企業(yè)采購審批與申請表單使用指南一、采購申請表單的適用場景與價值在企業(yè)運(yùn)營中，采購活動是支撐日常辦公、生產(chǎn)運(yùn)營及業(yè)務(wù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。為規(guī)范采購流程、明確責(zé)任分工、控制成本風(fēng)險，采購申請表單作為標(biāo)準(zhǔn)化工具，適用于以下場景：日常辦公采購：包括辦公用品（如文具、耗材）、IT設(shè)備（如電腦、打印機(jī)）、行政物料（如辦公家具、清潔用品）等非生產(chǎn)性物資的采購申請。生產(chǎn)運(yùn)營采購：直接用于產(chǎn)品生產(chǎn)的原材料、零部件、包裝材料，以及生產(chǎn)設(shè)備維修所需的配件、工具等。固定資產(chǎn)采購：單價較高、使用周期長的資產(chǎn)，如機(jī)器設(shè)備、運(yùn)輸車輛、辦公設(shè)備（投影儀、服務(wù)器）等，需明確資產(chǎn)信息及折舊管理要求。服務(wù)類采購：包括咨詢服務(wù)（如法律、財務(wù)、技術(shù)支持）、外包服務(wù)（如保潔、IT運(yùn)維）、市場推廣服務(wù)（如廣告投放、活動策劃）等。通過表單統(tǒng)一申請、審批和記錄，可實(shí)現(xiàn)采購流程的透明化、標(biāo)準(zhǔn)化，避免重復(fù)采購、超預(yù)算采購等問題，同時為財務(wù)核算、審計(jì)追溯提供依據(jù)。二、采購申請全流程操作指引（一）申請發(fā)起與表單填寫操作人：采購需求部門申請人（如行政專員、生產(chǎn)計(jì)劃員、部門主管*等）操作步驟：明確采購需求：根據(jù)部門工作計(jì)劃或?qū)嶋H需求，確定采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)估金額，保證需求合理、必要。獲取標(biāo)準(zhǔn)表單：通過企業(yè)OA系統(tǒng)、共享文件夾或行政部領(lǐng)取《企業(yè)采購申請表》（模板見第三部分），填寫基礎(chǔ)信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；采購項(xiàng)目名稱（需明確具體物品/服務(wù)，如“A4復(fù)印紙（70g）”而非“辦公用品”）；規(guī)格型號、單位、數(shù)量（如“臺式電腦：CPUi5、內(nèi)存16G、512G固態(tài)硬盤，數(shù)量：2臺”）；預(yù)估單價及總價（需參考?xì)v史采購價或市場均價，注明“含稅/不含稅”）；用途說明（簡述采購原因及使用場景，如“用于新入職員工辦公”“生產(chǎn)車間A線零部件替換”）；附件清單（如技術(shù)參數(shù)要求、比價記錄、供應(yīng)商報價單等，如有需一并）。提交表單：檢查信息完整無誤后，通過OA系統(tǒng)提交至部門負(fù)責(zé)人審批，或打印紙質(zhì)版簽字后流轉(zhuǎn)。（二）部門負(fù)責(zé)人初審操作人：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、主管等）審核重點(diǎn)：采購需求的合理性：是否符合部門年度工作計(jì)劃，是否存在重復(fù)采購或可替代方案（如現(xiàn)有設(shè)備維修是否優(yōu)于新購）。預(yù)算控制：采購金額是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需說明原因并附預(yù)算調(diào)整申請。信息完整性：表單必填項(xiàng)是否完整，附件是否齊全（如固定資產(chǎn)采購需附《資產(chǎn)配置申請表》）。操作結(jié)果：審核通過后，流轉(zhuǎn)至采購部；駁回需注明原因并退回申請人修改。（三）采購部專業(yè)審核操作人：采購專員、采購經(jīng)理審核重點(diǎn)：政策合規(guī)性：是否符合企業(yè)《采購管理制度》（如是否必須通過招標(biāo)、是否指定供應(yīng)商等）。需求可實(shí)現(xiàn)性：規(guī)格型號是否明確，是否存在技術(shù)參數(shù)模糊導(dǎo)致無法采購的情況。市場調(diào)研與比價：日常小額采購（如金額＜5000元）：需提供至少2家供應(yīng)商報價單，保證價格合理；大額或關(guān)鍵物資采購（如金額≥5000元）：需啟動比價、議價或招標(biāo)流程，記錄比價結(jié)果作為審批附件。庫存核查：對于常用物資（如辦公用品），需核查庫存量，避免過量采購造成積壓。操作結(jié)果：審核通過后，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部；駁回需反饋具體問題（如“規(guī)格參數(shù)不明確，需補(bǔ)充技術(shù)圖紙”“供應(yīng)商報價高于市場均價，需重新比價”）。（四）財務(wù)部預(yù)算與合規(guī)審核操作人：財務(wù)主管、財務(wù)經(jīng)理審核重點(diǎn)：預(yù)算匹配性：采購項(xiàng)目是否納入年度/月度預(yù)算，預(yù)算余額是否充足；跨部門或臨時預(yù)算需附《預(yù)算調(diào)整審批單》。成本合理性：預(yù)估單價是否與歷史數(shù)據(jù)、市場價格一致，大額采購需復(fù)核成本測算依據(jù)。付款方式與票據(jù)：付款條款是否符合財務(wù)制度（如預(yù)付款比例、發(fā)票類型“增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票”）。資產(chǎn)采購（如適用）：固定資產(chǎn)是否需計(jì)提折舊，是否符合企業(yè)資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)。