合同簽訂與審批管理工具指南一、適用業(yè)務場景本工具適用于企業(yè)各類對外合作合同的規(guī)范化管理，涵蓋但不限于以下場景：采購類合同：如原材料采購、設備采購、服務外包等合作事項的簽訂審批；銷售類合同：如產(chǎn)品銷售、服務提供、渠道合作等業(yè)務的合同簽訂流程；合作類協(xié)議：如聯(lián)合研發(fā)、市場推廣、項目共建等合作框架協(xié)議的審批；服務類合同：如咨詢服務、技術服務、人力資源服務等專業(yè)服務的合同管理；其他類合同：如租賃合同、保密協(xié)議、補充協(xié)議等需納入統(tǒng)一管理的合同類型。通過標準化審批流程，可保證合同條款合規(guī)、權責清晰，降低法律風險，同時提升合同簽訂效率，實現(xiàn)合同全生命周期的規(guī)范管理。二、標準化操作流程（一）合同申請與草案準備發(fā)起申請：由業(yè)務部門根據(jù)合作需求，填寫《合同簽訂申請表》（見模板附件），明確合同名稱、合作方信息、合同金額、主要標的、履行期限等核心要素。準備草案：業(yè)務部門根據(jù)合作內(nèi)容，起草合同文本，需包含以下基本條款：雙方主體信息（名稱、法定代表人、地址等）；合同標的（貨物/服務/項目名稱、規(guī)格、數(shù)量等）；權利義務條款（雙方責任、交付標準、驗收方式等）；金額與支付方式（合同總價、付款條件、賬戶信息等）；違約責任（違約情形、賠償標準、爭議解決方式等）；合同生效與終止條件（簽訂日期、有效期、解除條款等）。附件準備：同步收集合作方資質(zhì)材料（如營業(yè)執(zhí)照復印件、授權委托書）、previous合作記錄、技術參數(shù)要求等附件，保證合同內(nèi)容與附件一致。（二）部門內(nèi)部初審業(yè)務負責人審核：業(yè)務部門負責人對照申請事項，審核合同草案與業(yè)務需求的匹配度、條款的完整性、合作方的履約能力（如資質(zhì)有效性、信用記錄等），重點確認合同金額、履行期限是否符合部門預算計劃?？绮块T會簽（如需）：若合同涉及其他部門協(xié)作（如技術部需確認技術參數(shù)、市場部需確認合作條款），需提前發(fā)起跨部門會簽，保證各環(huán)節(jié)要求在合同中明確體現(xiàn)。（三）法務合規(guī)審核合法性審查：法務部門重點審核合同條款是否符合法律法規(guī)（如《民法典》《公司法》等），是否存在法律風險（如格式條款無效、侵權責任約定模糊等）；條款優(yōu)化：對合同中的歧義條款、風險點提出修改建議（如違約責任不對等、爭議解決方式不明確等），并協(xié)助業(yè)務部門與合作方溝通調(diào)整；合規(guī)性確認：確認合同內(nèi)容是否符合行業(yè)監(jiān)管要求（如金融行業(yè)需符合監(jiān)管規(guī)定、數(shù)據(jù)類合同需符合數(shù)據(jù)安全法等）。（四）財務審核金額與支付方式審核：財務部門核對合同金額與預算是否一致，支付方式（如預付款、進度款、尾款比例）是否符合企業(yè)財務制度，避免資金風險；稅費與發(fā)票條款：明確稅費承擔方、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開具時間，保證稅務處理合規(guī)；履約能力評估：對大額合同，可評估合作方的財務狀況（如資產(chǎn)負債率、現(xiàn)金流等），降低履約風險。（五）領導審批分級審批：根據(jù)合同金額和重要性，確定審批權限（例如：金額≤10萬元：部門負責人+分管領導審批；10萬元＜金額≤50萬元：分管領導+總經(jīng)理審批；金額＞50萬元：總經(jīng)理+董事會審批）；最終確認：審批領導重點審核合同的戰(zhàn)略匹配度、資源投入合理性及風險可控性，簽署審批意見。（六）合同簽署與用印文本定稿：所有審批流程完成后，由法務部門或業(yè)務部門根據(jù)審核意見修訂合同文本，最終形成“簽字蓋章頁”（含合同編號、簽訂日期、雙方主體信息）；用印申請：填寫《合同用印申請表》，附最終版合同文本及審批表，提交至行政部門或印章管理部門；規(guī)范簽署：由授權代表人（如法定代表人或其授權委托人）簽字，并加蓋企業(yè)公章或合同專用章（禁止加蓋部門章或空白章）；若需合作方先行簽署，應確認其簽字人身份（如提供授權委托書）并保留簽字原件。