同簽訂與履行的牽頭部門，具體職責(zé)包括：根據(jù)種植計劃與倉儲部庫存需求，篩選合格供應(yīng)商（需核查資質(zhì)，如農(nóng)藥供應(yīng)商需有農(nóng)藥經(jīng)營許可證）；組織供應(yīng)商洽談，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交付時間等核心條款；起草采購合同文本，確保條款完整、表述準(zhǔn)確；按審批流程提交合同審批，跟蹤審批進(jìn)度；負(fù)責(zé)合同履行的日常跟蹤，協(xié)調(diào)供應(yīng)商按時交付物資，督促供應(yīng)商整改履約問題（如物資質(zhì)量瑕疵）；辦理合同變更、終止手續(xù)（如需），收集履約過程中的相關(guān)憑證（如送貨單、驗收單）；參與合同糾紛處理，提供履約過程中的事實依據(jù)。（二）法務(wù)部法務(wù)部負(fù)責(zé)采購合同的法律審核與風(fēng)險把控，具體職責(zé)包括：審核采購合同條款的合法性（如是否符合國家農(nóng)業(yè)投入品管理規(guī)定）、合規(guī)性（如是否規(guī)避霸王條款、風(fēng)險責(zé)任劃分是否合理）；檢查合同條款的完整性（如是否包含違約責(zé)任、爭議解決方式），提出法律修改建議（如補(bǔ)充質(zhì)量不合格的退換貨條款）；對重大采購合同（如單份合同金額超過50萬元）進(jìn)行專項法律風(fēng)險評估，出具《合同法律審核意見書》；協(xié)助采購部處理合同糾紛，提供法律支持（如起草律師函、參與調(diào)解或訴訟）；定期梳理合同履行中的法律風(fēng)險點(diǎn)，更新合同標(biāo)準(zhǔn)文本。（三）倉儲部倉儲部負(fù)責(zé)采購合同履行中的物資驗收與反饋，具體職責(zé)包括：根據(jù)采購合同約定，參與物資到貨驗收，核對物資數(shù)量、規(guī)格、包裝是否與合同一致；檢查物資質(zhì)量是否符合合同約定標(biāo)準(zhǔn)（如種子發(fā)芽率、化肥有效成分含量），對不合格物資及時向采購部反饋；出具《物資驗收單》，作為合同履行的重要憑證；配合采購部跟蹤供應(yīng)商的補(bǔ)貨、換貨進(jìn)度，提供驗收過程中的問題證明（如物資變質(zhì)照片、檢測報告）。（四）種植部種植部負(fù)責(zé)提供采購需求與履約質(zhì)量反饋，具體職責(zé)包括：根據(jù)種植進(jìn)度（如施肥周期、病蟲害防治節(jié)點(diǎn)），向采購部明確物資采購的數(shù)量、規(guī)格、交付時間要求；參與采購合同中物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的確定（如化肥肥效要求、農(nóng)藥防治對象）；使用物資后，向采購部反饋物資質(zhì)量與使用效果（如農(nóng)藥是否達(dá)到預(yù)期防治效果），為合同履約評價提供依據(jù)；配合采購部處理因物資質(zhì)量問題導(dǎo)致的種植損失糾紛（如需）。（五）財務(wù)部財務(wù)部負(fù)責(zé)采購合同履行中的經(jīng)費(fèi)管理與財務(wù)監(jiān)督，具體職責(zé)包括：審核采購合同中的價格條款、付款方式、付款周期是否符合公司財務(wù)制度與預(yù)算要求；根據(jù)合同約定與倉儲部出具的《物資驗收單》，按付款流程支付貨款（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款）；監(jiān)督供應(yīng)商發(fā)票開具是否合規(guī)（如發(fā)票類型、稅率是否與合同一致），確保發(fā)票與付款金額匹配；參與重大采購合同的洽談，從財務(wù)角度提出成本控制建議；對合同履約中的財務(wù)糾紛（如供應(yīng)商多收貨款、拖欠發(fā)票）進(jìn)行核實與處理。