操作結(jié)果：審核通過后，流轉(zhuǎn)至對應(yīng)審批權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)；駁回需注明財務(wù)合規(guī)問題（如“預(yù)算不足，需追加預(yù)算”“付款方式不符合財務(wù)規(guī)定”）。（五）分級審批與決策操作人：分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（根據(jù)采購金額劃分審批權(quán)限，示例權(quán)限表如下）采購金額（含稅）審批人＜5000元部門負(fù)責(zé)人+采購經(jīng)理5000-20000元分管副總*+財務(wù)經(jīng)理20000-50000元分管副總+總經(jīng)理*≥50000元總經(jīng)理+董事長*（如需）操作步驟：審批人根據(jù)審核意見，重點(diǎn)判斷采購的必要性、成本控制及戰(zhàn)略匹配性。審批通過后，采購部可啟動采購執(zhí)行；審批駁回需明確原因，表單退回至需求部門重新申請或調(diào)整方案。（六）采購執(zhí)行與結(jié)果反饋操作人：采購專員*、申請人操作步驟：采購部根據(jù)審批通過的表單，聯(lián)系供應(yīng)商下單、簽訂合同（如金額≥10000元需簽訂書面合同），明確交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式等。物資到貨后，申請人組織驗(yàn)收（可邀請使用部門、行政部、財務(wù)部共同參與），填寫《采購驗(yàn)收單》，確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量無誤后簽字。采購部將驗(yàn)收單、發(fā)票、采購申請表等資料匯總，提交財務(wù)部辦理付款。采購?fù)瓿珊螅?個工作日內(nèi)通過OA系統(tǒng)或郵件向申請人反饋采購結(jié)果（如“訂單已下達(dá)，預(yù)計(jì)X月X日到貨”）。（七）表單歸檔操作人：采購專員、檔案管理員歸檔要求：紙質(zhì)表單：每月5日前將上月審批完成的《采購申請表》及附件（報價單、合同、驗(yàn)收單等）整理成冊，移交檔案室保管。電子表單：在OA系統(tǒng)中設(shè)置歸檔標(biāo)簽，保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)采購表單保存不少于5年）。三、企業(yè)采購申請表模板企業(yè)采購申請表申請編號：_________日期：____年__月__日基礎(chǔ)信息內(nèi)容申請部門申請人聯(lián)系方式采購項(xiàng)目名稱（如“HP臺式電腦（i5/16G/512G）”）規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)（附詳細(xì)參數(shù)頁或技術(shù)圖紙）單位（如：臺、件、套、次）數(shù)量預(yù)估單價（元）（含稅/不含稅：□含稅□不含稅）預(yù)估總價（元）用途說明（簡述采購原因及使用場景，如“用于市場部新員工辦公”）附件清單（如：供應(yīng)商報價單__份、技術(shù)參數(shù)__頁、比價記錄__份）審批流程審批人審批意見簽字日期部門負(fù)責(zé)人審核采購部審核財務(wù)部審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批（如需）執(zhí)行與反饋內(nèi)容采購訂單號（采購部填寫）供應(yīng)商名稱實(shí)際采購金額（元）驗(yàn)收情況□合格□不合格（不合格原因：______________________）驗(yàn)收人簽字付款狀態(tài)□已付款□待付款備注（如緊急采購、特殊說明等）四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）填寫規(guī)范：保證信息真實(shí)完整申請人需如實(shí)填寫采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，避免模糊表述（如“一批辦公用品”“類似設(shè)備”），導(dǎo)致采購偏差。預(yù)估金額需參考市場價或歷史數(shù)據(jù)，與實(shí)際采購金額偏差超過10%時，需重新說明原因并補(bǔ)走審批流程。附件需與表單內(nèi)容一致，如“技術(shù)參數(shù)”需經(jīng)使用部門確認(rèn)，“供應(yīng)商報價單”需加蓋供應(yīng)商公章（或電子簽章）。（二）審批時效：避免流程延誤各審批環(huán)節(jié)需在1-2個工作日內(nèi)完成（緊急采購可標(biāo)注“加急”，審批時限縮短至4小時內(nèi)）。因?qū)徟顺霾罨蛘埣賹?dǎo)致流程停滯的，需提前委托代理人審批或通過OA系統(tǒng)“轉(zhuǎn)辦”功能處理，保證采購進(jìn)度不受影響。（三）緊急采購：特殊流程規(guī)范因生產(chǎn)急需、突發(fā)故障等特殊情況需緊急采購時，申請人可先通過電話向部門負(fù)責(zé)人及采購部申請，事后24小時內(nèi)補(bǔ)填《采購申請表》并注明“緊急采購”原因。緊急采購金額超過1萬元的，需同時抄送財務(wù)部備案，并在驗(yàn)收后3個工作日內(nèi)補(bǔ)齊比價記錄。（四）預(yù)算管理：嚴(yán)控超支風(fēng)險年度預(yù)算內(nèi)采購需嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算額度，季度預(yù)算使用率超過80%的部門，采購部需提前預(yù)警。預(yù)算外采購（如臨時項(xiàng)目、突發(fā)需求）需附《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批后方可發(fā)起采購流程。（五）合規(guī)性要求：杜絕違規(guī)操作嚴(yán)禁拆分采購金額規(guī)避審批（如將1.5