（七）歸檔管理與履約跟蹤資料歸檔：合同簽署后3個工作日內(nèi)，由行政部門將《合同簽訂審批表》、合同文本（含附件）、用印申請表、合作方資質(zhì)材料等整理成冊，編號歸檔（電子版同步備份至企業(yè)檔案系統(tǒng)）；履約跟蹤：業(yè)務部門負責合同履行過程中的進度跟蹤（如交付時間、質(zhì)量驗收），定期向財務部門和法務部門反饋履約情況；到期處理：合同到期前1個月，業(yè)務部門評估是否續(xù)簽，提前啟動續(xù)簽或終止流程，避免合同逾期風險。三、合同簽訂與審批管理表（模板）合同簽訂與審批管理表合同基本信息合同名稱合同編號（按“年份-部門-序號”規(guī)則編制，如2024-采-001）甲方（我方）信息名稱：____________________地址：_________________________乙方（合作方）信息名稱：____________________地址：_________________________合同類型□采購□銷售□服務□合作□其他_________合同金額大寫：____________________小寫：____________________元履行期限自_年_月_日至_年_月_日主要標的（如：型號設備100臺/軟件開發(fā)服務/市場推廣活動等）付款方式□一次性付款□分期付款（請注明節(jié)點：______）□其他_________申請人信息姓名：______部門：______聯(lián)系方式：______申請日期：______審批流程記錄業(yè)務部門初審審核人：______（業(yè)務負責人）審批日期：______意見：□同意□修改后重審□不同意（說明：____________________）法務部門審核審核人：______（法務負責人）審批日期：______意見：□同意□修改后重審□不同意（說明：____________________）財務部門審核審核人：______（財務負責人）審批日期：______意見：□同意□修改后重審□不同意（說明：____________________）分管領導審批審批人：______（職務：______）審批日期：______意見：□同意□修改后重審□不同意（說明：____________________）總經(jīng)理/董事會審批審批人：______（職務：______）審批日期：______意見：□同意□修改后重審□不同意（說明：____________________）附件清單序號附件名稱123備注事項（其他需說明內(nèi)容，如：合同簽訂前需合作方提供保證金/特殊履約條件等）申請人簽字________________歸檔日期________________歸檔人：________________四、關鍵注意事項與風險提示（一）合同條款完整性風險禁止性條款：合同中不得包含“顯失公平”“違反法律法規(guī)”的條款（如“乙方違約需承擔無限責任”“甲方單方解除合同無需賠償”等）；必備條款缺失：需明確“標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責任、爭議解決方式”等核心要素，避免因條款模糊導致爭議。（二）審批流程規(guī)范性風險禁止跳審：必須按“業(yè)務初審→法務審核→財務審核→領導審批”順序執(zhí)行，不得因“緊急情況”跳過審核環(huán)節(jié)（如緊急采購需由分管領導書面說明原因并同步補審）；權限對等：審批人需在自身權限范圍內(nèi)簽署，不得越級審批（如10萬元合同不得由總經(jīng)理直接審批，需先經(jīng)分管領導審核）。（三）合作方資質(zhì)風險主體資格審核：合作方需提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復印件（需在有效期內(nèi)），若涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械），需確認其具備相應資質(zhì)或許可證；授權委托書：若合作方簽約人非法定代表人，需提供其法定代表人簽發(fā)的《授權委托書》（載明委托事項、權限、期限），并留存原件。（四）用印與簽署管理風險用印規(guī)范：合同文本需與審批表內(nèi)容一致，禁止在空白合同、未定稿文本上蓋章；用印后需在《合同用印登記表》中記錄用印日期、份數(shù)、申請人等信息；簽署有效性：簽字需為親筆簽名（禁止蓋章代替簽字），企業(yè)公章需清晰可辨，避免模糊或重疊。（五）歸檔與