三、種植物資采購合同簽訂流程（一）供應(yīng)商篩選與洽談供應(yīng)商篩選：采購部根據(jù)種植物資類型，通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦、過往合作評價等方式篩選供應(yīng)商，優(yōu)先選擇資質(zhì)齊全（如種子供應(yīng)商需有種子生產(chǎn)經(jīng)營許可證）、信譽(yù)良好（近3年無重大質(zhì)量投訴或違約記錄）、供貨能力穩(wěn)定（能滿足種植旺季物資需求）、售后服務(wù)完善（如提供質(zhì)量問題退換貨）的供應(yīng)商；對新合作供應(yīng)商，需要求提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)經(jīng)營許可證、質(zhì)量檢驗報告等資質(zhì)文件，并存檔備案。洽談核心條款：采購部與篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行洽談，明確采購合同核心條款，包括：物資名稱（需與國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)一致，如“45%硫酸鉀型復(fù)合肥”）、規(guī)格參數(shù)（如化肥的氮磷鉀含量比例、農(nóng)藥的有效成分含量與劑型）、數(shù)量（需注明計量單位，如“噸”“公斤”“瓶”，并考慮種植損耗預(yù)留5%-10%余量）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如種子發(fā)芽率不低于90%、農(nóng)藥符合GB/TXXXX-XXXX標(biāo)準(zhǔn)）、價格（需明確單價、總價、是否含運(yùn)費(fèi)與稅費(fèi)）、交付時間（需結(jié)合種植進(jìn)度，如“2026年3月10日前交付至XX種植基地倉庫”）、交付地點(diǎn)（需具體到倉庫或地塊）、付款方式（如“驗收合格后30天內(nèi)支付90%貨款，剩余10%作為質(zhì)保金，3個月后無質(zhì)量問題支付”）。（二）合同起草與審核合同起草：采購部根據(jù)洽談結(jié)果，使用公司標(biāo)準(zhǔn)采購合同文本（法務(wù)部制定）起草合同，補(bǔ)充核心條款細(xì)節(jié)；如無標(biāo)準(zhǔn)文本（如特殊物資采購），需參照類似合同模板起草，確保條款涵蓋：合同主體信息（雙方名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人）、物資詳情、質(zhì)量要求、交付與驗收、價款與支付、違約責(zé)任（如供應(yīng)商延遲交付的違約金比例、質(zhì)量不合格的賠償方式）、質(zhì)保期（如化肥質(zhì)保期6個月、種子發(fā)芽率質(zhì)保期1個月）、爭議解決方式（如“協(xié)商不成時，提交公司所在地人民法院訴訟解決”）、合同生效條件與期限等內(nèi)容；禁止起草條款模糊（如“質(zhì)量合格”未明確標(biāo)準(zhǔn)）、無違約責(zé)任的合同。部門審核：采購部完成合同起草后，填寫《采購合同審批表》，依次提交至相關(guān)部門審核：種植部審核物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否符合種植需求；倉儲部審核交付時間、地點(diǎn)是否便于驗收與存儲；財務(wù)部審核價格、付款方式是否符合預(yù)算與財務(wù)制度；法務(wù)部審核條款合法性、合規(guī)性與風(fēng)險點(diǎn)；各部門需在2個工作日內(nèi)完成審核，出具明確審核意見（如“同意”“需補(bǔ)充XX條款”“不同意，理由：XX”），審核未通過的，采購部需根據(jù)意見修改后重新提交。（三）合同審批與簽訂分級審批：根據(jù)合同金額實行分級審批：單份合同金額不超過10萬元的，由采購部負(fù)責(zé)人審批；10-50萬元的，由分管采購副總審批；超過50萬元的，由總經(jīng)理審批；審批人員需在《采購合同審批表》上簽字確認(rèn)，明確審批意見與日期，審批通過后方可簽訂合同。合同簽訂：采購部將審批通過的合同文本打印兩份（或根據(jù)雙方約定確定份數(shù)），由公司法定代表人或授權(quán)委托人簽字并加蓋公司公章；將合同送達(dá)供應(yīng)商，由供應(yīng)商簽字蓋章后返回；采購部核對供應(yīng)商簽字蓋章的合同與審批版本是否一致，確認(rèn)無誤后，將其中一份留存歸檔，另一份發(fā)送至財務(wù)部、倉儲部等相關(guān)部門備案；電子版合同需存儲至公司合同管理系統(tǒng)，便于查詢。四、種植物資采購合同履行管理（一）交付與驗收環(huán)節(jié)交付跟蹤：采購部在合同約定的交付時間前3個工作日，與供應(yīng)商確認(rèn)交付進(jìn)度（如物資生產(chǎn)情況、運(yùn)輸安排），提醒供應(yīng)商按時交付；如供應(yīng)商預(yù)計延遲交付，需要求其書面說明原因與預(yù)計交付時間，采購部評估對種植進(jìn)度的影響，必要時協(xié)商調(diào)整交付計劃或追究違約責(zé)任。到貨驗收：物資到貨后，倉儲部在1個工作日內(nèi)通知采購部、種植部（如需）共同驗收，驗收需對照合同約定：核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與合同一致（如農(nóng)藥的生產(chǎn)日期、保質(zhì)期是否在合同要求范圍內(nèi)）；檢查物資包裝是否完好（如有無破損、泄漏、受潮），標(biāo)簽是否清晰（如是否標(biāo)注生產(chǎn)廠家、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)編號）；對需檢測的物資（如種子發(fā)芽率、化肥有效成分），需抽樣送檢（送第三方檢測機(jī)構(gòu)或廠家），檢測結(jié)果符合合同約定方可確認(rèn)驗收合格；驗收合格的，倉儲部出具《物資驗收單》，由采購部、倉儲部、供應(yīng)商（或送貨人）簽字確認(rèn)；驗收不合格的，倉儲部需在《驗收單》上注明不合格原因（如“化肥氮含量僅30%，合同約定35%”），并拍照留存證據(jù)，采購部需在24小時內(nèi)通知供應(yīng)商，要求其在約定時間內(nèi)補(bǔ)貨、換貨或退貨。（二）付款與發(fā)票管理貨款支付：財務(wù)部根據(jù)合同約定、《物資驗收單》及采購部提交的《付款申請單》，核對付款條件是否達(dá)成（如驗收合格、供應(yīng)商已開具合規(guī)發(fā)票），確認(rèn)無誤后按付款流程支付貨款；如合同約定預(yù)付款（如“簽訂合同后支付30%預(yù)付款”），財務(wù)部需審核預(yù)付款申請是否有審批通過的合同支撐，避免無合同付款；付款后，財務(wù)部需及時將付款憑證（如銀行回單）反饋至采購部，作為履約記錄。發(fā)票收取：采購部需督促供應(yīng)商在貨款支付前（或按合同約定時間）開具合規(guī)發(fā)票（如增值稅專用發(fā)票），核對發(fā)票內(nèi)容（如購貨單位名稱、納稅人識別號、物資名稱、金額、稅率）是否與合同一致；發(fā)票有誤的（如名稱寫錯、金額不符），需要求供應(yīng)商重新開具；采購部收到合規(guī)發(fā)票后，提交至財務(wù)部審核入賬，財務(wù)部需將發(fā)票與付款憑證、合同關(guān)聯(lián)歸檔，確保票、款、合同一致。（三）質(zhì)保期與售后服務(wù)履行質(zhì)保期跟蹤：采購部在物資驗收合格后，記錄質(zhì)保期起始時間，在質(zhì)保期內(nèi)（如化肥使用后6個月、種子播種后1個月）定期向種植部、倉儲部了解物資使用情況，確認(rèn)是否存在質(zhì)量問題（如化肥肥效不足導(dǎo)致作物長勢差、種子發(fā)芽率未達(dá)標(biāo)）；如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，需在質(zhì)保期內(nèi)通知供應(yīng)商，要求其履行質(zhì)保責(zé)任（如免費(fèi)更換、賠償種植損失），并留存質(zhì)量問題證據(jù)（如作物生長照片、檢測報告）。售后服務(wù)協(xié)調(diào)：對需要供應(yīng)商提供售后服務(wù)的（如農(nóng)藥使用技術(shù)指導(dǎo)、農(nóng)具安裝調(diào)試），采購部需協(xié)調(diào)供應(yīng)商在約定時間內(nèi)提供服務(wù)，跟蹤服務(wù)效果；如供應(yīng)商未按約定提供售后服務(wù)（如拒絕技術(shù)指導(dǎo)），采購部需根據(jù)合同約定追究其責(zé)任（如扣減質(zhì)保金）。五、合同變更、終止與糾紛處理（一）合同變更變更條件：當(dāng)出現(xiàn)以下情況時，可申請合同變更：種植計劃調(diào)整導(dǎo)致物資數(shù)量、規(guī)格需要增減（如增加5噸化肥采購）；市場價格大幅波動，雙方協(xié)商調(diào)整合同單價；交付時間因不可抗力（如自然災(zāi)害導(dǎo)致運(yùn)輸受阻）需要延遲；其他經(jīng)雙方協(xié)商一致的變更情形。變更流程：由采購部與供應(yīng)商協(xié)商變更內(nèi)容，形成《采購合同變更協(xié)議》，明確變更條款、原合同編號、變更原因及生效時間；《變更協(xié)議》需按原合同審批流程提交各部門審核、分級審批；審批通過后，雙方簽字蓋章，《變更協(xié)議》作為原合同的補(bǔ)充，與原合同具有同等法律效力；采購部需將《變更協(xié)議》發(fā)送至相關(guān)部門備案，更新履約跟蹤記錄。（二）合同終止終止情形：合同可在以下情形下終止：合同履行完畢（物資交付驗收合格、貨款結(jié)清、質(zhì)保期結(jié)束）；雙方協(xié)商一致同意終止（需簽訂《合同終止協(xié)議》）；一方嚴(yán)重違約（如供應(yīng)商逾期30天未交付、交付物資全部不合格），另一方按合同約定書面通知后終止合同；因不可抗力導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行（需提供不可抗力證明，如氣象災(zāi)害預(yù)警、政府禁令）。終止處理：合同終止后，采購部需整理履約全過程資料（合同文本、變更協(xié)議、驗收單、付款憑證、溝通記錄），歸檔至公司合同檔案庫；如因違約終止，需按合同約定追究違約方責(zé)任（如要求供應(yīng)商賠償損失、退還已付貨款）；財務(wù)部需核實已付款項與應(yīng)退款項，確保財務(wù)結(jié)算清晰。（三）合同糾紛處理糾紛協(xié)商：當(dāng)出現(xiàn)合同糾紛（如供應(yīng)商拒絕對不合格物資退貨、拖欠發(fā)票導(dǎo)致無法付款）時，采購部需首先與供應(yīng)商協(xié)商解決，明確糾紛原因、雙方訴求與解決方案，記錄協(xié)商過程（如會議紀(jì)要、溝通錄音）；協(xié)商達(dá)成一致的，簽訂《糾紛解決協(xié)議》，按協(xié)議執(zhí)行。法律處理：協(xié)商不成的，采購部需收集糾紛證據(jù)（合同文本、驗收記錄、溝通記錄、檢測報告），提交至法務(wù)部；法務(wù)部評估糾紛性質(zhì)與風(fēng)險，提出處理建議（如發(fā)送律師函、申請調(diào)解、提起訴訟）；如需訴訟或仲裁，采購部需配合法務(wù)部準(zhǔn)備材料，跟進(jìn)案件進(jìn)展；糾紛處理結(jié)束后，采購部需總結(jié)經(jīng)驗，更新供應(yīng)商評價，避免同類糾紛再次發(fā)生。六、監(jiān)督考核與附則（一）監(jiān)督檢查日常監(jiān)督：法務(wù)部每月抽查采購合同文本，檢查條款是否合規(guī)、審核流程是否完整；財務(wù)部每月核對合同付款與發(fā)票，檢查是否存在無合同付款、發(fā)票與合同不符的情況；采購部每周跟蹤合同履行進(jìn)度，檢查是否存在履約延遲、質(zhì)量問題未處理的情況；對發(fā)現(xiàn)的問題，需責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改。年度評估：每年年底，采購部聯(lián)合法務(wù)部、財務(wù)部、種植部對全年采購合同簽訂與履行情況進(jìn)行評估，包括：合同合規(guī)率（如條款合法合規(guī)的合同占比）、履約率（如按時交付的合同占比）、糾紛發(fā)生率（如發(fā)生糾紛的合同數(shù)量占比）、糾紛解決效率（如平均解決時間）；評估結(jié)果作為下一年度供應(yīng)商篩選、合同管理優(yōu)化的依據(jù)。（二）考核獎懲考核指標(biāo)：將采購合同管理納入采購部績效考核，考核指標(biāo)包括：合同合規(guī)率（年度不低于98%）、履約問題處理及時率（100%）、糾紛發(fā)生率（年度不高于5%）、合同歸檔完整性（100%）；考核結(jié)果與采購部績效工資掛鉤，占績效工資的25%。獎懲措施：采購部年度合同合規(guī)率達(dá)100%、無重大糾紛的，給予部門獎金3000元；采購人員成功規(guī)避重大合同風(fēng)險（如識破供應(yīng)商資質(zhì)造假、補(bǔ)充關(guān)鍵違約條款）的，給予個人獎金500-100